Номенклатура дел предприятия. Общие правила оформления управленческих документов

- в графе 5 "Примечание" в течение всего срока действия номенклатуры проставляются отметки о заведении дел, о переходящих делах, о выделении дел к уничтожению, о передаче дел в другую организацию для продолжения и др.

По окончании делопроизводственного  года в конце номенклатуры дел  заполняется итоговая запись о количестве заведенных дел (томов), отдельно постоянного  и временного хранения. Сведения, содержащиеся в итоговой записи номенклатуры дел организации, в обязательном порядке сообщаются архивному учреждению, о чем в номенклатуре дел проставляется отметка с указанием должности лица, сделавшего отметку, и расшифровки его подписи. Форма итоговой записи к номенклатуре дел организации приводится в приложении 1 Основных правил работы архивов организаций.

При составлении номенклатуры дел необходимо помнить, что только хорошо составленная номенклатура дел  может обеспечить правильное хранение и быстрый поиск документов.

 

 

 

 

 

2. Общие правила оформления  управленческих документов

При документировании управленческой деятельности используется большое  количество видов и разновидностей документов. Существует 18 систем документации. Самую массовую группу документов в  сфере управления, вне зависимости от специфики учреждения, организации, представляет унифицированная система организационно – распорядительной документации. Всего насчитывается около 40 видов организационно – распорядительных документов.

Их можно классифицировать следующим образом:

- организационные документы  – уставы, положения, инструкции, правила, договоры, регламенты;

- распорядительные документы  – постановления, решения, распоряжения, приказы по общим вопросам, протоколы,  указания;

- справочно-информационные  документы – письма, факсы, телеграммы, телефонограммы, докладные записки, справки, акты;

- документы по личному  составу – приказы по личному  составу (трудовые договоры, контракты,  личные дела, приказы, заявления,  трудовые книжки).

 

2.1.Организационные документы

Деятельность учреждений фиксируется в документах разного  вида. Согласно действующему законодательству органы законодательной и исполнительной власти Российской Федерации издают такие документы, как решения, указы, распоряжения, постановления, приказы, указания, инструкции. Организации, учреждения, частные предприятия создают уставы, положения, инструкции и т.д.

Устав

Устав – свод правил, регулирующих деятельность организаций, учреждений, обществ граждан, их взаимоотношения  друг с другом, права и обязанности в сфере государственной или хозяйственной деятельности (уставы добровольных спортивных обществ, акционерных обществ, товариществ с ограниченной ответственностью, уставы, уставы общественных организаций и т.д).

Общие уставы утверждают высшие органы государственной власти. Уставы общественных предприятий и учреждений утверждают вышестоящие органы (министерства, ведомства). Уставы муниципальных предприятий утверждают районные или городские администрации. Устав частных предприятий утверждают владельцы, коллективы при администрации в областных, краевых, городских или районных администрациях.

Должностные инструкции

Должностная инструкция – организационно-распорядительный документ длительного или постоянного  срока действия (до введения новой), в котором определены научно-технические, технологические, финансовые и другие стороны деятельности организации, ее подразделений и должностных лиц.

Все инструкции можно  разделить на две основные группы: инструкции, регламентирующие порядок выполнения какого-либо процесса, в осуществлении которого принимают участие исполнители (должностные лица; подразделения); должностные инструкции, определяющие функции, права, обязанности и ответственность должностных лиц. Могут разъяснять порядок применения законодательных актов и распорядительных документов (законов, постановлений, приказов). Состоит из нескольких разделов, каждый из которых является логически законченной частью документа: раздел «Общие положения» устанавливает область деятельности, квалификационные требования, подчинение, освобождение от должности и назначение на нее, раздел «Должностные обязанности» определяет виды работ, выполняемые сотрудником, раздел «Права» устанавливает права работника, которые способствуют успешному выполнению работы, раздел «Ответственность» конкретно указывает на то, за что работник несет ответственность, разделы инструкции могут иметь и другие названия.

Изменения вносит руководитель организации своим приказом или с помощью распорядительного акта. Текст инструкции имеет характер указаний. Рекомендуется четкие формулировки с распорядительными словами: «должен», «имеет право», «допускается», «запрещается» и т.д. текст излагают от третьего лица или в безличной форме.

Инструкцию подписывает  автор-составитель, а утверждает руководитель или специальный распорядительный документ. Датой введения инструкции в действие является дата ее утверждения (если в тексте не указана другая дата). Инструкцию оформляют на бланке формата А4. Должностная инструкция может служить основанием составления трудового договора (контракта) и быть использована при разрешении трудовых конфликтов и споров. Инструкции по безопасности труда оформляют отделы охраны труда и техники безопасности.

Положение

Положение – правовой акт, определяющий порядок формирования, задачи, обязанности, права, ответственность и организацию работы предприятия в целом и его структурных подразделений. Бывают: индивидуальные – об отделах, цехах, управленческих подразделениях, включенных в схему организационной структуры управления предприятием; типовые – о цехах основного производства, структурных подразделениях.

Разрабатывают по указанию руководителей предприятия и инициативе руководителей структурных подразделений. Исполнитель составляет текст положения, подписывает руководитель структурного подразделения (его деятельность регламентируется вышестоящим руководителем, которому подчиняется данное подразделение), и разработчик.

Проект положения согласовывают  с юридическим отделом. Если проект вызывает возражения и замечания, их излагают на втором экземпляре или  на отдельном листе, приложенном ко второму экземпляру проекта. Представляют на утверждении руководителю предприятия. Утверждают с помощью распорядительного документа вышестоящей организации. Датой является дата утверждения документа, если в тексте не указана другая дата. Является сложным документом. Его структура и содержание, как правило, определяет учреждение-разработчик. Текст может состоять из следующих разделов: общие положения, основные задачи и функции, права, организация работы в целом или отдельных структурных подразделений.

Штатное расписание

Штатное расписание закрепляет должностной и численный состав предприятия, указывает фонд заработной платы. Оформляют на бланке предприятия, указывая перечень должностей, сведения о количестве штатных единиц, должностных окладов, надбавках и месячном фонде заработной платы. Подписывает заместитель руководителя предприятия, согласовывается оно с главным бухгалтером, утверждается руководителем предприятия. В грифе утверждения указывают общую штатную численность предприятия и месячный фонд заработной платы. Изменения в штатное расписание вносят приказом руководителя предприятия.

Структура и штатная  численность

Структура и штатная  численность поддерживается согласно Уставу предприятия. Указывают все  структурные подразделения, должности и количество штатных единиц каждой должности. Документ оформляют на бланке предприятия. Подписывает его заместитель руководителя предприятия. Согласовывают его с главным бухгалтером. Утверждает директор предприятия. Все изменения вносят приказом директора.

 

2.2. Распорядительные документы

Распорядительные документы  играют очень важную роль в управлении учреждениями, предприятиями, организациями. Издание распорядительных документов обязательно: по организационным вопросам, вопросам планирования, производства, строительства, материально-технического снабжения и сбыта, финансов и кредита, труда и заработной платы.

К распорядительным документам относятся: постановления, указания, приказы, решения, распоряжения. Схема подготовки распорядительных документов: всесторонне изучение вопроса, подготовка проекта документа; согласование текста, его подписание (распоряжение, указание, приказ); обсуждение и принятие документа на заседании коллегиального органа (постановление, решение).

Проект распорядительных документов может быть подготовлен структурными подразделениями или отдельными специалистами, а также рабочей группой. Для подготовки проекта документа надо изучить существо вопроса, просмотреть предыдущие документы по данному вопросу, учесть различия мнений и написать проект. Проект обсуждают и принимают на заседании коллегиального органа или согласовывают и подписывают у руководителя организации. Подготовленный документ доводят до сведения заинтересованных сторон.

Приказ

Приказ (по основной деятельности) – правовой акт, издаваемый указом руководителя предприятия, действующего на основании единоначалия, для разрешения основных и оперативных задач предприятия.

Приказ – это основной распорядительный документ. Приказами оформляются: порядок деятельности предприятия, решение поручения по организации работы, организационные мероприятия, тоги работы, результаты ревизий и т.д. Издаются только по необходимости. Изменения, дополнения, отмену приказов производят только на основе новых приказов. Подготовка проекта приказ включает следующие стадии: изучение сущности вопроса, знакомство с законодательными актами и другими документами, издававшимися по этому вопросу, проработка информационно-справочных документов предприятия (справок, отчетов, писем); подготовка текста документа; согласование текста; подписание приказа; доведение до сведения исполнителей.

Распорядительную часть  начинают словом ПРИКАЗЫВАЮ, которое  пишут прописными буквами от нулевого положения табуляра (левое поле). Текст делят на пункты. Распорядительные пункты строго последовательно по схеме: исполнитель (наименование должности, инициалы и фамилия или структурное подразделение, организация); действие; срок.

Последний пункт приказа  формулируют следующим образом: контроль за исполнением приказа  возложить на (наименование должности, инициалы, фамилия). Если руководитель сам будет осуществлять контроль за исполнением приказа, тогда пункт о контроле писать не надо.

Дата приказа –  это дата его подписания, начало его действия. Подписывает приказ руководитель организации, в его отсутствие – заместитель. Если должностное лицо, подпись которого заготовлена в проект приказа, отсутствует, приказ перепечатывают.

Может осуществляться и  внешнее согласование с разными  организациями, если приказ затрагивает  их интересы, органами государственного контроля, коллегиальными и общественными организациями. Оформляют согласование грифом согласования. Гриф согласования включает следующие элементы: слово СОГЛАСОВАНО, название должности, подпись, расшифровку подписи (инициалы, фамилия), дату. Подписанные приказы передают в канцелярию (общий отдел или секретарю) для регистрации.

Выписка из приказа

Выписка из приказа –  копия части документа. Выписка  представляет собой ту часть текста, которая нужна для работы. Констатирующая часть в выписке записывают полностью (ели она есть).

Распоряжение

Распоряжение – правовой акт управления государственного органа, имеет обязательную силу для граждан  и организаций, которым оно адресовано. Эту форму управления употребляют  предприятия, организации, министерства, правительство, администрация городов, районов и т.д. Распоряжения могут быть рассчитаны на длительный срок действия и кратковременные, касающиеся быстрого решения конкретного вопроса.

Текст распоряжения состоит  из констатирующей и распорядительной частей. В первой указывают цель и причину распоряжения, во второй, начинающейся словом ОБЯЗЫВАЮ, - предписываемые действия. В констатирующей части целесообразно использовать такие устойчивые формулировки, как «в соответствие», «в связи», «в целях» и т.п. Распоряжение оформляют на бланках А4. Проект расположения должен быть согласован с организациями, должностными лицами, которые заинтересованы в данном документе. Исполнителями распоряжений могут быть учреждения, структурные подразделения или должностные лица.

Указание

Указание – распорядительный документ организационно-методического  характера, издаваемый органами государственного управления; министерствами, ведомствами; организациями по вопросам, связанным  с процессом исполнения приказов, инструкций и других документов (при оформлении командировок, наложения взысканий и т.д.).

В организациях право  издания указания предоставлено  руководителям, их заместителям, руководителям  структурных подразделений, которые  действуют на правах единоначалия в  пределах их компетенции. Текст указания, как правило, состоит из двух частей: констатирующей и распорядительной.

Констатирующая часть  раскрывает причины издания документа  и обычно начинается с устойчивых формулировок: «Во исполнение…», «В целях», «В соответствии…».

Распорядительная часть начинается словом «ОБЯЗЫВАЮ» или «ПРЕДЛАГАЮ». Текст может делиться на пункты и подпункты. Каждый пункт строят по схеме: – исполнитель (в дательном падеже после ПРЕДЛАГАЮ или в родительном падеже после ОБЯЗЫВАЮ) – действие – срок исполнения.