Номенклатура справ

 

 

                                                     ЗМІСТ

ВСТУП……………………………………………………………………………4

РОЗДІЛ 1.ТЕОРЕТИЧНІ ОСНОВИ СКЛАДАННЯ ТА ВЕДЕННЯ НОМЕНКЛАТУРИ СПРАВ……………………………………………………..7

1.1.Структура та призначення номенклатурних справ………………………..10

1.2. Номенклатура справ: визначення та функціональне призначення .............12

РОЗДІЛ 2. ПРИКЛАДНІ АСПЕКТИ НОМЕНКЛАТУРИ СПРАВ…….16

2.1. Вимоги до оформлення номенклатури справ……………………………21

2.2 Формування та оформлення справ…………………………………………26

РОЗДІЛ 3.ОПЕРАТИВНЕ ЗБЕРІГАННЯ ДОКУМЕНТІВ…………..…29

  3.1. Зберігання справ………………………………………………………….30

  3.2. Підготовка справ до зберігання та використання………………………35

  3.3. Передача справ до архіву………………………………………………...38

ВИСНОВКИ ……………………………………………………………….……39

СПИСОК ВИКОРИСТАНИХ ДЖЕРЕЛ………………………………………41

 ДОДАТКИ……………………………………………………………………....42

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

                                                    ВСТУП

 

В умовах стрімкого прогресу, ринкових відносин та конкурентної економіки своєчасне і правильне рішення стратегічних і тактичних завдань визначає життєздатність фірми, організації.

Документована інформація становить основу управління,його ефективність значною мірою базується на виробництві та споживанні інформації. У сучасному суспільстві інформація стала повноцінним ресурсом виробництва, важливим елементом соціального й політичного життя суспільства. Якість інформації визначає якість управління. У сучасних умовах для підвищення ефективності управління необхідно приділяти достатню увагу вдосконаленню роботи з документами, оскільки вже управлінське рішення завжди базується на інформації, на службовому документі.

У наші дні, коли відбувається модернізація форм управлінської та економічної діяльності, з’явилися нові види документів, пов’язані з підприємницькою діяльністю, збільшується електронний документообіг, питання впорядкування роботи з документами і особливо їх систематизації і класифікації виступають на перший план. Одним з давно ефективних інструментів систематизації та класифікації великих документальних комплексів,що утворюються в процесі діяльності організацій, є складання номенклатур справ. Номенклатура справ являє сосбою систематизований перелік заголовків справ, які повинні бути зведені в діловодстві організації в майбутньому і відповідно до структури організації,її функціями та завданнями,із зазначенням термінів зберігання справ. Це визначення відноситься до номенклатури справ конкретної організації. Номенклатура справ являє собою систематизований перелік заголовків справ, які повинні бути заведені в діло-господарських органів, підприємницьких організацій та об’єднань пред’являє все більш складні вимоги до систематизації та класифікації документальних комплексів,що утворюються в результаті їх діяльності. Все більше з’являється організацій, об’єднань, холдингів і цілих господарських та адміністративних систем, що мають розгалужену мережу підпорядкованих їм установ, фірм, філій,відділень, або, з іншого боку, цілих галузей і сферскладні вимоги до систематизації та класифікації документальних комплексів, що утворюються в результаті їх однорідних і однотипних за своїми функціями і задачами організацій і підприємств (малих та підсобних підприємств, підприємств  комунально-побутового обслуговування та сервісу, підприємств, шкіл, коледжів,  поліклінік, лікарень, музеїв, бібліотек та інших установ культури тощо). Для організацій, установ, підприємств і фірм (назвемо їх юридичними особами),що входять до таких розгалужених по своїй структурі об’єднань, необхідним і основним методичним посібником при організації роботи з документами, при складанні індивідуальної (конкретної) номенклатури справ є приблизна номенклатура справ.

Мета курсової роботи полягає у дослідженні процесу складання та використання номенклатури справ.

Мета визначає завдання роботи:

• ознайомитись із дефініцією поняття «номенклатура справ»;
• проаналізувати види та форми номенклатур;
• охарактеризувати основні вимоги до складання номенклатур.

  Актуальність обраної теми полягає у тому,що діяльність суб’єкта оформлюється великою кількістю документів , у яких закріплені рішення керівництва, відображені зв’язки з вищими,підпорядкованими та іншими суб’єктами. Сьогодні часто доводиться звертатися до документів, які були передані на архівне зберігання , тому для пошуку потрібних документів серед багатьох інших,  їх необхідно правильно систематизувати, тобто розкласти за ознаками подібності. Найпростішою класифікацією документів є їх групування у справи. Практика роботи суб’єктів показує, що зручніше групувати в одну папку документи кількох авторів або кореспондентів,що перебувають на визначеній території (край,область,район).Таке групування справ ведеться за географічною ознакою. Хронологічна ознака виступає на перший план,коли важливе посилання на тимчасові параметри документів у справі.Крім того,при формуванні документів у справи (їх класифікації) враховуються терміни зберігання документів-експертна ознака,оскільки документи з постійним терміном зберігання та тимчасовим не можуть групуватися в одну справу.

Спеціальним класифікаційним довідником,що закріплює заголовки справ та визначає порядок формування документів у справи, є номенклатура. Із розвитком інформаційного суспільства, збільшується кількість документів, які мають бути збережені і, які можуть бути використані для задоволення потреб користувачів.Тому, процес складання номенклатур справ став невід’ємною частиною діловодства кожної організації, установи тощо.

Об’єктом дослідження є методика , вимоги до групування документів та створення номенклатур справ.

Предметом дослідження є номенклатури справ та їх компоненти.

        При написанні даної курсової роботи був використаний широкий круг джерел. Для досягнення поставленої мети і освячення зазначених завдань були використані підручники Палехи Юрія «Управлінське документування» та навчальні статті в періодичних виданнях, інтернет-ресурси. 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

РОЗДІЛ 1

            Теоретичні складання та ведення номенклатури справ

 

    Діяльність  суб'єкта оформлюється великою  кількістю документів, у яких  закріплені рішення керівництва, відображені зв'язки з вищими, підпорядкованими та іншими суб'єктами. До багатьох документів звертаються  часто протягом тривалого часу. Щоб швидко знайти потрібний  документ серед багатьох інших, їх необхідно правильно систематизувати, тобто розкласти за ознаками  подібності. Найпростішою класифікацією  документів є їх групування  в справи.

    Номенклатура справ — це систематизований перелік найменувань справ, створюваний у діловодстві установи, оформлений у відповідному порядку із зазначенням строків зберігання справ. Номенклатура справ є обов'язковим для кожної установи документом, який складається для створення в установі єдиної системи формування справ, забезпечення їх обліку, швидкого пошуку документа за змістом та видом, відбору документів на державне зберігання у процесі діловодства. У діловодстві є три види номенклатури справ: типова, примірна та індивідуальна. Типова встановлює типовий склад справ для установ, однорідних за характером діяльності, з єдиною системою індексації, і є нормативним актом. Примірна встановлює примірний склад справ, однорідних за характером діяльності, але різних за структурою, і має рекомендаційний характер.

Складання номенклатури справ - досить складна робота, що вимагає високої професіональної кваліфікації. Оскільки існує велика кількість однорідних за характером діяльності суб'єктів, в яких поширена однотипна документація (наприклад, школи, лікарні, дитячі садки та ін.), недоцільно для кожного суб'єкта складати номенклатуру справ кожного разу спочатку, тому значного поширення в останнє десятиріччя набули типові та зразкові номенклатури справ.

Номенклатура справ як один з основних інструментів організації діловодства повинна відповідати певним вимогам, найважливіші з яких:

- Охоплення всіх документів, одержуваних і створюваних в  процесі діяльності організації;

- Роздільна угрупування  в справи документів постійного  і тимчасового строків зберігання;

- Конкретна і чітка  формулювання заголовка справи, яка повністю відображає склад  і зміст документів у ньому  і виключає можливість включення  в справу документів, що не  відповідають його змісту і  терміну зберігання;

- Систематизація справ  всередині розділів номенклатури  у відповідність із ступенем  важливості і терміном зберігання  документації.

Номенклатура справ необхідна для швидкого пошуку документів за їх змістом та видами. Від того, наскільки якісно вона складена, залежать оперативність роботи з документами та їх зберігання. Наявність номенклатури справ в кожній установі, організації, підприємстві обов'язковою.

Основні положення щодо складання номенклатури справ викладені в Єдиної державної системі діловодства (ЕГСД).

Номенклатура справ може бути конкретною, зразковою і типовий. Крім того, розрізняють номенклатури справ структурного підрозділу та установи.

Конкретна номенклатура відображає документи одного конкретної установи або структурного підрозділу.

Зразкові та типові номенклатури справ відображають документи певної категорії установ з однотипним характером діяльності і складом документації. Крім того, типова номенклатура встановлює єдину індексацію справ для відповідних установ системи (відомства) і є обов'язковою. Примірна номенклатура справ є рекомендаційною.

Складанню номенклатур справ в організації передує підготовча робота, мета якої - забезпечити облік справ, заводімих в діловодстві, їх відповідність видами та утримання відкладаються документів, правильну їх класифікацію в відповідно з ділянками роботи та питаннями діяльності організації.

Робота зі складання номенклатур справ, як структурних підрозділів, так і установи в цілому, координується діловодної службою і, як правило, включає вивчення їх організаційної структури та напрямків, а також комплексу документів, на підставі яких будуть формулюватися найменування справ і визначатися принципи їх формування. У номенклатури справ включаються заголовки справ для групування документів з грифом «Для службового користування», довідкові картотеки.

Затверджені екземпляри номенклатур справ є документами постійного зберігання і включаються до складу справ служби діловодства організації. Якщо така служба відсутній, вони включаються до складу справ секретаря-референта.

Після затвердження номенклатури справ структурні підрозділи та громадські організації отримують виписки з відповідних її розділів для використання в роботі.

Номенклатура справ установи, не передає документи на державне зберігання, схвалена експертною комісією (ЕК), щорічно затверджується її керівником. Перший примірник номенклатури зберігається не менше 10 років.

Номенклатура справ у структурних підрозділах складається для забезпечення порядку формування та обліку справ у діловодстві підрозділів. Зведена номенклатура справ складається на підставі номенклатур справ структурних підрозділів.

Номенклатура справ установи друкується в кількох примірниках. Перший примірник зберігається в службі діловодства, другий - використовується цією службою як робочий примірники, третій - знаходиться у відомчому архіві (у особи, відповідальної за архів) в якості облікового документа, четвертий - в державному архіві, до якого передаються документи даної установи.

Номенклатура справ установи переглядається не рідше одного разу на п'ять років. У разі докорінної зміни функцій і структури установи вона складається, узгоджується і затверджується заново.

Узгоджена з відповідною установою державної архівної служби номенклатура справ установи в кінці кожного року уточнюється, затверджується керівником організації і вводиться в дію з 1 січня нового календарного року. У Протягом року в затверджену номенклатуру справ вносяться відомості про заклад справ, про включення нових справ і т.д.

 

 

1. Структура та призначення номенклатурних справ

 

    Після виконання  документи певний час зберігаються  в організації. Для того щоб  їх можна було швидко знаходити  і використовувати, необхідна систематизація  виконаних документів, тобто угруповання  їх у справи. Державний стандарт  визначає справу як "сукупність  документів або документ, що відносяться  до одного питання або ділянки  діяльності, поміщених в окрему  обкладинку".

Щоб правильно сформувати справи і забезпечити можливість використання потрібної інформації, документи класифікують: розділяють їх на групи з різними термінами зберігання. Спеціальним класифікаційним довідником, що дозволяє визначити порядок розподілу документів у справи, є номенклатура справ.

Номенклатура справ - це багатофункціональний документ, використовуваний для різних цілей:

номенклатура використовується як схема класифікації при розподілі і угрупуванню виконаних документів у справи (папки). Заголовки справ, закріплені в ній, переносяться потім на обкладинки справ;

кожна справа, включена до номенклатури, має зазначення терміну зберігання документів, включених до нього. Таким чином, з її допомогою намічають орієнтовні терміни зберігання документів, що є першим етапом експертизи цінності документів;

номенклатура справ використовується при побудові інформаційно-пошукової системи за документами підприємства. При реєстрації документів в реєстраційний індекс часто включають індекс справи за номенклатурою. Крім того, класифікаційна схема номенклатури може бути використана при формуванні довідкової картотеки на виконані документи;

номенклатура справ використовується замість опису як обліковий документ при здачі в архів справ з термінами зберігання до 10 років включно. Вона ж є основою для складання описів на справи з термінами зберігання понад 10 років і постійного;

номенклатура має довідкове значення при вивченні структури установи, організації, підприємства.

 

Загальні вимоги до номенклатури.