Лекции по "Делопроизводству"

 

 

 

 

 

ЛЕКЦИЯ 3

ФОРМУЛЯР-ОБРАЗЕЦ, СОСТАВ И РАСПОЛОЖЕНИЕ РЕКВИЗИТОВ.

1. Понятие реквизита и бланков документов.

2. Оформление реквизитов, определяющих движение и отражающих обработку и исполнение документа

3. Оформление реквизитов, определяющих юридическую силу документов

 

 

1. ПОНЯТИЕ РЕКВИЗИТА  И БЛАНКОВ ДОКУМЕНТОВ.

Использование бланков значительно ускоряет создание документа (за счет наличия постоянной информации), сокращает трудозатраты на его составление, упрощает восприятие информации и повышает культуру управленческого труда.

Бланк документа — набор реквизитов, идентифицирующих автора официального письменного документа.

Бланк включает только постоянную информацию об организации — авторе документа и придает содержащейся в документе информации официальный характер.

Для изготовления бланков используют форматы А4 и А5, причем меньший формат используют для небольших (до 7 строк) документов. На бланках изготавливают только первую страницу документа, а для последующих используют стандартные листы бумаги.

При продольном расположении реквизитов бланка (прил. 3) реквизиты располагают вдоль верхнего поля и выравнивают либо по ширине, либо по центру. При угловом (прил. 4) — их размещают в левом верхнем углу листа и выравнивают либо по левому краю, либо по центру отведенной площади.

В любой организации создают как минимум два вида бланков: бланк письма, применяемый для создания документов, отправляемых сторонним организациям и лицам, и так называемый общий бланк, который используют для оформления внутренних документов.

Примеры общего бланка с продольным расположением реквизитов и углового бланка письма предприятия приведены далее (прил. 5, 6).

Реквизиты бланков документов

• Реквизиты 01 «Государственный герб Российской Федерации» и 02 «Герб субъекта Российской Федерации» размещают на бланках документов в соответствии с Федеральным конституционным законом от 25.12.2000 г. № 2-ФКЗ «О Государственном гербе Российской Федерации» и правовыми актами субъектов Российской Федерации.
• Реквизит 03 «Эмблема организации или товарный знак (знак обслуживания)» оформляют на бланке в соответствии с учредительными документами (уставом или положением об организации). Товарный знак (знак обслуживания) изображают с соблюдением требований Закона Российской Федерации от 23.09.1992 № 3520-1 «О товарных знаках, знаках обслуживания и наименовании мест происхождения товаров». Закон также предусматривает их обязательную регистрацию.

Эмблема — условное или символическое изображение какой-либо организации, призванное символизировать ее основную идею (например, красный крест — эмблема Международного движения Красного Креста). Иногда для идентификации организации используют логотип — оригинальное начертание, изображение полного или сокращенного наименования фирмы или товаров фирмы [56] (например, логотип чайной компании «Липтон»).

В соответствии со ст. 1 Закона РФ «О товарных знаках, знаках обслуживания и наименованиях мест происхождения товаров» товарный знак или знак обслуживания — обозначения, служащие для индивидуализации товаров, выполняемых работ или оказываемых услуг юридических или физических лиц. Узнать товарный знак можно по латинской букве «R» или латинской букве «R» в окружности, а также по словесному обозначению «товарный знак» или «зарегистрированный товарный знак». Эти элементы указывают, что применяемое обозначение является товарным знаком, зарегистрированным в Российской Федерации.

При использовании эмблемы, логотипа или товарного знака в корпоративной символике в инструкции по делопроизводству предприятия приводят их изображение-образец, описание, размеры и поля, а также способы расположения.

Использование фирменной символики на фирменном бланке привносит индивидуальность, оригинальность, повышает запоминаемость и узнаваемость организации.

Реквизиты 04, 05, 06, 08, 09 характеризуют организацию — автора документа как юридическое лицо.

• Реквизит 08 «Наименование организации — автора документа» должен соответствовать наименованию организации, закрепленному в ее учредительных документах. Над наименованием организации указывают сокращенное, а при его отсутствии — полное наименование вышестоящей организации (при ее наличии). Сокращенное наименование организации приводят в тех случаях, когда оно закреплено в учредительных документах организации, и помещают (в скобках) ниже полного или за ним.

Наименование филиала, территориального отделения, представительства указывают в том случае, если они являются авторами документа, и их располагают ниже наименования организации.

В соответствии с Гражданским кодексом Российской Федерации частные организации должны иметь фирменные наименования, в состав которых должно быть включено указание на их организационно-правовую форму и характер деятельности.

• Реквизит 04 «Код организации-автора» указывают по ОКПО.
• Реквизит 05 «Основной государственный регистрационный номер (ОГРН) юридического лица». В «Правилах ведения единого государственного реестра юридических лиц и представления содержащихся в нем сведений» (2002 г.) сказано, что ОГРН указывают во всех документах этого юридического лица наряду с его наименованием. Поэтому этот реквизит как обязательный добавлен в бланк организации.
• Реквизит 06 «Идентификационный номер налогоплательщика/ код причины постановки на учет (ИНН/КПП)» проставляют в соответствии с документами, выдаваемыми налоговыми органами.
• Реквизит 09 «Справочные данные об организации» включает в себя: почтовый адрес, номер телефона и другие данные по усмотрению организации (номера факсов, телексов, счетов в банке, адрес электронной почты, веб-страницы и т.д.). Адрес указывают в соответствии с действующими правилами почтовой связи («Правила оказания услуг почтовой связи» утверждены постановлением Правительства Российской Федерации от 15 апреля 2005 г. № 221). Реквизиты адреса пишут в следующей последовательности:
• название улицы, номер дома;
• название населенного пункта (города, поселка и т.д.);
• название района;
• название республики, края, области, автономного округа;
• почтовый индекс.

• Реквизит 10 «Наименование вида документа» должно соответствовать видам документов, предусмотренным ОКУД. Если общий бланк дополнить наименованием вида документа, он становится бланком этого вида документа (например, приказа, протокола и т.д.). Бланки конкретных видов целесообразно создавать, когда в организации применяется большое количество документов этого вида (приказов, распоряжений, докладных записок и др.).

Наименование вида документа, как правило, печатают прописными буквами (например, ПРИКАЗ) и располагают в центре страницы на продольных бланках и от границы левого поля на угловых бланках. Этот реквизит обязателен для всех видов документов, кроме письма. В письме наименование вида документа не указывают.

Дополнительно к наименованию вида документа может быть указан реквизит 07 — код формы документа. Этот код также проставляют по ОКУД и в основном на документации по трудовым отношениям и в бухгалтерских документах.

• Реквизит 14 «Место составления или издания документа» указывают с учетом принятого административно-территориального деления, с использованием общепринятых сокращений и только в том случае, если затруднено его определение по реквизитам «Наименование организации» и «Справочные данные об организации». Например, на бланке письма, содержащем адрес организации, нет необходимости указывать место издания документа.

На бланках документов могут быть проставлены ограничительные отметки (в виде уголков, штрихов или других обозначений) для размещения реквизитов: 11 — дата документа, 12 — регистрационный номер документа, 13 — ссылки на регистрационный номер и дату входящего документа, 15 — адресат, 18 — заголовок к тексту документа.

Бланки структурных подразделений создают в крупных организациях. Для создания таких бланков наименование структурного подразделения помещают ниже наименования организации.

Бланки должностных лиц создают для руководителей (организации, крупного структурного подразделения), обладающих правом подписи. Наименование должности на бланке должностного лица располагают ниже наименования организации — автора документа.

Для организации, ее структурного подразделения, должностного лица установлены следующие виды бланков: общий бланк, бланк письма, бланк конкретного вида документа.

Если организация ведет переписку с иностранными корреспондентами, возможно создание бланка письма на двух языках, на котором все реквизиты повторяют дважды: на русском и иностранном языке, при этом не допускается искажение наименования организации, ее организационно-правовой формы и справочных данных.

Бланк предприятия — важный элемент его фирменного стиля. Фирменный стиль определяют как совокупность постоянных изобразительных, визуальных и информационных средств, с помощью которых фирма подчеркивает свою индивидуальность. Фирменный стиль используют для привлечения внимания покупателей и продвижения на рынок товаров или услуг предприятия.

По внешним признакам бланка (дизайну эмблемы, композиции надписей бланка, наличию всех необходимых реквизитов, качеству бумаги) невольно складывается впечатление о корреспонденте, степени его солидности, престижности.

Для любого предприятия бланки документов, а особенно бланки для внешней корреспонденции, — это визитные карточки, которые свидетельствуют о наличии или отсутствии корпоративного стиля и профессионального подхода к оформлению документов.

 

2. ОФОРМЛЕНИЕ РЕКВИЗИТОВ, ОПРЕДЕЛЯЮЩИХ ДВИЖЕНИЕ

И ОТРАЖАЮЩИХ ОБРАБОТКУ И ИСПОЛНЕНИЕ ДОКУМЕНТА

Одна из характеристик  управленческой информации — ее адресность. В качестве адресата (получателя документа) могут быть конкретные организации или группы организаций, структурные подразделения, конкретные должностные или физические лица.

При оформлении реквизита 15 «Адресат» соблюдают следующие  правила.

При адресовании документа  должностному лицу инициалы указывают перед фамилией. Наименование организации и ее структурного подразделения указывают в именительном падеже, а должность и фамилия лица, которому адресован документ, — в дательном.

Примеры оформления реквизита  «Адресат»

Минюст России                                                     АО «Электроцентромонтаж»

Департамент информатизации                               Главному бухгалтеру

и научно-технического обеспечения                      В.М. Кочетову

 

При направлении документа  руководителю организации ее название входит в состав должности адресата.

Если документ отправляют в несколько однородных организаций  или в несколько структурных  подразделений одной организации, то их следует указывать обобщенно.

Примеры оформления реквизита  «Адресат»

Генеральному директору                                             Администрации районов

ОАО «Северные регионы»                                            Московской области

 

В.А. Лагунину

В состав реквизита «Адресат»  может входить почтовый адрес. При  адресовании письма в организацию сначала указывают ее наименование, затем почтовый адрес. При направлении документа физическому лицу сначала указывают его фамилию и инициалы, а затем — его почтовый адрес.

Элементы почтового  адреса указывают в последовательности, установленной Правилами оказания услуг почтовой связи: название улицы, номер дома, номер квартиры, название населенного пункта (города, поселка и т.д.), название района, название республики, края, области, автономного округа, название страны (для международных почтовых отправлений), почтовый индекс.

Примеры оформления реквизита  «Адресат»

Государственное учреждение                                      Образцову О.П.

 

Всероссийский научно-                                                  ул. Садовая, д. 5, кв. 12

исследовательский институт                                      г. Липки, Киреевский р-н,

документоведения и  архивного дела                            Тульская обл., 301264

 

Профсоюзная ул., д. 82, Москва, 117393

 

Адресование используют и при оформлении внутренних документов, например, докладных, объяснительных записок.

Реквизит 17 «Резолюция»  — надпись на документе, сделанная  должностным лицом и содержащая принятое им по документу решение. Она  является инструментом административного воздействия, организующим действие исполнителей.

Наиболее общая структура  резолюции предполагает наличие  следующих частей:

• указание фамилий, инициалов исполнителя (исполнителей), которым адресована резолюция («кому делать»);
• содержание поручения («что должно быть сделано»);
• указание сроков ожидаемого исполнения («когда должно быть сделано»);
• подпись руководителя;
• дата резолюции.

 Например:

                                                                       Морозовой Н.В.

                                                                       Федосеевой Н.А.

 

                                                                       Прошу подготовить проект 

                                                                     договора с Консалтинговой группой 

                                                                       «Термика» к 05.10.2003

 

                                                                       Личная подпись

 

                                                                       Дата

При указании в резолюции  нескольких исполнителей ответственным является лицо, названное в резолюции первым.

Резолюцию составляет руководитель при рассмотрении поступивших или  внутренних документов. Она является распорядительным документом, который  проставляется на полученном документе.