Электронный документооборот

ОГЛАВЛЕНИЕ                                                                    

ВВЕДЕНИЕ	4
1 ДОКУМЕНТООБОРОТ КАК  СОСТАВНАЯ ЧАСТЬ ДЕЛОПРОИЗВОДСТВА	5
2 РАСПОРЯДИТЕЛЬНЫЕ ДОКУМЕНТЫ
3 ИНФОРМАЦИОННО- СПРАВОЧНЫЕ  ДОКУМЕНТЫ
СПИСОК ИСПОЛЬЗОВАННОЙ ЛИТЕРАТУРЫ

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

ВВЕДЕНИЕ

 

Электронный обмен данными — это реальность, с которой сегодня сталкивается практически каждый. Информационные системы, компьютерные сети, электронная почта — вот далеко не полный перечень тех средств, с помощью которых происходит обмен данными в электронном виде. В последнее десятилетие появились и получили распространение новые инструментальные средства эффективного обеспечения управленческих процессов. В том числе речь идет о программном обеспечении, предназначенном для обработки управленческих документов. Здесь, прежде всего, следует упомянуть программное обеспечение классов «системы управления документами» и «системы управления деловыми процессами». Такие системы представляют собой программные комплексы, применимые для решения ряда задач, в том числе и для построения корпоративных систем электронного документооборота. [1]

В связи со стремительным  развитием технологий и их повсеместным внедрением электронный документооборот  и архивные работы занимают наиболее высокую позицию по сравнению со своим бумажным аналогом.[2]

Количество и объёмы используемых в современном мире документов растут. Причём соотношение электронных  и бумажных документов со временем меняется в пользу последних. На данный момент, согласно статистическим данным, объём корпоративной электронной текстовой информации каждые три года удваивается.[2]

Использование системы электронного документооборота позволяет организовать передачу данных о ходе исполнения документов в электронном виде, что качественно меняет организацию контроля исполнения документов. Карточки зарегистрированных централизованно документов с резолюциями руководства рассылаются в электронном виде сотрудникам соответствующих подразделений. [1]

Таким образом, целью данной расчетно-графической работы является подробное изучение документооборота как составной части делопроизводства, изучение распорядительных и информационно-справочных документов.

 

 

 

 

 

 

 

 

1 ДОКУМЕНТООБОРОТ КАК  СОСТАВНАЯ ЧАСТЬ ДЕЛОПРОИЗВОДСТВА

 

Трудно представить нашу жизнь без документов: гражданина- без паспорта, водителя - без водительских прав, туриста - без туристической визы, студента - без студенческого билета и зачетной книжки и т.д. Особенно это затрагивает практически все сферы экономики: торговлю, управление, банковскую деятельность. Ни одна фирма, компания, корпорация не может обойтись без документа и, значит , без документооборота. Оборот документов является обязательной частью деятельности любой из выше перечисленных сфер экономики и организаций.[3]

Термин «документ» происходит от латинского слова “documentum”– доказательство, свидетельство. Этим словом обозначают любые письменные источники, соответствующим образом оформленные и поэтому имеющие юридическую силу.

В словаре русского языка  С.И. Ожегова даются различные толкования понятия «документ»:

1) деловая бумага, подтверждающая какой-либо факт или право на что-либо (расходные документы, проездные документы);

2) то, что официально удостоверяет личность предъявителя (паспорт, справка, удостоверение);

3) письменное свидетельство  о чем-нибудь (пр.: древнерусские грамоты являются историческими документами, договор свидетельствует о заключении соглашения в сфере услуг или производства и т.д.)[1]

Термин «делопроизводство» в России возник во второй половине XVIII века. С этого времени его употребление фиксируют лингвистические словари. Термин был образован от сочетания слов «производство дела». Вначале он означал решение судебного или административного вопроса и понимался как деятельность, связанная с принятием решений, т. е. с производством дел. Именно это и было заложено в основу понятия «делопроизводство». Значение дела как собрания документов, относящихся к какому-либо вопросу, – более позднего происхождения по сравнению с первым значением. [2]

Делопроизводство базируется на документировании, под которым понимается регламентированный процесс записи информации на различных носителях с соблюдением определенных норм, установленных правовыми и нормативными актами РФ.

Результатом документирования является документ – зафиксированный на материальном носителе информация с реквизитами. Реквизит – это отдельно взятый обязательный элемент любого документа (печать, подпись, дата, номер и т.д.). Совокупность таких элементов позволяет опознать документ, т.е. идентифицировать.

Формуляр документа –  это совокупность реквизитов документа и схема их расположения на стандартном листе бумаге. Наличие формуляра, установленного государственным стандартом, обеспечивает единство документирования и документации как в рамках одного учреждения, так и в целом по стране. Формуляр, характерный для определенного вида документов, называют типовым формуляром.

В качестве носителя выступает  материальный объект, используемый для закрепления и хранения на нем речевой, звуковой или изобразительной информации. Носитель – это всегда результат технических достижений эпохи. В древности в качестве материального носителя для создания документов использовались различные материалы: в Месопотамии – глиняные таблички, в Египте – папирус, в странах Малой Азии, в Европе и на Руси – пергамент – особым образом выделанная бычья или телячья кожа, получившая на Руси название «хартия» или «телятина». В Древнем Новгороде, как известно, применялись береста, доска.

В течение многих веков  и до настоящего времени наиболее распространенным носителем документной информации во всем мире является бумага. Наряду с бумагой в наши дни широко используются и новые носители: магнитные ленты, диски.

Соблюдение определенных правил записи информации придает документам юридическую силу. Юридическая сила – это свойство официального документа, передаваемое ему действующим законодательством РФ, правомочностью организации издавшего его, определенным комплексом реквизитов и установленным порядком его оформления.

Обеспечение документирования – это лишь одна составляющая делопроизводства, вторая его составляющая – это организация работы с документами, которая предполагает весь спектр действий по созданию и обработке документов.

Организация работы с документами  предполагает проектирование документооборота учреждения, т. е. движения документов с момента их создания или получения до определения их на архивное хранение или уничтожение, а также рациональное и оперативное использование их в текущей деятельности учреждения.[1]

Электронный документооборот представляет собой единый механизм по работе с документами, представленными в электронном виде, с реализацией концепции «безбумажного делопроизводства».

Документ, представленный в  электронном виде, или электронный документ - документ, созданный с помощью средств компьютерной обработки информации, который может быть подписан электронной цифровой подписью и сохранён на машинном носителе в виде файла соответствующего формата. [4]

Аналогично тому, как бит  является единицей информации в кибернетике, документ является единицей информации в системах документооборота. Системы документооборота хранят документы, ведут их историю, обеспечивают их движение по организации, позволяют отслеживать выполнение тех процессов, к которым эти документы имеют отношение. В организации, где внедрена система документооборота, документ является базовым инструментом управления. Здесь нет просто решений, поручений или приказов - есть документы, содержащие эти самые приказы, решения, поручения: все управление в организации осуществляется через документы.[4]

Совместное использование  систем электронного делопроизводства позволяет систематизировать и объединять информацию, что облегчает ее анализ и составление отчетов, можно принимать более эффективные решения и действия, основанные на соответствующих технологиях извлечения информации из данных. [4]

Все это возможно только в системе управления, построенной на основе электронного документооборота.

Информационные безбумажные  технологии облегчают процесс управления знаниями. Они образуют основу решений, которые обеспечивают автоматизированный и централизованный обмен знаниями и извлекают лишь необходимую информацию из всех доступных источников.

Системы электронного делопроизводства и документооборота могут способствовать созданию новой организационной культуры, сделав работу служащих более легкой, интересной и значимой. Информационные технологии позволяют служащим трудиться не только над выполнением внутриведомственных задач, но и совместными усилиями решать более широкий спектр проблем. [4]

Большинство предприятий  признают достоинства электронного документооборота, который имеет следующие преимущества:

·  многокритериальный поиск документов;

·  контроль исполнения документов;

·  регистрация документов;

·  ввод резолюций к документам;

·  распределенная обработка документов в сети;

·  распределение прав доступа к различным документам и функциям системы;

·  ведение нескольких картотек документов;

·  работа с проектами документов;

·  распределение находящихся на исполнении документов по «папкам» в зависимости от стадии исполнения документа: поступившие, на исполнении, на контроле и другие;

·  формирование стандартных отчетов;

·  обмен документами по электронной почте;

·  списание документов в дело;

·  отслеживание перемещений бумажных оригиналов и копий документов, ведение реестров внутренней передачи документов;

·  ведение пользовательских списков должностных лиц, организаций, тематических рубрик, групп документов;

·  редактирование шаблонов выходных печатных форм.

В любой организации документооборот  либо есть, либо его нет. Если организация  может существовать в условиях неформального  управления, то, очевидно, никакого документооборота в ней нет. Если же вводится определенный формализм в управлении компанией и в организации всевозможных деловых процессов, то рано или поздно возникает необходимость хотя бы часть управленческих механизмов переводить на упорядоченную документационную основу (например, собирать визы в договоре, регистрировать входящие и исходящие письма, чтобы потом можно было найти концы, и т. д.). В результате возникает документооборот. Если им не управлять, то через некоторое время начинаются проблемы. Например, теряются документы, а потом, когда надобность в них отпадает, они обнаруживаются на своем обычном месте. Или руководитель подписывает договор, в котором указана неверная сумма и вдобавок нет визы сотрудника, непосредственно отвечающего за его выполнение. Ситуации, знакомые практически всем[12].

Очевидно, что, наводя порядок, руководители компаний находят организационные решения тех или иных проблем документооборота, примерно соответствующие уровню задач каждой компании. Часто придумывают разумную схему размещения файлов на сервере, чтобы документы все же можно было найти, и используют электронную почту как базовое средство передачи документа на согласование и для контроля исполнения. Однако эти частичные меры работают только до определенного момента. Дальше, когда компания ставит перед собой все более сложные задачи и вдобавок растет в размерах, таких средств хранения информации, обеспечения взаимодействия и контроля выполнения поручений начинает не хватать. Возникают две возможности: либо внедрить в компании классический бумажный документооборот, что сегодня выглядит уже как «каменный век», либо внедрить электронную систему.

Обычно выбор делается однозначно в пользу второго пути - вопрос только в том, какую систему  выбрать.

Системы документооборота обычно внедряются, чтобы решать определенные задачи, стоящие перед организацией, из которых наиболее часто встречаются следующие[5]:

· обеспечение более эффективного управления за счет автоматического  контроля выполнения, прозрачности деятельности всей организации на всех уровнях.

· поддержка системы контроля качества, соответствующей международным  нормам.

· поддержка эффективного накопления, управления и доступа  к информации и знаниям. Обеспечение  кадровой гибкости за счет большей  формализации деятельности каждого  сотрудника и возможности хранения всей предыстории его деятельности.

· протоколирование деятельности предприятия в целом (внутренние служебные расследования, анализ деятельности подразделений, выявление «горячих точек» в деятельности).

· оптимизация бизнес-процессов  и автоматизация механизма их выполнения и контроля.

· исключение или максимально  возможное сокращение оборота бумажных документов на предприятии. Экономия ресурсов за счет сокращения издержек на управление потоками документов в организации.

· Исключение необходимости  или существенное упрощение и  удешевление хранения бумажных документов за счет наличия оперативного электронного архива.

Электронный документооборот  – это совокупность технологий, не только значительно оптимизирующих, но и существенным образом изменяющих работу. И совершенно очевидно, что система подобного масштаба не может быть внедрена «с нуля», поскольку, затронув почти все основные стороны деятельности, внедрение может вызвать долговременный паралич в деятельности. Таким образом, перед развертыванием системы электронного документооборота и делопроизводства нужно взвешенно оценить готовность всех к качественно новым технологиям.