Кадровое делопроизводство: правила хранения и уничтожения кадровой документации

Учитывая положения Приказа  Минкультуры Российской Федерации  от 8 ноября 2005 года №536 «О типовой инструкции по делопроизводству в федеральных  органах исполнительной власти»  графы номенклатур дел заполняются  следующим образом.

В графе 1 номенклатуры дел  проставляются индексы каждого  дела, включенного в номенклатуру.

Каждое дело, включенное в номенклатуру, должно иметь индекс. Индекс дела состоит из индекса структурного подразделения и порядкового  номера дела по номенклатуре в пределах подразделения. Индексы дел обозначаются арабскими цифрами. Например: 12-05, где 12 - обозначение структурного подразделения, 05 - порядковый номер заголовка дела по номенклатуре. При наличии в  деле нескольких томов (частей), индекс проставляется на каждом томе, с  добавлением «т. 1», «т. 2» и так  далее.

В номенклатуре дел рекомендуется  сохранять одинаковые индексы для  однородных дел в пределах разных структурных подразделений; для  переходящих дел индекс сохраняется.

В графу 2 номенклатуры дел  включаются заголовки дел (томов, частей).

Заголовок дела должен четко, в обобщенной форме отражать основное содержание и состав документов дела.

В номенклатуру дел включаются заголовки дел, отражающие все документируемые  участки работы структурного подразделения.

Рекомендуем для отдела кадров вести следующую номенклатуру дел:

1.   Нормативно-правовые акты, регулирующие работу отдела кадров.

2.   Штатное расписание.

3.   Положение об отделе кадров.

4.   Документы по подготовке и переподготовке работников, повышению квалификации, планы, программы и так далее.

5.   Переписка с другими организациями по вопросам повышения профессиональной квалификации, поиска кадров и так далее.

6.   Приказы о приеме, увольнении работников.

7.   Приказы о поощрениях, применении дисциплинарных взысканий.

8.   Приказы о командировании.

9.   Приказы о переводе на другую работу, повышении в должности.

10. График отпусков.

11. Должностные инструкции  работников организации.

12. Трудовые договоры.

13. Договоры о полной  материальной ответственности.

14. Табель учета рабочего  времени.

15. Картотека личных дел  работников.

16. Картотека трудовых  книжек.

17. Картотека личных карточек  работников (форма №Т-2, №Т-2ГС(МС)).

18. Картотека актов (к  выделению на уничтожение документов, о приемке-передаче дел и другие).

19. Журнал учета приема, перевода, увольнения работников.

20. Журнал учета выдачи  командировочных удостоверений.

21. Журнал учета военнообязанных.

22. Журнал учета приказов  по личному составу (Можно рекомендовать  выделить Журнал учета приказов  о предоставлении отпусков и  командировании работников, которые  имеют сроки хранения 3 и 5 лет  и Журнал учета других кадровых  приказов).

23. Журнал учета личных  дел, личных карточек, трудовых  договоров.

24. Журнал учета выдачи  трудовых книжек и вкладышей  к ним.

25. Журнал учета личных  заявлений работников.

26. Журнал учета выдачи  справок о заработной плате,  стаже, месте работы и так  далее.

В номенклатуру дел не включаются периодические издания.

В графе 3 номенклатуры дел  указывается количество дел (томов, частей). Она заполняется по окончании  календарного года.

В графе 4 указываются срок хранения дела, номера статей по перечню (Перечень типовых управленческих документов), а при его отсутствии - по типовой  или примерной номенклатуре дел.

В графе 5 «Примечание» указываются  название перечней документов, использованных при определении сроков хранения дел, в течение всего срока  действия номенклатуры проставляются  отметки о заведении дел, о  переходящих делах (например, переходящее  с 2004 года), о выделении дел к  уничтожению, о лицах, ответственных  за формирование дел и другие.

По окончании делопроизводственного  года в конце номенклатуры дел  заменяется итоговая запись о количестве заведенных дел (томов), по разделам постоянного  и временного хранения: свыше 10 лет  и до 10 лет включительно.

Далее приведена примерная  форма номенклатуры дел для сдачи  документов на негосударственное хранение.

Наименование  организации

НОМЕНКЛАТУРА  ДЕЛ                                                      УТВЕРЖДАЮ

_________№____                                                             Наименование должности                                                                                         

 руководителя  организации

_________________________                                        Подпись      Расшифровка

(место составления)                                                                           подписи

на ____ год                                                                       Дата

______________________________________________________________________

Название раздела

Индекс дела	Заголовок дела (тома, части)	Кол-во дел (томов, частей)	Срок хранения дела (тома, части) и № статей по перечню	Примечание
1	2	3	4	5
03-16	График отпусков	1	1 год
03-17	Должностные инструкции работников организации		постоянно

Наименование  должности руководителя

службы делопроизводства организации       Подпись          Расшифровка подписи

Дата

Виза зав. ведомственным  архивом

(лица, ответственного  за архив)

ОДОБРЕНО

Протокол заседания

Экспертной комиссии организации

от «__» __________200_ года №___

Итоговая запись о категориях и количестве дел,

заведенных в ____ году в организации

По срокам хранения	Всего	В том числе:
		переходящих	с отметкой «ЭПК»
1	2	3	4
Постоянного
временного (свыше 10 лет)
временного (до 10 лет включительно)
Итого:

Наименование  должности руководителя

службы делопроизводства организации       Подпись          Расшифровка подписи

Дата

Итоговые сведения переданы в архив организации

Наименование  должности

передавшего сведения                         Подпись                   Расшифровка подписи

Дата

Обратите внимание!

В том случае, если организация  сдает документы на государственное  хранение, требуется согласование номенклатуры дел с Экспертно-проверочной комиссией (ЭПК) государственного архива.

Номенклатура дел организации  оформляется на общем бланке.

Для удобства использования  номенклатура дел, как правило, составляется в нескольких экземплярах, для каждого  структурного подразделения и лица, ответственного за архив.

Согласно пункту 3.4.6 «Основных  правил работы архивов организаций», одобренным решением Коллегии Росархива от 6 февраля 2002 года, номенклатура дел на предстоящий календарный год составляется в последнем квартале текущего года.

Номенклатура дел пересоставляется и согласовывается заново в случае коренных изменений функций и  структуры организации, но не реже одного раза в пять лет. Ежегодно она уточняется, утверждается руководителем организации  и вводится в действие с 1 января следующего года.

Текущее хранение документов определяется не только понятием номенклатуры дел, но и формированием дел.

Документы, которые не находятся  на руках у исполнителей, при их хранении группируются так, чтобы можно  было быстро найти нужный документ и информацию. Эта процедура называется «формированием дела».

В соответствии с пунктом 72 ГОСТ Р 51141-98 формирование дел - группировка исполненных документов в дела в соответствии с номенклатурой дел и систематизация документов внутри дела.

Формированием дел в структурных  подразделениях занимаются лица, ответственные  за документацию. Контроль за правильным формированием дел в организации и ее структурных подразделениях осуществляется службой документационного обеспечения или лицом, ответственным за документацию.

Основные требования к  формированию и оформлению дел изложены в следующих документах:

- Приказ Главного архивного  управления СССР от 25 мая 1988 года  №33 «Государственная система документационного  обеспечения управления. Основные  положения. Общие требования к  документам и службам документационного  обеспечения»;

- «Основные правила работы  архивов организаций», одобренных  решением Коллегии Росархива от 6 февраля 2002 года.

Согласно Государственной  системе документационного обеспечения  управления (далее – ГСДОУ) формирование дел должно осуществляться централизованно  по месту регистрации документов или децентрализовано. Основой формирования дел является номенклатура дел организации  или ее подразделений.

Формирование дел происходит следующим образом:

1. помещение документов (только  исполненных документов) в дело, которые по своему содержанию  соответствуют заголовку дела;

2. расположение документов  внутри дела в определенной  последовательности (хронологической  или по алфавиту).

При формировании дел необходимо соблюдать следующие требования, закрепленные в «Основных правилах работы архивов организаций», одобренных решением Коллегии Росархива от 6 февраля 2002 года:

- Документы постоянного  и временного хранения необходимо  группировать в отдельные дела.

- Включать в дело по  одному экземпляру каждого документа.

- Группировать в дело  документы одного календарного  года; исключение составляют: переходящие  дела; судебные дела; в том числе  личные дела, которые формируются  в течение всего периода работы  данного лица в организации  и другие.

- Дело должно содержать  не более 250 листов, при толщине  не более 4 см.

- В дело помещают документы,  которые по своему содержанию  соответствуют заголовку дела, при  этом запрещается группировать  в дела черновые и дублетные  экземпляры документов (за исключением  особо ценных), а также документы,  подлежащие возврату.

- Внутри дела документы  должны быть расположены так,  чтобы они по своему содержанию  последовательно освещали определенные  вопросы. При этом документы  располагаются в хронологическом  порядке (входящие - по датам поступления,  исходящие - по датам отправления)  или по алфавиту авторов и  корреспондентов. Хронологическая  последовательность расположения  документов начинается от более  ранних по датам документов  и заканчивается более поздними  датами.

- Приложения к документам, независимо от даты их утверждения  или составления, присоединяются  к документам, к которым они  относятся. Приложения объемом  свыше 250 листов составляют отдельный  том, о чем в документе делается  отметка.

- Приказы по основной  деятельности группируются отдельно  от приказов по личному составу.

- Приказы по личному  составу группируются в дела  в соответствии с установленными  сроками их хранения. Целесообразно  при больших объемах документов  приказы по личному составу,  касающиеся различных сторон  деятельности организации (прием  на работу, увольнение и перемещение,  командировки и так далее), группировать  в отдельные дела.

- Документы в личных  делах располагаются в хронологическом  порядке по мере их поступления.

- Лицевые счета рабочих  и служащих по заработной плате  группируются в отдельные дела  и располагаются в них по  алфавиту фамилий.

- Предложения, заявления  и жалобы граждан по вопросам  работы организации и все документы  по их рассмотрению и исполнению  группируются отдельно от заявлений  граждан по личным вопросам.

- Переписка группируется, как правило, за календарный  год и систематизируется в  хронологической последовательности, документ-ответ помещается за  документом-запросом. При возобновлении  переписки по определенному вопросу,  начавшейся в предыдущем году, документы включаются в дело текущего года с указанием индекса дела предыдущего года.

Заголовок дела является важным элементом систематизации документов, их поиска и последующей работы с  делами.

Согласно пункту 6.1.13. Приказа  Минкультуры Российской Федерации  от 8 ноября 2005 года №536 «О типовой инструкции по делопроизводству в федеральных  органах исполнительной власти»  заголовок дела должен состоять из элементов располагаемых в следующей последовательности:

·   название вида дела (переписка, журнал и так далее) или разновидности документов (протоколы, приказы и так далее);

·   название организации или структурного подразделения (автор документа);

·   название организации, которой будут адресованы или от которой будут получены документы (адресат или корреспондент документа);

·   краткое содержание документов дела;

·   название местности (территории), с которой связано содержание документов дела;

·   даты (период), к которым относятся документы дела.

Эти сведения, а также  индекс дела должны быть отражены на обложке  каждого дела. Индекс дела проставляется  в соответствии с номенклатурой  дел и является адресом хранения дела, его поисковым признаком.