История развития служебной документации в России

Система делопроизводства, сложившаяся в учреждениях XVIII в., получила название коллежской. Главное отличие коллежского делопроизводства от приказного заключалось в том, что его организация регламентировалась законодательст­вом. Основным законодательным актом стал «Генеральный регламент»*, утвержденный 28 февраля 1720 г. Петром I.** Он определил структуру коллегий, штатный состав, должностные обязанности чиновников, правила внутреннего распорядка и поведение чиновников, убранство «камор» - присутственных мест, организацию работы с документами: правила регистрации, контроль за исполнением документов, порядок их состав­ления, удостоверения, хранения.

* Генеральный регламент или  устав, по которому государственные  коллегии, також и все оных  принадлежащих к ним канцелярий  и контор служителей, не только во внешних и внутренних учреждений, но и во отправлении своего чина подданейшее поступать имеют.

** ПСЗ РИ. Собр.1. - Т. VI. - № 3534.

 

Существенное влияние на организацию делопроизводства в учреждениях XVIII в. оказал коллегиальный принцип принятия решений, узаконенный Генеральным регламентом. Организация делопроизводства коллегий возлагалась на канцелярию. Здесь готовились дела для слушания на  заседании присутствия, оформ­лялись в соответствии с правилами принятые решения, регист­рировались входящие и исходящие документы, осуществлялся контроль за их исполнением, хранились документы, по которым были приняты решения, и копии отосланных документов, а также печать коллегии.

Главным в канцелярии был секретарь. Он руководил дейст­виями всех чиновников, входивших в ее штат: канцеляристов, регистраторов, копиистов, актариуса, переводчика, толмачей, вахмистра (сторожа коллегии). В его обязанности входила подго­товка дел к слушанию в присутствии, причем важные дела он го­товил сам, иные распределял между канцеляристами и следил за их подготовкой, лично докладывал подготовленные дела на засе­дании присутствия. Ход заседания присутствия фиксировал нота­риус в протоколе. По принятым и записанным в протоколе ре­шениям коллегии секретарь готовил проекты документов или по­ручал их исполнение канцеляристам.

Генеральный регламент узаконил необходимость регистра­ции документов и регламентировал технологию ее ведения. Основная цель регистрации была определена как охрана до­кументов. Одновременно регистрационные журналы служили для справочной работы и для контроля за исполнением доку­ментов. Журналов было несколько: повседневная записка, росписи «вершенных и невершенных дел», регистратура, со­стоящая из четырех книг — А, В, С, D.

Генеральный регламент установил сроки исполнения доку­ментов. Указы следовало исполнять в течение одной недели, «ежели скорее нельзя». Если требовались какие-либо справоч­ные материалы из губернии, на их доставку отводился месяц и время, необходимое на дорогу. При необходимости каких-либо уточнений разрешалось увеличить срок еще на две недели. Кол­легия после получения необходимых сведений должна была принять решение и оформить его в течение недели, иначе существовала угроза «наказанием смертным или ссылкою на галеры и лишению всего имения по силе дела или вины».

Генеральный регламент ввел понятие «архив». Все окончен­ные дела на протяжении трех лет находились в канцелярии или конторе, а затем под расписку сдавались в архив коллегии архи­вариусу. Помимо этого предписывалось создать архивы при Коллегии иностранных дел и при Ревизион-коллегии. В пер­вом хранились «особые уставы, регламенты и все документы», необходимые для всех коллегий, во втором — финансовые до­кументы коллегий.

Помимо присутствия и канцелярии в коллегиях для ведения «счетных дел» были созданы конторы под руководством камерира, в подчинении у которого находились каморшрейберы. Здесь велось делопроизводство по финансовой деятельности коллегий.

После проведения губернской реформы в 1775 г., когда были ликвидированы коллегии (за исключением Военной, Морской и Иностранных дел), а их функции переданы местным учрежде­ниям (губернским правлениям, казенным и судебным палатам, нижним земским судам, уездным казначействам), сохранился коллегиальный принцип принятия управленческих решений. Поэтому во вновь созданных учреждениях в основном сохрани­лись структура коллегий, состав чиновников, их должностные обязанности, организация работы с документами. Все решения принимались в общем присутствии, а технологический процесс обработки документов осуществлялся в канцелярии.

 Реформаторская деятельность  в административной сфере оказала  большое влияние на состав  официальных документов и их  формуляр. Возникло много новых  видов документов. Их определения  даны в Генеральном регламенте. Для наименова­ний документов этого периода характерна западноевропей­ская терминология.

Виды документов, служившие для обмена информацией ме­жду учреждениями, определялись их соподчиненностью.

Особенно четко порядок «для сообщения властей и мест» ус­тановил закон 1775 г. От вышестоящих учреждений подчинен­ным направлялись указы, подчиненные учреждения направляли в вышестоящие инстанции рапорты и доношения, равные ин­станции посылали друг другу предложения и сообщения.

В XVIII в. появляется новый вид документа — протокол. Его назначение, правила составления и оформления подробно изложены в специальной статье Генерального регламента.

Частные лица продолжали обращаться в государственные уч­реждения в форме челобитных, которые стали называть прошения челобитчиковы. В последней четверти XVIII в. за этим видом документа прочно закрепилось наименование прошение.

 В XVIII в. активно развиваются  другие системы документа­ции. Для  «сношений» между военными характерны  рескрипты, реляции, рапорты, донесения, приказы, ордера, предписания; для учета численного состава армии составлялись штаты, табеля, списки, ведомости; ход военных действий отражался в дислокациях, диспозициях, предположениях и др. Договорные отношения с иностранными государствами фиксировались в трактатах, до­говорах, конвенциях, протоколах; для «сношений» с иностранны­ми государствами пользовались нотами, меморандумами, письма­ми; дипломаты отправляли на родину реляции, письма, депеши. Судебная документация включила допросы, клятвенные обеща­ния, показания; результат судебного разбирательства излагался в приговорах, определениях, выписках из журналов. Бухгалтерский учет отражался в балансе — особой таблице, показывающей со­стояние хозяйственной деятельности на определенную дату; главной книге для систематизации всех хозяйственных операций. В этот период в России начинают применять термины «баланс», «дебет», «кредит», «бухгалтер». Статистический учет вели в по-\ душных переписях, названных ревизиями. Результат ревизий фик­сировался в «ревизских сказках», на основании которых состав­лялись губернские сводки. В XVIII в. активно складывается сис­тема документации по личному составу: введены формулярные (послужные) списки чиновников — документ, дающий полное представление о чиновнике, находившемся на государственной службе (его семейное положение, занимаемые должности до вы­хода в отставку или на пенсию).

Формуляр документа в XVIII в. также претерпел значитель­ные изменения.

Трудности использования столбцов в справочных целях, сложности, возникавшие при их хранении, привели к отмене столбцов. Указ Петра I 1700 г. предписал заменить их тетрадями: «Всякие нашего великого государя и челобитчиковы дела писать в лист и в тетради дестевые, а не в столбцы».

  Введение листовой формы  документа изменило его фор­муляр. Реквизиты выделились из текста и заняли определен­ные места на листе бумаги. Появились новые реквизиты — регистрационные номера: входящий и исходящий. Иногда стали обозначать наименование вида документа: рапорт, доношение, сообщение и т.д. Из текста выделились реквизиты: адресат, автор, вид документа, подпись, дата составления (подписания), получения документа, скрепы, регистрацион­ные номера (исходящий и входящий).

Документ начинали с обозначения адресата, который начи­нался с предлога «в» и писался вдоль верхнего поля листа: «В Правительствующий Сенат», «В Государственную Берг-коллегию». Автор указывался под адресатом и в большинстве случаев начинался предлогом «из»: «Из Тульского уездного суда». Далее, писали наименование вида документа и, иногда, его краткое со­держание: «рапорт о получении указа».

Подпись включала наименование должности, имя и фами­лию, иногда титул и следовала сразу за текстом документа. Скрепы проставлялись в правом нижнем углу листа и включали, так же как и подпись, наименование должности или чина, имя и фамилию. Обязательной стала скрепа секретаря.

В левом нижнем углу проставляли дату подписания: «Генваря 21 дня 1753 года».

Исходящий регистрационный номер писали вдоль поля до­кумента.

При получении документа в левом верхнем углу проставляли входящий регистрационный номер и дату получения: «Получено июля 15 дня 1745 года».

Документы в ряде случаев скреплялись печатью. В гл. 13 Генерального регламента определен порядок пользования печатями.

На документах XVIII в. наблюдается большое число отметок. Прежде всего это резолюция, ее писали на лицевой стороне первого листа. Можно встретить отметки о рассмотрении дела, о том, с кем передали документ, и т.д.

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

4. Делопроизводство в учреждениях России XIX — начала XX вв. (министерское делопроизводство)

 

В начале XIX в. в результате административных реформ Александра I система государственных учреждений России бы­ла подвергнута серьезной корректировке. В состав высших го­сударственных учреждений наряду с Правительствующим Се­натом вошли вновь созданные Комитет министров. Государст­венный совет.

Коллегии были заменены новыми центральными учрежде­ниями — министерствами. Местные учреждения почти не пре­терпели изменений.

Высшие государственные учреждения — Сенат, Комитет Министров, Государственный совет — сохранили принцип кол­легиальности при рассмотрении и решении вопросов управле­ния. Делопроизводство в них велось в соответствии с законами, названными «учреждения»: «Учреждение Правительствующего Сената», «Учреждение Комитета министров», «Учреждение Го­сударственного совета». Местные учреждения осуществляли работу с документами в соответствии с требованиями «Общего губернского учреждения» 1775 г.

  Начало нового этапа развития  делопроизводства в России связано  с созданием министерств. Основой  организации их дея­тельности стал принцип единоначалия, изменивший систему управления и соответственно делопроизводства. Поэтому дело­производство XIX— начала XX вв. называют министерским.

 Принцип единоначалия означал, что управленческие реше­ния  принимались единолично конкретным должностным лицом в рамках его компетенции. Второй важный принцип — принцип иерархии — предопределял строгое распределение функций управления между структурными подразделениями, а также обя­занности чиновников всех рангов. Нарушение обязанностей влекло за собой конкретную меру ответственности, определен­ную законом. Внедрение принципа иерархии означало последо­вательность подготовки решения и обязательное участие в этом процессе всех структурных подразделений и должностных лиц — от нижестоящих к вышестоящим.

Внедрение новой системы управления началось изданием ма­нифеста от 8 сентября 1802 г., провозгласившего создание первых восьми министерств, а завершилось изданием 25 июня 1811г. «Общего учреждения министерств». «Общее учреждение мини­стерств» регламентировало единообразие в организации дело­производства новых центральных учреждений. Был установлен порядок рассмотрения документов, подготовки их проектов, оформления, подписания, скрепления, регистрации, контроля за исполнением и архивного хранения. Порядок работы с докумен­тами назван в этом законе «образ производства дел». Он вклю­чал пять составных частей:

· порядок вступления дел;

· движение их, или собственно так называемое производство;

· отправление дел;

· ревизию;

· отчеты.

Первые три части устанавливали путь прохождения докумен­тов от момента их получения или создания до завершения ис­полнения и отправки. Ревизия означала контроль за исполнени­ем. Завершалось «производство дел» по «Общему учреждению» составлением отчетов.

Новые принципы, основанные на иерархическом построе­нии аппарата, привели к необходимости строгого соблюдения последовательности прохождения документа в процессе его об­работки во всех структурных подразделениях. Аппарат мини­стерства возглавлялся министром (в подчинении которого был товарищ министра и канцелярия) и включал департаменты во главе с директором (у которого могла быть канцелярия), отделе­ния, которые возглавляли начальники отделения, столы — во главе со столоначальниками.

Все поступающие и отправляемые документы составляли «переписку министерства» и делились на два потока:

· переписка министра;

· переписка департамента.

А так как закон определил компетенцию министра и дирек­торов департаментов в рассмотрении управленческих ситуаций, распределение всех входящих и исходящих документов между ними не вызывало особых затруднений. Структура документопотоков, как входящих, так и исходящих, ставилась в зависимость от заключенной в них информации.