Лекции по "Делопроизводству"

Национальные стандарты, входящие в систему стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу (СИБИД), нормативно упорядочивают информационные процессы, обеспечивающие доступ к информационным фондам.

Так, ГОСТ 7.70-2003 «Описание баз данных и машиночитаемых информационных массивов. Состав и обозначение характеристик» устанавливает состав, содержание и представление реквизитов описания электронных информационных ресурсов, являющихся базами данных и автоматизированными информационными массивами.

В серию стандартов «Информационная технология» входит ГОСТ Р 52292-2004 «Электронный обмен информацией. Термины и определения», в котором закреплена терминология электронного обмена информацией. К этой серии относится и комплекс стандартов на автоматизированные системы, содержащих правила создания и эксплуатации компьютерных систем и технологий обработки документации.

Например, ГОСТ 34.601-90 «Комплекс стандартов на автоматизированные системы. Автоматизированные системы. Стадии создания» выделяет восемь стадий в создании автоматизированных систем (АС), используемых в различных сферах деятельности: формирование требований к АС, разработка концепции АС, техническое задание, эскизный проект, технический проект, рабочая документация, ввод в действие, сопровождение АС.

Как инструменты упорядочения работы с документной информацией классификация, унификация и стандартизация должны в обязательном порядке использоваться при документировании управленческой информации и организации работы с документами на любом предприятии. Результатом этой работы является создание:

• номенклатуры дел предприятия, которая исполняет роль классификатора документов предприятия;
• табеля форм документов (списка унифицированных форм документов предприятия с указанием этапов их подготовки) и альбома форм (образцов) документов предприятия;
• инструкции по делопроизводству, являющейся внутренним стандартом предприятия в области работы с документами и регламентом, обязательным для исполнения работниками предприятия.

3. ТРЕБОВАНИЯ  К ТЕКСТУ УПРАВЛЕНЧЕСКОГО ДОКУМЕНТА

Каждый из реквизитов играет определенную роль при создании и использовании документа. Однако наибольшую функциональную и управленческую значимость имеет реквизит 20 — «Текст документа».У различных управленческих документов есть определенные особенности оформления текста. В этом параграфе будут рассмотрены общие требования к оформлению и составлению текста организационно-распорядительных документов.

Тексты документов могут  оформляться в виде связанного текста, таблицы, анкеты или в виде соединения этих структур. Рекомендуется использовать шрифт размером 12 (для оформления табличных Материалов) и 13, 14 (для связанного текста).

Текст всех видов документов УСОРД выражает содержание управленческого  действия, грамматически и логически согласованную информацию о нем.

Текст большинства организационно-распорядительных документов состоит из двух частей. В первой части указывают причины, основания, цели составления документа. Во второй (заключительной) — решения, выводы, просьбы, предложения, рекомендации. Текст может содержать одну заключительную часть (например, приказы — распорядительную часть без констатирующей, письма, заявления — просьбу без пояснения).

В тексте документа, подготовленного  на основании других документов, указывают реквизиты последних: наименование документа, наименование организации — автора документа, дату документа, регистрационный номер Документа, заголовок к тексту, например, постановление Правительства Российской Федерации от 19.01.2005 № 30 «О типовом регламенте взаимодействия федеральных органов исполнительной власти».

Для облегчения восприятия текст делят на абзацы, включающие несколько предложений, посвященных  одной мысли (аргументу), и являющиеся простейшим Компонентом текста. Каждый абзац отделяют в документе абзацным отступом.

Текст управленческого  документа фиксирует управленческую информацию, которая должна быть достоверной, достаточной и своевременной (см. п. 1.5). Для того чтобы побудить адресата совершить (или не совершить) определенные действия, эта информация должна быть изложена последовательно, связано, непротиворечиво и убедительно, т.е. изложение информации в управленческом документе должно вестись аргументировано и логично.

Для создания текстов  управленческих документов используют предназначенную для общения в сфере управления функциональную разновидность языка — официально-деловой стиль.

За последние 100—150 лет  в языке делового документа выработались такие способы выражения содержания документа, которые обеспечивают наиболее эффективным образом фиксацию управленческой информации.

Основные черты официально-делового стиля:

• нейтральный тон изложения;
• краткость (лаконичность) текста;
• точность изложения, ясность выражения мысли. Нейтральный тон изложения — это норма официального делового языка, которая свидетельствует о неличном характере взаимоотношений между автором и адресатом документа и определенной дистанции между ними. Ранее отмечалось одно из свойств управленческой информации — ее официальный характер.

Автором и адресатом  делового документа почти всегда является организация в целом — «коллективный субъект», несмотря на то, что в большинстве случаев документ подписывается одним должностным лицом и адресуется конкретному должностному лицу.

Так как участники  делового общения действуют от имени  юридических, а не физических лиц, субъективный момент в текстах документов должен быть сведен к минимуму. Это выражается в том, что из языка документов исключают слова, обладающие эмоционально-экспрессивной окраской (слова с уменьшительными и ласкательными суффиксами, с суффиксами преувеличения и преуменьшения, междометия и др.).

Но нет правил без  исключений. Бывают ситуации, когда  ставится задача не только изложить информацию или убедить, но и необходимо обратить особое внимание, вдохновить, «позвать за собой» и т.п. Например, не так  давно появился новый вид документа, который можно отнести к группе организационных документов — кодекс корпоративной этики. В нем формулируют основные ценности и цели компании, принципы, на основе которых строятся ее отношения с партнерами, клиентами и государством, этические нормы и правила поведения ее сотрудников. Основное назначение этого документа — повышение статуса компании в обществе, формирование доверия к представителям этой профессии.

По стилистике кодекс корпоративной этики можно сравнить с программной речью. Используемые в нем речевые средства характеризуются художественной выразительностью, а текст звучит патетически приподнято и публицистично. Высокое качество документа определяет его краткость, которая не должна достигаться в ущерб полноты изложения. Достоинство краткости — возможность для читателя охватить мысленно весь документ в целом.

Краткость текста выражается в немногословности, умении изложить мысль сжато, лаконично. Это достигается, в том числе, и с помощью:

• исключения речевой избыточности (повторов, лишних слов, не несущих информации);
• употребления сокращений.

В текстах документов не следует использовать так называемые плеоназмы— смысловые повторы, возникающие  при употреблении слов, частично или  полностью совпадающего значения, например, «своя автобиография» (разве автобиография может быть чужой), «сервисное обслуживание» (сервис — это уже обслуживание), в «июле месяце» и т.д.

Одна из наиболее типичных разновидностей плеоназма — тавтология. Это сочетание или повторение одних и тех же по смыслу и звуковому составу слов, например, «искоренить с корнем», «проявление явления» и т.д. [90].

Русский язык богат синонимами — словами, разными по звучанию, но близкими по содержанию. Но в служебном  документе при выборе синонимов  следует учитывать их смысловые оттенки, а также сочетаемость с другими словами и соответствие стилю документа. Например, широко употребляемое слово «надо» — относится к разговорной лексике. В деловой переписке лучше использовать его синоним — «необходимо».

Для уменьшения объема текста в официальных документах широко используют сокращения слов и словосочетаний.

Существуют общепринятые (понятные всем читающим) сокращения, например, МГУ, МПС, РАО ЕЭС и т.д. Некоторые  сокращения понятны лишь узкому кругу специалистов той области, где эти сокращения приняты, например, ДОУ, ОКУД — для работников службы делопроизводства. Такие сокращения без дополнительного разъяснения можно применять в тексте документа, если есть полная уверенность в том, что они известны адресату. При неоднократном использовании какого-либо наименования (документа, организации, структурного подразделения и т.д.) в текст может быть введено его индивидуальное сокращение. При этом после первого упоминания его полного названия в скобках указывают его сокращенное название и в дальнейшем используют только это индивидуальное сокращение.

Точность изложения  предполагает однозначность понимания  содержания документа и автором  текста, и его адресатом. Адекватность восприятия текста сторонами делового общения чрезвычайно важна и достигается:

• употреблением специальной терминологии;
• использованием устойчивых языковых формул;
• использованием уточнений, дополнений, вводных слов,

причастных и деепричастных  оборотов.

Терминология, которую  используют в управленческой документации — это прежде всего отраслевая терминология, отражающая содержание той области деятельности, которой касается документ. Если в деловой переписке профессиональный термин может оказаться непонятным адресату, следует в скобках дать ему пояснение.

Владение деловым стилем — это во многом знание и умение употреблять языковые формулы, модели и речевые обороты (см. п. 5.3).

Ясность текста определяется прежде всего правильностью его  композиционной структуры, отсутствием  логических ошибок, продуманностью и  четкостью формулировок.

Знание правил составления документов и умение составлять документы обязательны для любого специалиста в области управления. Помочь в развитии чувства слова и стиля может вдумчивое отношение к текстам служебных документов, повышение общего уровня образованности, чтение специальной и художественной литературы.

Одно из основных требований к тексту документа — безупречная  грамотность. К сожалению, в последние  годы понизился не только уровень  общей грамотности населения, но и общественный уровень нетерпимости к проявлениям неграмотности.

Следует уделять внимание внешнему виду документа: выбору шрифта, его цвету и т.д. Но самое главное  украшение документа — правильный и выразительный русский язык.

Такие свойства управленческой информации, как ее повторяемость  и тематическая ограниченность, позволяют для значительной части управленческих документов предприятия унифицировать не только состав реквизитов, но и структуру текста документа.

Это позволяет сократить  время, требующееся для создания документов, текст которых будет понят однозначно и прочтен легко, и избежать ошибок, которые могут быть сделаны не очень грамотными сотрудниками.

Контент-анализ, как методологию  изучения текстов, разделяют на семантический, лингвистический и документалистический.

Семантический контент-анализ изучает смысл текста. Лингвистический контент-анализ исследует грамматические особенности текста (длину абзацев и фраз, порядок слов в предложении и т.д.). На основании этого могут быть сделаны выводы: кто написал данный текст, к какому жанру он относится, насколько логичен.

Документалистический  контент-анализ использует информационные параметры языка и документа, к которым, в частности, относят:

• физический объем (габариты), измеряемый в издательской практике числом стандартных печатных листов (1 печатный лист равен 16 машинописным листам), а в случае аудио-, видео- и кинозаписи — временем демонстрации (1 единица — 10 мин);
• информационный объем (длина записи), измеряемый длиной или площадью непрерывного текста, исключая необязательные пробелы, поля, паузы (может выражаться в учетно-издательских листах, в стандартных страницах и знаках);
• информационная емкость (количество переданной информации);
• информативность (количество полученной информации). При изучении информативной емкости языков проводили статистическую обработку большого количества текстов, а также сопоставление длин переводов одного и того же текста на разные языки. Выяснилось, что при равномерной нагрузке речевых единиц информацией тексты могли бы укоротиться в 4—5 раз [36; с. 64]. Так был установлен факт избыточности естественных языков, что еще раз показывает, что краткость управленческого документа может быть достигнута в результате работы над его текстом.