Международная стандартизация в области управления документацией

Курсовая работа: Международная стандартизация в области управления документацией Название: Международная стандартизация в области управления документацией

 

ФЕДЕРАЛЬНОЕ АГЕНТСТВО ПО ОБРАЗОВАНИЮ

 

Государственное образовательное учреждение по  высшему профессиональному образованию

 

РОССИЙСКИЙ ГОСУДАРСТВЕННЫЙ ГУМАНИТАРНЫЙ УНИВЕРСИТЕТ

 

ИСТОРИКО-АРХИВНЫЙ ИНСТИТУТ

 

Факультет документоведения

 

Дубовицкая Мария Анатольевна

 

Курсовая работа

 

Международная стандартизация в области управления документацией. 

 

Российская специфика.

 

по информационному обеспечению управления

 

студентки 4 курса д/о

 

Преподаватель:

 

д.и.н., профессор М.В.Ларин

 

Москва  2008

 

 

 

Оглавление

 

 

 

Введение

 

1.      Понятие  международной стандартизации

 

2.      Международная  организация по стандартизации (ИСО)

 

       Деятельность

 

       Структура

 

       Порядок  разработки стандартов

 

3.      Международная  стандартизация в области управления  электронной документацией

 

4. Международные стандарты  на метаданные

 

4.1. Характеристика метаданных

 

4.2. Дублинское ядро

 

5. Информационные технологии  в Российской Федерации как  объект стандартизации

 

5.1. Информационные технологии

 

5.2. Информационные процессы

 

5.3. Информационные продукты  и услуги

 

5.4. Обеспечивающие средства

 

5.5 Качество информационных  продуктов и услуг

 

5.6. Автоматизированные системы  управления

 

5.7. Классификация стандартов  по видам

 

6. Национальные стандарты  на описание информационных  ресурсов

 

7. Проблемный подход в  области международной и российской  стандартизации информационных  технологий

 

Заключение

 

Список использованных источников и литературы

 

 

Введение

Тема курсовой работы – международная стандартизация в области управления документацией и изучение российской специфики в этой сфере.

Цель работы – изучить сущность стандартизации в области управления документацией в международном масштабе, а также проследить особенности унификации и приведения в соответствие с западными нормами и стандартами российского законодательства в области информационных технологий и электронных документов.

Стандартизация в области управления документацией позволяет более эффективно организовать работу с документами в сфере управленческой деятельности. Самостоятельным направлением совершенствования управления документацией является международная стандартизация.

В ряде стран основным нормативным документом, регламентирующим работу с документами, является национальный стандарт по управлению деловой документацией, эквивалентный международному стандарту ИСО 15489:2001 «Информация и документация – Управление документами».

 

Можно сказать, что международные стандарты ИСО 23081 и ИСО 15801, посвященные соответственно делопроизводственным метаданным и обеспечению достоверности и надежности информации, хранящейся электронным способом, также служат основой для разработки национальных стандартов во многих странах мира.

 

В Российской Федерации действует национальный стандарт ГОСТ 7.70-2003, разработанный на основе «Дублинского ядра» - универсального набора описательных реквизитов, который рекомендуется включать в состав метаданных информационных ресурсов.

 

В 2007 году на основе ISO 15489-1:2001, Information and Documentation — Records Management разработан ГОСТ ИСО 15489-1-2007, полностью соответствующий содержанию международного аналога.

 

Стандартизация массивов метаданных об информационных ресурсах, развитие систем их классификации и каталогизации должно стать основой создания эффективных средств навигации в российском информационном пространстве, а также постоянно действующего мониторинга информационных ресурсов (прежде всего государственных) и информационной деятельности.[1]

 

Задачи курсовой работы:

 

1.   Определение понятия  международной стандартизации.

 

2.   Характеристика деятельности, структуры, порядка разработки стандартов  Международной организации по  стандартизации (ИСО).

 

3.   Изучение международной  стандартизации в области управления  электронной документацией.

 

4.   Изучение  международной стандартизации метаданных в делопроизводстве.

 

5.   Анализ российской  специфики стандартизации информационных  технологий.

 

6.   Характеристика стандартов  на описание информационных ресурсов  в Российской Федерации.

 

7.   Анализ проблемного  подхода в области международной  и отечественной стандартизации  информационных технологий.

 

Не вызывает сомнения тот факт, что вопросы международной стандартизации информационных технологий, а следовательно и управления документацией, актуальны на сегодняшний день.

 

Информационно-коммуникационные технологии (ИТ) являются одним из наиболее важных факторов, влияющих на формирование общества двадцать первого века. Их революционное воздействие касается образа жизни людей, их образования и работы, а также взаимодействия правительства и гражданского общества. ИТ быстро становятся жизненно важным стимулом развития мировой экономики.

 

Информационные технологии должны служить достижению взаимодополняющих целей обеспечения устойчивого экономического роста, повышения общественного благосостояния, стимулирования социального согласия и полной реализации их потенциала в области укрепления демократии, транспарентного и ответственного управления международного мира и стабильности. Достижение этих целей и решение возникающих проблем потребует разработки эффективных национальных и международных стратегий.[2]

 

     Важно отметить  то обстоятельство, что в настоящее  время налицо несоответствия, нестандартизованность и зачастую недостоверность имеющихся сведений об информационных ресурсах различного рода. Различия в принципах, структуре, составе описания ресурсов и используемой терминологии приводят к несопоставимости данных, появляющихся в различных источниках.

 

При написании работы были использованы различные источники и литература.

 

Источники можно разделить на следующие группы:

 

·     нормативно-правовые акты, которые включают окинавскую хартию информационного общества, федеральные законы, распоряжения Правительства РФ;

 

·     нормативно-методические документы, к которым относятся ГОСТ, ГОСТ ИСО/МЭК, ИСО, методические рекомендации

 

  Окинавская хартия провозглашает основные принципы информационного общества, устанавливает стратегию и задачи международного сообщества в достижении информационно-коммуникативного единства.

 

Федеральные законы содержат основополагающие сведения относительно объекта исследования. В Федеральном законе «Об информации, информационных технологиях и защите информации» присутствуют определения таких базовых понятий, как информация, информационные технологии, перечислены принципы правового регулирования в сфере информационных технологий.

 

Федеральный закон «О техническом регулировании» содержит сведения об особенностях применения международных стандартов и соотнесения их с национальными.

 

Распоряжение Правительства от 27.09.2004 г. № 1244-р предполагает одобрение концепции использования информационных технологий в деятельности федеральных органов государственной власти до 2010 года. Данная концепция определяет основные приоритеты, принципы и направления реализации единой политики в сфере использования информационных технологий. Целями концепции являются: утверждение основополагающих стандартов  в сфере использования информационных технологий, интеграция информационных систем на основе общих стандартов и требований в рамках общего информационного пространства, обеспечение эффективного и защищенного информационного обмена.

 

Стандарты регулируют процессы управления документами. Все положения стандартов являются рекомендациями по созданию, включению в систему и управлению документами, а также обеспечению соответствия документов установленным характеристикам.

 

Литература включает в себя:

 

·      периодические издания («Делопроизводство», «Дело», «Научно-техническая информация», «Секретарское дело»);

 

·           учебные пособия, такие как издания  Переля И.С.  и Славина В.Н. «Информационная деятельность за рубежом и проблемы информационного менеджмента», Пилко И.С. «Библиотечная технология».

 

Периодика представлена, прежде всего, статьями Рыскова О.И., кандидата исторических наук, заведующего отделом ДОУ ВНИИДАД.

 

В журнале «Делопроизводство» содержатся такие статьи, как «Национальный стандарт на описание электронных информационных ресурсов», «Управление документами в европейских странах: обзор нормативной базы», «Метаданные в делопроизводстве: зарубежный опыт стандартизации».

 

Первая статья посвящена характеристике новой версии межгосударственного стандарта ГОСТ 7.70-2003 «Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Описание баз данных и машиночитаемых информационных массивов. Состав и обозначение характеристик». Рысков соотносит данный стандарт с набором реквизитов, который рекомендовано включать в состав метаданных информационных ресурсов в соответствии «Дублинским ядром» и делает вывод, что большинство элементов соответствуют требованиям международного стандарта ИСО.

 

Статья «Управление документами» содержит обзор  европейского законодательства в сфере информации и документации. Автор акцентирует внимание на стандартах делопроизводственных метаданных, как на особом типе стандартов, призванных обеспечить значимость, управляемость и длительность существования документации организации.

 

В статье, посвященной метаданным в делопроизводстве, Рысков подробно останавливается на том, что метаданные «служат для описания как бумажных, так и электронных документов, придают структуру неструктурированной информации или еще более структурированный вид структурированной информации».

 

Также при написании работы использовалась статья Волковой Д.В. «Деятельность международной организации по стандартизации (ИСО)», в которой достаточно полно и объективно рассмотрена организационная структура ИСО, ее назначение и цели, дан подробный анализ порядка разработки стандартов ИСО, перечислены и дана характеристика международным стандартам в ИСО в сфере информации и документации.

 

Кроме того, руководствовались материалами различных конференций, посвященных отдельным сторонам управления документами. Для характеристики понятия гармонизации информационного сотрудничества между странами использовалась Концепция информатизации сферы образования РФ. С целью анализа структуры и содержания ИСО 15489:2001 «Информация и документация — Управление документацией» были взяты материалы Второй Всероссийской практической конференции «Электронный документооборот и документационное обеспечение управления в органах власти»

 

Что касается структуры работы, то она состоит из введения, оглавления,  7 глав, включая разделы, заключения, списка использованных источников и литературы.

 

Введение содержит тему исследования,  ее актуальность, структуру работы, подробный разбор использованных источников и  литературы. Во введении поставлены цель и задачи работы.

 

Первая глава содержит разбор понятия международной стандартизации. Рассмотрены цели, аспекты, уровни стандартизации. Сделан акцент на том, что требования международных стандартов не являются обязательными для всех стран-участниц ИСО. Указан порядок внедрения таких стандартов в РФ: прямое внедрение или использование аутентичного текста.

 

Вторая глава полностью посвящена международной организации по стандартизации (ИСО). Первый раздел описывает деятельность ИСО, как негосударственной организации. Во втором разделе детально прописана структура ИСО, состав руководящих и рабочих органов. Третий раздел касается порядка разработки стандартов ИСО. Установлено, что комитет № 46 занимается стандартизацией в сфере информации и документации.

 

В третьей главе дана характеристика стандартизации в области управления электронной  документацией, а именно международному стандарту по управлению деловой документацией ИСО 15489 "Информация и документация — Управление документацией", разработанному в 2001 году.

 

Важно отметить, что этот стандарт призван обеспечить единую функциональную систему управления документацией в условиях глобализации.

 

Четвертая глава посвящена понятию метаданных и анализу ИСО 15836:2003 (Dublin Core). Необходимо отметить, что «в электронной среде аутентичные документы всегда сопровождаются метаданными, точно определяющими их основные характеристики»[3], вследствие чего управление метаданными является обязательной частью управления электронными документами, а следовательно и стандартизации.

 

Второй раздел четвертой главы включает описание 15 элементов описания информации. Дублинское ядро определяет формальную структуру  и семантику элементов метаданных.

 

В пятой главе рассмотрены информационные технологии как объект стандартизации в Российской Федерации. Последовательно описываются составляющие ИТ: процессы, продукты и услуги, методы, средства, качество, АСУ, системы.

 

Шестая глава затрагивает вопрос  отечественной стандартизации массивов метаданных информационных ресурсов. Выясняется соответствие требований национального стандарта 7.70-2003 ИСО 15836:2003.

 

Заключительная глава посвящена проблематике соотнесения требований международных и национальных стандартов. Внимание обращено на тот факт, что на настоящем этапе следует достичь гармонизации терминологии и совместимости объектов стандартизации на международном уровне. В этой связи чрезвычайно важно учесть  Методические рекомендации по гармонизации терминологии на национальном и международном уровне (1993 г.).[4]