Автор работы: Пользователь скрыл имя, 04 Марта 2013 в 21:30, курс лекций
ЛЕКЦИЯ 1. ДОКУМЕНТ И СИСТЕМЫ ДОКУМЕНТАЦИИ.
ЛЕКЦИЯ 2. УПРАВЛЕНЧЕСКАЯ ДОКУМЕНТАЦИЯ И ТРЕБОВАНИЯ К ЕЕ ОФОРМЛЕНИЮ.
ЛЕКЦИЯ 3. ФОРМУЛЯР-ОБРАЗЕЦ, СОСТАВ И РАСПОЛОЖЕНИЕ РЕКВИЗИТОВ.
ЛЕКЦИЯ 4. СОСТАВЛЕНИЕ И ОФОРМЛЕНИЕ ОСНОВНЫХ ДОКУМЕНТОВ.
Юридическая сила документа — свойство официального документа, сообщаемое ему действующим законодательством, компетенцией издавшего его органа и установленным порядком оформления.
Таким образом, орган управления или должностное лицо, выпускающее документ, обязаны:
Следовательно, юридическую силу документа определяют и содержание, и форма документа.
Рассмотрим реквизиты, определяющие юридическую силу документа.
Ранее рассмотренные реквизиты бланка («наименование организации — автора документа» и «место составления или издания документа») одновременно являются и реквизитами, придающими документу необходимый юридический статус.
Реквизит 11 «Дата документа». Датой документа является дата его подписания или утверждения, для протокола — дата за-
Рассмотрим реквизиты, определяющие юридическую силу документа.
Реквизит 11 «Дата документа». Датой документа является дата его подписания или утверждения, для протокола – дата заседания, для акта — дата события. Для заверяемых нотариально документов датой документа может быть дата его нотариального удостоверения. Документы, изданные двумя или более организациями, должны иметь одну (единую) дату.
Дату документа оформляют арабскими цифрами в следующей последовательности: день месяца, месяц, год. День месяца и месяц оформляют двумя парами арабских цифр, разделенными точкой, год четырьмя арабскими цифрами, например, 12.01.2007. Допускается словесно-цифровой способ оформления даты, например, 12 января 2007 г., а также оформление даты (как правило, для переписки с зарубежными партнерами) в следующей последовательности: год, месяц, день месяца, например: 2007.01.12.
Реквизит 12 «Регистрационный номер документа» состоит из его порядкового номера в регистрируемом массиве документов (договоры, приказы, исходящие письма и т.д.), который можно дополнять по усмотрению организации индексом дела по номенклатуре, информацией об исполнителе, корреспонденте и др. Этот реквизит — уникальный идентификатор документа в информационном массиве предприятия.
Регистрационный номер документа, составленного совместно двумя или более организациями, состоит из регистрационных номеров документов каждой из этих организаций, проставляемых через косую черту в порядке указания авторов в документе.
Регистрация документа, фиксируя факт его прохождения через данную управленческую систему, придает документу официальный характер. Одновременно с регистрацией документа служба делопроизводства проверяет правильность выбранного бланка, подлинность подписи указанного в документе должностного лица, полноту визирования документа и т.д.
Реквизит 16 «Гриф утверждения документа» оформляют на документах, которые не могут быть введены в действие подписавшими их должностными лицами. Такие документы приобретают юридическую силу после утверждения руководителем организации, коллегиальным органом управления или вышестоящим органом власти или управления.
Например, должностные инструкции работников предприятия оформляют на общем бланке, их подписывает руководитель структурного подразделения и в обязательном порядке утверждает руководитель предприятия.
Утверждение может осуществляться двумя имеющими одинаковую юридическую силу способами: должностным лицом или специально изданным документом. В первом случае гриф утверждения документа должен состоять из слова УТВЕРЖДАЮ (без кавычек), наименования должности лица, утверждающего документ, его подписи, инициалов, фамилии и даты утверждения.
При утверждении документа другим документом: постановлением, решением, приказом, протоколом — гриф утверждения состоит из слова УТВЕРЖДЕН (УТВЕРЖДЕНА, УТВЕРЖДЕНЫ или УТВЕРЖДЕНО), наименования утверждающего документа в творительном падеже, его даты, номера. Слово УТВЕРЖДЕН согласуется в роде и числе с названием вида утверждаемого документа.
Примеры оформления реквизита «Гриф утверждения»
УТВЕРЖДАЮ
Президент ЗАО «Ростекстиль» решением общего собрания
В А. Степанов В.А. Степанов
15.01.2005
Гриф утверждения документа располагают в правом верхнем углу документа (прил. 7).
При утверждении документа несколькими должностными лицами их подписи располагают на одном уровне.
После утверждения документа вносить в него изменения и добавления без разрешения лица, утвердившего документ, не допускается. Ответственность за качество подготовки документов и достоверность содержащихся в них данных возлагается на лица, подготовившие, завизировавшие и подписавшие документы.
Реквизит 22 «Подпись документа» — важнейший и древнейший реквизит управленческого документа. Считают, что она возникла одновременно с возникновением письменности [40].
Например, упоминания об использовании подписи встречаются у вавилонян в эпоху царя Хаммурапи (ок. 2300 лет до н.э.). в Библии — в книгах пророков Даниила и Неемии (ок. 500-400 гг. до н.э.). В Египте в период правления Клеопатры (69-30 гг. до н.э.) и в Римской империи при Юлии Цезаре (102 или 100-44 гг. до н.э.) подпись являлась уже неотъемлемой частью документов.
В состав реквизита «Подпись» входят: наименование должности лица, подписавшего документ (полное, если документ оформлен не на бланке организации, и сокращенное — на документе, оформленном на бланке); личная подпись; расшифровка подписи (инициалы, фамилия), например:
Вице-президент Ассоциации
региональных предприятий
или на бланке
Вице-президент
Реквизит проставляют через 2—3 межстрочных интервала после текста документа. Инициалы и фамилию при расшифровке подписи должностного лица печатают с пробелом и на уровне последней строки наименования должности.
При подписании документа несколькими должностными лицами их подписи располагают одну под другой в последовательности, соответствующей занимаемой должности, например:
Генеральный директор М.В. Ларин
Главный бухгалтер
При подписании документа несколькими лицами равных должностей их подписи располагают на одном уровне.
В документах, составленных комиссией, указывают не должности лиц, подписывающих документ, а их обязанности в составе комиссии, например:
Председатель комиссии В.Д. Банасюкевич В.Д. Банасюкевич
Члены комиссии
Документ может быть подписан исполняющим обязанности должностного лица. В этом случае указывают его фактическую должность (например, и.о. директора) и расшифровку его подписи (инициалы и фамилия). Не допускается ставить предлог «За», надпись от руки «Зам.» или косую черту перед наименованием должности.
Право подписи управленческих документов, как правило, — компетенция руководителя организации или его заместителей в соответствии с распределением их обязанностей. Оно устанавливается организационными (уставом, положением об организации) и распорядительными (приказами) документами организации.
В уставе организации регламентируется, какими правами наделены представительные и исполнительные (единоличные и коллегиальные) органы управления, а также подписание (утверждение) каких документов относится к компетенции соответствующего органа. Порядок деятельности и принятия решений руководителем организации может быть установлен и в договоре между ним и участниками (учредителями) организации, а также в локальных нормативных документах юридического лица.
Руководитель управляет текущей деятельностью, он имеет безусловное право подписи документов (в пределах его компетенции в соответствии с учредительными документами).
Регламентация права подписи особенно важна при большом количестве подписываемых в день документов. В этом случае руководитель может (и с позиции эффективного управления — обязан) делегировать свои полномочия, т.е. передать часть своих прав и обязанностей в принятии решений (подписании документов) и в осуществлении своих действий своим подчиненным, которые принимают также и ответственность за них.
Подобное распределение полномочий оформляют приказом руководителя, в котором он определяет границы принятия решений и степень ответственности подчиненных. Отдельные полномочия могут быть переданы и на основании доверенности.
Электронные документы могут подписываться с помощью технологии электронной цифровой подписи, некоторые аспекты применения которой будут рассмотрены в следующих главах пособия.
Реквизит 23 «Гриф согласования документа». Проекты документов, подготовленные в одной организации и затрагивающие интересы другой, могут быть с ней согласованы проставлением на документе грифа согласования.
Его оформляют на последнем листе документа ниже и слева от всех подписей.
При согласовании документа с вышестоящей организацией может возникнуть ситуация, что согласовывать документ будет должностное лицо, в управленческой иерархии стоящее выше подписывающего документ руководителя. В этом случае рекомендательный характер стандарта позволяет изменить положение реквизита, и гриф согласования может быть размещен в верхней части документа.
Если содержание документа необходимо согласовать с несколькими организациями, то грифы согласования могут располагать на отдельном листе. В этом случае на документе перед подписью ставят отметку «Лист согласования прилагается».
Гриф согласования включает слово СОГЛАСОВАНО, которое печатают прописными буквами и без кавычек.
При согласовании документа должностным лицом указывают должность руководителя, содержащую наименование организации, с которой согласовывают документ, его личную подпись, фамилию, инициалы и дату.
Возможно согласование с помощью другого документа: письма, протокола и др. В этом случае указывают наименование документа, его дату и номер.
Реквизит 25 «Оттиск печати». История возникновения печати как элемента документа так же, как и подписи, насчитывает тысячелетия. В древности использование печати носило массовый характер и в деловых отношениях, и при личном общении. Очень часто печать заменяла собой собственноручную подпись ее владельца.
В современном делопроизводстве четко разделяют использование подписи и печати. Подпись могут использовать как при межличностных, так и при деловых контактах, т.е. она является универсальным средством удостоверения документа и придания ему юридического статуса. Печать же как средство удостоверения подлинности подписи и подтверждения юридической силы применяют только в официальных документах организации.
Оттиск печати проставляют на подлинниках организационных документов (уставы, положения, правила, инструкции), а также документах, удостоверяющих права должностных лиц, факты расхода денежных средств и материальных ценностей и т.д. Печать используют также для заверения копий официальных документов организации.
Печать следует проставлять таким образом, чтобы оттиск захватил часть слов наименования должностного лица, подписывающего документ, и начало личной подписи. На документах финансового характера печать проставляют на специально отведенном для этого месте — символе «М.П.».
Печати подразделяют на гербовые печати и печати юридических лиц. В организации также могут применяться простые печати отдельных структурных подразделений (отдела кадров, архива) или для отдельных операций («для пакетов») и т.д.
Порядок изготовления и хранения печатей регулируется законодательством Российской Федерации. Место хранения печати и лицо, ответственное за ее хранение, определяет приказ руководителя организации.
Таким образом, официальность
и подлинность документа
В соответствии с правовыми нормами, в том числе и локальными правовыми актами, определяющими полномочия должностных лиц организации, для придания документам юридической силы дополнительно к реквизиту «подпись» могут проставляться грифы утверждения и согласования.
Нормам действующего законодательства должен соответствовать и основной реквизит управленческого документа — «текст документа».
ЛЕКЦИЯ 4
СОСТАВЛЕНИЕ И ОФОРМЛЕНИЕ ОСНОВНЫХ ДОКУМЕНТОВ.
1. Организационные документы
2. Распорядительные документы
3. Особенности работы с кадровыми документами
1. ОРГАНИЗАЦИОННЫЕ ДОКУМЕНТЫ
В общем количестве служебных документов любого предприятия, фирмы или учреждения организационные документы составляют самый маленький процент. Но именно эти документы играют чрезвычайно важную роль в деятельности любой организации.
Об их основном назначении свидетельствует их название. Слово «организация» означает строение, устройство чего-либо. Недаром синонимом создания предприятия является организация предприятия.
Любой документ — это прежде всего зафиксированная информация. При рассмотрении понятия «информация» с общенаучной точки зрения в прошлом веке был выдвинут тезис о том, что информация является одним из основных и универсальных свойств материи и энергии [36; с. 63]. Французский физик И.Л. Бриллюэн и его последователи изучали информационные процессы с позиции законов термодинамики. Они рассматривали передачу информации некоторой системе как усовершенствование этой системы, ведущее к снижению меры ее хаотичности и уменьшению ее энтропии. По их мнению, любая система содержит в себе столько информации, сколько ее надо было бы ввести в систему, чтобы последняя могла перейти от некоторого беспорядочного первоначального состояния в данное организованное состояние. Они определили информацию как «отрицательную энтропию» или «негэнтропию».