Направления совершенствования документооборота

Должностная  инструкция  составлена   по   каждой   штатной   должности предприятия,  носит  обезличенный  характер  и  объявляться  сотруднику  под расписку при заключении контракта, в том числе  при  перемещении его на  другую должность, а также при временном исполнении обязанностей по должности. [21, c. 199].

В   должностной   инструкции   указывают   наименование   подразделения предприятия, конкретной должности, реквизиты согласования и утверждения.

В соответствии с требованиями законодательства, текст должностной инструкции состоит из следующих разделов:

- общие положения;

- основные  задачи и функции работника;

- должностные  обязанности работника;

- права работника;

- ответственность работника за нарушение требований трудовой и исполнительской дисциплины;

- взаимоотношения с другими работниками предприятия по вопросам выполнения должностных обязанностей;

- профессиональные связи по должности;

- оценка  деятельности.

В разделе  «Общие положения» указывают:

- квалификационные  требования, предъявляемые к работнику в соответствии с занимаемой им должностью;

-  основополагающие  организационно-правовые  документы,  на   основании которых,  работник осуществляет свою профессиональную (должностную) деятельность и реализует свои служебные полномочия;

- перечень  структурных подразделений и  отдельных должностей сотрудников, непосредственно подчиненных данному работнику в связи с исполнением им профессиональных обязанностей;

- порядок  замещения работника  и исполнения его должностных  обязанностей  в случае его временного отсутствия.

В  настоящий раздел также включены  требования   и   положения, конкретизирующие и уточняющие правовой статус работника и условия его деятельности.

В  разделе  «Права»  приводится  перечень  прав  работника.  Допускается конкретизировать  те  или  иные  права  с   учетом   специфики   выполняемых работником его должностных обязанностей.

В разделе «Обязанности» указаны обязанности работника с учетом задач и функций конкретного структурного  подразделения  предприятия  с  подробным изложением основных направлений его трудовой деятельности. В разделе также указаны обязанности  работника, возлагаемые  на  него  в   соответствии   со   сложившейся   в   структурном подразделении практикой распределения этих обязанностей, выполняемых  данным подразделением   по   решению   руководителя   структурного    подразделения предприятия.

В разделе «Ответственность» указывается мера ответственности  работника за несоблюдение требований  должностной  инструкции  и  других  нормативных правовых и локальных актов. В данном разделе указано  также,  каким образом материально ответственное лицо несет в соответствии с законодательством материальную ответственность за ущерб, причиненный нанимателю.

Каждая должностная инструкция (каждого работника УП «Энерол») согласована  с  юрисконсультом предприятия. Согласованная и утвержденная должностная инструкция скреплена  печатью предприятия и храниться  в отделе  кадров  предприятия в   соответствии   с установленным порядком ведения делопроизводства на предприятии.

Должностная  инструкция  вступает  в  силу  с  момента  ее  утверждения руководителем  предприятия  и  действует  до  ее  замены  новой  должностной инструкцией.

Требования   должностной   инструкции   являются   обязательными    для работника, работающего в данной должности, с момента его ознакомления  с инструкцией  под  роспись  и до  перемещения на  другую   должность   или увольнения с предприятия.

2.4. Трудовой договор (контракт)

        

Трудовой  договор (контракт) –  соглашение  между нанимателем  и работником,  в соответствии с которым наниматель обязуется предоставить работнику работу по   обусловленной   трудовой    функции,    обеспечить    условия    труда, предусмотренные  Трудовым  кодексом  Республики Беларусь,  законами  и   иными   нормативными правовыми   актами,   коллективным   договором,   соглашениями,   локальными нормативными актами, содержащими нормы трудового  права,  своевременно  и  в полном размере выплачивать работнику заработную плату, а работник  обязуется лично выполнять определенную этим соглашением  трудовую  функцию,  соблюдать действующие в организации правила внутреннего трудового распорядка.

Сторонами трудового  договора (контракта) являются:

- в качестве  нанимателя  – предприятие любой формы собственности учреждение, организация, индивидуальные предприниматели;

- в качестве  работника – физические лица.

В трудовом договоре (контракте) должно быть указано:

-  фамилия,  имя,  отчество  работника  и   наименование  нанимателя, заключивших между собой трудовой договор (контракт).

Существенными условиями трудового договора (контракта), в соответствии с законодательством, являются:

- место работы (с указанием структурного подразделения);

- дата начала  работы;

-  наименование  должности,   специальности,   профессии   с   указание  квалификации в соответствии  со  штатным  расписанием   организации  или конкретная  трудовая  функция;

- права и  обязанности работника;

- права и обязанности нанимателя;

- характеристики  условий  труда,  компенсации   и  льготы  работникам  за работу в тяжелых, вредных и опасных условиях;

- режим труда  и отдыха;

-  условия   оплаты  труда  (в  том   числе  размер  тарифной  ставки  или должностного  оклада  работника,  доплаты,  надбавки  и  поощрительные выплаты);

- виды и  условия социального страхования,  непосредственно  связанные   с трудовой деятельностью.

Законодателем предусмотрено, что в трудовом договоре (контракте) могут быть  предусмотрены  условия испытательного срока, о не разглашении  работником  служебной и (или) коммерческой тайны, обязанности работника отработать  после  обучения не менее установленного договором  срока,  если  обучение  производилось  за счет средств нанимателя, а также иные  условия,  не  ухудшающие  положение работника  по  сравнению  с  Трудовым  кодексом   Республики Беларусь,   законами   и   иными нормативными правовыми актами, коллективным договором, соглашениями.

Условия трудового  договора (контракта) могут быть  изменены  только  по  соглашению сторон и в письменной форме и оформлены как дополнения к трудовому договору (контракту). [14].

В соответствии с трудовым законодательством, трудовой договор (контракт) вступает в силу со дня  его  подписания  работником  и нанимателем.

Работник  преступает к исполнению трудовых обязанностей  со  дня, определенного трудовым договором (контрактом). В случае, если в трудовом договоре не оговорен день начала  работы,  то  работник должен приступить к работе на следующий  рабочий  день  после  вступления  в договора в силу.

Правоприменительная практика предусматривает, что в  случае, если  работник  не  приступил  к  работе  в  установленный   срок   без уважительной причины в течение недели, то трудовой договор аннулируется.

Содержание трудового договора (контракта) составляет  весь  комплекс  условий,  определяющих взаимные права и обязанности сторон. Некоторые  условия  трудового  договора (контракта) устанавливаются  трудовым  законодательством.   Многие   условия   трудового договора  (контракта) жестко  регламентируются трудовым законодательством и взаимное согласие сторон  не  могут изменить их, если в  результате  ухудшается  положение  работника,  даже  по взаимному  соглашению.  Если  условие   договора   полностью   совпадает   с установленными законом нормами, то можно не дублировать  законодательство  и не указывать это условие.

Прием на  работу  оформляется  приказом нанимателя, изданным на основании заключенного трудового  договора (контракта).  Содержание  приказа нанимателя  должно   соответствовать   условиям   заключенного   трудового договора (контракта).

Приказ нанимателя  о приеме  на  работу  объявляется работнику под роспись в трехдневный срок  со  дня подписания  трудового договора (контракта).  По требованию работника наниматель обязан  выдать  ему  надлежаще  заверенную копию указанного приказа.

В момент  приеме  на  работу  наниматель  ознакамливает  работника с действующими  на предприятии правилами внутреннего трудового распорядка и иными локальными правовыми актами, имеющими отношение к трудовой  функции работника, а также если принят коллективный договор, то и с его условиями.

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

3. Движение кадров

        Важнейшей функцией отдела  кадров  является  документирование  процесса движения  кадров  на  предприятии.  С  этой  целью в УП «Энерол» разработана  инструкция, определяющая  порядок оформления  при приеме  на  работу,  переводе, увольнении и учете работников предприятия, а также порядок издания, учета  и рассылки приказов по личному составу.

     Отдел кадров предприятия готовит проекты приказов,  только  по  личному составу. Для внесения необходимых данных в учетные документы и  личные  дела работников выписки из приказов по  основной  деятельности  представляются  в отдел кадров канцелярией.

3.1.Порядок оформления документов при приеме на работу

      

       Прием на работу производиться руководителем,  который наделен правом найма на работу. Иногда, в случае отсутствия на работе руководителя, прием на работу может осуществляться заместителем руководителя. В случае УП «Энерол», заместитель директора по экономике, наделен правом решения кадровых вопросов предприятия, так как имеет на то доверенность с соответствующими полномочиями.

       При приеме на работу специалисты отдела кадров предприятия требует от поступающего по мимо письменного заявления предъявления:

       - трудовой книжки, а если данное лицо поступает на работу  впервые,  -

справки о последнем занятии выданной по месту жительства;

      - паспорт;

       - диплом или иной документ о получении образования и профессиональной подготовке;

      - военный билет (приписное свидетельство) для мужчин.

     При приеме на работу или переводе работника в установленном порядке на другую работу наниматель обязан:

     - ознакомить работника с поручаемой  работой,  условиями труда,  его

правами и обязанностями (должностной инструкцией);

     - ознакомить  его с правилами внутреннего трудового распорядка  и

коллективным  договором предприятия;

     -   провести  инструктаж  по  технике безопасности,   производственной

санитарии, гигиене труда, противопожарной  охране  и  другими  правилами  по охране труда.

      На лиц, поступающих на работу впервые, заполняется трудовая  книжка  со дня приема  на  работу.  Трудовые  книжки  ведутся  на  всех  работников  на предприятии, работающих свыше 5 дней.

      В момент получения от работника  трудовой книжки, специалист выдает  ему скрепленную печатью расписку  в получении трудовой книжки.

      На каждого работника отдел кадров предприятия оформляет и ведет личное дело.

       Трудовой договор (контракт)   заполняется   и   подписывается   в   двух экземплярах, один из которых  храниться  в  отделе  кадров,  в  личном  деле работника, а другой экземпляр выдается работнику на руки. Подписанный и скрепленный печатью  контракт  служит  основанием  возникновения трудовых отношений. После  заключения  и  надлежащего  оформления  контракта издается приказ о  приеме  на  работу,  который  объявляется  работнику  под роспись. [19].

       На предприятии существует общий  порядок ознакомления  работника с   правилами внутреннего распорядка,  правилами охраны  труда и другими необходимыми сведениями и обязанностями, изложенными в локальных актах.

   Вопросы оплаты,  режим труда  и  отдыха и  т.д.,  являющиеся  общими  для  всех  категорий работников  предприятия,  отражаются в  условиях трудового   договора (контракта).

       Если при заключении трудового договора (контракта) работнику устанавливается испытательный срок, то он не превышает оговоренного законодательством.

3.2 Порядок учета кадров в УП «Энерол» (практическое применение)

     

Учет  личного состава работающих в УП «Энерол» ведется путем оформления соответствующих документов, на всех этапах движения работающих в организации:

• прием  на работу — приказом о приеме на работу;

• перевод  на другую работу — приказом о переводе на другую работу;

• отпуск — приказом (запиской) о предоставлении отпуска;

• увольнение — приказом о прекращении трудового  договора. На каждого работника в  отделе кадров организации открывается личная карточка, в которой отмечаются все факты его деятельности.

Учет  использования рабочего времени в УП «Энерол», закреплен в должностной инструкции инспектора по кадрам, который  должен обеспечить следующий контроль:

1) за  своевременной явкой работников  на работу, выявлением всех не  явившихся и опоздавших;

2) за  нахождением работников во время  работы на рабочих местах; своевременном  уходом и приходом во время  обеда;

3) за  своевременным уходом с работы;

4) фактически  отработанного рабочего времени,  времени простоев и других видов недоиспользования рабочего времени.

Учет  рабочего времени ведется инспектором  по кадрам в специальном документе "Табель". На каждого работника  в табеле отводится две строки: в одной указывается время, в  другой — вид затрат рабочего времени (Я — явка, С — сверхурочные часы, О — отпуск, Б — болен, Р — беременность и роды и т. п.).

Учет  сверхурочных часов ведется по соответствующим  документам, в которых указывается отработанное время и другие данные, необходимые для определения затрат. Привлечение к сверхурочным работам в УП «Энерол» оформляется приказом о оплачивается в двойном размере, в соответствии со статьей 69 Трудового кодекса Республики Беларусь.