Экспертиза ценности документов

Экземпляр текста решения, принятого  по каждому из этих вопросов, визируется руководителем организации и  направляется в ЭПК архивного  учреждения. После его утверждения  ЭПК решение утверждается руководителем  организации.

ЦЭК как орган центрального учреждения отрасли имеет специфические  функции;

1. Методическая работа  в области экспертизы является  одной из важнейших функций  ЦЭК. Она рассматривает и представляет  на утверждение архивного учреждения  проекты ведомственных перечней  со сроками хранения и перечней  документов, подлежащих передаче  в госархивы; перечней документов, подлинники которых могут быть заменены микрофотокопиями, имеющими юридическую силу подлинников; классификаторов, примерных и типовых номенклатур, инструкций по делопроизводству и других нормативно-методических пособий (ЭК принимает участие в подготовке и рассмотрении этих пособий).

2. ЦЭК рассматривает проекты  следующих документов: рекомендаций  по организационным и методическим  вопросам экспертизы ценности  документов; списков учреждений, организаций  и предприятий отрасли, документы  которых подлежат или не подлежат  передаче на государственное  хранение; типовых положений об  ЭК структурных подразделений  и подведомственных организаций и других нормативно-методических пособий. Проекты этих документов после одобрения ЦЭК и визирования руководителем учреждения представляются на рассмотрение ЭПК архивного учреждения.

3. ЦЭК по согласованию  с архивным учреждением может  вынести решение о предоставлении  ЭК структурных подразделений  министерства (ведомства) и подведомственных  ему организаций права самостоятельно  уничтожать документы с истекшими  сроками хранения после утверждения  описей дел постоянного и долговременного  сроков хранения и по личному  составу за соответствующие годы. Такое решение может приниматься  при условии, если имеется утвержденный  ведомственный перечень документов  со сроками хранения.

Таким образом, ЦЭК ведомства  выполняет и функции, присущие ЭК учреждений, и функции, присущие только центральному экспертному органу ведомства.

Экспертно-методические комиссии государственных архивов с постоянным составом документов ведут работу по нескольким направлениям.

1. Экспертиза ценности  документов внутри архива (рассмотрение  описей после переработки и  актов о выделении к уничтожению  документов, определение порядка проведения экспертизы сложных фондов и комплексов фондов для обеспечения комплексной оценки документов и др.).

2. Рассмотрение разработанных  в архиве методических пособий,  в том числе и по экспертизе  ценности документов (перечни категорий  дел постоянного срока хранения, перечни особо ценных дел и  документов, рабочие инструкции  и др.).

3. Работа по комплектованию  госархива (изучение состава документов в учреждениях, сдающих дела в госархив, участие в разработке списков учреждений, сдающих и не сдающих материалы на государственное хранение на соответствующей территории, перечней документов, подлежащих постоянному хранению, и т.п.).

Решения ЭМК утверждаются руководством архива, но по ряду вопросов требуют утверждения и ЭПК.

В федеральных государственных  архивах и центрах хранения документации, комплектующихся современными документами, организованы экспертно-проверочные  комиссии. ЭПК РГА выполняет функции  ЭК по работе с документами внутри архива, но в работе с учреждениями ей предоставлены права ЭПК архивного  органа,

Экспертно-проверочные комиссии (ЭПК) органов управления архивным делом  и российских государственных архивов  занимаются широким кругом вопросов экспертизы ценности документов и комплектования ими госархивов (в пределах своей компетенции). Для всестороннего и квалифицированного обсуждения часто весьма сложных вопросов в состав комиссии включают представителей разных профессий: юристов, экономистов, представителей научных и культурных учреждений и др.

В функции ЭПК входит рассмотрение:

списков учреждений, организаций и предприятий, документов, которые подлежат или не подлежат приему на государственное хранение;

перечней документов, подлежащих приему в государственные архивы;

проектов типовых и примерных номенклатур дел для учреждений, согласование конкретных номенклатур дел;

предложении об изменении сроков хранения отдельных категорий документов, установленных типовыми и ведомственными перечнями, и установление сроков хранения документов, не предусмотренных действующими перечнями, типовыми и примерными номенклатурами (с последующим внесением предложений в ЦЭПК);

описей дел постоянного хранения и по личному составу, представляемых учреждениями;

вопроса о комплектовании госархива документами личного происхождения;

методических пособий по вопросам экспертизы ценности и обработки документов.

ЭПК проводит согласование актов о выделении к уничтожению  дел с отметкой ЭПК, об утере дел, о неисправимых повреждениях дел; заслушивание ЭК учреждений и оказание им помощи, организацию обмена опытом ЭК учреждений и обобщение этого опыта.

В функции ЭПК архивных органов входит также вынесение  рекомендаций по методическим вопросам экспертизы ценности документов и комплектованию госархивов; утверждение переработанных описей особо ценных дел, а также актов о выделении документов для уничтожения, составленных в государственных архивах, рассмотрение подготовленных госархивами перечней особо ценных дел и документов и др. •

Центральная экспертно-проверочная  комиссия (ЦЭПК) является высшей инстанцией по вопросам экспертизы ценности документов. ЦЭПК Росархива рассматривает эти вопросы на общефедеральном уровне.

ЦЭПК Росархива разрабатывает принципы комплектования АФ РФ и решает вопросы об отнесении фондов или документов к комплексу фондов общероссийского значения;

разрабатывает принципы экспертизы научной и практической ценности документов АФ РФ и определяет категории учреждений, организаций и предприятий, от которых производится прием документов в госархивы;

разрабатывает типовые перечни документов и рассматривает ведомственные перечни документов со сроками хранения;

определяет категории особо ценных и уникальных дел по предложениям федеральных министерств и ведомств, а также РГА;

определяет состав документов, подлежащих хранению в государственных архивах и архивах министерств и ведомств;

рассматривает предложения об изменении в отдельных случаях сроков ведомственного" хранения документов в архивах министерств и ведомств и об изменении сроков хранения отдельных категорий документов, предусмотренных ведомственным перечнем, а также об установлении сроков хранения документов, не предусмотренных ведомственными и типовыми перечнями;

разрешает отдельным министерствам и ведомствам, имеющим утвержденный перечень документов со сроками хранения, самостоятельно решать вопрос об уничтожении документов (при условии правильно поставленного делопроизводства и хорошей организации работы по экспертизе ценности документов);

выносит решения по предложению министерств и ведомств о возможной замене подлинников некоторых категорий документов и дел микрофильмами.

ЦЭПК, как и все экспертные комиссии, — совещательный орган, поэтому все ее решения приобретают  силу после утверждения их руководством Росархива.

Многие вопросы, рассматриваемые  ЦЭПК, возникают в учреждениях: ЭК участвуют в подготовке и обсуждении проектов ведомственных перечней, типовых  и примерных номенклатур, а также  в разработке предложений по изменению  сроков хранения документов и установлению сроков, не предусмотренных перечнем. ЦЭК рассматривают эти вопросы  на уровне министерств и выносят решения о представлении разработанных проектов на согласование ЭПК РГА, которая выносит свои мнения ЦЭПК, а ЦЭПК принимает окончательное решение (представляемое на утверждение руководству Росархива).

Объединение усилий специалистов отрасли, историков и архивистов создает условия для реальной объективной оценки документов. Ведь огромный поток документной информации затрудняет их выявление. Погоня за обобщенной информацией порой приводит к  выхолащиванию ценных документов, отходящих  от привычных стереотипов, содержащих информацию о новаторских начинаниях, творческих поисках, нестандартных  решениях проблем. Особенно характерно содержание такой информации в документах определенных исторических периодов, связанных с различными переменами в жизни общества — политическими, экономическими, социальными, культурными. Задача экспертной службы — сохранить  наиболее ценные документы из тех, что  освещают ход перестройки и экономических  реформ.

 

5. Комплекс нормативно-методических  пособий по экспертизе ценности  документов

Важнейшим справочным пособием при работе по экспертизе ценности документов служат различные перечни  документов. Перечни, утвержденные Главархивом СССР, Росархивом, являются также и нормативными документами при определении сроков хранения конкретных категорий дел и документов, т.е. указанные в них сроки хранения обязательны. Главное назначение перечней состоит в обеспечении сохранности ценных документов, образующихся в деятельности учреждений, организаций, предприятий, и их поступление на государственное хранение.

Существуют два вида перечней документов: с указанием сроков хранения и подлежащих передаче на государственное  хранение. Перечни документов по срокам хранения делятся на две группы: перечни типовых документов, называемые обычно типовые перечни, и ведомственные  перечни. Перечни документов, подлежащих передаче на государственное хранение, являются типовыми, но охватывают только документы постоянного хранения.

В типовые перечни, как  правило, не включаются документы специфические, характерные для какой-то определенной отрасли народного хозяйства (например, документы медицинские, военные, судебные и т.п.). На основании типовых перечней министерства и ведомства разрабатывают  ведомственные перечни, включающие и типовые документы, и документы, специфические для данной отрасли, т.е. охватывающие всю документацию учреждений данной отрасли от высшего  органа до низовой организации. Сроки  хранения типовых документов соответствуют  срокам, указанным в типовых перечнях (включая отметку ЭПК). Сроки хранения специфических документов, создаваемых  в результате выполнения учреждениями и предприятиями отрасли специальных  отраслевых функций, определяются путем  тщательного изучения состава и  содержания этих документов на основе принципов и критериев экспертизы ценности документов. После прохождения всех стадий обсуждения и согласования ведомственные перечни утверждаются руководством соответствующего ведомства и ведущим учреждением государственной архивной службы.

В 1967 г. был издан перечень типовых документальных материалов, образующихся в деятельности министерств, ведомств и других учреждений, организаций  и предприятий, с указанием сроков хранения материалов. Этот перечень, а  также два перечня документов по личному составу (с указанием  сроков хранения, издания 1963 г. и подлежащих приему на госхранение, издания 1976 г.).

Перечисленные перечни охватывают документы, образующиеся в процессе управленческой деятельности и характерные  для подавляющего большинства учреждений, организаций и предприятий страны. Но во многих учреждениях и на большинстве  предприятий создается также  техническая документация, поэтому  были изданы два типовых перечня  технической документации: с указанием  сроков и мест ее хранения и подлежащей приему в государственные архивы.

Для удобства пользования  в 1989 г. эти перечни были доработаны и объединены в один перечень типовых  документов, образующихся в деятельности госкомитетов, министерств, ведомств и  других учреждений, организаций и  предприятий, с указанием сроков хранения. Этот перечень включал две  части: традиционная управленческая документация, присущая всем управленческим аппаратам, и типовая научно-техническая  документация.

Для районных и сельских организаций были изданы другие типовые  перечни: Примерный перечень типовых  документальных материалов, хранящихся в районных, городских, поселковых и  сельских учреждениях, предприятиях и  организациях Союза ССР с указанием  сроков хранения материалов; Перечень документальных материалов, образующихся в колхозах, с указанием срока  хранения материалов.

Перечни документов, как  всякий справочник, состоят из самого перечня (статей) и вспомогательного справочного аппарата. Вспомогательный  справочный аппарат обычно состоит  из указаний по применению перечня, указателя  видов документов и оглавления, которое  является одновременно схемой классификации  статей перечня. Некоторые перечни  снабжены приложениями.

Рассмотрим в качестве примера состав и методику пользования  перечнем типовых документальных материалов, образующихся в деятельности министерств, ведомств и других учреждений, организаций  и предприятий, с указанием сроков хранения материалов (в дальнейшем тексте — Перечень типовых документов). Методика применения перечня не имеет  принципиальных отличий отныне действующего. Названный перечень начинается с  рекомендаций по применению перечня, в  которых даны пояснения, как на его  основе составлять ведомственный перечень и как им пользоваться в практической работе при определении сроков хранения дел, включенных в номенклатуру, и  при непосредственном изучении дел при экспертизе их ценности (в перечне даются не заголовки дел, как в номенклатурах, а названия категорий документов, сроки хранения дифференцированы по двум группам учреждений). Заканчиваются указания объяснением порядка проведения экспертизы и оформления отбора документов на хранение и уничтожение. Далее идет сам перечень категорий документов по статьям.

Статьей перечня называется совокупность сведений об одной или  нескольких категориях документов, обозначенных одним порядковым номером.

Сведения о каждой статье в перечне обозначаются по графам. В Перечне типовых документов пять граф:

 

Форма

№ п/п 

Наименование категорий

документов и других материалов

Сроки хранения Примечание

в учреждениях, от которых

материалы поступают в госархивы

в учреждениях, от которых материалы в госархивы не