Кадровое делопроизводство: правила хранения и уничтожения кадровой документации

Общие требования к заголовкам дел таковы:

- Заголовки дел формируются  на основе определений документируемых  участков работы. Заголовок дела  должен четко и в обобщенной  форме отражать основное содержание  и состав документов дела.

- Не допускается употребление  в заголовке дела неконкретных  формулировок («разные материалы», «общая переписка», и так далее), а также вводных слов и сложных  синтаксических оборотов.

- Заголовки дел по вопросам, не разрешенным в течение одного  года, являются «переходящим» и  вносятся в номенклатуру дел  следующего года с тем же  индексом.

Заголовки дел могут уточняться в процессе формирования оформления дел.

Кроме формирования дела существует также процедура его оформления, которая проводится по установленным  правилам. Далее этот вопрос будет  рассмотрен более подробно.

Последующее хранение кадровых документов.

Экспертиза ценности документов.

Подготовка документов к  последующему хранению и использованию  является завершающим этапом делопроизводственного  процесса кадровой службы и включает экспертизу научной и практической ценности документов, оформление и  описание дел, составление актов  о выделении к уничтожению  документов и передачу их в архив  организации или на государственное  хранение.

«Экспертиза ценности документов: Отбор документов на государственное  хранение или установление сроков их хранения на основе принятых критериев».

(пункт 95 ГОСТ Р 51141-98).

Как правило, обязанность  сдавать документы в государственные  архивы, возложена на государственные  и муниципальные организации. Однако некоторые негосударственные организации, с которыми заключены соответствующие  соглашения, также должны это делать.

Для организации и проведения экспертизы ценности документов и отбора их для передачи на государственное  хранение, а также для контроля и оказания методической помощи в  проведении экспертизы в министерствах  и ведомствах создаются постоянно  действующие центральные экспертные комиссии (ЦЭК). В остальных организациях создаются постоянно действующие  экспертные комиссии (ЭК).

Экспертная комиссия действует  на основании утвержденного руководителем  организации Положения о постоянно  действующей экспертной комиссии. Для  облегчения разработки собственного Положения  о постоянно действующей экспертной комиссии можно воспользоваться  «Примерным положением о постоянно  действующей экспертной комиссии учреждения, организации, предприятия», утвержденным Приказом Росархива от 19 января 1995 года №2.

Основными задачами экспертной комиссии являются:

1.   Организация и проведение экспертизы ценности документов на стадии делопроизводства при составлении номенклатуры дел и формировании дел.

2.   Организация и проведение экспертизы ценности документов на стадии подготовки их к архивному хранению.

3.   Организация и проведение отбора и подготовки документов к передаче на государственное хранение.

Экспертная комиссия организации  создается приказом руководителя из числа наиболее квалифицированных  работников в количестве не менее  трех человек.

Экспертная комиссия является совещательным органом. Её решения  утверждаются руководителем организации.

Экспертная комиссия организации  в своей работе должна руководствоваться, Федеральным законом от 22 октября 2004 года №125-ФЗ «Об архивном деле в  Российской Федерации», Положением об Архивном фонде Российской Федерации, утвержденное Указом Президента Российской Федерации от 17 марта 1994 года №552 «Об  утверждении положения об Архивном фонде Российской Федерации», приказами  Федерального архивного агентства  Российской Федерации, нормативно-методическими  документами, разработанными архивными органами, типовыми перечнями документов с указанием сроков их хранения, номенклатурой дел организации.

Экспертиза документов осуществляется на основе общих критериев оценки происхождения, содержания, внешних  особенностей документов.

К критериям происхождения  относятся: роль и место организации  в системе государственного управления или конкретной отрасли, значимость выполняемых ею функций, значение физического  лица в жизни общества, время и  место образования документа.

К критериям содержания относятся: значимость события (явления), отраженного  в документе, значение имеющейся  в документе информации, повторение информации документа в других документах, вид документа, подлинность документа.

К критериям внешних особенностей относятся: форма фиксирования и  передачи содержания, удостоверения, оформления документа, его физическое состояние.

Экспертная комиссия работает в контакте с экспертно-проверочной  комиссией (ЭПК) архивного учреждения, которая утверждает решения экспертной комиссии.

Негосударственные организации  самостоятельно принимают решения  по экспертизе ценности документов. Результатом  работы экспертной комиссии является распределение документов на четыре группы по различным срокам хранения:

- постоянного хранения;

- долговременного хранения (свыше 10 лет);

- временного хранения (до 10 лет включительно);

- подлежащие уничтожению  в связи с истечением срока  хранения.

Для определения сроков хранения документов необходимо, найдя соответствующую  статью в «Перечне типовых управленческих документов, образующихся в деятельности организаций, с указанием сроков их хранения», утвержден Росархивом 6 октября 2000 года, проводить полистный просмотр дел. Не допускается отбор документов для хранения и уничтожения только на основании заголовков дел.

Срок хранения документов на нетрадиционных носителях соответствует  сроку хранения аналогичных видов  документов на традиционных носителях.

Дела с отметкой «ЭПК»  подвергаются полистному просмотру  с целью определения и выделения  из их состава документов, подлежащих постоянному хранению.

Дела постоянного и  долговременного хранения (свыше 10 лет), включая документы по личному  составу, должны храниться в архиве организации. Однако если документы  имеют, скажем, историческую или научную  ценность, то организация передает их в государственный или муниципальный  архив. Конечно же, при условии, что  с ними заключено соответствующее  соглашение. Передача их осуществляется по описям.

Дела временного хранения (до 10 лет), как правило, в архив  организации не передаются, а по истечении срока хранения уничтожаются.

Таким образом, по результатам  экспертизы ценности документов в организации  составляются:

·   описи дел постоянного хранения;

·   описи дел временного (свыше 10 лет) хранения;

·   описи дел по личному составу;

·   акты о выделении к уничтожению дел, не подлежащих хранению.

Описи дел, составленные в  результате деятельности экспертной комиссии, утверждаются руководителем организации.

Далее приводится примерная  форма описи дел по личному  составу:

__________________________________________________________________

(наименование  организации)

__________________________________________________________________

(наименование  структурного подразделения или  общественной

организации)

УТВЕРЖДАЮ

Наименование  должности

руководителя  структурного

подразделения

(общественной  организации)

Подпись        Расшифровка

подписи

Дата

ОПИСЬ № ___

__________________________________________________________________

Название раздела

пп/п	Индекс дела (тома, части)	Заголовок дела (тома, части)	Дата дела (тома, части)	Кол-во листов в  деле (томе, части)	Срок хранения дела (тома, части)	Примечание
1	2	3	4	5	6	7

В данную опись  внесено _____________________дел с №_____________

(цифрами и  прописью)

по №_____________, в том числе:

литерные номера:

пропущенные номера:

Наименование  должности

составителя описи                        Подпись        Расшифровка подписи

Дата

СОГЛАСОВАНО                                                      ОДОБРЕНО

Наименование  должности руководителя            Протокол ЭК

службы делопроизводства организации              структурного подразделения

Подпись         Расшифровка подписи                   от _____________ №_______

Дата

Уничтожение документов.

После утверждения описей дел, составленных экспертной комиссией, организация может уничтожить документы  с временными сроками хранения, срок хранения которых истек.

«Выделение документов к уничтожению: Выявление в процессе экспертизы научной и практической ценности документов с истекшими  сроками хранения, утративших практическое, научное или общественное значение, и отбор их к уничтожению».

(пункт 98 ГОСТ Р 51141-98).

Уничтожение документов оформляется  актом, утверждаемым руководителем  организации. Для организаций, сдающих  документы на государственное хранение, акты утверждаются руководителем организации  после утверждения описей дел  постоянного хранения экспертной комиссией  учреждения государственной архивной службы.

Дела включаются в акт, если предусмотренный для них  срок хранения истек к 1 января года, в котором составляется акт. Например, законченные дела с трехлетним сроком хранения в 2003 года могут быть включены в акт, который будет составлен  не ранее 1 января 2007 года.

Дела, подлежащие уничтожению, передаются на переработку (утилизацию). Передача дел оформляется приемо-сдаточной  накладной, в которой указываются  дата передачи, количество сдаваемых  дел и вес бумажной макулатуры.

Погрузка и вывоз на утилизацию осуществляются под контролем  сотрудника, ответственного за обеспечение  сохранности документов архива.

Примерная форма акта о  выделении документов (дел) к уничтожению:

Наименование  организации

АКТ                                  УТВЕРЖДАЮ

___________ № _______                                                 Наименование должности

_____________________                                                 руководителя организации

(место составления)

о выделении к  уничтожению                                          Подпись       Расшифровка

документов, не подлежащих                                                               подписи

хранению                                                                          Дата

На основании _____________________________________________________

(название и  выходные данные перечня документов

__________________________________________________________________

с указанием сроков их хранения)

отобраны к  уничтожению как не имеющие научно-исторической ценности

и утратившие практическое значение документы фонда №_____________

(название

фонда)

пп/п	Заголовок дела или  групповой заголовок документов	Крайние даты	Номер описи	Индекс –номенклатура дела или № дела по описи	К-во ед. хр.	Сроки хранения и  номера статей по перечню	Примеч.
1	2	3	4	5	6	7	8

Итого ______________________ ед. хр. за _____________________ годы

(цифрами и  прописью)

Описи дел постоянного  хранения за ____ годы утверждены по личному

составу

согласованы с  ЭПК ________________________________________________

(наименование  архивного учреждения)

(протокол от _______________ № _____________)

Наименование  должности лица,

проводившего экспертизу

ценности документов                                        Подпись          Расшифровка подписи

Дата

СОГЛАСОВАНО

Протокол ЦЭК (ЭК)

от _________ № __________

Документы в количестве __________________________________ ед. хр.,

(цифрами и  прописью)

весом ______ кг сданы  в __________________________________________

(наименование  организации)

на переработку  по приемо-сдаточной накладной от ________ № _______

Наименование  должности работника,

сдавшего документы                                         Подпись      Расшифровка подписи

Дата

Изменения в учетные  документы внесены.

Наименование  должности работника

архива, внесшего изменения

в учетные документы                                         Подпись      Расшифровка подписи

Дата

Уничтожение дел с истекшим сроком хранения, имеющих грифы «Секретно», «Для служебного пользования», «Конфиденциально», производится в соответствии со специальными инструкциями.

Оформление дел и передача их на архивное хранение.

«Оформление дел: Подготовка дела к хранению в соответствии с установленными правилами».