Направления совершенствования документооборота

Учет  времени простоя осуществляется на основе листков о простое.

Учет  времени работников, находившихся в  командировках, болевших, в период выполнения государственных обязанностей, перерывах, засчитываемых в рабочее время, ведется в табеле на основании  командировочных удостоверений, больничных листов, приказов и т. п.

Учетом  рабочего времени (табелированием) в  УП «Энерол» занимается инспектор по кадрам, на основании поданных данных руководителями структурных подразделений (мастерами и прорабами

Трудовые отпуска предоставляются  и оформляются в УП «Энерол» в  соответствии с требованиями трудового  законодательства.

Очередность предоставления трудовых отпусков в УП «Энерол» устанавливается  для коллектива графиком отпусков, утверждаемым нанимателем и работниками, так как  на предприятии отсутствует  профсоюз. График трудовых отпусков составляется на календарный год не позднее 5 января и доводится до сведения всех работников путем ознакомления с ним каждого  работника под роспись, с целью  исключения возможных споров.

При составлении графиков учитываются  требования о предоставлении отпусков в летнее или другое удобное время  женщинам, имеющим двоих и более  детей в возрасте до 14 лет (ст. 168 ТК).

Отпуск оформляется приказом по УП «Энерол», в котором прописывается  дата начала отпуска, количество календарных  дней отпуска. Предоставляемые работникам отпуска регистрируются в личных карточках работников.

Контракт  в том виде, в котором он применяется  в настоящее время, появился в  законодательстве Республики Беларусь с принятием Декрета Президента Республики Беларусь от 26 июля 1999 г. N 29 (в ред. от 30.08.2002) (далее — Декрет). В соответствии с Декретом, контракт — это трудовой договор, заключаемый в письменной форме на определенный в нем срок и содержащий особенности по сравнению с общими нормами законодательства о труде.

Условия и содержание контракта определяются соглашением сторон с соблюдением  требований, предусмотренных Трудовым кодексом Республики Беларусь и иными  актами законодательства.

В УП «Энерол» контракты с работниками были взяты на основании Типовых трудовых контрактов. Минимальный срок трудовых контрактов, заключаемых в Обществе  – два года. Дополнительные отпуска работникам за контракт составляют – не менее 2 календарных дней. Дополнительная премия,  в соответствии с Декретом предусматривается – 10 процентов (в соответствии со штатным расписанием).

Руководствуясь Указом Президента Республики Беларусь от 12 апреля 2000 г. № 180 «О порядке применения Декрета  Президента Республики Беларусь от 26 июля 1999 г. № 29» в УП «Энерол» для незащищенных в социальном плане работников предприятия, предусмотрены гарантии. Так, в трудовых контрактах прописывается, что срок действия контракта  с работающей женщиной, находящейся в отпуске по беременности и родам, матерью (отцом ребенка вместо матери, опекуном), находящейся в отпуске по уходу за ребенком до достижения им возраста трех лет,  определяется  не менее чем до окончания указанных отпусков, с работником предпенсионного возраста (женщины - 53 года, мужчины - 58 лет), добросовестно работающим и не допускающим нарушений трудовой и исполнительской дисциплины, - не менее чем до достижения общеустановленного пенсионного возраста (женщины - 55 лет, мужчины - 60 лет) и получения им права на пенсию по возрасту.

Продление трудовых контрактов  в  УП «Энерол» осуществляется в соответствии с требованиями трудового законодательства. В УП «Энерол» политика подбора персонала  поставлена на очень профессиональном уровне. В пределах указанных сроков (от одного года до пяти лет) работник и  наниматель по соглашению сторон могут  определять любую конкретную продолжительность  срока действия контракта, как при  его заключении, так и при продлении.. 

Продление контракта осуществляется по соглашению сторон. В связи с  тем, что  работники УП «Энерол» не допускают  нарушения трудовой и исполнительской дисциплины, наниматель продляет трудовые контракты со всеми желающими работниками. На практике в УП «Энерол» решение о дальнейшем продлении трудового контракта  оформляется уведомлением нанимателя, который направляется работнику за месяц, до срока окончания контракта (в соответствии с условиями трудового контракта). Работник в свою очередь также письменно подтверждает свое согласие, либо не согласие на продление трудового контракта.

Запись о продлении трудового  контракта производиться непосредственную графу в самом тексте контракта  и скрепляется подписью нанимателя и работника. Продление трудового  контракта можно оформлять дополнительным соглашением к трудовому контракту, скрепляя подписью сторон и печатью УП  «Энерол».

Продление трудового контракта  с работником оформляется приказом по УП «Энерол» и доводиться работнику под роспись. В УП «Энерол» ведется обязательная регистрация договоров: хозяйственно-правовые договора регистрируются отдельно от трудовых контрактов. Журналы регистрации договоров оформлены в соответствии с типовыми рекомендациями.

В УП «Энерол» установлена и функционирует  программа по персонифицированному учету. С 1 января 2003 г. вступил в силу Закон Республики Беларусь от 06.01.1999 № 230-З «Об индивидуальном (персонифицированном) учете в системе государственного социального страхования» (с изменениями  и дополнениями по состоянию на 24.07.2009) (далее - Закон). Его основной задачей  является упрощение порядка и  ускорение процедуры назначения пенсий застрахованным гражданам.

Для реализации Закона создана база данных о стаже работы и доходах  застрахованных лиц за период с 1 января 2003 г. Это означает, что реализующий  право на пенсию гражданин уже  не собирает справки, необходимые для назначения пенсии, в тех организациях, где он работал с 01.01.2003, самостоятельно. По запросам органов, назначающих пенсию, из индивидуального лицевого счета застрахованного лица в системе персонифицированного учета сведения формируются автоматически и передаются в управления по труду, занятости и социальной защите для своевременного назначения пенсии.

Преимущество системы персонифицированного учета на практике весьма существенна. По вопросам персонифицированного учета  в УП «Энерол» налажена совместная работа инспектора по кадрам и бухгалтерии. Работники кадров и бухгалтерии  в УП «Энерол» своевременно представляют сведения о приеме на работу, увольнении, выплатах, на которые начислены страховые  взносы, взносы на профессиональное пенсионное страхование, и перечисляют средства, то проблем при формировании документов для оформления пенсии не возникнет.

В УП «Энерол» инспектор по кадрам и бухгалтерия объясняет своим  работникам, что они правомочны собственноручно  убедиться в достоверности представляемых работодателями данных о стаже и  заработке и в соответствии со ст. 9 Закона имеет право получать в органах, осуществляющих персонифицированный  учет, информацию, содержащуюся в его  индивидуальном лицевом счете. Для  этого работнику необходимо обратиться в органы Фонда социальной защиты населения Министерства труда и  социальной защиты Республики Беларусь (далее - Фонд), предъявить свидетельство  социального страхования, паспорт  и заполнить заявление установленного образца. Отметим, что можно обращаться как в районный отдел Фонда  по месту жительства гражданина или  по месту постановки на учет в качестве плательщика страховых взносов  работодателя, так и в Минское  городское управление Фонда. Там  гражданин получит сведения из своего индивидуального лицевого счета  за период работы с 1 января 2003 г. и сможет проконтролировать правильность представленных работодателями данных о стаже и  заработке, которые будут использованы при реализации его права на пенсию.

В соответствии со ст. 10 Закона плательщики  страховых взносов (юридические  лица и индивидуальные предприниматели, являющиеся нанимателями) обязаны:

·  представлять в органы Фонда сведения, необходимые для ведения персонифицированного учета;

·  получать в органах, осуществляющих персонифицированный учет, свидетельства социального страхования, а также при необходимости их дубликаты и выдавать под роспись застрахованным лицам;

·  представлять по требованию застрахованного лица сведения о нем, переданные в органы, осуществляющие персонифицированный учет.

Форма ПУ-2 «Сведения о приеме и  увольнении» заполняется и представляется работодателем на основании приказов (распоряжений) о приеме на работу и  увольнении с работы по застрахованным лицам, работающим по трудовому договору.

Тип формы «Исходная» представляется УП «Энрол» один раз в квартал  в течение месяца, следующего за отчетным кварталом. По застрахованным лицам, принятым и (или) уволенным с работы в текущем квартале и реализующим в этом квартале свое право на назначение пенсии (перерасчет назначенной пенсии, перевод с одного вида пенсии на другой), форма ПУ-2 (тип формы «Исходная») представляется в течение 10 дней со дня подачи застрахованным лицом соответствующего заявления работодателю в орган по труду, занятости и социальной защите, в орган Фонда (однако, в УП «Энерол» подобных ситуаций не было.

Типы форм «Отменяющая» и «Корректирующая» представляется при возникновении  необходимости.

В УП «Энерол» личные дела работников формируются в соответствии с необходимостью ведения личных дел и состав документов предусмотрена постановлением Комитета по архивам и делопроизводству при Совете Министров Республики Беларусь от 26 марта 2004 г. № 2 утверждена Инструкция о порядке формирования, ведения и хранения личных дел работников (далее – Инструкция), зарегистрирована в Национальном реестре правовых актов Республики Беларусь (07.04.2004 № 8/10795), что делает ее положения обязательными для исполнения в учреждениях, организациях и на предприятиях Республики Беларусь (далее – организации).

В соответствии с п. 2 Инструкции личное дело – это совокупность документов, содержащих наиболее полные сведения о работнике и его трудовой деятельности.

Согласно Инструкции в организации работы с личными делами выделяется три основных блока:

1. Формирование личного дела.

2. Ведение личного дела.

3. Учет, использование и хранение  личного дела, включая подготовку  личного дела уволенного работника  к передаче в архив организации.

В соответствии с п. 5 Инструкции личное дело работника формируется после  заключения трудового договора (контракта) с ним и издания приказа (распоряжения, решения, постановления) о приеме на работу (назначении на должность). Это  означает, что до того как документально  будет оформлен прием на работу, документы, подлежащие включению в  личное дело работника, должны собираться в отдельную обложку (папку), однако само дело по установленным правилам не оформляется. Лишь после издания  распорядительного документа о  приеме (назначении) собранные документы располагаются в деле в последовательности, установленной п. 6 Инструкции:

- внутренняя опись документов личного дела;

- дополнение к личному листку по учету кадров;

- личный листок по учету кадров;

- автобиография работника;

- копии документов об образовании, повышении квалификации, переподготовке;

- заявление о приеме на работу;

копия (выписка) приказа (распоряжения, решения, постановления) о приеме на работу (назначении на должность).

На этапе формирования личного дела документы включаются в него в установленном порядке вне зависимости от хронологической последовательности их возникновения. Так, при подборе кандидатуры на занятие определенной должности, наниматель требует от претендента на должность сначала копии документов об образовании, затем претендентом на работу будет заполнен личный листок по учету кадров, затем им будут написаны заявление о приеме на работу, автобиография, и лишь после этого работником кадровой службы будут заполнены внутренняя опись и дополнение к личному листку.

В соответствии со ст. 26 ТК при заключении трудового договора (контракта), наниматель (инспектор по кадрам) требует, от гражданина  следующие документы: 1) паспорт или  иной документ, удостоверяющий личность; документы воинского учета (для  военнообязанных и лиц, подлежащих призыву на воинскую службу); 2) трудовую книжку, за исключением впервые поступающего на работу и совместителей; 3) диплом или иной документ об образовании  и профессиональной подготовке, подтверждающий наличие права на выполнение данной работы; 4) направление на работу в  счет брони для отдельных категорий  работников в соответствии с законодательством; 5) заключение медико-реабилитационной экспертной комиссии (МРЭК) о состоянии  здоровья (для инвалидов); 6) декларацию о доходах и имуществе, страховое  свидетельство, медицинское заключение о состоянии здоровья и другие документы о подтверждении иных обстоятельств, имеющих отношение  к работе, если их предъявление предусмотрено  законодательными актами.

Трудовая  книжка - основной документ о трудовой деятельности работника. Она предъявляется при приеме на работу и передается кадровой службе для хранения и внесения необходимых записей.

Трудовые  книжки ведутся в УП «Энерол» в соответствии с постановлением Министерства труда и социальной защиты от 09.03.1998 № 30 «Об утверждении Инструкции о порядке ведения трудовых книжек работников» (далее – Инструкция № 30).

В УП «Энерол» ведется Книга учета движения трудовых книжек и вкладышей к ним (далее – Книга). Указанная Книга пронумерована, прошнурована и скреплена печатью предприятия. Все работники УП «Энерол» работают на предприятии по основному месту работы, поэтому в трудовые книжки вносится соответствующая запись (часть вторая ст.50 ТК РБ). Согласно п.19 Инструкции № 30 в графе 3 раздела «Сведения о работе» в виде заголовка записывается полное наименование УП «Энерол». При получении трудовой книжки от работника в момент трудоустройства, наниматель выдает работнику расписку в получении трудовой книжки. Все трудовые книжки работников хранятся в сейфе. Подсчет трудового стажа осуществляется исходя из данных трудовой книжки в годах, месяцах и днях. В УП «Энерол» создана комиссия по подсчете трудового стажа. В УП «Энерол» в трудовых контрактах и в Положении об оплате труда предусмотрена доплата работникам за трудовой стаж в отрасли. Подсчет производиться по общему правилу.

4. Направления совершенствования документооборота

 Совершенствование документооборота достигается путем сведения к минимуму ручных операций регистрации и переписки данных за счет совершенствования самих форм документов, маршрутов их движения, комплексного использования нормативных данных и научной организации труда. С целью совершенствования документооборота в УП «Энерол», необходимо создать профессиональную компьютерную программу электронного учета входящих и исходящих документов, электронную систему регистрации всех хозяйственно-правовых договоров и дополнительных соглашений к ним.