Электронный документооборот

Внедрение электронного документооборота требует для всех служащих, участвующих в работе с документами, наличия:

·  средств вычислительной техники, адекватных по производительности внедряемому ПО документооборота;

·  обязательна стопроцентная оснащенность персональными компьютерами всех работников органа власти, работающих с документами;

·  средств связи адекватной пропускной способности между всеми рабочими местами;

·  автоматизированной системы делопроизводства, использующей программное обеспечение, допускающее переход к электронному документообороту;

·  психологической готовности руководителей к использованию электронных аналогов собственноручной подписи на документе;

·  служб и технических возможностей перевода входящих бумажных документов в электронную форму.

Всегда следует помнить, что при развертывании электронного документооборота все служащие, по тем или иным причинам не имеющие  постоянного доступа к электронным документам при помощи используемых средств вычислительной техники, фактически перестают принимать какое-либо участие в работе. Все служащие, до которых документы будут доходить в неэлектронном виде, смогут с ними лишь ознакомиться. Какое-либо участие в работе над документами, даже простое визирование или обсуждение, автоматически будет требовать наличия персонального средства вычислительной техники, имеющего доступ к системе ЭДД.

Запуск любой комплексной  информационной системы требует  не только установки оборудования и настройки ПО, но и перестройки бизнес-процессов и переобучения служащих. Чем ниже объем изменения бизнес-процессов при внедрении системы – тем выше шанс соблюдения сроков внедрения, а подчас и вообще запуска системы. Поэтому комплексные информационные системы всегда внедряют по частям, последовательно автоматизируя относительно замкнутые области деятельности, впоследствии объединяя их интеграционной системой.

С технологической точки  зрения система электронного документооборота представляет собой интеграционную систему, охватывающую делопроизводство и подготовку документов и связывающую их с внешней средой электронного обмена. Таким образом, для повышения шансов завершения автоматизации в нужные сроки необходимо предварительное внедрение систем автоматизированного делопроизводства и средств организации коллективной работы при подготовке документов.

Предварительное внедрение  и эксплуатация системы автоматизации  делопроизводства и электронного документооборота позволит не только облегчить технологическое внедрение электронного документооборота и делопроизводства, но и познакомит на практике служащих с понятием электронного документа, пересылки электронных документов и автоматическими системами контроля исполнения. Зачастую психологическая готовность оказывается важнее наличия необходимого технического обеспечения. Технологически же использование в обеих системах родственного современного универсального программного обеспечения от одного производителя позволит более качественно перенести бизнес-процессы документооборота в полностью электронную форму.

Основной технологической  проблемой для служащих при переходе к электронному документообороту является использование электронного аналога собственноручной подписи на документах. Без понимания и внедрения этой технологии невозможно перейти на полностью безбумажную обработку.

 

 

 

 

 

2 РАСПОРЯДИТЕЛЬНЫЕ ДОКУМЕНТЫ

 

Распорядительные документы  играют важную роль в управлении учреждениями, предприятиями, организациями. Посредством распорядительных документов осуществляется администрирование любым предприятием.

Их издание необходимо по организационным вопросам, вопросам производства, материально-технического снабжения и сбыта, финансов и кредита, труда и заработной платы и т.д. Распорядительные документы носят административный характер. Они обращены к нижестоящим или подчиненным организациям, группам или отдельным должностным лицам.

К распорядительным документам относятся: постановления, указания, приказы, решения, распоряжения, протоколы. Эти документы отличаются друг от друга составом реквизитов и некоторыми особенностями текста.

Основным распорядительным документом на предприятии является приказ. Они подразделяются на два вида – приказы по основной деятельности и приказы по личному составу (кадровые приказы).

Приказ – это правовой акт, издаваемый руководителем предприятия, действующим на основании единоначалия. Приказ предназначен для разрешения основных и оперативных задач предприятия. Они издаются только по необходимости. Изменения, дополнения, отмену приказов производят на основании новых приказов.

Приказ существует в двух стадиях: сначала составляется проект приказа, затем издается сам приказ. Подготовка приказа включает следующие этапы:

-изучение существа вопроса;

-знакомство с законодательными актами;

-проработка информационно-справочных документов предприятия (справок, отчетов, писем);

-подготовка текста проекта документа;

-согласование проекта приказа;

-печать и проверка правильности оформления приказа;

-визирование, согласование, подписание приказа;

-регистрация приказа;

-доведение до сведения исполнителей.

Подготовку приказа, как  правило, поручают структурному подразделению, группе лиц или отдельному должностному лицу.

Текст приказа обычно состоит из констатирующей и распорядительной частей. В констатирующей части излагают факты, раскрывают причины и цели, послужившие основанием для приказа. Она должна быть лаконичной. Если в основу приказа положен документ государственных органов, то делается обязательная ссылка (наименование документа, автор, дата, №).

В несложных приказах констатирующая часть может отсутствовать.

Распорядительную часть  обычно начинают глаголом первого лица «ПРИКАЗЫВАЮ», которое пишут прописными буквами от границы левого поля, или его заменяют глаголом в инфинитиве (организовать, поставить т. д.). Распорядительные пункты пишут с красной строки и нумеруют арабскими цифрами.

Распорядительный пункт строится последовательно по схеме: исполнитель (наименование должности, Ф.И.О. или структурное подразделение, организация) – действие – срок. Пример приказа указан на рисунке 1.

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Пинежское Потребительское  общество

 

ПРИКАЗ

 

24.02.2013 № 13           

 

г. Архангельск

 

é О премировании сотрудников ù

предприятия

 

В связи с празднованием  Международного Женского дня

 

ПРИКАЗЫВАЮ:

1. Выплатить женщинам-сотрудникам  предприятия, входящих в состав  Пинежского Потребительского Общества, премию в размере 1 000 (одна тысяча) и вручить «Подарочный набор». Ответственный – секретарь М.С. Варфоломеев.

2. Объявить благодарность  за успешную работу на предприятии  главному технологу       В.В. Мишиной. 

3. Контроль за выполнение  настоящего приказа возложить  на финансового директора       В.В. Кочеткова.

 

Генеральный директор В.С. Гладкая

 

Главный бухгалтер 

В.Ф. Морковкина

24.02.2013

 

С приказом ознакомлены:

Финансовый директор В.В. Кочетков

25.02.2013

 

Секретарь М.С. Варфоломеев

25.02.2013

 

 

 

 

 

 

 

 

В.С. Гладкий

87 89 87

 

В дело 12-13

28.02.2013

Рисунок 1- Пример приказа

Выписка из приказа –  это копия части документа, представляющей ту часть текста, которая необходима для работы. Выписка необходима, когда документ объемен и затрагивает интересы многих должностных лиц и подразделений, т.к. при копировании расходуется большое количество бумаги, а работники загружаются ненужной им информацией.

Особенность выписки заключается  в том, что при наличии в приказе констатирующей части её записывают полностью, а затем извлекают тот пункт, который необходим для работы. Заверительная надпись (отделяют от текста 2-3 интервалами). При необходимости на заверительную надпись может быть проставлен оттиск печати. Пример выписки из приказа указан ниже, на рисунке 2.

Пинежское Потребительское  общество

 

ВЫПИСКА ИЗ ПРИКАЗА

 

24.02.2013 № 13

 

г. Архангельск

 

é О премировании сотрудников ù

предприятия

 

 

В связи с празднованием  Международного Женского дня

 

ПРИКАЗЫВАЮ:

1.Выплатить женщинам-сотрудникам  предприятия, входящих в состав  Пинежского Потребительского общества, премию в размере 1000,0 рублей и вручить «Подарочный набор». Ответственный- М. С. Варфоломеев.

 

 

Генеральный директор В.С. Гладкая

 

 

 

 

 

Верно

 

 

Секретарь М.С. Варфоломеев

25.02.2013

Рисунок 2- Пример выписки  из приказа

 

По текущим оперативным  вопросам повседневной производственно-хозяйственной деятельности руководители предприятия могут издавать распоряжения и указания. Они создаются аналогично приказам.

Распорядительная часть  начинается словами «Обязываю», «Считаю необходимым» или «Рекомендую». В констатирующей части используют такие устойчивые формулировки, как «в соответствии», «в связи», «в целях» и т.п.

Распоряжения могут быть рассчитаны на длительный срок действия или кратковременными, касающимися решения конкретного вопроса. Распоряжение, как и приказ, имеет обязательную силу для тех работников, которым оно адресовано.

Распоряжение и указания оформляются на бланках формата А 4.Формуляр-образец распоряжения отличается от приказа только реквизитом «Наименование вида документа».

Примеры данных документов изображены на рисунке 3 и 4.

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Пинежское Потребительское  общество

 

РАСПОРЯЖЕНИЕ

 

24.12.2013 № 13           

 

г. Архангельск

 

é О проведении общего собрания  ù

сотрудников

 

В связи с составлением плана работы на 2014 год

 

ОБЯЗЫВАЮ:

1.  Заместителя директора  А.В. Ярунова обеспечить явку  сотрудников финансового отдела  на собрание 27.12.2013 в 12.00.

2. Контроль за исполнением  настоящего распоряжения возложить  на финансового директора В.В. Кочеткова.

 

Генеральный директор В.С. Гладкая

 

 

Главный бухгалтер

В.Ф. Морковкина

24.12.2013

 

 

С приказом ознакомлены:

Финансовый директор В.В. Кочетков

25.12.2013

 

Заместитель директора А.В. Ярунов

25.12.2013

 

 

 

 

 

 

 

 

 

В.С. Гладкий

87 89 87

 

В дело 12-13

28.12.2013

 

Рисунок 3- Пример распоряжения

Пинежское Потребительское  общество

 

УКАЗАНИЕ

 

10.12.2013 № 13           

 

г. Архангельск

 

é О проведении корпоративной ù

встречи Нового года

 

В связи с празднованием  Нового года

 

ПРЕДЛАГАЮ:

1. Провести корпоративную  встречу Нового года 28.12.2012 в 18.00 в главном офисе предприятия.

2. Руководителям отделов  предоставить предварительные списки  участников корпоративной встречи Нового года в бухгалтерию в срок- до 12.12.2013

3. Контроль за исполнением   настоящего указания возложить  на начальника отдела кадров  В.С. Яблочкину.

 

Генеральный директор В.С. Гладкая

 

С указанием ознакомлены: 

 

Начальник отдела кадров В.С. Яблочкина

 

10.12.2013

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

В.С. Гладкий

87 89 87

 

В дело 12-13

28.12.2013

Рисунок 4- Пример указания

Постановление – документ, который издают высшие органы государственной власти, комитеты и комиссии, образуемые при органах власти. Постановление является правовым актом, принимаемым высшими и некоторыми центральными органами коллегиального управления (комитетами, комиссиями), главами администраций субъектов РФ, мэрами городов и т. д., общественными организациями для разрешения важных и принципиальных задач, стоящих перед данными органами и организациями.

Различаются постановления  организационные и адресуемые. Первые – позволяют решать организационные вопросы деятельности комиссий, комитетов, связанные с созданием органа, распределением обязанностей между членами, утверждением плана и т.д. Вторые – предназначены для исполнения предприятиями, учреждениями, должностными лицами.

Решение – правовой акт  коллегиального или совещательного органа управления. Решения могут издаваться министерствами, ведомствами, учеными советами, общественными организациями по важным вопросам, входящим в компетенцию этих органов.

Пример решения указан ниже, на рисунке 5.