Электронный документооборот

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Пинежское Потребительское  общество

 

РЕШЕНИЕ

 

19.05.2013 № 13           

 

Общего собрания акционеров

 

é О проведении семинара ù

 

В 13 мая 2013 года в Архангельске пройдет семинар на тему «Роль  Арктики в современном мире». Общее собрание акционеров «Пинежское Потребительское Общество» считает необходимым принять участие в данном семинаре. Исходя из вышеизложенного, общее собрание акционеров

 

РЕШИЛО:

1. Начальнику отдела кадров  В.В. Кочетковой  предоставить  списки участников семинара в срок до 08 мая 2013 года.

2. Назначить руководителем  делегации на семинаре заместителя  директора   А.В. Ярунова.

3. Контроль за исполнением  настоящего решения возложить  на генерального директора В.С.  Гладкую.

 

 

 

Председатель Собрания В.С. Милукова

 

Секретарь В.Н. Кузнецов

 

.

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Рисунок 5- Пример решения

 

 

 

 

 

3 ИНФОРМАЦИОННО-СПРАВОЧНЫЕ  ДОКУМЕНТЫ

 

Большинство документов, создаваемых в учреждениях, предприятиях или организациях являются информационно-справочными. Документы этой группы самые многочисленные. Они содержат информацию о фактическом положении дел и часто служат основанием для принятия решений и издания распорядительных документов.

К информационно-справочным документам относятся: справки, докладные, служебные и объяснительные записки, акты, письма, телеграммы, жалобы, отчеты и др. Они носят вспомогательный характер по отношению к организационно-распорядительной документации и не являются обязательными для исполнения. Информация, содержащаяся в них, может побуждать к действию, а может быть только принята к сведению.

Письма служат средством  общения с учреждениями, частными лицами, позволяют сообщать различные сведения, уведомлять о событиях и т.д.

Существуют письма, содержащие просьбу, предложение, претензию, запрос. Они требуют ответа. Письма, содержащие извещение, информацию, рекламу, отказ, напоминание, ответа не требуют.

Письма оформляются на специальных бланках для писем формата А4. Если письмо не превышает десяти строк, то его оформляют на бланке А5.

Для оформления писем допускается применение бланков как с продольным, так и с угловым расположением реквизитов.

Письма могут быть адресованы в организацию, ее структурное подразделение, конкретному должностному лицу, руководителю организации. Способы оформления реквизита «Адресат» описаны в главе «Общий вид и состав реквизитов документа».

При адресации письма частному лицу в начале располагают фамилию, имя, отчество, затем адрес. Во избежание недоразумений фамилию, имя, отчество пишут полностью.

Для удобства восприятия элементы реквизита «Адресат» лучше отделять друг от друга 1,5 – 2,0 интервалами.

Когда письмо адресовано одновременно нескольким получателям, то адрес основной организации пишут первым. Если письмо отправляется более чем в 4 адреса, то составляется список рассылки с указанием на каждом экземпляре только одного адресата.

В письме, как правило, освещается один вопрос. Несколько вопросов излагают в одном письме только тогда, когда они взаимосвязаны по целям и задачам.

Текст письма должен быть простым, лаконичным, последовательным, убедительным и корректным, лишенным эмоциональности и описательной красочности.

Факты, события излагают полно, объективно и ясно. Неточности, допущенные при оформлении письма, могут лишить его юридической силы и отрицательно сказаться на имидже его автора.

Текст письма конструктивно  состоит из логически завершенных, взаимосвязанных по смыслу частей, которые выделяют абзацами.

Во вводной части указывают  причины, послужившие основанием для составления письма, ссылаются на факты, документы, обстоятельства и т.д. Эта часть является пояснительной, и от того, как она будет изложена, зависит, какое решение примут наши партнеры.

В основной части излагают цели, просьбу, предложение, сообщение, отказ и т.п. Письмо может состоять только из основной части. Например: «Просим выделить 4 автобуса марки «Вольво» для обслуживания конференции…».

В тексте не должно быть лишних слов, затрудняющих восприятие.

Следует избегать ненужных сокращений. Употребление терминов должно быть обосновано необходимостью. Для правильного использования терминов следует обращаться к терминологическим словарям. Если вы сомневаетесь в том, что употребленный в письме термин будет правильно понят адресатом, его лучше заменить выражением нейтральной лексики или дать его точное словарное определение.

Текст письма может излагаться: от третьего лица ед. числа – «Организация сообщает…» или «Собрание акционеров постановляет», – что отражает принцип коллегиальности; от первого лица ед. числа – «Прошу Вас…» или от первого лица мн. числа «Просим», «Направляем», «Приглашаем».

По современным традициям  письмо часто начинают с именного обращения:

«Уважаемый Николай Петрович!», «Николай Петрович!», «Господин Петров!», «Уважаемый господин Петров!», «Уважаемые господа!»,«Уважаемые коллеги!».

Обращение «Глубокоуважаемый» применяется крайне редко, только по отношению к людям весьма преклонного возраста, снискавшим всеобщий почет и уважение за свои заслуги.

Письма определенного  характера (приглашение, благодарность, просьбы и т.д.) могут включать в себя ключевые фразы комплимента: «Продукция Вашего предприятия снискала уважение российского потребителя, она соответствует международным стандартам качества и достойна быть представленной на международной ярмарке» (в письме-приглашении).

Если письмо начинается с  формулы вежливого обращения («Уважаемый господин…»), то и завершаться оно должно фразой «С уважением, генеральный директор…». В письмах, в которых предполагается совместная деятельность, могут употребляться фразы типа: «Надеемся на дальнейшее сотрудничество!», «Будем рады видеть Вас в числе участников ярмарки!».

Письмо оформляют в  двух экземплярах, факс – в одном. Первый экземпляр, оформленный на бланке предприятия, отправляют адресату, второй – подшивают в дело.

Если к письму прилагаются  дополнительные материалы, после текста (через 2 интервала) делается отметка о приложении.

Сведения об оформлении реквизита «Отметка о наличии приложения» содержатся в главе «Основные правила оформления документов».

Первый экземпляр письма подписывают руководители предприятия, второй – руководители структурного подразделения или его составители. В гарантийных письмах подпись руководителей удостоверяется печатью предприятия. Пример письма указан на рисунке 6.

 

 

 

 

 

Пинежское Потребительское  Общество   ул. Первомайская, д.61 г. Архангельск, Россия Тел./факс: (075) 876-76-78

Директору ОАО «Дунай» г-же Е.Н. Соколовой ул. Первомайская,56, г. Северодвинск, 1123456

 

12.04.2013 № 12467 

На № от

 

éО проведении конференции ù

 

 

Уважаемая Екатерина Николаевна!

Приглашаем Вас на конференцию, посвященную проблемам развития Севера, при участии кандидата геологических наук  Московского Государственного  университета Петрова Василия Андреевича и кандидата экономических наук Мироновой Александры Дмитриевны.

Конференция состоится   27 февраля 2013 в 13.00  по адресу Набережная Северной Двины,   д.14.  

                     

С наилучшими пожеланиями,

 

Генеральный директор В.С. Гладкая

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

М.Н. Каракина

345 23 23

 

В дело 81-12

13.04.2013

Рисунок 6 – Пример письма-приглашения

 

 

Телеграмма - обобщенное название различных по содержанию документов, выделяемых в связи с особым способом передачи текста - по телеграфной сети общего пользования.

Телеграммы составляются в случаях, когда отправка документов почтой не обеспечивает своевременного решения вопросов.

Телеграммы подразделяются на категории и виды: «Президент Российской Федерации», «Высшая правительственная», «Правительственная» и др. В большинстве организаций применяются простая и срочная телеграммы. Срок прохождения от отправителя до адресата «обыкновенной» телеграммы составляет до 6 часов, «срочной» - до 3 часов.

Телеграмма должна быть напечатана четко и без помарок, на одной  стороне телеграфного бланка установленной формы (или на  светлой бумаге).

Телеграмма содержит следующие реквизиты: служебный заголовок, указание категории телеграммы, отметка о виде телеграммы, телеграфный адрес получателя, условный или полный, текст (содержание телеграммы), подпись, регистрационный делопроизводственный номер, дата регистрации, адрес и наименование отправителя (помещается под чертой).

Слова в телеграммах для  подсчета делятся на действительные и, тарифные. Действительные слова необходимы для контроля правильности передачи и приема телеграмм на телеграфных аппаратах. По количеству тарифных слов производится оплата телеграмм.

В ответных телеграммах перед  текстом обязательно указывается  номер и дата документа, на который дается ответ.

При адресовании телеграммы в четыре и более адреса прилагается список рассылки, составленный и подписанный исполнителем.

Текст телеграммы излагается кратко, без союзов и предлогов.

В телеграммах не используются сложные, многословные предложения, характерные для деловых писем, выбор делается в пользу более коротких слов; предпочтение отдается нейтральной и конкретной деловой лексике, употребление которой не вызывает толкований; не рекомендуется использовать избыточную лексику, не несущую новой информации, а лишь повторяющую уже сказанное.

Текст телеграмм должен содержать только конкретную информацию, отражающую существо ситуации.

Текст телеграммы печатается на лицевой стороне бланка без  переноса слов, абзацев, исправлений и не должен превышать двух машинописных страниц.

Подпись в телеграмме оформляется отдельной строкой и начинается с абзаца. В подписи должна быть указана фамилия автора телеграммы.

В нижней части телеграммы под чертой указывается адрес  от правителя и наименование структурного подразделения (без сокращения), должность, фамилия исполнителя и дата отправки. Обратный адрес пишется без сокращений, со знаками препинания.

Пример телеграммы указан на рисунке 7.

 

СРОЧНАЯ АРХАНГЕЛЬСК ТРОИЦКИЙ ДЕВЯТЬ ОАО ВЕСНА ВЫЛЕТ ОТМЕНЕН ЗПТ ПОЛОМКА САМОЛЕТА ЗПТ ПРОВЕСТИ СОВЕЩАНИЕ БЕЗ  МЕНЯ ТЧК ДИРЕКТОР ГЛАДКАЯ

Первомайская,61, Владивосток

Генеральный директор В.С. Гладкая 

29.03.2013

Печать

Рисунок 7- Пример телеграммы

 

Телекс - обобщенное название различных по содержанию документов, выделяемых в связи с особым способом передачи - по абонентской телексной сети. Иначе говоря, телекс - это телеграмма, посланная по телетайпу (телепринту) - аппарату, применяемому для непосредственной телеграфной связи.

Телексы отличаются от телеграмм  использованием пунктуации — точек и запятых — и различных шрифтов.

Обязательными реквизитами  телекса являются: адресат, подпись, номер, наименование и адрес отправителя. Требования к оформлению телекса аналогичны требованиям к оформлению и написанию телеграмм. Отличается телекс от телеграммы содержанием служебного заголовка, в котором указывается информация об адресате и отправителе, а также время передачи сообщения.

Телефонограмма -документ, содержащий оперативную информацию, передаваемую устно по каналам телефонной связи. Адресат полученное сообщение записывает от руки. Может быть застенографирована или записана с помощью звукозаписывающей аппаратуры, а затем расшифрована и отпечатана. Следует проверять правильность записи повторным чтением телефонограммы в конце ее передачи.

Обязательными реквизитами телефонограммы являются: наименование учреждений адресанта и адресата; реквизит “от кого” и “кому” с указанием должности, фамилии, и отчества должностных лиц; номер, дата и время передачи и приема телефонограммы; должности и фамилии  передавшего и принявшего телефонограмму; номера телефонов;текст и подпись.

Поступившая телефонограмма должна иметь те же реквизиты, что  и отправляемая, за исключением подписи. Телефонограмма должна иметь заголовок.

Телефонограммы пишутся  подобно телеграммам кратко, четко, простыми предложениями. В первой части телефонограммы констатируются факты, побудившие дать телефонограмму, во второй – предпринимаемые действия. Телефонограмма излагаются от первого лица. Объем телефонограммы не должен превышать 50 слов (см. приложение2).