Экспертиза ценности документов

принимаются

1 2 3 4 5

Как видно из приведенной  формы, каждая статья перечня содержит три обязательных элемента и один дополнительный. Обязательные элементы (составные части) статьи по перечню: порядковый номер, который является поисковым и ссылочным номером (гр. 1); название видов документов: одного (планы) или нескольких (счета, наряды и требования) или обобщенное название (материалы) (гр. 2); срок хранения (гр. 3, 4). Дополнительным элементом, присущим не каждой статье, является примечание (гр. 5).

Схема классификации перечня  производственно-отраслевая, т.е. в  ее основу положены направления деятельности, характерные для большинства  учреждений. Эта схема отражена в  названиях разделов перечня.

I. Руководство и контроль.

II. Организационные вопросы.

III. Планирование.

IV. Финансирование.

V. Учет и отчетность.

VI. Кадры.

VII. Труд,

VIII. Вопросы внешних сношений.

IX. Вопросы производства.

X. Вопросы строительства,  реконструкции и капитального  ремонта.

XI. Качество продукции,  технический контроль, стандартизация.

XII. Вопросы научно-исследовательской  работы.

XIII. Вопросы просвещения  и образования, культурно-массовая  работа.

XIV. Социально-бытовые вопросы.

XV. Правовые вопросы и  арбитраж.

XVI. Материально-техническое  снабжение и складское хозяйство.

XVII. Административно-хозяйственные  вопросы. XVII]. Издательство.

XIX. Делопроизводство, архив.

XX Вопросы работы первичных  профорганизаций.

Примерно такая же схема  и у многих ведомственных перечней.

Схема типового перечня дает возможность разыскать нужную статью, исходя из логических посылок. Например, в подразделении в декабре  появился документ, не предусмотренный  номенклатурой дел: Акт обследования организации труда районным комитетом  народного контроля. Секретарь должен найти этому акту место в номенклатуре и определить срок хранения (в дальнейшем появится план мероприятий по устранению недостатков, отчет о его выполнении и другие документы, но это будет  в дальнейшем, а пока у секретаря  один акт).

Просмотрев классификационную  схему перечня, в разделе I "Руководство  и контроль" находим подраздел 2 "Контроль" (с. 15). Здесь всего  семь статей. Отмечаем (отбираем) нужную статью: "25. Материалы ревизий  и обследований учреждений органами Советской власти, народного и  финансового контроля". Срок хранения — постоянный или десять лет {в  зависимости от категории учреждения). Конкретный заголовок будет таким, как указан выше, лишь с небольшим  уточнением: Акт обследования организации  труда в отделе Кировским районным комитетом народного контроля (в  каком отделе — не пишется, так  как название отдела указано в  начале номенклатуры и на обложке  дела и отражено в индексе дела).

Просматривая схему, секретарь  мог бы обратить внимание и на раздел VII "Труд", подраздел 3 "Организация  и производительность труда, трудовая дисциплина" (учреждение проверяли  именно по вопросу организации труда). Находим в перечне этот подраздел (с. 51). Здесь 19 статей, но в них речь идет о трудовых договорах, научной  организации труда, качестве руководства, графиках производственных процессов, табелях и пр. В ст. 349 говорится  об обследованиях: "Анкеты, акты обследования и переписка по вопросу применения и состояния условий труда женщин и подростков на производстве". Но здесь конкретная и узкая тема, а в нашем документе вопрос стоит шире, да и в ст. 25 говорится именно о проверках органами народного контроля. Так что правильным было отнесение документа к ст. 25.

Как же научиться правильно  находить статью? В основе схемы  лежит функциональный признак. В  рассмотренном примере — документ, освещающий проверку, проведенную контролирующим органом. Могла быть проверка и других сторон деятельности учреждения, но в  любом случае место этого акта было бы здесь, исходя из функции контроля. Некоторые работники предпочитают искать нужную статью не по классификационной схеме, а по указателю видов документов, полагая, что это гораздо проще и надежнее. Но это ошибочное представление. Многие виды документов в указателе дают отсылку к десяткам статей. Например, планы имеют 35 разновидностей по указателю и дают отсылки к 66 статьям, постановление — 17 разновидностей, отсылки к 23 статьям, переписка — 56 разновидностей, отсылки к 258 статьям. Искать среди такого множества материалов труднее. А в приведенном примере просто нельзя найти статью по виду документа, так как статья, к которой относится наш документ, называется не акты, а материалы (понятие, включающее разные виды документов) и в указателе видов документов идет под этим названием.

В гр. 2 записаны не заголовки  дел, а названия документов, часто  нескольких в одной статье (с указанием  либо категорий учреждений-авторов, либо вопроса), или обобщающее наименование — материалы, также с указанием  вопроса. Например: постановления, протоколы, стенограммы собраний активов министерств, ведомств, учреждений, организаций  и предприятий (ст. 13); материалы по установлению производственных, научных, культурных и других связей между  учреждениями (ст. 48).

В гр. 3 и 4 заносятся сведения о сроках хранения документов по категориям учреждений. I категория — учреждения, от которых материалы поступают  в госархивы, II категория — учреждения, от которых материалы в госархив не принимаются. Сроки хранения документов одинакового названия у них разные. Такое различие сроков хранения в зависимости от категории учреждений называется дифференциацией по звеньям. Согласно перечню в учреждениях II категории не создается документов постоянного срока хранения, в гр. 4 максимальный срок хранения — десять лет (за исключением некоторых документов по личному составу и о несчастных случаях, срок хранения которых выше). Например:

82. Задания плановых органов  ведомствам и переписка по  освоению новых видов промышленной  продукции

Пост.

10 лет

Многие категории документов в учреждениях II категории не образуются. Так, уже упоминавшиеся материалы по установлению производственных, научных, культурных и других связей между учреждениями (ст. 48) имеют срок хранения только для учреждений II категории: в гр. 3 — пост., в гр. 4 — прочерк. Таких статей в перечне немало.

В ряде случаев дифференциация сроков хранения производится не только по категориям учреждений, но и по месту  создания документов. Например:

5. Заключения на законопроекты  проекты постановлений:

а) по месту разработки проекта

б) в других учреждениях

Пост.

3 года

3 года

Некоторые статьи имеют примечания, конкретно указывающие, в каких  учреждениях должны храниться размноженные документы.

39. Утвержденные штатные  расписания и документы об  их изменении

Пост.1

10 лет

Примечания об условиях, которые влияют на отбор документов для постоянного хранения:

4. Постановления, решения  и распоряжения местных Советов  депутатов трудящихся и их  исполнительных комитетов; материалы  по разработке постановлений,  решений, распоряжений:

а) по месту принятия (подлинники) Пост. 2 года

б) в других учреждениях 5 лет 5 лет

Ряд статей предусматривает  сроки хранения только в период их потребности в практической работе в обоих звеньях:

154. Перфорационные карты

155. Контрольные табуляграммы

До минования надобности

В значительном количестве статей рядом с цифрой, обозначающей срок хранения, стоит отметка ЭПК, указывающая, что вопрос о хранении или уничтожении этих дел должен обязательно согласовываться с  ЭПК архивного учреждения. Отметка  ЭПК предупреждает, что такие  документы могут иметь научное  значение. Например:

414.Акты и отчеты об  авариях, аварий- 10летЭПК10 лет

Почему эта статья и  в соответствии с ней аналогичный  заголовок в номенклатуре дел  и на обложке самого дела имеют  отметку ЭПК? Потому что аварии бывают разного масштаба и последствия  у них разные. Если речь идет, скажем, о прорыве отопительных батарей  и заливании горячей водой  части продукции на складе или  об аварии машин, то документы подлежат хранению такое количество лет, которое  указано до отметки ЭПК. Если же документы  отражают катастрофы (со взрывами, человеческими  жертвами и т.п.) и если не удалось  установить причину этого, такие  документы отбираются на постоянное хранение, так как они могут  служить материалом для исследования, и не только исторического — через  много лет могут обнаружиться новые факты и документы, которые  заставят по-другому взглянуть на происшедшее.

Другая группа документов по этому же вопросу:

419.Акты и протоколы  расследований несчастных случаев

45 лет

ЭПК

45 лет

Здесь опять отметка ЭПК, но минимальный срок хранения 45 лет, причем в обеих группах учреждений. Почему? Отметка ЭПК здесь применяется  на основании тех же условий, что  и в предыдущем примере, а срок 45 лет поставлен потому, что это  касается людей. Многие материалы по личному составу хранятся долго, с учетом длительности трудового  периода жизни человека. В данном случае это может оказаться необходимым  для установления группы инвалидности или решения вопроса о пенсии.

Фрагмент одного из основных законов, регламентирующих архивное дело:

Зарегистрировано в Минюсте  РФ 6 марта 2007 г. N 9059

МИНИСТЕРСТВО КУЛЬТУРЫ И  МАССОВЫХ КОММУНИКАЦИЙ РОССИЙСКОЙ ФЕДЕРАЦИИ

ПРИКАЗ от 18 января 2007 г. N 19

ОБ УТВЕРЖДЕНИИ ПРАВИЛ

ОРГАНИЗАЦИИ ХРАНЕНИЯ, КОМПЛЕКТОВАНИЯ,

УЧЕТА И ИСПОЛЬЗОВАНИЯ  ДОКУМЕНТОВ АРХИВНОГО ФОНДА

РОССИЙСКОЙ ФЕДЕРАЦИИ  И ДРУГИХ АРХИВНЫХ ДОКУМЕНТОВ

В ГОСУДАРСТВЕННЫХ И МУНИЦИПАЛЬНЫХ  АРХИВАХ,

МУЗЕЯХ И БИБЛИОТЕКАХ, ОРГАНИЗАЦИЯХ

РОССИЙСКОЙ АКАДЕМИИ НАУК

В соответствии с пунктом 2 части 1 статьи 4, части 5 статьи 14 Федерального закона от 22 октября 2004 г. N 125-ФЗ "Об архивном деле в Российской Федерации" (Собрание законодательства Российской Федерации, 2004, N 43, ст. 4169; 2006, N 50, ст. 5280) приказываю:

1.  Утвердить прилагаемые  Правила организации хранения, комплектования, учета и

2.  использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных

3.  документов в государственных и муниципальных архивах, музеях и библиотеках, организациях

4.  Российской академии  наук.

5.  Контроль за исполнением  настоящего Приказа возложить  на заместителя Министра

6.  Д.М. Амунца.

Порядок экспертизы ценности документов

4.3. Архивные документы  включаются в состав Архивного  фонда Российской Федерации на  основании экспертизы ценности  документов (т.е. изучения документов  на основе критериев их ценности  в целях определения сроков  хранения документов и их отбора  на постоянное хранение).

Включение документов в состав Архивного фонда Российской Федерации  осуществляется на основе комплексного применения критериев происхождения  документов (функционально-целевое  назначение источника комплектования с учетом его особой роли или типового характера, время и место создания документа и т.п.), содержания документов (значимость информации, в том числе ее уникальность, типичность или повторяемость, вид документа, его подлинность), внешних особенностей документов (форма фиксирования и передачи содержания, удостоверения и оформления документа).

При включении документов в состав Архивного фонда Российской Федерации используется также форма  повидового или группового выборочного приема документов.

4.3.1. Решение научно-методических  вопросов, связанных с экспертизой  ценности документов и включением  их в состав Архивного фонда  Российской Федерации, а также  с определением в его составе  особо ценных документов, в том  числе уникальных документов, осуществляется  ЦЭПК специально уполномоченного  федерального органа исполнительной  власти в сфере архивного дела.

Экспертиза ценности документов осуществляется уполномоченным органом  исполнительной власти субъекта Российской Федерации в сфере архивного  дела, архивом совместно с собственником  или владельцем архивных документов в соответствии с критериями, установленными в п. 4.3 настоящих Правил.

При проведении экспертизы ценности документов и определении  сроков хранения документов архив руководствуется  перечнями типовых архивных документов с указанием сроков хранения; перечнями  документов, образующихся в процессе деятельности федеральных органов  государственной власти, иных государственных  органов Российской Федерации, а  также в процессе деятельности подведомственных им организаций, с указанием сроков хранения (отраслевые перечни); а также  сроками хранения отдельных видов  архивных документов, в том числе  не вошедших в указанные перечни, которые устанавливаются законодательством  Российской Федерации.

Решения о включении в  состав Архивного фонда Российской Федерации конкретных документов принимаются  ЭПК федеральных государственных  архивов, ЭПК уполномоченных органов  исполнительной власти субъектов Российской Федерации в сфере архивного  дела, экспертными фондово-закупочными комиссиями государственных и муниципальных музеев,

экспертными комиссиями государственных и муниципальных библиотек, ЭПК Архива Российской Академии наук при утверждении описей дел, документов постоянного срока хранения.

Полномочия и порядок  деятельности указанных ЭПК определяются положениями о них, разрабатываемыми на основе соответствующих примерных  положений, утверждаемых специально уполномоченным федеральным органом исполнительной власти в сфере архивного дела.

Архив рассматривает и  готовит к утверждению ЭПК  уполномоченного органа исполнительной власти субъекта Российской Федерации  в сфере архивного дела описи  дел, документов (или их годовые разделы) постоянного срока хранения, образовавшихся в деятельности его источников комплектования. Федеральные государственные архивы, Архив Российской Академии наук утверждают указанные описи самостоятельно.