Номенклатура дел предприятия. Общие правила оформления управленческих документов

Выписка из приказа

Выписка из приказа – копия части подлинного документа. Заверительная надпись состоит из слова «Верно», пишется от начального поля, с большой буквы, мелко без кавычек и знаков препинания. Наименование должности сотрудника, завершившего выписку, пишут от начального поля (не более 28 печатных знаков), личная подпись и расшифровка подписи (после 48 печатных знаков, 61 деление). Дату заверительной надписи пишут от начального поля.

Заявление

Заявление – документ, адресованный организации или должностному лицу, с просьбой о приеме на работу, увольнении, переводе, предоставлении отпуска. Работник пишет заявление, как правило, от руки, в произвольной форме или на трафаретном бланке, разработанном на данном предприятии.

Заявление о приеме на работу нужно писать на бумаге формата А4, так как это общепринятый формат документов личного дела. Заявление о приеме на работу помещают в личное дело работника. На заявление о приеме ставится виза руководителя структурного подразделения или ведущего специалиста и резолюция руководителя. Заявление поступает в отдел кадров или работнику, ведущему документы по кадрам, затем издается приказ. Если заявителю будет отказано в приеме на работу, ему могут сообщить об этом в письменной форме, устно или по телефону.

Заявление о переводе на другую должность. Этот вид заявления имеет следующие особенности. В адресате сотрудник указывает занимаемую на данный момент должность, а в тексте – причины перевода. Заявления о предоставлении учебного отпуска, отпуска по беременности и родам, по уходу за членом семьи и т.п. Заявления должны содержать в тексте указания на соответствующие документы – справку с места учебы, больничный лист, справку из поликлиники и т.п. Без них решение вопроса невозможно. Документы представляют вместе с заявлением.

Трудовой контракт

Трудовой контракт (договор) – соглашение между трудящимся и предприятием (учреждением, организацией), согласно которому трудящийся обязуется выполнять работу по определенной специальности, подчиняясь трудовому распорядку, а предприятие (учреждение, организация) обязуется выплачивать заработную плату и обеспечить условия труда, по соглашению сторон и предусмотренные законодательством.

Согласно КЗОТ употребляют  термин «трудовой договор» и «контракт» как равнозначные понятия, синонимы. На эти документы распространяется единый правовой режим и стороны  сами выбирают термин.

Различают основные и  дополнительные условия трудового  договора (контракта). Основные условия договора (контракта): о работе по одной или нескольким специальностям (должностям); о квалификации; о конкретной работе по профессии; о должности; о месте работы (предприятии, структурном подразделении, их местонахождении); о сроке действия и вида трудового договора (контракта); об условиях оплаты труда; об обязанностях предприятия по охране труда.

Дополнительные условия  договора (контракта) - о любых условиях труда; об испытательном сроке; о совмещении профессий; о повышении квалификации; о дополнительном отпуске; о социально-бытовом обслуживании. В договор (контракт) могут быть включены также условия о соблюдении коммерческой тайны, достижении определенных результатов труда и т.д. Контракты заключают: на неопределенный срок, т.е. на постоянную работу; на определенный срок, не более пяти лет; на время выполнения определенной работы.

Срочный трудовой контракт (договор) заключают в случае, когда  трудовые отношения не могут быть установлены на неопределенный срок с учетом характера предстоящей работы, или интересов работника и т.д. Срочные договоры заключают тогда, когда работа не имеет постоянного характера (замещение работника, находящегося в отпуске по уходу за ребенком, в декретном отпуске, в командировке и т.д.). День выхода такого работника считается днем окончания срочного трудового договора замещающим работником.

Трудовая книжка

Трудовая книжка – основной документ, подтверждающий рабочий стаж работника. Трудовые книжки на работников ведут на предприятии не зависимо от формы собственности. Закон запрещает иметь несколько трудовых книжек. Лица, поступающие на работу, обязаны предъявить администрации предприятия трудовую книжку и в случае приема на работу – сдать ее. Трудовые книжки ведут на всех работников, проработавших свыше 5 дней. Поступающие на работу впервые предоставляют документ о последнем занятии; уволенные из рядов вооруженных сил – военный билет.

Оформление трудовой книжки. Порядок заполнения, ведения и хранения трудовых книжек изложен в «Инструкции и порядке ведения трудовых книжек на предприятиях, в учреждениях и организациях». Это основной справочный материал для сотрудников, работающих с трудовыми книжками. Заполнение трудовой книжки впервые производится в присутствии работника не позднее недельного срока со дня приема на работу. В трудовые книжки вносят сведения: о работнике: фамилия, имя, отчество, дата рождения, образование, профессия, специальность; о работе: прием, перевод, увольнение; о награждениях и поощрениях; об открытиях, на которые выданы дипломы, об изобретениях и рационалистических предложениях.

Взыскания не вносят в  трудовую книжку. Все записи в трудовую книжку делают после издания приказа, не позднее недельного срока, а при увольнении – в день увольнения. Записи соответствуют тексту приказов, должны вестись аккуратно перьевой или шариковой ручкой, черным, синим или фиолетовым цветом. Фамилию, имя, отчество пишут полностью, на основании паспорта или свидетельства о рождении. Образование удостоверяют соответствующие документы – дипломы, аттестаты, удостоверения. Запись о незаконченном образовании подтверждают справки учебного заведения, зачетная книжка. Трудовые книжки ведут только по месту основной работы. Работник организации своей подписью заверяет правильность внесенных сведений и ставит печать.

Вкладыш к трудовой книжке

Если в трудовой книжке заполнены все страницы, тока ее дополняют вкладышем. Без трудовой книжки вкладыш не действителен. При наличии вкладыша на титульном листе трудовой книжке вверху ставят штамп с надписью «Выдан вкладыш» и указывают серию и номер вкладыша. Вкладыш вшивают в трудовую книжку, и ведут в том же порядке, что и трудовую книжку. С каждой записью в трудовой книжке администрация обязана ознакомить ее владельца под расписку.

Дубликат трудовой книжки

Потеряв трудовую книжку или вкладыш, необходимо заявить  об этом администрации по месту работы. Не позднее 15 дней работнику обязаны выдать новую трудовую книжку с надписью в правом верхнем углу титульного листа «Дубликат». При заполнении дубликата вносят записи о работе, награждениях, поощрениях по месту последней работы на основании раннее изданных приказов. Если работник уже имел стаж работы, тока при заполнении раздела «Сведения о работе» делают запись об общем стаже работы до поступления на данное предприятие. Общий стаж записывают суммарно (количество лет, месяцев, дней работы без уточнения). Общий стаж, подтвержденный документами, записывают по периодам работы (наименование предприятия, где работал, цех, отдел), должность, дата увольнения, причина увольнения. Указывают наименование, дату и номер документа, на основании которого произведены записи в дубликате.

Внесение изменений  в записи трудовой книжки

Изменение записей (о  фамилии, дате рождения, образования) производит администрация по последнему месту работы на основании документов (паспорта, свидетельства о рождении, браке, образования и т.д.) со ссылкой на номер и дату этих документов. Эти изменения пишут на титульном листе книжки. Раннее внесенная запись должна быть зачеркнута одной чертой, после чего записывают новую.

Ссылки на документы  делают на внутренней стороне обложки  трудовой книжки, заверяют подписью руководителя, или сотрудника, ведущего кадровую документацию, ставят печать организации  или отдела кадров. Если в трудовой книжке обнаружены неправильные записи, их исправляет администрация того предприятия, где эта запись была сделана. Если организация, сделавшая неправильную запись, ликвидирована, исправление делает организация правопреемник, а при ее отсутствии – вышестоящая организация, которой подчинялось ликвидированное предприятие.

Исправленные сведения должны соответствовать подлиннику приказа. В случае утраты приказа, исправление  вносят на основании других документов, подтверждающих выполнение работ. В разделах «Сведения о работе», «Сведения о награждениях» зачеркивание неточных записей не разрешается.

Выдача трудовой книжки при увольнении

Администрация предприятия  обязана выдать работнику его  трудовую книжку в день увольнения, сделав запись об увольнении. При задержке выдачи трудовой книжки по вине администрации работнику выплачивают средний заработок во время вынужденного прогула. Днем увольнения считают день выдачи трудовой книжки. Издаю новый приказ о новом дне увольнения.

При увольнении рабочего, служащего вне записи о работе, награждениях и поощрениях, внесенных в трудовую книжку во время работы в организации, заверяются подписью руководителя или начальника отдела кадров (если он есть) и печатью. Пересылка трудовой книжки почтой допускается только с согласия работника.

В случае смерти работника  трудовую книжку выдают на руки ближайшим  родственникам под расписку или  высылают почтой по их требованию. Если работник отсутствует на работе в день увольнения, администрация в этот день направляет ему почтовое уведомление с указанием о необходимости получения трудовой книжки. При получении трудовой книжки в связи с увольнением работник расписывается в личной карточке (форма Т-2) и в книге учета трудовых книжек, а в журнале фиксируют дату и основание выдачи книжки.

Учет трудовых книжек

В организации ведут  документацию по учету бланков и  заполненных трудовых книжек. Существует приходно-расходная книга по учету бланков и трудовых книжек и вкладышей к ним. Приходно-расходную книгу может вести в бухгалтерии предприятия кассир. Книга учета движения трудовых книжек и вкладышей к ним ведет кадровая служба предприятия или лицо, ответственное за обеспечение кадровой деятельности. В книге регистрируют все трудовые книжки, принятые от работников при поступлении на работу, а также трудовые книжки и вкладыши, выданные вновь. Эти книги должны быть пронумерованы, прошнурованы и скреплены подписью директора и печатью.

Бланки трудовых книжек и вкладышей к ним хранят в  бухгалтерии, как документы строгой  отчетности и выдают по заявке под отчет ответственному за ведение кадровой документации. Сотрудник сам может купить трудовую книжку в канцелярском магазине. По окончании каждого месяца (квартала) в бухгалтерию предоставляют отчет о наличии бланков и вкладышей, а также отчитываются за суммы, затраченные на их приобретение. На испорченные бланки составляют акт. Трудовые книжки и их дубликаты, не полученные работниками при увольнении, хранят в течение двух лет в отделе кадров отдельно от остальных трудовых книжек. Невостребованные трудовые книжки (дубликаты) хранят в архиве 50 лет. По истечении этого срока, они могут быть уничтожены в установленном порядке.

Личное дело

Личное дело – совокупность документов, содержащих необходимые  сведения о работнике и его  трудовом стаже. Личное дело оформляют после издания приказа о приеме на работу. Порядок работы с личными делами не регламентирован нормативами, поэтому предприятия по разному решают вопросы их ведения.

Одни организации заводят  личные дела на всех сотрудников, другие – на руководителей и ведущих специалистов. В начало личного дела помещают документы, необходимые для приема на работу. Личное дело работника может пополняться другими документами, свидетельствующими об изменении образования, семейного положения и т.д. Каждое дело формируют в отдельной папке. На обложке делают отметки: № дела, фамилия, имя, отчество работника, дата поступления на работу.

Работники, ведущие кадровую документацию, отвечают за правильное оформление личных дел. Рекомендуется в личное дело включать документы в следующей последовательности: внутренняя опись документов дела; дополнения к анкете (дополнение к личному листку по учету кадров); заявление о приеме на работу; анкета с фотокарточкой (личный листок по учету кадров); трудовой договор (если есть); приказ о приеме на работу (копия); документы об образовании (копия); характеристики или рекомендательные письма.

В дело могут добавляться  документы, подтверждающие изменения  анкетно-биографических данных (копии  дипломов, свидетельства, аттестационные листы и т.п.). Копии приказов о переводе по службе в личное дело не включают. На документы личного дела заносят в опись отдельно. Опись составляют и подписывают работники, ведущие кадровую документацию. В ней указывают также дату формирования личного дела. Начальная дата – дата заявления о приеме на работу

Автобиография

Автобиография – документ, в котором описаны основные этапы жизни и трудовой деятельности работника. Автобиографию сотрудник пишет собственноручно, в произвольной форме без исправлений, в одном экземпляре, излагая основные события своей жизни в хронологической последовательности.

В тексте автобиографии  освещают следующие вопросы: фамилия, имя, отчество, год рождения, образование, где, когда учился, в каком учебном  заведении, с какого времени началась трудовая деятельность, причины перехода с одной работы на другую, воинское звание (если есть), награды, поощрения, семейное положение, домашний адрес.

Резюме

Резюме – документ, содержащий сведения биографического  характера, которые предоставляет  лицо при трудоустройстве. Сначала пишут свое имя, отчество, фамилию, домашний адрес, телефон, дату рождения (для женщин не обязательно). Текст излагают по разделам: цель резюме – место, на которое претендует составитель; образование (сначала указывают высшее образование – какой вуз и когда закончили, полученную специальность; затем перечисляются в обратном порядке другие виды образования до года окончания школы); трудовая деятельность (места работы указывают с настоящего времени до момента окончания школы, т.е. в обратном порядке; если занимались трудовой деятельностью в студенческие годы, можно также здесь это указать); специальные знания (перечисляют различные знания – умение работать на компьютере, знание иностранных языков и т.д.; семейное положение (указать – замужем (не замужем), вдова (вдовец), есть ли дети).