История развития служебной документации в России

В 20-е и в начале 30-х годов вопросами совершенствования управления занимались общественные организации: Клуб ра­ботников административного дела, Объединение работников учета, Ассоциация работников управленческого дела. Издава­лись журналы, на страницах которых рассматривались проблемы работы с документами: «Техника управления», «Вопросы орга­низации и управления», «Система и организация», «Время», «Организация труда».

В этот период издается много литературы по вопросам дело­производства: и фундаментальные теоретические исследования, и пособия по делопроизводству для учащихся и практиков

 Значительное влияние на  процессы документирования ока­зала Конституция 1936 г., впервые за годы советской власти законодательно закрепившая иерархию управленческих докумен­тов, четко определив, какие виды распорядительных документов должен издавать конкретный орган власти и управления.

Высший законодательный орган — Верховный Совет СССР издавал законы, его Президиум — указы и постановления, народ­ные комиссары — приказы и инструкции. Местные Советы депу­татов трудящихся и их исполкомы принимали решения и распо­ряжения, начальники управлений и отделов исполкомов — при­казы и инструкции. Руководители организаций, учреждений и предприятий, действующих на основе единоначалия, — приказы.

Отсутствие организационно-методического центра по руко­водству постановкой делопроизводства в стране, общегосударст­венных норм в области документирования, системы подготовки квалифицированных кадров в области делопроизводства, ведом­ственная разобщенность отрицательно сказывались на органи­зации делопроизводства. В июне 1941 г. недостатки в этой сфере были сформулированы на I Межотраслевом совещании по орг­технике, созванном Всесоюзным научным инженерно-техничес­ким обществом машиностроителей. Для устранения недостатков на совещании была разработана программа мероприятий по улучшению делопроизводства, которая предусматривала:

· создание организационно-методического центра для ру­ководства постановкой делопроизводства;

· разработку положения (статуса) о делопроизводстве для всех учреждений в качестве общеобязательных норм;

· разработку положения о кадрах канцелярских работников;

· механизацию труда канцелярских работников;

· унификацию и трафаретизацию служебной документации;

· создание единого учебного центра для подготовки и пере­подготовки кадров;

· изучение в школах правил составления служебных доку­ментов;

· подготовку и переподготовку преподавателей, кадров по служебной документации;

· создание Всесоюзного института по вопросам делопроиз­водства.

Таким образом, был намечен ряд мер, способствующих вы­работке общегосударственных норм в области делопроизводства на научной основе. Реализовать эту программу поме­шала война.

В 40-е годы методическое руководство и контроль за органи­зацией делопроизводства в советских учреждениях стало осуще­ствлять Главное архивное управление, предпринявшее попытку создать единые нормы в работе с официальными документами. В 1943 г. был подготовлен проект «Инструкции по постановке документальной части и охране документальных материалов в текущем делопроизводстве учреждений, организаций и предпри­ятий СССР». К сожалению, проект не был утвержден. В этом документе подчеркивалось единство и связь между делопроиз­водством и архивом. Однако проект сыграл положительную роль, так как на его основе был создан ряд ведомственных ин­струкций по делопроизводству, в том числе типовых. В этом же году Главархив разработал «Перечень типовых документальных материалов, образующихся в деятельности учреждений, органи­заций и предприятий СССР». Для каждой категории документов были установлены сроки хранения (новое издание этого перечня было осуществлено в 1957 г.).

В послевоенные годы задача развития государственного де­лопроизводства в связи с восстановлением разрушенного хо­зяйства отошла на второй план. Наиболее значимым событием для развития советского делопроизводства в 50-е годы было постановление правительства СССР от 10 октября 1959 г. № 1375, в котором ряду ведомств поручалось разработать единую систему делопроизводства для учреждений и предприятий страны на основе широкого использования современной тех­ники, т.е. ставилась задача разработки единых общегосударст­венных норм в делопроизводстве. В плане его реализации в июне 1960 г. в Москве было созвано Всесоюзное совещание по вопросам механизации труда инженерно-технических работни­ков и работников административно-управленческого аппарата. Наряду с определением недостатков, негативно сказывающихся на работе аппарата управления, и предложениями по совер­шенствованию работы с документами (они совпадали с недос­татками и предложениями, сформулированными на совещании 1941 г.), необходимости внедрения средств механизации в сфе­ру управления, в решениях совещания поддерживалась необхо­димость создания единой системы делопроизводства в стране.

Важным этапом для развития советского делопроизводства явилось постановление Совета Министров РСФСР от 30 сен­тября 1961 г. «О мерах по улучшению делопроизводства в учреждениях и организациях РСФСР», утвердившее «Примерную инструкцию о делопроизводстве для учреждений и организаций РСФСР». Она послужила основой для разработки учреждениями РСФСР своих инструкций по делопроизводству. Большое значе­ние имело утверждение Главным архивным управлением при Со­вете Министров СССР в 1963 г. «Основных правил постановки документальной части делопроизводства и архивов учреждений, организаций, предприятий СССР», повлиявших на единообразие в организации делопроизводства и архива в учреждениях страны.

Особое место в истории советского делопроизводства за­нимает постановление Совета Министров СССР от 25 июля 1963 г. «О мерах по улучшению архивного дела в СССР», по­ставившее задачу разработки Единой государственной систе­мы делопроизводства (ЕГСД).* Разработка ЕГСД поручалась ряду государственных ведомств, в числе которых было Глав­ное архивное управление, в рамках которого в 1966 г. был создан Всесоюзный научно-исследовательский институт до-кументоведения и архивного дела (ВНИИДАД), главной це­лью которого стала разработка ЕГСД.

8 мая 1964 г. Совет Министров РСФСР  принял постановле­ние «Об увеличении  выпуска средств механизации  делопроиз­водства и улучшении  подготовки кадров по делопроизводству»,* на основании которого в Московском государственном историко-архивном институте (МГИАИ) был открыт первый в СССР факультет государственного делопроизводства (ФГД), готовящий специалистов по документационному обеспечению управления.

Создание ФГД и ВНИИДАД позволило совершить качест­венный скачок в области делопроизводства. ВНИИДАД разра­батывал его нормативно-методическую базу, ФГД готовил спе­циалистов для работы с документами. Тесное сотрудничество МГИАИ и ВНИИДАД дало значительный эффект для развития отечественного делопроизводства в 70-е — 80-е годы. Начались систематические, целенаправленные исследования теоретиче­ских и методических проблем документоведения, находившие воплощение в конкретных прикладных разработках общегосу­дарственного характера.

Важнейшей из них стала Единая государственная система делопроизводства, одобренная Комитетом по науке и технике СССР в сентябре 1973 г. Основные положения ЕГСД — это научно упорядоченный комплекс правил, нормативов, реко­мендаций, определивших и регламентировавших организацию делопроизводственных процессов в учреждениях, организаци­ях, предприятиях СССР. Ее главная цель — усовершенствовать на единой основе организацию делопроизводства путем вне­дрения единых форм и методов работы с документами. ЕГСД устанавливала правила документирования управленческой дея­тельности (которые распространялись только на организаци­онно-распорядительные документы), содержала рекомендации по организации работы с документами, определяла основы организации труда делопроизводственного персонала и меха­низации делопроизводственных процессов. Впервые была соз­дана комплексная система делопроизводства, носившая обще­государственный характер, но, к сожалению, она не получила официального статуса.

Внедрение в аппарат управления средств вычислительной техники привело к переработке ЕГСД. В 1988 г. руководство Главархива СССР утвердило ее вторую редакцию, названную Единая государственная система документационного обеспече­ния управления (ЕГСДОУ). Положения ЕГСДОУ распростра­нялись на всю управленческую документацию.

Заметную роль в повышении качества подготовки управлен­ческих документов и общей культуры управления сыграли госу­дарственные стандарты (ГОСТы).Первые ГОСТы на организационно-распорядительную доку­ментацию (ОРД) были введены в действие в 1972 г.: ГОСТ 6.38—72 «Система организационно-распорядительной докумен­тации. Основные положения» и ГОСТ 6.39—72 «Система орга­низационно-распорядительной документации. Формуляр — об­разец» (переутверждены в 1978 г.). В 1990 г. они были перерабо­таны и объединены в ГОСТ 6.38—90 «Унифицированная систе­ма документации. Система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов».

Стандарты на ОРД установили состав реквизитов, правила их оформления и расположения, требования к бланкам, к тек­стам документов и документам, изготавливаемым с помощью печатающих устройств.

В 70-е годы установлена единая терминология, применяемая в делопроизводстве и архивном деле. Толкование терминов ста­ло однозначным вследствие требований ГОСТ 16487—70 «Дело­производство и архивное дело. Термины и определения». Он был переработан в 1983 г.

Внедрение в управление средств вычислительной техники при­вело к необходимости придать юридическую силу документам на машинописном носителе, поэтому был разработан и внедрен ГОСТ 6.10.4—84 «Унифицированные системы документации. При­дание юридической силы документам на машинном носителе и ма­шинограмме, создаваемым средствами вычислительной техники».

Уделялось внимание нормированию труда работников дело­производства. Разрабатывались нормативы времени на делопро­изводственные операции, труд машинисток. Имея формулы тру­дозатрат, можно было рассчитать количественный состав работ­ников делопроизводственной службы. Основанием для этого служили разработанные в 1988 г. Укрупненные нормативы вре­мени на работы по делопроизводственному обслуживанию и Единые нормы времени (выработки) на машинописные работы, разработанные Центральным бюро нормативов по труду Госу­дарственного комитета СССР по труду и социальным вопросам.

Большую роль для систематизации документов в текущем де­лопроизводстве, экспертизы их научной и практической ценности, подготовки и передачи документов в ведомственный архив сыгра­ли «Основные правила работы ведомственных архивов», изданные в 1986 г. и «Перечень типовых документов, образующихся в дея­тельности госкомитетов, министерств, ведомств, учреждений, ор­ганизаций и предприятий с указанием сроков хранения», утвер­жденный в 1989 г. и установивший сроки хранения документов .

 В советскую эпоху развиваются системы документации: пла­новая, статистическая, бухгалтерского учета, материально-техни­ческого снабжения и др.С 70-х годов в управлении стали внедрять средства вычисли­тельной техники и в связи с этим возникли планы создания Ав­томатизированных средств управления (АСУ) и Общегосударст­венной системы сбора и обработки информации для учета пла­нирования и управления народным хозяйством (ОГАС). Воплощение этих идей потребовало разработки унифицированных систем документации, представляющих собой комплексы взаимоувязанных документов, созданных по единым правилам и требованиям, содержащих информацию, необходимую для управления в определенной сфере деятельности. В основу их разработки был положен единый методологический подход, со­державшийся в ГОСТ 6.10.1 - 75 «Унифицированные системы документации. Основные положения» (переработан в 1988 г.). Значительную роль в установлении единой терминологии в об­ласти унификации сыграл ГОСТ 6.10.2 — 83 «Унифицированные системы документации. Термины и определения».

Полный перечень унифицированных систем документации (УСД) дан в Общесоюзном классификаторе управленческой документации (ОКУД).* Каждая УСД, включенная в ОКУД, со­держала наименования унифицированных форм документов, кодовое обозначение каждой формы. Наличие кодов обеспечивало автоматизированную обработку данных, содержащихся в формах конкретных УСД. Наряду с ОКУД действовал еще ряд классификаторов, необходимых как средство информационного обеспечения в области экономики, финансов, внешнеэкономической деятельности и др. Например, Общесоюзный классифи­катор предприятий и организаций (ОКПО), Общесоюзный классификатор специальностей по образованию (ОКСО), Обще­союзный классификатор продукции (ОКП) и др.

Развитие советского делопроизводства в 1970—80-е годы за­ложило основу для дальнейшего формирования современного делопроизводства в Российской Федерации. Многие норматив­но-методические документы, созданные в этот период, действу­ют и в настоящее время.

Делопроизводство — отрасль деятельности, обеспечивающая документирование и организацию работы с официальными доку­ментами.

Первоначально термин появился в устной речи (предполо­жительно в XVII в.) и означал процесс решения (производства) дела: «дело производить» — решать вопрос. В ходе решения воз­никала необходимость закрепления результата, например, дос­тигнутой договоренности. Для этого издревле и создавали доку­менты, так как устное слово кратковременно, может быть забы­то, искажено при передаче или не так понято. Уже в XVI в. употребляется слово дело как собрание документов, относящих­ся к какому-либо делу, вопросу. Впервые в этом понятии слово «дело» зафиксировано в документах в 1584 г.

Современное делопроизводство включает:

§  обеспечение своевременного и правильного создания до­кументов (документирование);

§  организацию работы с документами (получение, передача, обработка, учет, регистрация, контроль, хранение, систе­матизация, подготовка документов для сдачи в архив, уничтожение).

Параллельно с термином «делопроизводство» в последние десятилетия используется термин документационное обеспечение управления (ДОУ). Его появление связано с внедрением в управ­ление компьютерных систем и их организационным, программ­ным и информационным обеспечением для приближения к терминологии, употребляемой в компьютерных программах и литературе. В настоящее время термины «делопроизводство» и «документационное обеспечение управления» являются сино­нимами и применяются для обозначения одной и той же дея­тельности. И тот, и другой термин можно встретить, например, в названиях документов, регламентирующих организацию документационных процессов: «Государственная система документационного обеспечения управления» и «Типовая инструк­ция по делопроизводству в министерствах и ведомствах Рос­сийской Федерации».