Экспертиза ценности документов

Прежде чем приступить к непосредственному просмотру  дел, необходимо изучить историю  фондообразователя (для фондов личного происхождения — биографию фондообразователя) и фонда. Это позволит правильно определить место и значение учреждения в системе, установить его связи (как внутриотраслевые, так и межотраслевые), узнать, проводилась ли ранее по фонду экспертиза ценности документов, когда и в каких объемах, по каким категориям дел. Для такого изучения используются учетные документы (в основном дело фонда) и описи дел, при просмотре которых изучаются состав и содержание документов, намеченного к экспертизе фонда. Перед экспертизой больших по объему документов, сложных фондов или комплексов фондов составляется рабочая инструкция, которая раскрывает особенности проведения работ по данному фонду или группе фондов, предлагает методику, а также организацию проведения экспертизы (этапы и очередность работы, трудовые затраты, сроки проведения и т.п.).

В целях повышения качества экспертизы ценности в госархивах могут составляться примерные перечни документов, подлежащих и не подлежащих дальнейшему хранению. Такие перечни целесообразно разрабатывать по сложным и многообъемным фондам, например издательствам, вузам, народным судам, прокуратурам. Подобные перечни значительно упростят работу по оценке документов.

Изучение дел при комплексной  экспертизе нужно начинать с фонда  вышестоящего учреждения системы. Дела просматриваются полистно (просмотр дел только по описям не допускается). При дальнейшем просмотре дел  подведомственных организаций устанавливается  следующее: дублеты, поглощенная информация, степень ее поглощенности, разночтения  в информации руководящих и подведомственных учреждений и т.п. С учетом особенностей документов, содержащих сходную информацию, определяется фонд (или структурное  подразделение), где оставляется  на хранение документ. Предпочтение отдается подлиннику документа. На хранение могут  быть оставлены и дублетные экземпляры особо ценных документов, которые  выявляются, как правило, в ходе экспертизы, а также документы, содержащие важные для решения вопроса и последующего использования визы, резолюции, поправки текста и др.

При проведении экспертизы необходимо соблюдать особую осторожность в оценке документов, созданных до 1945 г. включительно, так как документы  за тот период в силу ряда обстоятельств  не требуют массового выделения  к уничтожению. Определение сроков хранения тех или иных категорий  документов проводится в соответствии с действующими типовыми и ведомственными перечнями.

Оформление результатов  экспертизы ценности документов проводится при целевой экспертизе только актом, а при попутной — актом и  описью. Документы, оформляющие результаты экспертизы, рассматриваются сначала  ЭМК госархива, а затем (в соответствии с установленным Главархивом СССР порядком) рассматриваются и утверждаются на ЭПК архивного органа или ЦЭПК Росархива. По утвержденным актам вносятся изменения в учетные документы архива, а выделенные к уничтожению документы передаются по приемосдаточной накладной на утилизацию бумагоперерабатывающим фабрикам.

8. Методология экспертизы  ценности электронных документов  нуждается в развитии

По мере движения нашего общества к современным методам  хозяйствования и управления решение  проблем формирования и хранения электронных информационных ресурсов начинает приобретать общенациональный характер. Об этом свидетельствует  принятие федеральной целевой программы  «Электронная Россия» и соответствующих  региональных программ (в частности, «Электронная Москва»), Задачи поставлены сложные: беспрецедентное развитие ИТ-отрасли, прорыв в области информационного  законодательства, создание инфраструктуры «электронных правительств» и «государственных электронных закупок», переход к  полному электронному документообороту между государственными структурами, формирование открытых всему обществу национальных информационных ресурсов и средств доступа к ним, широкомасштабная реализация образовательных программ и т. д.1

За всем этим просматривается  желание стать вровень с мировыми лидерами в области экономики  и политики. И как уже часто  бывало в истории России, в этой гонке за лидером мы формируем, укрепляем, украшаем лишь фронтальные части  нашей «преследующей колонны», забывая  обеспечить и своевременно подтянуть  тылы. Разрабатывая программы информатизации страны, их авторы, похоже, совершенно не задумываются о том, что будет  с создаваемыми электронными информационными  ресурсами через 15-20 лет, когда полностью  обновятся аппаратные и программные  платформы компьютеров, иначе архивной службе в них отводилась бы более  значительная роль. Кто должен обеспечивать сохранность электронных документов в долгосрочной перспективе - организации  или государственные архивы, специалисты  по ИТ или архивисты? Мы уже имеем  печальный опыт долговременного  хранения баз данных и других электронных  документов, которые создавались  в 1970 - 1980-е годы в вычислительных центрах министерств и ведомств. Практически все они погибли - главным образом потому, что не были вовремя переведены на новые  технологические платформы. Некому было оценить, какие ресурсы заслуживают  долговременного хранения, а какие  нет, поскольку у сотрудников  ИТ-подразделений иные задачи, чем  у архивистов. Возможно, авторы программ рассчитывают на то, что со временем (через 10 - 15 лет) часть электронных  ресурсов будет передана на хранение из организаций в государственные  архивы, как это сейчас практикуется с письменными документами. Но при  этом упускается из виду принципиальная разница между электронными и  бумажными документами - зависимость  первых от изменчивости технологической  среды. Мировая практика хранения электронных  документов показала, что решения  о том, какие документы, где и  в каких форматах постоянно хранить, когда осуществлять передачу на постоянное хранение, должны приниматься не в  последний момент перед приемом-передачей, а при создании документов или, лучше, при техническим проектировании информационной системы, где они  будут возникать. Сейчас наступил решающий момент в определении судьбы будущих  электронных информационных ресурсов России: от того, какая модель их храпения (распределенная или централизованная) будет принята, зависят состояние и объем электронных документов, которые у нас сохранятся через два десятка лет.

Пока архивистам следует  сосредоточиться па решении проблем  методологического и методического  характера, в первую очередь касающихся экспертизы ценности, обеспечения сохранности  и учета электронных документов. Основные правила работы архивов  организаций в этой части противоречивы  и недостаточны. Об этом и говорится  в статье С.В. Дрокова, которая носит дискуссионный, если не провокационный характер. В ней содержится целый ряд интересных замечаний и предложений, с которыми можно соглашаться или спорить.

Пожалуй, нельзя полностью  согласиться с тем, что «идентификатор электронной копии документа» (реквизит №30 по ГОСТ 6.30-2003) может стать отправной  точкой в учете электронных документов. Дело в том, что поисковые данные файла зачастую меняются в ходе проведения службой ИТ разнообразных работ  с информационными ресурсами, например при оптимизации дискового пространства сервера или переустановке программного обеспечения на отдельных компьютерах. Правда, предложенная СВ. Дроковым «технологическая цепочка по сбору и обеспечению  сохранности» электронных документов с использованием реквизита №30 может  быть реализована в двух случаях: во-первых, когда файлы документов состоят в полном распоряжении их создателей или службы ДОУ (а лучше  всего -архива организации), которые  получат возможность по своему усмотрению организовывать формирование папок  с файлами и, главное, контролировать их целостность, а во-вторых, при  наличии в организации системы  электронного делопроизводства и документооборота, не только спроектированной с учетом требований службы ДОУ и архива, но и введенной в эксплуатацию по согласованию (если не по утверждению) с этими структурными подразделениями.

В последнем случае в реквизите  №30 имеет смысл указывать поисковые  данные электронной регистрационной  контрольной карточки (РКК) документа, к которой прикреплен файл. Она, как  правило, хранится в базе данных. Тогда, куда бы файл (или несколько файлов с вариантами документа) ни перемещался, система автоматически регистрирует его новые поисковые данные (путь к файлу). Однако подобный подход требует  разработки системы учета самих  баз данных с РКК документов и  другими документальными ресурсами, которая не предусмотрена Основными  правилами работы архивов организаций.

Вряд ли стоит исключать  службу ИТ организации из числа «альтернативных  помощников» архива в подготовке перечня систем, тем и проектов. Если появятся правовые нормативные  акты, обязывающие организацию учитывать  и хранить фонд электронных документов, и будут установлены четкие и  прозрачные требования архивистов к  процедурам и форматам создания, храпения и передачи в государственный  архив электронных документов, то наладить такое взаимодействие вполне реально. При этом роли архивистов и  технических специалистов могут разделиться: первые будут отвечать за учет, описание и экспертизу ценности электронных документов с общих докумснтоведческих и архивоведческих позиций, вторые - рассматривая вопросы учета и экспертизы ценности электронных документов. С.В. Дроков сосредоточился лишь на прикладных программных средствах (ППС) - попросту говоря, исполняемых программах, которые позволяют пользователю легко обрабатывать данные. Он ошибочно предположил, что это будет осложнено авторскими и имущественными правами организации на ППС. В действительности дело обстоит иначе. Замечательно, что ППС отражаются в бухгалтерской отчетности, однако архивы и архивные службы в большей степени интересуют сами данные,

электронные документы, ради создания, обработки и использования которых приобретаются или разрабатываются ППС. Если электронные управленческих и научно-технические документы будут сохраняться в широко распространенных или открытых компьютерных форматах, то через десятки лет для их использования специальные и авторские ППС не понадобятся(в условиях обновления технологической среды они окажутся попросту бесполезны), а значит, учет и экспертиза ценности электронных документов значительно упростятся.

Первоначальная нормативная  база для экспертизы ценности электронах документов существует. Это п. 6 Положения  об Архивном фонде Российской Федерации (1994 г.), устанавливающий пятилетний срок временно-. храпения документов на машинных носителях; Перечень типовых управленческих документов, образующихся в деятельности организаций с указанием сроков хранения (2000 г.), который определяет, что «срок хранения документов на нетрадиционных носителях соответствует сроку хранения аналогичных видов документов на традиционных носителях»- (с. 8). Эти положение требуют развития и углубления, но уже есть от чего отталкиваться.

По-видимому, основная проблема состоит не в экспертизе ценности уже .явленных электронных документов, а в самом выявлении этих документов, т. е. во включении управленческой документации в электронном виде номенклатуры дел организаций, на необходимость которого справедливо рассказывает и СВ. Дроков. Но как заставить организации регистрировать свои электронные документы (базы данных и т. д., а не ППС)? Это главная проблема экспертизы ценности электронных документов на сегодняшний день.

В Москве к ее решению  уже приступили. Закон г. Москвы «Об  информационных ресурсах и информатизации города Москвы» (№52 от 10.2001 г.) закрепляет за ней право собственности на информационные ресурсы, содержащиеся в информационных системах, созданных  или ведутся за счет бюджета города. Статья 7 закона устанавливает, что  информационные ресурсы Москвы подлежат учету путем регистрации содержащих эти ресурсы информационных систем (баз данных) в едином Реестре 1формационных ресурсов и систем города Москвы. Несмотря на то, что настоящее время в  него включено не так много организаций  и их систем, информация о них  открыта. Поэтому появились реальные основания для введения экспертизы ценности электронных документов в этих системах для выявления ресурсов, подлежащих постоянному хранению.

Учет ППС в бухотчетности - вещь, безусловно, полезная: если есть ППС, значит, должны быть и электронные документы, которые необходимо учитывать и оценивать. Но кто допустит архивистов к бухгалтерской отчетности? Здесь, как видим, необходимо урегулирование отношений с работниками не только служб ИТ, но и бухгалтерии.

9.Заключение

В данной курсовой работе раскрыта тема «Экспертиза ценности документов». Рассмотрены критерии экспертизы, система  экспертных органов, законодательная  база, принципы экспертизы ценности электронных  документов.

10. Список литературы

1. Учебник «Архивоведение»  М.: «НОРМА», 1996

2. Учебник «Архивоведение»  М.: ПрофОбрИздат, 2002

3. Журнал «Отечественные  архивы» М.: РГГУ, 2003, в. 5

4. «Перечень типовых управленческих  документов с указанием сроков  хранения» М.: Росархив, 2002

5. «Основные правила работы  организаций» М.: 2003

6. http//www.archiviruem.ru

7. http//www.ippnou.ru