Номенклатура справ

В зведену номенклатуру справ підприємства включаються назви справ, які фактично заведені в діловодстві і відображають всі документовані ділянки роботи підприємства, у тому числі і справи тимчасово діючих органів (наприклад, справи ліквідаційної комісії), а також не закінчені діловодством справи, які поступили від інших підприємств (організацій-попередників) для їх продовження.

Справи з питань, рішення яких триває довше за один рік або які ведуться протягом декількох років (перехідні справи), вносяться в номенклатуру справ щороку протягом всього терміну їх рішення або ведення.

Зведена номенклатура справ схвалюється ЕК підприємства і узгоджується з ЕПК відповідного державного архіву, після чого затверджується керівником підприємства.

Державні підприємства, установи, організації, в діяльності яких не створюються документи Національного архівного фонду, погоджують зведені номенклатури справ з ЕК вищестоящої організації.

Підприємства недержавної форми власності протягом року з дня реєстрації погоджують свою номенклатуру справ з однією з державних архівних установ або архівним відділом міськради. Згодом номенклатура справ подається на узгодження ЕК вищестоящої організації, а при її відсутності номенклатура справ узгоджується власній ЕК.

Один раз в 5 років зведена номенклатура справ підлягає узгодженню з відповідним державним архівом або вищестоящим органом. Крім того, таке узгодження здійснюється невідкладно у разі істотних змін у власності майна, структурі, функціях і характері роботи підприємства.

Як в номенклатурі справ структурного підрозділу, так і в зведеній номенклатурі справ підприємства протягом року, на який вона складена, в графі «Прімітки» робляться відмітки про включення нових справ, про перехідні справи, про посадовці, відповідальні за формування справ, про передачу справ в архів підприємства або іншим підприємствам для продовження ведення справ.

В кінці року зведена номенклатура справ обов'язково закривається підсумковим записом. Підсумковий запис підписує керівник служби діловодства виробництва підприємства. Про наявність відкритих за рік справ сповіщається керівник архіву підприємства.

В Додатку В приведена сводна номенклатура справ підприємства, яка построєна по структурному принципу.

Зведена номенклатура справ складається в чотирьох екземплярах, кожний з яких повинен мати гриф узгодження з відповідною архівною установою або вищестоящим органом, якщо на підприємстві не створюються документи Національного архівного фонду.

Перший (недоторканний) екземпляр зберігається в службі діловодства, другій - передається в архів підприємства для контролю формування справ в структурних підрозділах; третій - прямує у відповідний державний архів або вищестоящий орган, з яким узгоджувалася зведена номенклатура справ; четвертий - розподіляється по розділах між структурними підрозділами для практичної роботи.

Недержавні підприємства можуть складати зведені номенклатури справ у трьох екземплярах, а якщо у них немає структурного розподілу - в двох екземплярах.

Зведена номенклатура справ підприємства, як і номенклатури справ структурних підрозділів, щорічно не пізніше за грудень переглядаються і уточнюються. Після внесення змін вони передруковуються і затверджуються керівником підприємства (структурного підрозділу) і вводяться в дію з 1 січня нового року.

 

         2.1. Вимоги до оформлення номенклатури справ

 

Після того, як в управлінській діяльності вже використано інформацію, що міститься в документі, він стає “пам’яттю” підприємства, “охоронцем” інформації, потреба в якій може виникнути згодом. Таких документів накопичується багато. Тому, аби відпрацьовані документи можна було швидко відшукати в разі потреби, їх групують у справи.

Для правильного формування справ документи групують за змістом та видами ще в поточній роботі з ними. Якщо номенклатуру справ складено правильно, то документи по мірі їх виконання вноситимуться в ті ж самі справи, котрі заздалегідь для них передбачено, а отже, знайти потрібний документ буде не складно.

Отже, номенклатура справ визначає принципи розподілу документів і групування їх у справи, закріплює індексацію структурних підрозділів підприємства, індексацію справ, встановлює терміни зберігання документів, використовується як схема побудови довідкової картотеки відпрацьованих документів і є звітним документом архіву підприємства.

Номенклатури справ поділяють на індивідуальні, рекомендовані та типові.

Індивідуальна номенклатура справ (Додаток В) відображає документи конкретного підприємства (структурного підрозділу).

Рекомендовані й типові номенклатури справ розробляють, щоб уніфікувати групування документів підприємств певної категорії з однаковим характером діяльності (наприклад, середні загальноосвітні школи, професійно-технічні навчальні заклади, проектні інститути системи Держбуду, тощо). Як правило, типова номенклатура встановлює єдину індексацію справ для підприємств усієї системи ( відомства, галузі ) й має обов’язковий характер.

Рекомендовані й типові номенклатури справ розробляються вищими установами і слугують підставою для складання індивідуальних номенклатур. Крім того, їх використовують як методичні посібники. Рекомендовані та типові номенклатури справ обов’язково погоджують з архівними установами.

Під час складання індивідуальних номенклатур справ на основі типових і рекомендованих номенклатур має враховуватися специфіка  формування справ у конкретній установі.

Виділяють також номенклатуру справ структурного підрозділу та зведену номенклатуру справ. Остання відображає документи установи в цілому і складається з номенклатур справ структурних підрозділів.

Кожне підприємство або його структурні підрозділи повинні мати номенклатуру справ (незалежно від того, чи в них рекомендована або типова номенклатура справ).

До основних принципів побудови номенклатури справ належать:

-         єдиний підхід до обліку, систематизації, опису та пошуку документів;

-         застосування індексації документів;

-          стабільність індексів справ.

Номенклатуру справ складають на підставі:

-         положень чи статутів про підприємство;

-         планів роботи та звітів про роботу; штатних розписів;

-         переліків документів; класифікаторів;

-         номенклатур справ за попередні роки;

-         списків структурних підрозділів та кореспондентів;

-         описів справ постійного та тимчасового зберігання (понад 10 років);

-         довідкових картотек.

У номенклатуру справ уносять:

1.  Всі справи й документи, що відображають документовані ланки роботи та окремі аспекти діяльності підприємства або структурного підрозділу.

2.  Справи тимчасово діючих органів, документи яких є правовою підставою для підтвердження повноважень установи або припинення її діяльності.

3.  Незавершені справи, що надійшли з іншого підприємства для подальшої роботи з ними.

4.  Усі довідкові картотеки документів.

Справи громадських організацій підприємства та його підрозділів, що здійснюють свою роботу на громадських засадах, включають до номенклатури справ підприємства, структурних підрозділів, при яких їх створено.

Не вносять до номенклатури справ друковані видання, збірники постанов Кабінету Міністрів України, Відомості Верховної Ради України, брошури, довідники, інформаційні листки, бюлетені, реформативні журнали експрес-інформації.

Номенклатуру справ затверджують у встановленому порядку. Затверджена номенклатура справ є чинною протягом багатьох років і належить перезатвердженню у разі докорінної зміни функцій та структури установи. Якщо такі зміни не відбулися, то номенклатуру справ наприкінці кожного року уточнюють і надають їй чинності  з 01 січня наступного року. Щорічний примірник номенклатури справ є документом постійного зберігання і вноситься до розділу номенклатури секретаріату (структурного підрозділу під номером 1).

Номенклатуру справ складає секретар-референт або фахівець, який відповідає за роботу з документами, чи архівіст підприємства.

Назви розділів номенклатури справ зберігаються з назвами структурних підрозділів підприємства. Перший розділ номенклатури має назву “Секретаріат” (“Дирекція”, “Загальний відділ”); йому присвоюють індекс 01. Усі інші структурні підрозділи розташовують після секретаріату в порядку важливості: спочатку виробничі відділи, потім – функціональні або допоміжні служби з присвоєнням їм індексів 02, 03, 04 і т.д. Якщо структурних підрозділів немає, то як назви підрозділів номенклатури справ можуть використовуватися напрями діяльності підприємства чи посади керівників і фахівців підприємства, наприклад:

01 – генеральний директор;

02 – заступник генерального  директора з виробничої діяльності;

03 – заступник директора  з комерційних питань і т.д.

Усередині розділів номенклатури розташовують заголовки справ з присвоєнням відповідних індексів, наприклад; 01-02 (01 – “Секретаріат”, а 02 – порядковий номер справи, сформованої в секретаріаті).

На початку кожного розділу зазначають найважливіші для діяльності підприємства документи – накази, протоколи, після них – листування та інші інформаційно-довідкові документи, а в кінці – журнали обліку чи довідкові картотеки. Заголовки справ мають бути короткими й відповідати змістові документів, що зберігаються в даній справі.

Елементи заголовка справи розташовують у такій послідовності:

-       назва виду документів (Накази, Контракти, Протоколи);

-       короткий зміст документів (наприклад, “листування з АТЗТ “Берегиня” щодо будівництва під’їздних доріг до складів готової продукції”);

-       період, якого стосуються документи справи (наприклад, “Накази з основної діяльності за 1997 р.”).

Заголовки типу “Різне листування”, “Документи із загальних питань” недопустимі. Не рекомендуються вживати в заголовках справ слово “матеріали”. Іноді можна використовувати термін “Документи (листи, контракти, акти) про орендну приміщень.1997 р. ” У процесі ведення справи заголовки можна уточнювати й доповнювати.

Для кожної справи в графі 4 (Додаток А) зазначають термін зберігання документів з посиланням на відповідну статтю переліку документів із зазначенням терміну зберігання”. Не рекомендується групувати однотипні документи в одну справу, якщо вони мають різні терміни зберігання.

У графі 5 (Додаток А) “Примітка” роблять позначки про заведення справ, відповідальних за ці справи, передання справ до інших підприємств (структурних підрозділів ) чи іншій особі; справи, що переходять на наступний рік, і т.д.

Той, хто оформив номенклатуру справ, – секретар-референт (технічний секретар або інша відповідальна особа) – підписує її, погоджує з архівним відділом і затверджує в керівника підприємства. Номенклатуру складають не менше, як у 3 примірниках:

-       перший примірник зберігається у справі,

-       другий – робочий – вивішується на внутрішньому боці стінки шафи (сейфу), де зберігають справи,

-       третій – передається до архіву підприємства.

Структурним підрозділам передають витяги з відповідних розділів номенклатури або додатково – розмножені копії її формування з них окремих справ.Протягом року до номенклатури справ уносяться заголовки нових справ. Для цього між розділами номенклатури залишають вільні місця. Номенклатуру справ можна використовувати протягом кількох років, якщо немає принципових змін у структурі та функціях підприємства. Номенклатуру справ зручно вести за допомогою персонального комп’ютера (ПК).

Згідно з вимогами до формування справ в одну справу можна підшивати не більше як 250 аркушів документів. Якщо аркушів більше, то треба завести наступний том справи. Індекс справи в цьому разі зберігається.

Номенклатура справ підприємства – це, як правило, багатосторінковий документ, тому для її оформлення можна використовувати спеціальний багатосторінковий трафаретний бланк формату А4 (Додаток А).

Реквізити номенклатури справ:

8 – назва структурного  підрозділу (для номенклатури справ  структурного підрозділу);

10 – назва виду документа (НОМЕНКЛАТУРА СПРАВ);

11 – дата;

12 – індекс;

14 – місце складання;

17 – гриф затвердження;

19 – заголовок до тексту (наприклад, “На 2007 рік”);

21 – текст (заповнюють  табличну форму);

23 – підпис;

25 – візи (або 24 – гриф  погодження);

29 – позначка про виконання  документа й направлення його до справ.

 

     2.2  Формування та оформлення справ

 

Закінчені в діловодстві документи повинні бути сформований в справи згідно номенклатурі справ.

При формуванні справ слід дотримувати такі правила:

- групувати в справи  тільки оригінали (а у разі  їх відсутності - завірені в установленому  порядку копії) правильно оформлених  і виконаних документів;

- групувати в справи  документи одного року (за винятком  особистих, судових і перехідних  справ). Особисті справи формуються  протягом всього часу роботи  особи на підприємстві;

- групувати в справи  окремо документи постійного  і тимчасового зберігання;

- не включати в справи  чорнові, особисті, дублетні документи, а також документи, які підлягають  поверненню, і розмножені копії.

Як виняток, в необхідних випадках документи постійного і тимчасового зберігання, пов'язані з рішенням одного питання, можуть групуватися протягом року в одну справу. Після закінчення року або рішення питання документи повинні бути розкладений в окремі справи згідно номенклатурі справ за таким принципом:

- в одну справу поміщають  документи тільки постійного, а  в інше - тільки тимчасового зберігання;

- в справу включають  документи, що відносяться тільки  до одного питання або групи  споріднених питань, які складають  єдиний тематичний комплекс, на  початку справи поміщають ініціативний  документ, потім документ-відповідь  і всі інші документи в логічній  послідовності і хронології;

- документи, створені за  допомогою персональних комп'ютерів, групують в справи на загальних  підставах.

Якщо документи за змістом і термінам зберігання не можуть бути згрупований в справи, передбачені номенклатурою, заводиться нова справа з обов'язковим внесенням його назви і терміну зберігання в діючу номенклатуру справ.