Кадровое делопроизводство: правила хранения и уничтожения кадровой документации

(пункт 73 ГОСТ Р 51141-98).

Оформление дел начинается с момента заведения их в организации  и заканчивается в процессе подготовки к передаче в архив по окончании  календарного года, в котором они  были заведены. Оформление конкретного  дела включает комплекс работ по брошюровке документов, нумерации листов, составлению  заверительных надписей, составлению (в ряде случаев) внутренней описи документов, оформление реквизитов обложки дела.

Оформление дел проводится работниками службы документационного  обеспечения организации и структурных  подразделений.

Согласно положениям «Основных  правил работы архивов организаций», одобренных решением Коллегии Росархива от 6 февраля 2002 года, оформление дел может быть полным или частичным в зависимости от сроков хранения. Дела постоянного, долговременного хранения и по личному составу, а также конфиденциальные документы подлежат полному оформлению.

Полное оформление дел  предусматривает:

·   подшивку или переплет дела;

·   нумерацию листов дела;

·   составление листа-заверителя;

·   составление, в необходимых случаях, внутренней описи документов;

·   внесение необходимых уточнений в реквизиты обложки дела (уточнение названия организации, регистрационного индекса дела, крайних дат дела, заголовка дела).

Дела временного (до 10 лет  включительно) хранения подлежат частичному оформлению: допускается не проводить  пересистематизацию документов в деле, листы дела не нумеровать, заверительные надписи не составлять.

Документы, составляющие дела, подшиваются на 4 прокола в твердую  обложку из картона или переплетаются  с учетом возможности свободного чтения текста всех документов, дат, виз  и резолюций на них. При подготовке дел к подшивке (переплету) металлические  скрепления (булавки, скрепки) из документов удаляются.

Дела постоянного хранения, состоящие из особо ценных документов или неформатных документов, хранятся в закрытых твердых папках с тремя  клапанами с завязками или  в коробках.

При наличии в деле невостребованных личных документов (удостоверений личности, трудовых книжек, военных билетов, фотографий) эти документы вкладываются в  конверт, который подшивается в  дело. При наличии большого количества таких документов последние изымаются из дел и на них составляется отдельная опись.

В целях обеспечения сохранности  и закрепления порядка расположения документов, включенных в дело, все  листы этого дела (кроме листа-заверителя и внутренней описи) нумеруются арабскими  цифрами валовой нумерацией в  правом верхнем углу листа простым  карандашом или нумератором. Листы  внутренней описи документов дела нумеруются отдельно.

Листы дел, состоящих из нескольких томов или частей, нумеруются по каждому тому или по каждой части  отдельно.

Подшитые в дело конверты с вложениями нумеруются; при этом вначале нумеруется сам конверт, а затем очередным номером  каждое вложение в конверте.

В конце каждого дела подшивается  чистый бланк листа-заверителя, а  в начале дела (для учета особо  ценных документов) - бланк внутренней описи документов дела.

Лист - заверитель составляется в деле на отдельном листе, в книгах - на оборотной стороне последнего чистого листа, в картотеках - на отдельном чистом листе формата  карточки.

Лист - заверитель дела (заверительная запись) составляется по форме установленной «Основными правилами работы архивов организаций», одобренными решением Коллегии Росархива от 6 февраля 2002 года.

В которой указываются  цифрами и прописью количество пронумерованных  листов дела, количество листов внутренней описи, оговариваются особенности  нумерации номеров дела (наличие  литерных номеров дела, пропущенных  номеров, номеров листов с наклеенными  фотографиями, номеров крупноформатных  листов, конвертов с вложениями и  количество вложенных в них листов), а также указывается наличие  в деле типографских экземпляров  брошюр с количеством листов в  них, если они не были отмечены в общей валовой нумерации в деле.

Лист - заверитель дела подписывается  его составителем. Все последующие  изменения в составе и состоянии  дела (повреждения, замена подлинных  документов) отмечаются в листе-заверителе со ссылкой на соответствующий акт.

Запрещается выносить лист - заверитель на обложку дела или  чистый оборот листа последнего документа. Если дело подшито или переплетено  без бланка листа-заверителя, он наклеивается за верхнюю часть листа на внутренней стороне обложки дела.

Внутренняя опись документов дела составляется для учета документов постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения, учет которых вызывается спецификой данной документации (особо  ценные, личные, судебные, следственные дела и так далее), а также для  учета дел постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения, сформированных по разновидностям документов, заголовки  которых не раскрывают конкретное содержание документа.

Внутренняя опись составляется на отдельном листе по форме установленной  «Основными правилами работы архивов  организаций», одобренными решением Коллегии Росархива от 6 февраля 2002 года.

Внутренняя опись содержит сведения о порядковых номерах документов дела, их индексах, датах, заголовках и  номерах листов дела. К внутренней описи составляется итоговая запись, в которой указываются цифрами  и прописью количество включенных в  нее документов и количество листов внутренней описи.

Внутренняя опись подписывается  ее составителем. Если дело переплетено  или подшито без бланка внутренней описи документов, то составленная по установленной форме опись  подклеивается к внутренней стороне  лицевой обложки дела.

Обложка дела постоянного, временного (свыше 10 лет) хранения и по личному  составу составляется и оформляется  в соответствии с требованиями ГОСТа 17914-72 «Обложки дел длительных сроков хранения. Типы, разновидности, технические требования» (введен Постановлением Государственного комитета стандартов СССР от 17 июля 1972 года №1411).

На обложке дела указываются:

- наименование организации;

- наименование структурного  подразделения;

- индекс дела;

- архивный шифр дела;

- номер дела (тома, части)  по годовому разделу сводной  описи дел;

- заголовок дела;

- крайние даты дела - год(ы) заведения и окончания дела;

- количество листов в  деле;

- срок хранения дела (на  делах постоянного хранения пишется:  «хранить постоянно»).

На обложке дел постоянного  хранения предусматривается место  для наименования государственного архива, в который дела организации  будут приняты, обозначения кодов  государственного архива и организации.

При изменении наименования организации (структурного подразделения) в течение периода, охватываемого  документами дела, или при передаче дела в другую организацию (в другое структурное подразделение) на обложке  дела указывается новое наименование этой организации или организации-правопреемника, а прежнее наименование организации (структурного подразделения) заключается  в скобки.

Заголовок дела на обложке  дел переносится из номенклатуры дел. В необходимых случаях в  заголовок вносятся уточнения (номера приказов, протоколов и другие).

Крайние даты дела указываются  арабскими цифрами.

Крайними датами дел, содержащих организационно-распорядительную, творческую и иную документацию (протоколы, стенограммы, письма, доклады и так далее), для  которых точная датировка имеет  важное значение, а также дел, состоящих из нескольких томов (частей), проставляются крайние даты документов дела, то есть даты регистрации (составления) самого раннего и самого позднего документов, включенных в дело.

Если делом является журнал регистрации приказов, распоряжений и тому подобное, то датой дела будут  точные календарные даты первой и  последней записей в журнале.

Крайними датами личного  дела являются даты подписания приказа  о приеме и увольнении лица, на которое  это дело заведено.

В архив организации передаются дела постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения, а также дела по личному  составу через год после их завершения в делопроизводстве. Дела временного хранения (до 10 лет включительно) передают в архив по усмотрению руководства  организации (учитываются возможности  архива, частота обращения к документам прошлых лет и так далее).

Документы, как уже говорилось, принимают в архив после проведения экспертизы ценности и оформления дел  постоянного и временного хранения (свыше 10 лет) по описям, одобренным экспертной комиссией организации. Дела временного хранения (до 10 лет включительно) принимают  по номенклатурам дел.

Если отдельные дела необходимо оставить или выдать для текущей  работы, архив организации оформляет  выдачу этих дел во временное пользование.

Сотрудник архива, принимая дела, тщательно сверяет каждое дело с описью, проверяет правильность формирования и оформления дела.

Вместе с делами в архив  передаются регистрационные карточки на сдаваемые документы для пополнения ими справочного аппарата архива.

До передачи в государственные  архивы документы, подлежащие государственному хранению, хранятся в архивах организаций  и предприятий в течение сроков, установленных Главным архивным управлением Российской Федерации. По истечении установленных сроков документы, подлежащие государственному хранению, передаются по акту из архивов  организаций и предприятий в  государственные архивы.

Взаимодействие коммерческой организации и государственного архива может осуществляться на договорной основе. В договоре закрепляются принципы взаимоотношений сторон, их обязанности, ответственность и другое.

Квалифицированное ведение  кадрового делопроизводства предполагает не только соблюдение правил ведения, но и хранения кадровой документации, а также своевременную сдачу  этой документации в архив.