Направления совершенствования документооборота

Предлагаю ввести электронную регистрацию  всей кадровой документации. Должны регистрироваться личные дела всех работников, учетные карточки. Требует внедрения отдельная регистрация для учета графика отпусков работников. Электронную регистрацию в УП «Энерол» необходимо проводить и для заявлений работников (о трудовых отпусках, отпусках без сохранения заработной платы и т.д.).   

В УП «Энерол» предлагаю ввести в эксплуатацию внутреннюю сеть предприятия. Так, каждое рабочее место будет автоматизировано, а также организация сетей должна разрабатываться в соответствии с организацией службы делопроизводства организации и конкретными функциональными обязанностями сотрудников. В системе автоматизации делопроизводства (в зависимости от схемы прохождения документов) необходимо наличие следующих рабочих мест: рабочее место руководителя службы делопроизводства; рабочее место подготовки проекта документа; рабочее место согласования. В приложениях к настоящей работе указаны схемы прохождения документов на предприятии.

В УП «Энерол» должна быть разработана и внедрена электронная офисная система. Офисная система в данном случае будет ориентирована на совместное, скоординированное использование электронных методов обработки, хранения и передачи информации.

Задачи электронной офисной системы в УП «Энерол»:

- автоматизация рутинных операций, снижение (или ликвидация) бумажного потока;

- организация одновременного доступа к документам различных пользователей;

- осуществление эффективного и оперативного поиска информации;

- обеспечение высокой скорости и необходимого качества подготовки документов;

- ввод, подготовка и редактирование документов;

- регистрация документов;

- совместная работа всех служб предприятия с документами;

- контроль исполнения документов;

- создание баз данных (хранение документов);

- прием и пересылка документов;

- систематизация документов, формирование дел;

- подготовка к хранению и архивное хранение дел.

Электронный документооборот сокращает  информационные потоки до оптимального минимума, обеспечивает упрощение и  удешевление процессов сбора, обработки  и передачи информации с помощью  новейших технологий автоматизации  этих процессов.

Работники, отвечающие за документооборот  в УП «Энерол», по мере возможности  обязаны проходить курсы по вопросам делопроизводства. На предприятии выписываются следующие издания: «Кадровая служба», «Кадровик», «Юрист».

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Заключение

Каждый  руководитель  трудового  коллектива   должен ясно и точно осознавать,   что документы по личному составу, отражающие трудовую деятельность работников и подтверждающие их трудовой стаж,  необходимый  для  начисления  пенсии,  играют особую роль в жизни человека. Недопустимо  отсутствие  этой  документации  в организации,  а  также  ведение  кадрового  делопроизводства  с   нарушением требований трудового законодательства Республики Беларусь.

Необходимо  учитывать, что сведения о численности,  составе  работающих, их заработной плате, условиях труда, а также о  наличии  свободных  мест  не являются  сведениями   конфиденциального   характера.   Вместе   с   другими документами  предприятия,   например,   годовыми   отчетами   о   финансово-хозяйственной  деятельности,  документация  по  личному составу  подлежит передаче в государственные архивы для длительного хранения.

Руководитель  предприятия, независимо от формы собственности,   несет персональную ответственность за документированный фонд, образующийся на предприятии, и должен быть знаком нормативными правовыми актами, регулирующими архивные отношения.

Документы по личному составу любого предприятия необходимы не только для правильной сдачи в архив. Документы по личному составу могут также быть необходимы Департаменту по труду Министерства по труду, социальной защите и занятости населения Республики Беларусь, представителям Государственного контроля и другим контролирующим органам. В первую очередь такая ситуация в пределах Республики Беларусь, создает конституционные гарантии работникам, трудовые  права  которых  могут быть нарушены.

Не менее важным для нанимателя  является  использование документов кадровой службы при решении споров с  работниками,  особенно  при возникновении трудовых конфликтов, которые часто могут доходить до судебных разбирательств.  Как показывает судебная практика по трудовым спорам в Республике Беларусь,  значительное место  среди  трудовых  споров,  рассматриваемых  судами,   занимают   споры работников с нанимателем о восстановлении на работе.

Трудовые  споры  всегда   сопровождаются   представлением   в   суд документов, подготовленных в кадровой службе. Важнейшее  значение  при  этом имеет  не  только  правильное  составление  содержательной   части   каждого документа, но и его оформление в соответствии  с  действующими  нормативными правовыми актами, регулирующими трудовые правоотношения. Часто   именно   ошибки, допускаемые  при  подготовке  документов,   отсутствие   в   них   отдельных реквизитов  или  неверное  их  выполнение  нередко   приводят   специалистов кадровой службы к неудаче в судебном споре с  работником,  даже  при условии хороших знаний норм трудового права.

Подведя итог настоящей курсовой работы можно  с уверенностью сказать, что кадровая документация, всегда игравшая существенную роль в  жизни  каждого  трудоспособного  человека  в республике,   продолжает оставаться актуальной и в условиях  развития  рыночных  отношений,  так  как служит  документальным   подтверждением   прав   работника   на   социальное обеспечение по старости и инвалидности, предоставляется в суд  при  трудовых спорах,  сдается в государственные архивы  на  длительное   хранение, используется  в  справочных  целях  при   обращении   граждан   в   архивные учреждения.

      

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Список использованных источников

1. Конституция Республики Беларусь 1994 года (с изменениями и дополнениями, принятыми на республиканских референдумах 24 ноября 1996 г. и 17 октября 2004 г.). – Минск: Амалфея, 2005;
2. Гражданский кодекс Республики Беларусь. – Минск: Амалфея, 2009;
3. Комментарий к Трудовому кодексу Республики Беларусь. – Минск: Дикса, 2010;
4. Декрета Президента Республики Беларусь от 26 июля 1999 г. N 29 «О дополнительных мерах по совершенствованию трудовых отношений, укреплению трудовой и исполнительской дисциплины» (в редакции Декрета Президента от 30.08.2002), (зарегистрирован в Национальном реестре правовых актов Республики Беларусь 28 июля 1999 г. N 1/512);
5. Указ Президента Республики Беларусь от 12 апреля 2000 г. № 180 «О порядке применения Декрета Президента Республики Беларусь от 26 июля    1999 г. № 29»,  (зарегистрирован в Национальном реестре правовых актов Республики Беларусь от 14 апреля 2000 г. N 1/1164);
6. Закон Республики Беларусь от 10 января 2006 г. № 100-З «О хозяйственных обществах», (зарегистрирован в Национальном реестре правовых актов Республики Беларусь, 2006 г., № 18, 2/1197);
7. Закон Республики Беларусь «О бухгалтерской учете и отчетности», (зарегистрирован в Национальном реестре правовых актов Республики Беларусь от 19 марта 2001, № 2/449);
8. Закон Республики Беларусь от 06.01.1999 № 230-З «Об индивидуальном (персонифицированном) учете в системе государственного социального страхования», (зарегистрирован в Национальном реестре правовых актов Республики Беларусь от 11 января 1999 г. № 2/5);
9. Постановление Кабинета Министров СССР от 26 января 1991 г. № 10 «Об утверждении Списков N 1 и N 2 производств, работ, профессий, должностей и показателей, дающих право на льготное пенсионное обеспечение»;
10. Постановление Министерства юстиции Республики Беларусь от 19 января 2009 г. № 4 «Об утверждении Инструкции по делопроизводству в государственных органах и организациях Республики Беларусь»;
11. Постановление Комитета по архивам и делопроизводству при Совете Министров Республики Беларусь от 26 марта 2004 г. № 2 «Об утверждении Инструкции о порядке формирования, ведения и хранения личных дел работников»;
12. Постановление Коллегии Белкомархива от 30 апреля 1997 № 5 «Об основных правилах работы архивов центральных и местных органов государственной власти и управления, учреждений, организаций и предприятий Республики Беларусь»;
13. Постановление Белкомархива от 26 марта 2004 № 2 «Об утверждении Инструкцией о порядке формирования, ведения и хранения личных дел работников»;
14. Трудовое право: конспект лекций / авт.- сост.: З.А. Маманова и [др.].- Минск : Изд-во МИУ,2007.;
15. Журнал «Заработная плата», - Мн., 2012, № 5 (77);
16. Березина, Н.М., Современное делопроизводство / Н.М. Березина, Е.П. Воронцова. -  СПб.: Питер, 2007. - 272 с.
17. Давыдова, Э.Н. Делопроизводство: учебно-практическое руководство / Э.Н. Давыдова, А.Е. Рыбаков. - Минск: ТетраСистемс, 2009. - 288 с.
18. Ильин, А.И. Планирование на предприятии: - 2-е изд., переработанное / А.И. Ильин. - Минск: Новое знание, 2001. – 217 с.
19. Калачев, Н.С. Анализ использования рабочего времени и пути сокращения непроизводственных затрат / Н.С. Калачев // Секретарское дело. - 2007. -      № 9.;
20. Кирсанова, М.В. Курс делопроизводства: учеб. пособие. / М.В. Кирсанова, Ю.М. Аксенов. – Москва: Инфра-М, 2005. - 224 с.
21. Крюкова, Н.П. Документирование управленческой деятельности: учеб. Пособие / Н.П. Крюкова. - Москва: Инфра-М, 2008. - 268 с.
22. Кузнецова, Т.В. Делопроизводство (Организация и технологии документационного обеспечения управления): учебник для вузов / Т.В. Кузнецова, Л.В. Санкина. - Москва: Юнити-Дана, 2001. - 59 с.
23. Непомнящий, Е.Г. Управление предприятием: контроль рабочего времени на предприятии, в организации / Е.Г. Непомнящий. – Москва: Идея-Пресс, 2008. – 324 с.
24. Пшенко, А.В. Документационное обеспечение управления / А.В. Пшенко. - Москва: Академия, 2004. - 176 с.
25. Скриптунова, Е.А. Фотография рабочего времени / Е.А. Скриптунова // Справочник экономиста. - 2008. - №4.
26. Собалевский, С.В. Делопроизводство: курс лекций – Изд., 2-е, доп. / С.В. Собалевский. – Минск: Академия управления при Президенте Республики Беларусь, 2005. - 143 с.
27. Шевченко, И.К. Организация предпринимательской деятельности / И.К. Шевченко. - Таганрог: Издательство ТРТУ, 2004. – 378 с.

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Приложение А 
Схема прохождения входящих документов

 

 

Приложение Б 
Схема прохождения исходящих документов