Международная стандартизация в области управления документацией

 

·           создание справочной службы о действующих и разрабатываемых государственных и международных стандартах в области        информатизации сферы образования.

 

В настоящее время подавляющее большинство международных и отечественных стандартов в области информатики и информационных технологий, обеспечивающих возможность создания переносимых технологий, недоступны российским специалистам из-за их локального хранения только в организациях Госстандарта России, а также из-за недостаточной системной и программистской культуры специалистов и отсутствия механизмов стимулирования профессионального стремления освоить и использовать современные стандарты.

 

Осознавая важность вышеизложенной ситуации международные и отечественные органы стандартизации разработали и ввели в действие ряд основополагающих нормативных документов, регламентирующих создание систем терминологических стандартов и толковых словарей (см. Методические рекомендации по гармонизации терминологии на национальном и международном уровне. Р 50-603-2-93. М., 1993 г.).

 

Базовым понятием этих документов является понятие "гармонизация". При этом гармонизация собственно понятий определяется как целенаправленная деятельность, позволяющая устранить или снизить до приемлемого уровня различия, относящиеся к разным понятийным системам, описывающим один и тот же объект стандартизации. Гармонизация понятий осуществляется не только в рамках систем понятий, выраженных разными языками, но и в рамках одного языка.

 

Под гармонизацией терминов понимается целенаправленная деятельность, в результате которой одно понятие в различных языках обозначается терминами, имеющими одни и те же или сходные признаки понятия или имеющими одинаковую или слегка различающуюся форму. Данное определение приводится в документах ИСО/ТК 37, а в указанном выше Р 50-603-2-93 приводится ряд поправок, которые должны приниматься во внимание российскими разработчиками.

 

Во-первых, рекомендуется рассматривать гармонизированные термины в более широком плане как термины, обозначающие гармонизированные понятия вне зависимости от того, совпадают или нет термины по форме и/или буквальному значению.

 

Во-вторых, подчеркивается, что трактовка ИСО/ТК 37 может ложно ориентировать на введение в русскую терминологию гармонизированных терминов наряду с уже имеющимися терминами, что приведет к росту синонимии.

 

Важность терминологии, используемой при создании новых ИТ в образовании, подчеркнута в Декларации II Международного Конгресса ЮНЕСКО "Образование и информатика" (1-5 июля 1996 г., Москва), где признано необходимым обратиться к Международной организации стандартов с просьбой проверить, упростить и отредактировать терминологию в области новых информационных технологий, совместно со специалистами по образованию.[29]

 

Прекрасным примером сотрудничества зарубежных и российских организаций по стандартизации является  организованная Евро-Азиатской ассоциацией производителей товаров и услуг в области безопасности (ЕВРААС) международная конференция «Международные проблемы стандартизации безопасности ИТ». В ходе конференции было принято решение о подготовке дополнения к международному стандарту ISO/IEC  14888-3:2006 “Information technology – Security techniques – Digital signatures with appendix – Part 3: Discrete logarithm based mechanisms”. Целью данной работы является включение в данный стандарт, наряду с уже имеющимися в нем американским, немецким и корейским алгоритмами, также и российского алгоритма цифровой подписи, описанного в ГОСТ Р 34.10-2001 «Информационная технология. Криптографическая защита информации. Процессы формирования и проверки электронной цифровой подписи».[30]

 

В соответствии с принципами стандартизации в Российской Федерации, закрепленными в Федеральном законе от 27 декабря 2002 г. № 184-ФЗ "О техническом регулировании",[31] международные стандарты применяются как основа разработки национальных стандартов (ст. 12). В ряде стран мира уже проведены работы по созданию на основе ИСО 15489 национальных стандартов по управлению деловой документацией.

 

На базе стандартов ИСО серии 9000 разработаны и действуют национальные стандарты системы качества,[32] а специалистами по документоведению предпринимались попытки определения места делопроизводства в системе качества на предприятии еще до введения стандарта ИСО 15489 в 2001 году. [33]

 

Стандартизация в соответствии со статьей 11 Федерального закона "О техническом регулировании" осуществляется в целях обеспечения технической и информационной совместимости, сопоставимости экономико-статистических данных, рационального использования ресурсов, повышения конкурентоспособности продукции, работ, услуг и др. Стандарт ИСО 15489 помогает в решении всех указанных целей стандартизации. Экономическая ситуация в России доказывает, что именно сейчас в интересах экономики и управления настало время для включения в программу по разработке национальных стандартов РФ стандарта по управлению документацией, созданного на основе положений стандарта ИСО 15489. Что и было сделано в 2007 году.

 

 

Заключение

 

Стандартизация является ключевым фактором поддержки ряда направлений государственной политики, таких как конкуренция, внедрение инноваций, устранение торговых барьеров, расширение торговли, защита интересов потребителей, защита окружающей среды и многих других направлений.

 

Стандартизация, совмещаемая с законодательством, способствует более эффективному техническому регулированию на государственном уровне.

 

Международная стандартизация позволяет сэкономить время и средства необходимые для разработки национальных стандартов. Таким образом, развитие международной стандартизации предопределяет развитие мировой торговли.

 

Достижение соответствия требований международных и национальных стандартов позволит расширить границы сотрудничества и облегчить процессы информационного взаимообмена между государствами.

 

Стандартизация в области управления документацией позволяет более эффективно организовать работу с документами в сфере управленческой деятельности.

 

Международная организация по стандартизации – это глобальная сеть государственных и негосударственных организаций, занимающаяся разработкой стандартов для функционирования различных организаций. ИСО обладает достаточно сложной структурой, в которую входит технический комитет № 46, отвечающий за разработку норм и стандартов в сфере информации и документации. Создано огромное количество стандартов, посвященных бланкам, форматам, терминам и понятиям, нумерации, оформлению переводов, материалам и прочим характеристикам документации.

 

Метаданные – информация, позволяющая идентифицировать информационные ресурсы, управлять ими, осуществлять поиск и хранение. В традиционном делопроизводстве метаданные содержатся на обложках дел, в регистрационных карточках документов, номенклатурах дел. С применением автоматизированных систем метаданные закодированы в электронном информационном объекте. Универсальный набор метаданных содержит так называемое Дублинское ядро.

 

В России информационные технологии, включающие несколько параметров (процессы, средства, системы, продукты и услуги, методы, качество, АСУ) также подлежат стандартизации. Разработано достаточное количество ГОСТ ИСО/МЭК на запись, защиту, обмен, кодировку информации и пр.

 

Также в Российской Федерации действует ГОСТ 7.70-2003,   разработанный на основе «Дублинского ядра», что значительно упрощает систему описания информационных ресурсов и приближает ее к международной практике, а также распространяется на сетевые ресурсы локальных и глобальных сетей.

 

Один из основополагающих стандартов  по управлению документацией - ИСО 15489 "Информация и документация — Управление документацией" был разработан в 2001 году. Это стало важным событием в области создания и сохранения единого экономического пространства и поддержания международного сотрудничества. Одним из следствий процесса интеграции ИСО стала разработка в 2007 году Национального стандарта РФ 15489-1-2007 «Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Управление документами. Общие требования». Данный стандарт идентичен международному ISO 15489-1:2001 Information and documentation. Records management. General. Стоит лишь отметить, что в российском аналоге отсутствует понятие «запись», наличествует только «документ».

 

Пока рано говорить о сколько-нибудь значимых и эффективных результатах внедрения настоящего стандарта. Тем не менее, нельзя не отметить это значимое событие в области стандартизации информации и документации. Появление национального стандарта доказывает участие Российской Федерации в международном информационном обмене, подчеркивает стремление занять твердую позицию в экономическом пространстве и укрепиться в качестве полноправного члена формирующегося информационного общества. Преодоление  международного электронно-цифрового разрыва позволит более эффективно мобилизовать ресурсы в целях улучшения информационной и коммуникационной инфраструктуры.

 

 

Список использованных источников и литературы:

 

 

 

Источники:

 

Опубликованные:

 

1.         Окинавская хартия глобального информационного общества (принята 22 июля 2000 г. лидерами стран «Большой восьмерки»);

 

2.         Федеральный закон «О техническом  регулировании» от 27.12. 2002 № 184-ФЗ;

 

3.         Федеральный закон «Об информации, информационных технологиях и  защите информации» от 27.07.2006 г. № 149-ФЗ;

 

4.         Концепция использования информационных  технологий в деятельности федеральных  органов государственной власти  до 2010 года (одобрена Распоряжением  Правительства Российской Федерации 27.09.2004 г. № 1244-р);

 

5.         ISO 9001, Quality management systems - Requirements;  SO 14001, Environmental management systems - Specification with guidance for use;

 

6.         ISO 8439:1990, Forms design – Basic Layout;

 

7.         ISO 8601:2000, Data elements and interchange formats - Information interchange – Representation of dates and times;

 

8.         BS ISO 15489-1:2001, Information and Documentation — Records Management — Part 1: General;

 

9.         PD ISO/TR 15489-2:2001, Information and Documentation — Records Management — Part 2: Guidelines;

 

10.      ISO 15483-2001 Information and Documentation – Records management;

 

11.      ISO 5127:2001, Information and Documentation – Vocabulary:

 

12.      ISO 14416:2003, Information and Documentation - Requirements for binding of books, periodicals, serials and other documents for archive and library use – Methods and materials);

 

13.      ISO 15836:2003, Information and documentation – The Dublin Core metadata element set;

 

14.      ISO/TS 23081-1:2004 Information and documentation  - Records management processes – Metadata for records – Part 1: Principles;

 

15.      ISO/TR 15801:2004, Electronic imaging – Information stored electronically – Recommendations for trustworthiness and reliability;

 

16.      ISO/DIS 22310:2005, Information and Documentation – Requirements for records/documents management in standards;

 

17.      AS 4390.1-1996 Records management - General; AS 4390.2-1996 Records management - Responsibilities; AS 4390.3-1996 Records management - Strategies; AS 4390.4-1996 Records management - Control; AS 4390.5-1996 Records management - Appraisal and disposal; AS 4390.6-1996 Records management – Storage;

 

18.      UNESCO Thesaurus: A Structured List of Descriptors for Indexing and Retrieving Literature in the Fields of Education, Science, Social and Human Science, Culture, Communication and Information. Paris: UNESCO Publishing. 1995;

 

19.      Treasury Board Information Management Standard, Part 1: Government On-Line Metadata Standard. Office of the e-Envoy, e-Government Metadata Standard (e-GMS), Version 3.0, April 2004;

 

20.      AS 5044-2002 AGLS Metadata element set;

 

21.      ИСО/МЭК 2382-1. Информационная технология. Словарь. Часть 1. Основные термины. — (Офиц. перевод);

 

22.      ГОСТ Р  ИСО 9001-96 Системы качества. Модель  обеспечения качества при проектировании, монтаже и обслуживании;

 

23.      ГОСТ Р  ИСО 9002-96 Системы качества. Модель  обеспечения качества при производстве, монтаже и обслуживании;

 

24.      ГОСТ Р  ИСО 9003-96 Системы качества. Модель  обеспечения качества при окончательном  контроле и испытаниях;

 

25.      ГОСТ Р  ИСО/МЭК 15910—2002. Процесс создания  документации пользователя программного  средства. — (Информационная технология);

 

26.      ГОСТ  Р 7.70-2003  Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Описание баз данных и машиночитаемых информационных массивов. Состав и обозначение характеристик;

 

27.      ГОСТ Р  ИСО/МЭК 2382-23—2004. Информационная технология. Словарь. Часть 23. Обработка текста;

 

28.      ГОСТ Р  ИСО 15489-1-2007 Система стандартов по  информации, библиотечному и издательскому  делу. Управление документами. Общие  требования;

 

29.      Методические  рекомендации по гармонизации  терминологии на национальном  и международном уровне. Р 50-603-2-93. М., 1993;

 

30.      Рекомендации  по стандартизации Р 50.1.031—2001. Информационные  технологии поддержки жизненного  цикла продукции. Терминологический  словарь. Часть 1. Стадии жизненного  цикла продукции;

 

31.      Национальные  стандарты: Указатель: 2005: по состоянию  на 1 января 2005 г.:  издание официальное: В 3 томах / Коллективный автор, представлено  федеральным  агентством по техническому регулированию и метрологии. – М.: Издательство стандартов, 2005;

 

Литература:

 

1.         Антошкова, О.Я. 20 лет системе стандартов в области информации, библиотечного и издательского дела (СИБИД) [Текст] / О.А. Антошкова, Ф.Е. Гришина // НТИ. Сер.1. – 1999. - №4. – С. 1-3;

 

2.           Белозеров В.Н., Шкловская Т.А. Стандарт  на описание информационных ресурсов//Научно-техническая  информация. Сер.1.2004. № 2;

 

3.         Волкова Д.В. Деятельность международной  организации по стандартизации (ИСО) // Делопроизводство.2006.№ 2.с 9-15;

 

4. Митченко О.Ю., Рысков  О.И. Международный стандарт по  управлению деловой документацией  ИСО 15489-2001//Делопроизводство. 2003 № 3;

 

5. Митченко О.Ю. Международные  стандарты ИСО в сфере информации  и документации//Секретарское дело.2005. № 2;

 

6. Рысков О.И. Метаданные  в делопроизводстве: зарубежный  опыт стандартизации // Делопроизводство. 2004. № 4. с 42-46;

 

7. Рысков О.И. Национальный  стандарт на описание электронных  информационных ресурсов//Делопроизводство. 2005.№ 2. с 54-59;