Номенклатура дел предприятия. Общие правила оформления управленческих документов

В тексте информационного  письма сообщают о каких-либо фактах или мероприятиях. Часто с помощью  информационных писем пропагандируют деятельность организаций или различную  продукцию.

Письмо-извещение

Письмо-извещение составляют для конкретного адресата. Часто оно является ответом на запрос. Устойчивыми словосочетаниями письма-извещения являются : «Ставим Вас в известность», «Сообщаем Вам о переносе сессии…». Этот вид письма близок к информационному письму.

Рекламное письмо

Рекламное письмо посылают конкретным адресатам. Оно содержит описание рекламируемых услуг и товаров. Цель – побудить адресата воспользоваться предложенными услугами, заказать товар. Текст содержит полную, четкую, конкретную информацию. В конце текста может быть указан адрес организации и телефон для справок.

Письмо-подтверждение

Письмо-подтверждение  уведомляет отправителя о получении  документов, ценностей (переводы, письма, бандероли), подтверждает факты, действия. Ключевыми фразами письма являются: «Подтверждаем получение Вашего заказа…», «Организация не возражает против совместного строительства…», «Подтверждаем условия поставки партии телевизоров…», «Подтверждаем телефонный разговор 21.02.2002 по вопросу поставки…». Направление писем-подтверждений относится к обязательной части деловых отношений, т.к. позволяет снять вопрос с контроля.

Письмо-напоминание

Текст письма-напоминания  сообщает о приближении, ускорении  или истечения срока исполнения, какого-либо действия, мероприятия, события. Направляют тогда, когда не удается получить ответ с помощью личного контакта или телефонных переговоров. Текст может быть представлен в виде трафарета.

Гарантийное письмо

В тексте гарантийного письма адресату дают гарантии оплаты выполненной  работы или предоставления каких-либо услуг (работы, помещения, жилья и т.п.). В письме организация-адресат берет на себя определенные обязательства, поэтому письмо имеет правовую силу.

Письмо-претензия

Письма-претензии обычно посылают предприятия-покупатели в  адрес нерадивой организации  – поставщика. В тексте указывают требования и претензии заявителя, обосновывают эти требования и, если необходимо, указывают подробный расчет суммы, которую заявитель просит ему перечислить. Письмо подписывает руководитель организации или его заместитель.

Письмо-ответ

Текст письма-ответа зависит  от инициативного документа. Ответы посылают на письма, запросы, просьбы, обращения, предложения, требования. Должно содержать ссылку на индекс и дату инициативного (входящего) письма, на который дается ответ: «На № __ от _______». Если инициативное письмо поступило от частного лица, в ссылке указывают дату поступления входящего документа. В тексте излагают решение, принятое по инициативному документу: отказ от предложения, выполнение просьбы, ответ на запрос. Ответ должен быть изложен в конкретной, четкой форме. Если в письме содержится отказ, он должен быть хорошо аргументирован. В тексте используют устойчивые словосочетания: «Мы не можем удовлетворить Ваше предложение…», «К сожалению, удовлетворить Вашу просьбу не можем…», «Предлагаемые Вами сроки проведения…», «Ваше предложение отклонено по следующим причинам…».

Письмо иностранному партнеру.

Письмо иностранному партнеру должно иметь четкую структуру. Размер полей на бланке по 1 дюйму (2, 54 мм). Реквизиты на нем располагают  в следующем порядке:

1 – эмблема организации  или товарный знак, наименование  фирмы (возможно указание рода  ее деятельности – «продажа  недвижимости» и т.д.);

2 – справочные данные  об организации (адрес, телефон/факс, № счета в банке, адреса  представительств и филиалов); этот реквизит может быть помещен непосредственно перед реквизитом 1;

3 – регистрационный  (индекс) номер документа в цифровой  или в буквенной, а также  буквенно-цифровой форме, указание  в письме-ответе исходящего номера  инициативного письма;

4 – дата документа в буквенно-цифровой форме без добавления “th” к числу;

5 – адресат: имя,  фамилия получателя, название компании, номер дома, улицы, город, цифровой  индекс, страна (располагают данные  адреса построчно с открытой  системой пунктуации, т.е. без  запятых и точек);

6 – вступительное  обращение через четыре межстрочных  интервала от реквизита 5;

7 – заголовок письма (не обязателен);

8 – текст письма;

9 – заключительная  формулировка вежливости, пишут  ее через два межстрочных интервала  после текста письма;

10 – личная подпись  автора письма, ниже подписи –  ее расшифровка, на следующей  строке – название должности  лица, подписавшего документ (проставляют  через пять межстрочных интервалов  после реквизита 9);

11 – отметка о наличии  приложений, если они есть;

12 – отметка о заверении копии и адресов, куда они высланы.

Справка

Справка – документ, подтверждающий какие-либо факты или события. Справки бывают двух видов:

1. Справки, описывающие  и подтверждающие факты или  события в производственной деятельность  организации. Справки составляют по указанию вышестоящей организации или руководителя организации для информации о выполнении планов, заданий, поручений. Их представляют в установленные сроки. Текст такой справки состоит их двух частей. В первой части справки излагаются факты, послужившие поводом к написанию, во второй – приводятся конкретные данные. Выводов и предложений в справке не приводят. Это отличает ее от докладной записки.

2. Справки, удостоверяющие  юридические факты: подтверждение  места работы, учебы, занимаемой должности, места проживания и т.д. их выдают по запросам заинтересованного лица или учреждения. Это наиболее многочисленная и ежедневная составляемая группа справок. Как правило, при составлении таких справок применяют унифицированные трафаретные бланки формата А5.

Доклад

Доклад имеет большое  значение при проведении заседаний, совещаний, собраний. Чтобы составить хороший доклад, надо определить: цель документа, правила оформления. Доклад может преследовать две цели информирование и убеждение.

Составление доклада – мастерство, требующее практического навыка и критического анализа проекта доклада. Исходя из цели доклада, проводят логическое построение материала. Например, постановка проблемы, анализ проблемы, возможные решения, план действия, выводы. В докладе должны присутствовать следующие элементы: вступление (наглядно и доступно излагают цели и назначение доклада); основная часть (изложение основных фактов, использование материала для доказательства и убеждения); выводы (представляются в виде положений); рекомендации (предложение действий, вытекающих из выводов).

Телеграмма

Телеграмма – документ, выделяемый из других, способом передачи (по телеграфу). Быстрота передачи бывает необходима, если другой, более медленный  способ замедлит исполнение. Могут быть посланы с несколькими текстами в один пункт, или с одинаковым текстом – в разные пункты. Существуют разновидности телеграммы: фототелеграмма, схема-телеграмма, телеграмма с заверенной подписью, телеграмма-доверенность, телеграмма с оплаченным ответом, посылаемая на специальном бланке, и т.д. Строят из двух частей, разделенный чертой. Первую часть (над чертой) передают по телеграфу (ее оплачивают), вторую часть (под чертой) по телеграфу не передают и не оплачивают.

Первая часть телеграммы содержит следующие реквизиты: отметку о категории или особом виде телеграммы (при необходимости); адресат; текст; фамилию должностного лица, подписавшего телеграмму (сокращенное или условное, если они неизвестны адресату).

Вторая часть телеграммы содержит следующие реквизиты: наименование организации-отправителя телеграммы (с указанием адреса); подпись лица, от имени которого телеграмма исходит (указание должности); печать; дата.

По срочности доставки адресату телеграммы подразделяют на следующие категории: правительственные, срочные, международные, обыкновенные. На обыкновенных телеграммах категорию не указывают. При указании адреса в телеграммах, как правило, пишут сокращенный (телеграфный) адрес получателя. Если ранее он не был известен, тока в первый раз адрес указывается полностью. Может быть указано условное наименование адресата, зарегистрированное предприятием связи. Текст телеграммы должен быть предельно кратким. Союзы, предлоги, местоимения и знаки препинания в тексте опускают, если при этом не искажается смысл. При необходимости знаки препинания указывают словами или с помощью аббревиатуры: тчк (точка), зпт (запятая), двтч (двоеточие), квч (кавычки). Только словами указывают знаки: тире, восклицательный, вопросительный, знаки арифметических действий (плюс, минус, деление), знак процента, параграф, номер (возможно сокращение – НР).

Тест ответных телеграмм надо начинать с индекса (номера) документа, на который дается ответ, а текст инициативных телеграмм, требующих ответа, должен заканчиваться номером инициативной телеграммы. Не рекомендуется начинать и заканчивать текст телеграммы цифрами, так как они могут быть приняты адресатом как делопроизводственные номера. Цифровые данные, в том числе, даты, в тексте часто указывают словами, чтобы избежать искажений при передаче.

Международные телеграммы

Международные телеграммы печатают на русском языке и латинским  шрифтом. Текст оформляют аналогично простой телеграмме. Адрес включает: отметку о категории, наименование адресата, название пункта или страны назначения. Текст подписывает руководитель. Его подпись заверяют печатью. Под чертой указывают: номер, дату, фамилию исполнителя, номер служебного телефона.

Телефонограмма

Телефонограмма –  обобщенное название различных по содержанию документов, выделяемых способом передачи текста – по телефону. Записывается получателем. Удобна для передачи срочных распоряжений, извещений и сведений. Однако этот вид документа может существовать только в пределах телефонной связи. Рекомендации для передачи телефонограммы: передавать только краткую и срочную информацию; проверять правильность записи повторным чтением; не передавать сложные тексты (текст должен содержать не более 50 слов); не использовать трудно выговариваемые и редкие слова; записывать их в специальный журнал, или оформлять на пишущей машине с последующей регистрацией (применять специальные бланки целесообразно при значительном объеме телефонограмм).

Факс

Факс получает в последнее  время все более широкое распространение  для быстрой посылки информации. Он очень удобен, так как со скоростью телефонограммы можно передать оригинальный текст со всеми особенностями его оформления. Техника факса рассчитана в основном на листы бумаги формата А4. любой документ может быть послан с помощью факса. Поэтому нет особых требований к передаваемому материалу, кроме одного – он должен быть понятен и иметь все необходимые реквизиты.

 

2.4 Документы по личному составу

Особую группу документов в делопроизводстве составляют документы  по личному составу, отражающие правовую, трудовую и служебную деятельность работников учреждений, организаций.

Документы по личному  составу создаются в результате трудовых отношений, возникающих между  учреждениями и работниками. К таким  документам относятся: приказы по личному  составу, заявления, трудовые книжки, личные карточки и т.д. Обязательное ведение кадровой документации на предприятиях предусмотрено КЗОТом, Инструкцией по ведению трудовых книжек и т.д.

Приказ по личному  составу

Приказ по личному  составу фиксирует сведения о  кадрах: прием на работу; перемещение по работе; увольнение с работы; установление должностных окладов; отпуска; командировки; изменения фамилии; поощрения; взыскания и т.д.

Приказы по личному составу  являются основанием для внесения соответствующих  записей в другие документы (трудовые книжки, личные карточки, финансовые документы). Особенности приказа по личному составу:

1. Оформление приказа  не имеет четких указаний ГОСТа,  поэтому возможны различные варианты  составления этого документа,  которые оговариваются в инструкции  по организации работы с документами.

2. Номер (индекс) пишут  с большой буквы «К», что  означает приказ по кадрам.

3. Заглавие – «По  личному составу».

4. Констатирующая часть  в приказе может отсутствовать.

5. Распорядительные пункты  оформляют в последовательности: прием на работу; перевод или перемещение по работе; установление разрядов; установление разрядов; установление категорий служащим и рабочим; возложение временного исполнения обязанностей; предоставление отпусков; установление неполного рабочего дня; изменения фамилии; увольнение с работы; изменение фамилии; увольнение работы; прекращение работы в связи со смертью.

6. Каждый пункт приказа  обосновывается наличием другого  документа (заявления сотрудника, докладной записки, распоряжения  и т.д.).

7. В пункте приказа  (приказе) при приеме на работу следует указывать: на какую должность; в какое подразделение; с какой оплатой; с какого числа; вид работы – постоянная с испытательным сроком; со стажировкой; временная на срок…; по совместительству…, особые условия работы – с принятием материальной ответственности; с сокращенным или неполным рабочим днем и т.д.

8. При переводе сотрудника  на другую работу в приказе  указывают: вид и причину перевода; устанавливаемый оклад; длительность, в случае временного перевода; в качестве основания приводят заявление работника о переводе на другую работу; при переводе на вышестоящую должность указывают на представление руководителя структурного подразделения.

9. Фамилии, имена и  отчества пишут полностью.

10. Благодарности и  взыскания оформляют отдельными  приказами.

11. К тексту приказа  по личному составу предъявляются  особые требования: формулировки  должны быть четкими, точными,  так как они отражают трудовые  права работников. Приказы по личному составу готовят отделы кадров или должностные лица, которым поручено вести документы по кадрам, если нет отдела кадров. Особенности оформления и действия приказов: приказы оформляют на бланках формата А4; нумеруют приказы в течение календарного года; приказы визирует юрист, заместитель директора по кадрам. Начальник ОК или работник, ведущий кадровую документацию, должен ознакомить каждого сотрудника с приказом. Сотрудник должен поставить свою визу «С приказом ознакомлен», подпись работника, дата ознакомления; приказы вступают в силу с момента их подписания. Но иногда есть пункты со своими сроками вступления в силу. Например, приказ подписан 27 сентября, а назначение работника на должность произведено 4 ноября; срок хранения приказов 75 лет.