Электронный документооборот

Желательно, чтобы организация  имела специальные бланки для  входящих и исходящих телефонограмм.

Телефонограмма составляется в одном экземпляре и подписывается  руководителем или ответственными исполнительным. Пример телефонограммы указан на рисунке 8.

ОАО «Весна»		Адресат: ОАО «Зима» Генеральному директору  В.С. Гладкой
Передал: Секретарь М.К. Петров		Принял: Секретарь В.Н. Мишко
№ телефона 8(234) 12-34-45		№ телефона 8(987) 23-34-67
ТЕЛЕФОНОГРАММА
Дата                   23.02.2013 Рег. №               123			Время Передачи: 12.30
Уведомляем, что 12.03.2013 в 13.00 состоится отгрузка заказанной Вами продукции. (Заказ № 456) Финансовый директор                                                                   М.К. Власов

 

Рисунок 8- Пример телефонограммы

Факс- получаемая на бумажном носителе копия документа (письменного, графического, изобразительного), переданного по каналам факсимальной связи (при помощи факсимальной аппаратуры).

Факс не может считаться отдельным видом документа, так как по факсу можно передать любой документ на бумажном носителе формата А4  – приказ, распоряжение, договор, протокол и др., но чаще всего факс используется для передачи служебных писем и разного рода информационных сообщений.

 Факс при соблюдении установленных процедур обладает юридической силой,  в этом ее основное отличие от ксерокопии, нуждающейся в специальном заверении.

Не существует каких-либо специальных требований оформления документов, предъявляемых к соответствующему виду документа: печататься четким, контрастным  шрифтом.

Не допускается волнистость  или деформация материального носителя отправляемого документа. На лицевой стороне подлинника не должно быть морщин, пятен, изгибов и рельефов от надписей на оборотной стороне.

Пример факса указан на рисунке 9.

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Пинежское Потребительское  Общество

Адресат: ОАО «Весна» Финансовому директору В.С. Гладкой Телефон 89112345678 Факс 8(123)23-44-56

 

12.02.2013 № 123  

На № от

 

éО проведении семинара ù

 

 

Уважаемая Валерия Сергеевна!

Приглашаем Вас на открытый семинар, посвященный развитию экономики  в Архангельском регионе, при участии кандидата экономических наук Кочетковой Антонины Варфоломеевны. Конференция состоится 27 февраля 2013 в 13.00  по адресу Набережная Северной Двины,   д.14.  

 

Генеральный директор П.Н. Выхин 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

ул. Первомайская,11, г. Архангельск,123456,Россия, Телефон:8(165)323-23-45 Факс:8(345)323-45-67

 

Рисунок 9 – Пример факса

 

Акт составляется группой  лиц для подтверждения установленных фактов или событий. Существует множество видов: акты инвентаризации, приемки работ, приема-передачи материальных ценностей, дел, уничтожения документов, акты аварий и т.д.

Акты не составляются произвольно, по личному волеизъявлению. Это – прерогатива временных или постоянных комиссий или должностных лиц, уполномоченных выполнять такую работу. При этом в акте ссылаются на документы (приказ, распоряжение и т.д.), подтверждающие их полномочия.

Некоторые виды актов подлежат утверждению (акты списания, контрольно-ревизионные и т.д.). Они утверждаются распорядительным документом или руководителем, по указанию которого составлен документ или к компетенции которого относится содержание акта. При необходимости акт может иметь реквизит «Гриф согласования».

Текст акта состоит из вводной и констатирующей частей. В первой части указывается основание для составления акта, перечисляют лиц, составивших акт и присутствующих при этом, с указанием основной должности (председатель, члены комиссий, присутствующие).

Во второй части дают описание проделанной работы, фиксируют события, факты, излагают выводы, предложения. Акты ревизий, обследований, приемки изделий содержат заключения и рекомендации его составителей. При этом текст может делиться на пункты и подпункты, а также может быть составлен в виде таблицы. При наличии приложений делается отметка в тексте.

Акт подписывают все лица, принимавшие участие в его составлении, должности при этом не указывают. С актами ревизий и обследований знакомят всех лиц, деятельности которых они касаются. При этом проставляют отметку: «С актом ознакомлены: (подпись, дата)».

Акты оформляются на общем  бланке или чистом листе бумаги.

Пример акта указан на рисунке 10.

 

 

 

 

 

Пинежское Потребительское  Общество   ул. Первомайская, д.61 г. Архангельск, Россия Тел./факс: (075) 876-76-78

УТВЕРЖДАЮ   Финансовый директор И.П. Мишин 22.04.2013

 

А К Т

 

18.04.2013 № 234  

 

é Ревизии товаров ù

 

 

Основание:  приказ генерального директора от 08.04.2013

 

Составлен комиссией в  составе:

 

Председатель:  заместитель директора по хозяйственной части П.Н. Миронов

Члены комиссии: 1. Заведующий складом В.Л. Миронюк

2. Начальник цеха №  2 В.М. Петрова

 

Присутствовали: 1. Начальник цеха № 3 К.Р. Вишнин

2. Кладовщик В.Н. Крюков

3. Начальник цеха №  1 В.С. Петров

 

В период с 08.04.2013 по 18.04.2013 комиссия провела работу по ревизии товаров  и  выявлению товаров с истекшим сроком годности.

Комиссия постановила, что  часть товаров, согласно прилагаемому к акту перечню, подлежат уничтожению.

 

Составлен в двух экземплярах:

1-й экз. - финансовый отдел;

2-й экз. - производственный  отдел

 

Приложение:  Перечень товаров с истекшим сроком годности на 2 л. в 4 экз.

 

Председатель комиссии: П.Н. Миронов

 

Члены комиссии:  В.Л. Миронюк 

В.М. Петрова

 

С актом ознакомлены:  К.Р. Вишнин

В.Н. Крюков

В.С. Петров

 

Рисунок 10 – Пример акта

 

Протокол – это документ, фиксирующий ход обсуждения вопросов и принятия решений на собраниях, совещаниях, конференция и т.д. Он необходим для предания юридической силы решениям, принятым на коллегиальном мероприятии.

Текст протокола состоит  из двух частей: вводной и основной. Вводная часть протокола содержит постоянную и переменную информацию. В тех случаях, когда заседание стенографируется или производится запись его на магнитную ленту, протокол может составляться после их расшифровки. Вести протокол должен секретарь или специально назначенное лицо. Протокол оформляется на общем бланке формата А4

Постоянная информация представляется устойчивой терминологией – «Председатель», «Президиум» (если он избирается), «Секретарь», «Присутствовали», «Приглашенные». Эти слова пишутся с большой буквы от начала левого поля.

К переменной информации относятся Ф.И.О. председателя, секретаря, членов президиума, присутствующих и приглашенных. Фамилии коллегиального органа располагают в алфавитном порядке, через запятую, в строчку, через один интервал. Если число собравшихся членов больше 15 человек, то указывают их общее количество и рядом в скобках – регистрационный лист прилагается.

Пример протокола указан на рисунке 11.

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Пинежское Потребительское  общество

 

ПРОТОКОЛ

 

24.02.2013 № 13       

г. Архангельск

 

Общего собрания начальников  отделов

 

Председатель В.Н. Вышкин

Секретарь: В.Н. Семенова

Присутствовало: 12 сотрудников (список прилагается)

Приглашенные: Н.Е. Петров - заместитель Генерального директора ОАО «Весна»

 

ПОВЕСТКА ДНЯ:

1. Экспорт нового товара на международные рынки. Доклад  начальника отдела по маркетингу В.Н. Митрошкиной.

2. Обсуждение условий  договора с ОАО «Весна» о  сотрудничестве. Доклад заместителя  генерального директора ОАО «Весна»  Н.Е. Петрова

 

1. СЛУШАЛИ:

В.Н. Митрошкина – Об экспорте нового товара на международные рынки. Доклад прилагается.

ВЫСТУПИЛИ:

В.Р. Мухин - поддержал идею об экспорте нового товара на международные рынки.

В.Н. Михаленко – предложил  улучшить качество товара перед выходом  на международные рынки.

ПОСТАНОВИЛИ:

Экспортировать новый  товар на международные рынки  с 12.05.2013. Ответственный – начальник  отдела по маркетингу В.Н. Митрошкина. Разработать план по улучшению качества товара в срок до 01.03.2013. Ответственный  – начальник производственного  отдела В.Г. Мышкин.

 

2. СЛУШАЛИ:

Н.Е. Петров – об условиях договора с ОАО «Весна» о сотрудничестве. Доклад прилагается.

ВЫСТУПИЛИ:

В.А. Васильев - поддержал  условия договора.

В.Д. Пырин – предложил  изменить условия договора в связи  с изменившейся ситуацией на рынке.

ПОСТАНОВИЛИ:

Подписать договор о сотрудничестве с ОАО «Весна»  в срок до 06.03.2013.  Ответственный – начальник финансового отдела – В.Л. Митрошкин.

 

ПРИЛОЖЕНИЕ: 1. Список присутствующих сотрудников

2. Доклад В.Н. Митрошкиной

3. Доклад Н.Е. Петрова.

 

Председатель В.Н. Вышкин

Секретарь В.Н. Семенова

Докладная записка- это вид внутренней переписки справочно-информационного характера, содержащей изложение какого-либо вопроса или факта. Помимо изложения фактов, докладная записка предполагает наличие выводов и предложений составителя.

По содержанию и назначению докладные записки делятся на информационные и отчетные. В зависимости от адресата докладные записки могут быть внутренними, адресованными руководителям предприятия(их подписывает автор), и внешними, предназначенными для адресации в вышестоящие организации (подписывает руководитель организации).

Докладная записка составляется как по инициативе автора, так и по указанию администрации. Цель докладной записки одна – побудить руководителя принять решение.

Текст докладной записки  состоит из двух частей: первая – изложение фактов, послуживших причиной для написания, вторая – выводы, мнения составителя, просьбы, предложения. Формы вежливого обращения и завершения («Уважаемый», «С уважением») во всех видах внутренней переписки нецелесообразны.

При оформлении всех видов  внутренней переписки (докладная,служебная, объяснительная записки) удобнее использовать угловое расположение реквизитов, т.к. левый угол будет отведен для реквизитов автора (адресанта), а правый – для реквизитов получателя.

Служебная записка, как и  докладная записка, относится к формам внутренней переписки. Направляют ее из структурных подразделений или от должностных лиц любому адресату внутри организации.

Служебные записки могут  иметь информационный, инициативный или отчетный характер. Служебную записку подписывает руководитель подразделения, реже – ее составитель.

Текст служебной записки  состоит из двух частей. В первой – излагают факты, послужившие причиной для ее написания. Во второй – излагают просьбы, делают выводы и дают предложения по излагаемому вопросу. От того, как будут изложены факты и причины в преамбуле, зависит восприятие просьб и предложений в заключительной части.

Служебные записки, как и  докладные, рекомендуется регистрировать в журналах регистрации внутренней документации.

Формуляр-образец служебной  записки состоит из тех же реквизитов, что характерны для докладной записки. Изменяется лишь наименование документа.

Оформляя любой внутренний документ, нужно обязательно указывать все необходимые для его идентификации реквизиты, т.к. документ может попасть в другую организацию и он должен быть опознан.

Объяснительная записка  – документ, объясняющий причину нарушения трудовой дисциплины или невыполнения какого-либо поручения и т.д. Объяснительные записки личного характера работники пишут от руки. Объяснительная записка должностного лица, поясняющая невыполнение поручения, оформляется как официальный документ (по образцу докладной записки).

Еще одна разновидность –  пояснительная записка, содержащая разъяснения отдельных положений основного документа (плана, программы, отчета, проекта и т.д.).

Пояснительные записки, как  приложение к основному документу, оформляются на общих бланках. Подписывает такую записку руководитель.

Справка подтверждает факты  или события в определенный отрезок времени.

Справки различают двух видов:

1. Справки, описывающие  и подтверждающие факты или события производственной деятельности. Их составляют по указанию вышестоящей организации или руководителя организации для информации о выполнении планов, заданий, поручений. Текст такой справки состоит из двух частей: в первой части излагают факты, послужившие поводом к ее написанию, во второй – приводятся конкретные данные.