Кадровое делопроизводство: правила хранения и уничтожения кадровой документации

Кадровое делопроизводство: правила хранения и уничтожения  кадровой документации

 

ЗАО "BKR-Интерком-Аудит"

Общие вопросы  организации хранения документов.

В понятие кадрового делопроизводства входит кроме документирования трудовых отношений с работниками, также  хранение и использование документов в текущей деятельности организации, экспертиза их ценности и сдача документов на архивное хранение.

Основным нормативным  актом в этой сфере является Федеральный  закон от 22 октября 2004 года №125-ФЗ «Об  архивном деле в Российской Федерации». Данный Федеральный закон регулирует отношения в сфере организации  хранения, комплектования, учета и  использования документов Архивного  фонда Российской Федерации и  других архивных документов, независимо от их форм собственности, а также  отношения в сфере управления архивным делом в Российской Федерации  в интересах граждан, общества и  государства.

Статья 17 Федерального закона от 22 октября 2004 года №125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации» устанавливает  общую обязанность по обеспечению  сохранности документов, в том  числе документов по личному составу, для любого субъекта хозяйственной  деятельности: государственных органов, органов местного самоуправления, организаций  и граждан, занимающиеся предпринимательской  деятельностью без образования  юридического лица, в течение сроков их хранения, установленных федеральными законами, иными нормативными правовыми актами Российской Федерации, а также перечнями документов.

В соответствии со статьей 3 Федерального закона от 22 октября 2004 года №125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации»:

«Архивный фонд Российской Федерации - исторически сложившаяся  и постоянно пополняющаяся совокупность архивных документов, отражающих материальную и духовную жизнь общества, имеющих  историческое, научное, социальное, экономическое, политическое и культурное значение, являющихся неотъемлемой частью историко-культурного  наследия народов Российской Федерации, относящихся к информационным ресурсам и подлежащих постоянному хранению».

Под архивным документом понимается:

«материальный носитель с зафиксированной на нем информацией, который имеет реквизиты, позволяющие  его идентифицировать, и подлежит хранению в силу значимости указанных  носителя и информации для граждан, общества и государства».

В свою очередь, под документом Архивного фонда Российской Федерации  понимается:

«архивный документ, прошедший экспертизу ценности документов, поставленный на государственный учет и подлежащий постоянному хранению».

Порядок организации хранения документов зависит от статуса коммерческой организации. Важным отличительным  признаком является включение конкретной организации в списки источников комплектования государственных и  муниципальных архивов архивными  документами (часть 2 статьи 20 Федерального закона от 22 октября 2004 года №125-ФЗ «Об  архивном деле в Российской Федерации»). Включение коммерческих организаций  в указанные списки осуществляется на основании договора с соответствующим  государственным или муниципальным  архивом. В организациях (источниках комплектования) по истечении сроков хранения проводится совместно с  уполномоченным органом государственной  власти субъекта Российской Федерации  в области архивного дела, Госархивом экспертиза ценности ряда документов на предмет включения в состав Архивного фонда Российской Федерации.

После признания архивных документов коммерческих организаций (источников комплектования) документами  Архивного фонда Российской Федерации  их уничтожение не допускается, а  их хранение может осуществляться коммерческой организацией самостоятельно либо они  могут быть переданы по договору на хранение в государственный или  муниципальный архив, библиотеку, музей, а также в организацию Российской академии наук (часть 3 статьи 21 Федерального закона от 22 октября 2004 года №125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации»).

Те архивные документы, которые  не были включены в состав документов Архивного фонда Российской Федерации, а также документы, хранящиеся у  организаций, не являющихся источниками  комплектования, по истечении срока  их хранения, установленного в нормативных  правовых актах, подлежат экспертизе и  могут быть уничтожены организацией либо постоянно хранятся в архиве организации в соответствии с  ее внутренними правилами.

По вопросам, связанным  с порядком организации комплектования архивных документов, обеспечения их сохранности, порядком проведения экспертизы ценности документов и передачи документов Архивного фонда Российской Федерации  на постоянное хранение, порядком организации  работы архива, коммерческие организации  могут руководствоваться «Основными правилами работы архивов организаций», одобренными решением Коллегии Росархива от 6 февраля 2002 года.

Перечни типовых архивных документов с указанием сроков их хранения утверждаются уполномоченным Правительством Российской Федерации  федеральным органом исполнительной власти (часть 3 статьи 6 Федерального закона от 22 октября 2004 года №125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации»). В  соответствии с Указом Президента Российской Федерации от 9 марта 2004 года №314 «О системе и структуре федеральных  органов исполнительной власти»  на настоящий момент таким федеральным  органом является Росархив.

Основным нормативным  актом, определяющим перечень и сроки  хранения управленческих, в том числе  кадровых документов, образующихся в  деятельности организаций, является «Перечень  типовых управленческих документов, образующихся в деятельности организаций, с указанием сроков хранения», утвержденный Росархивом 6 октября 2000 года.

В пункте 1.4 «Перечня типовых  управленческих документов, образующихся в деятельности организаций, с указанием  сроков хранения», утвержденный Росархивом 6 октября 2000 года предусмотрено, что он предназначен для использования в качестве основного нормативного документа при определении сроков хранения и отборе на хранение и уничтожение управленческих типовых документов, то есть общих для всех или большинства организаций (в том числе негосударственных).

Сроки хранения документов, данные в пункте 2.4 «Перечня типовых  управленческих документов, образующихся в деятельности организаций, с указанием  сроков хранения», утвержденного Росархивом 6 октября 2000 года, распространяются на все организации, независимо от того, поступают их документы на хранение в государственные, муниципальные архивы или же не поступают.

Организации применяют указанные  в данном документе сроки хранения документов по-разному. Временные сроки  хранения (1 год, 3 года, 5 лет, 10 лет) применяются  всеми организациями. Постоянный срок хранения применяется теми государственными, муниципальными организациями, документы  которых поступают на хранение в  соответствующие архивы в установленном  порядке, и негосударственными организациями, с которыми заключены соответствующие  соглашения (договоры), то есть источниками  комплектования архивов.

Организации, документы которых  не поступают на хранение в государственные, муниципальные архивы, то есть не являются источниками комплектования архивов, могут применять постоянный срок хранения. Определенные документы (нормативно-правового, имущественно-хозяйственного характера, об итогах деятельности и перспективах развития организации) постоянного срока хранения необходимо хранить в организациях всех форм собственности, документы которых не поступают в государственные, муниципальные архивы, до ликвидации данных организаций (пункт 2.4.2 «Перечня типовых управленческих документов, образующихся в деятельности организаций, с указанием сроков их хранения», утвержден Росархивом 6 октября 2000 года). Например, Устав организации, Учредительный договор, Положение о структурных подразделениях организации, должностные инструкции, описи дел постоянного и временного хранения; личные дела, списки (штатно-списочный состав) работников, необходимо хранить в организациях всех форм собственности, документы которых не поступают в государственные, муниципальные архивы, до ликвидации данных организаций, что обусловлено действующим законодательством и (или) длительным практическим значением указанных документов.

Организации, не являющиеся источниками комплектования государственных, муниципальных архивов, хранят документы  постоянного срока по Перечню  типовых управленческих документов следующим образом. Государственные, муниципальные организации - 10 лет. Негосударственные организации - не менее 10 лет, дальнейший срок хранения документов определяет организация  в соответствии с действующим  законодательством и (или) необходимостью практического использования документов.

Таким образом, негосударственные  организации, документы которых  не поступают на хранение в государственные, муниципальные архивы, то есть не являются источниками комплектования архивов, могут, но не обязаны применять постоянный срок хранения, но такие документы  они должны хранить самостоятельно не менее 10 лет (пункт 2.4.2 «Перечня типовых  управленческих документов, образующихся в деятельности организаций, с указанием  сроков их хранения», утвержденный Росархивом 6 октября 2000 года).

Отметка «ЭПК», поставленная в «Перечне типовых управленческих документов, образующихся в деятельности организаций, с указанием сроков их хранения», утвержденному Росархивом 6 октября 2000 года к конкретным видам документов, предназначена для применения организациями всех форм собственности, являющимися источниками комплектования государственных, муниципальных архивов, и означает, что часть таких документов может иметь научно-историческое значение и в установленном порядке должна передаваться в государственные, муниципальные архивы или храниться в организации. Решение о приеме или уничтожении документов с отметкой «ЭПК» («ЭК») принимают экспертные комиссии архивных органов, учреждений. Данная отметка может быть использована и коммерческими организациями, не являющимися источниками комплектования, при решении вопроса о постоянном хранении своих документов.

В соответствии с Перечнем типовых управленческих документов к документам с отметкой «ЭПК»  относятся, например, личные дела работников, трудовые договоры, личные карточки работников, характеристики работников и другое.

С учетом пункта 2.9 «Перечня типовых управленческих документов, образующихся в деятельности организаций, с указанием сроков их хранения», утвержденный Росархивом 6 октября 2000 года исчисление срока хранения документов производится с 1 января года, следующего за годом окончания их делопроизводством. Например, исчисление срока хранения дел, законченных делопроизводством в 2006 году, начинается с 1 января 2007 года.

Отметка «до минования  надобности» означает, что документация имеет только практическое значение. Срок ее хранения определяется самой  организацией, но не может быть менее 1 года.

Снижение сроков хранения, установленных Перечнем типовых  управленческих документов, запрещено. Повышение сроков хранения документов, предусмотренных Перечнем типовых  управленческих документов, может иметь  место в тех случаях, когда  это вызвано специфическими особенностями  работы организаций.

При организации хранения документов в конкретной организации  и регламентировании этого процесса в качестве справочных, методических документов могут использоваться также:

·   Приказ Минкультуры Российской Федерации от 8 ноября 2005 года №536 «О типовой инструкции по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти»;

·   ГОСТ 17914-72 «Обложки дел длительных сроков хранения. Типы, разновидности, технические требования» (введен Постановлением Государственного комитета стандартов СССР от 17 июля 1972 года №1411);

·   Приказ Главного архивного управления СССР от 25 мая 1988 года №33 «Государственная система документационного обеспечения управления. Основные положения. Общие требования к документам и службам документационного обеспечения»;

·   ГОСТ Р 51141-98.

Особенности хранения кадровых документов. виды и сроки хранения.

Хранение кадровых документов несколько выделяется из общих правил хранения управленческих документов. Поскольку кадровые документы обладают высокой социальной значимостью (особенно документы, содержащие персональные данные), так как служат документальным подтверждением прав работника на социальное обеспечение, например, по старости и инвалидности, а также подтверждением трудового стажа работника. Поэтому большинство из них имеют длительный или постоянный срок хранения и используются в справочных целях при обращении граждан в архивные учреждения.

Помимо этого, кадровые документы  обладают еще и биографической, археографической ценностью, являются источником для  статистических обобщений и историко-социальных исследований.

Особенности хранения кадровой документации в организации обусловлены  задачами ограничения несанкционированного доступа к документам, содержащим персональные данные работников, и  эффективного поиска нужной информации.

В системе хранения кадровых документов можно выделить два вида, стадии хранения: текущее и последующее.

Хранение и использование  документов с момента их создания и до передачи дела, в котором  они сгруппированы, в архив называют текущим (оперативным). Текущее хранение дел осуществляется по месту их формирования. Текущее хранение также делиться на два подвида:

- хранение документов  в процессе их исполнения;

- хранение исполненных  документов.

Документы во время их исполнения находятся у исполнителя, который  хранит их в специальных папках. На данных папках содержится с надпись  «На подпись», «Срочно» и другое, а также фамилия, инициалы, телефон  исполнителя.

Исполненные документы должны подшиваться и храниться в  делах в соответствии с номенклатурой  дел. Сразу отметим, что текущее  хранение документов предполагает процедуру  их формирования в дела в соответствии с утвержденной номенклатурой.

Текущее хранение документов означает их хранение в подлинниках. Поэтому в кадровых службах организаций  все приказы хранятся в подлинниках. Копии приказов по личному составу: приему на работу, поощрениям, взысканиям, увольнении и так далее дополнительно  помещаются для хранения в личные дела работников (если они ведутся).

Порядок организации текущего хранения личных дел следующий:

Ø  личные дела в бумажном виде хранятся в папках, которые нумеруют по страницам и прошивают;

Ø  обложки личных дел также нумеруют, им присваивают порядковый номер дела, соответствующий общему количеству дел;

Ø  текущему хранению в отделе кадров организации подлежат личные дела только на работающих сотрудников. После увольнения сотрудника его личное дело извлекается из папки и оформляется для передачи на архивное хранение.