Усі документи, що утворилися,
мають політичну, наукову та історичну
цінність, належать до складу Державного
архівного фонду України і зберігаються
в архівах установи організації, тощо.
Виконані документи з метою
забезпечення їх обміну, зберігання, швидкого
розшуку формуються у справи і у встановленому
порядку передаються до архіву.
Архів - це організація чи її
структурний підрозділ, який здійснює
прийом і зберігання документів з метою
використання ретроспективної документальної
інформації.
Архівний підрозділ складає
і постійно поповнює список органів - джерел
комплектування, в якому зазначається
категорія документів, які приймаються
на зберігання.
Вимоги до архівних приміщень.
Приміщення для архівного підрозділу
будується спеціально або переобладнується
із приміщень іншого призначення.
Архівний підрозділ повинен
мати спеціально обладнані приміщення:
- прийому документів;
- зберігання (архівосховища);
- розміщення науково-довідкового
апарату і облікових документів;
- роботи співробітників
(робочі штати);
- роботи відвідувачів (читальний
зал).
Площа архівосховища встановлюється,
виходячи з реального обсягу і перспектив
комплектування архівного відділу й інших
підрозділів. Приміщення будується з вогнетривкими
стінами й перекриттями з межами вогнестійкості
не менше двох годин. Поєднання архівосховищ
і робочих приміщень будь-якого призначення
не допускається.
Вікна приміщень архівного
підрозділу, розміщення яких допускає
проникнення сторонніх осіб, обладнуються
відкидними металевими ґратами, які замикаються
зсередини на замок і опечатуються.
Двері приміщення архівного
підрозділу мають бути металеві або оббиті
металевим листом, з надійними замками
підвищеної таємності.
В архівосховищах забороняється
проводити газові, каналізаційні та інші
магістральні трубопроводи.
Забороняється розміщення архівосховищ
у неопалюваних, сирих приміщеннях, не
пристосованих для роботи, а також у приміщеннях
з пічним опаленням.
Для захисту документів від
пилу потрібно:
- забезпечувати максимально
можливу герметичність архівосховищ;
- обладнувати вентиляційні
системи протипиловими фільтрами;
- встановлювати системи,
які очищають повітря від пилу;
- при провітрюванні архівосховищ
вікна і кватирки затягувати
марлею, змоченою 50 % розчином гліцерину
і старанно викрученою.
Використання архівних документів.
Архівні документи, які здаються
на зберігання в архівні підрозділи, використовуються
в наукових, практичних та інших цілях.
Працівники архівних підрозділів
використовують у своїй службовій діяльності
документи, які зберігаються тільки з
дозволу керівника архівного підрозділу.
Архівні підрозділи для використання
документів, які зберігаються, здійснюють:
- видачу справ у тимчасове
користування;
- інформування зацікавлених
органів про документи, які зберігаються;
- видачу юридичним особам
та громадянам архівних довідок,
копій, витягів;
- підготовку документів
для опублікування, експонування
на документальних виставках, використання
у літературі, мистецтві, засобах
масової інформації.
Видача документів з архіву.
Справи видаються у тимчасове
користування в підрозділ, у діловодстві
якого вони утворилися, або підрозділ-правонаступник.
В інші підрозділи справи видаються лише
за письмовою згодою керівництва фондоутворювача
або органу підрозділу, якому підпорядковується
документоутворювач. Без погодження можуть
бути видані:
- особові справи колишніх
працівників - із питань кадрових
апаратів та військово-лікувальних
комісій органу, установи;
- нормативні документи -
за запитами співробітників органу,
установи;
- припинені кримінальні
справи, справи протокольного провадження
- за запитами правоохоронних
органів;
- архівні матеріали для
науково-дослідної роботи працівникам
органу, установи за запитом, підписаним
керівником органу, установи.
Справи видаються для користування
терміном до 30 днів. За необхідності продовження
зазначеного терміну керівник підрозділу,
в якому знаходиться видана справа, подає
до архівного підрозділу письмовий мотивований
запит. Дозвіл на продовження терміну
надає керівник інформаційного центру.
У міру потреби працівник архівного підрозділу
перевіряє наявність та стан справ, які
знаходяться в тимчасовому користуванні
[6, с. 247-249].
Отже, робота з документами
повинна мати настільки відпрацьований
порядок (документообіг), щоб не відволікати
працівників від головних виробничих
цілей підприємства. Неважливо, на якому
рівні буде вестися діловодство: традиційним
способом або сучасним безпаперових обміном
електронними документами - в будь-якому
випадку документування і робота з документами
здійснюється за встановленими правилами.
ВИСНОВКИ
Теоретичний аналіз номенклатури
справ дозволив сформувати наступні висновки.
Отже, як висновок з розділу 1 можна підкреслити
,що номенклатура справ необхідна
для швидкого пошуку документів за їх
змістом та видами. Від того, наскільки
якісно вона складена, залежать оперативність
роботи з документами та їх зберігання.
Наявність номенклатури справ в кожній
установі, організації, підприємстві обов'язковою.
Після виконання документи певний час
зберігаються в організації. Для того
щоб їх можна було швидко знаходити і використовувати,
необхідна систематизація виконаних документів,
тобто угруповання їх у справи.
Відповідно до розділу 2,основні положення
по складанню номенклатури справ викладені
в Єдиній державній системі діловодства (ЕГСД).
Номенклатура справ може бути
конкретною, зразковою і типовою. Крім
того, розрізняють номенклатури справ
структурного підрозділу та установи.
Конкретна номенклатура відображає документи
одного конкретної установи або структурної
установи.
Складанню номенклатур справ
в організації передує підготовча робота, мета якої - забезпечити облік
справ, що заводяться в діловодстві, їх
відповідність видам і змісту відкладаються
документів, правильну їх класифікацію
відповідно до ділянками роботи і питаннями
діяльності організації.
Робота зі складання номенклатур справ,
як структурних підрозділів, так і установи
в цілому координується діловодною службою
і, як правило, включає вивчення їх організаційної
структури та напрямів, а також комплексу
документів, на підставі яких будуть формулюватися
найменування справ і визначатися принципи
їх формування.
У розділі
3 ми розглянули питання зберігання
документів. Виходячи з цього
можна сказати, що підготовка виконаних документів
до зберігання і використання охоплює
такі етапи:
1. Експертиза наукової
і практичної цінності документів
2. Оформлення справ
3. Опис документів постійного
й тривалого зберігання
4. Забезпечення збереження
документів
5. Передавання справ в
архів установи (відомчий архів)
Справи для передачі
в архів готуються відповідно до вимог,
розроблених архівними органами. Підготовка
справ та передача їх в архів включає:
проведення експертизи наукової та практичної
цінності документів, оформлення справ,
складання описів на справи з постійними
та довготривалими термінами зберігання.
Ці роботи проводяться під контролем та
з методичною допомогою співробітників
архіву суб'єкта.
СПИСОК ВИКОРИСТАНИХ
ДЖЕРЕЛ
1. Закон № 3814 - Закон
України «Про Національні архівні фонди
і архівні установи» від 24.12.93 р. № 3814-XII.
2. Інструкція № 58 -
Інструкція про порядок ведення трудових
книжок, затверджена наказом Міністерства
праці України, Міністерства юстиції України,
Міністерства соціального захисту населення
України від 29.07.93 р. № 58.
3. Правила № 16 - Правила
роботи архівних підрозділів органів
державної влади, місцевого самоврядування,
підприємств, установ і організацій, затверджені
наказом Державного комітету архівів
України від 16.03.2001 р. № 16.
4. Перелік № 41 - Перелік
типових документів, створюваних в діяльності
органів державної влади і місцевого самоврядування,
інших установ, організацій і підприємств,
з вказівкою термінів зберігання документів,
затверджений наказом Головного архівного
управління при КМУ від 20.07.98 р. № 41.
5. Палеха Юрій. Управлінське
документування: Навчальний посібник:
У 2 ч. 3-тє вид., доп. - К.: Вид-во Європейського
ун-ту. 2003.
6. Стенюков
М.В. Документы, делопроизводство: Практическое
пособие по документационному обеспе-чению
деятельности предприятия/ М.В. Стенюков.
- 3-е изд. преработ. и доп.. - М.: Приор, 1999.
- 143 с.
Додаток А
Зразок
номенклатури справ відділу кадрів
Назва міністерства
Назва підприємства |
Гриф затвердження |
НОМЕНКЛАТУРА СПРАВ
“____” _____________ № ________
На ________ р.
Індекс справи |
Назва структурного підрозділу
(напрям діяльності) та справи |
Кількість справ (томів) |
Термін зберігання та стаття
за Переліком |
Примітка |
| |
|
|
|
|
| |
|
|
|
|
| |
|
|
|
|
| |
|
|
|
|
| |
|
|
|
|
| |
|
|
|
|
| |
|
|
|
|
| |
|
|
|
|
Продовження додатка А
Підсумковий запис за категорією
та кількість заведених справ
За терміном зберігання |
Разом |
У тому числі перехідних |
Постійного |
|
|
Тимчасового (понад 10 років) |
|
|
Тимчасового (до 10 років включно) |
|
|
Разом |
|
|
Посада відповідальної
особи ____________ __________________
підпис розшифровка
підпису
Гриф погодження з
архівним управлінням
Додаток В
Приклад номенклатури справ
підприємства
ТОВАРИСТВО З ОБМЕЖЕНОЮ ВІДПОВІДАЛЬНІСТЮ
СЛАВУТИЧ
|
|
ЗАТВЕРДЖУЮ
Генеральний директор
_____________ С.Беззубко
“____” _____________ 2006 р. |
НОМЕНКЛАТУРА СПРАВ
“_25_”
__грудня___
2006 р. № __77__
Київ
На 2007 рік
Індекс справи |
Назва структурного підрозділу
(напрям діяльності) та справи |
Кількість справ (томів) |
Термін зберігання та стаття
за Переліком |
Примітка |
01 Секретаріат |
01-01 |
Установчі документи (Установчий
договір, Статут, Положення) |
1 |
Постійно |
|
01-02 |
Протоколи зборів учасників |
1 |
Постійно |
|
01-03 |
Протоколи нарад |
1 |
Постійно |
|
01-04 |
Штатний розклад товариства |
1 |
Постійно |
|
01-05 |
Бізнес-плани |
1 |
5 років |
|
01-05 |
Наказ з питань загальної діяльності |
1 |
Постійно |
|
01-06 |
Документи з грифом обмеженого
доступу |
1 |
5 років |
|
01-07 |
Доповідні, службові записки,
що подаються керівництву |
1 |
3 роки |
|
02 Виробничий відділ |
02-01 |
Вихідні листи, факси |
1 |
5 років |
|
02-02 |
Вхідні листи, факси |
1 |
5 років |
|
02-03 |
Листування з іноземними партнерами |
1 |
5 років |
|
03 Відділ кадрів |
03-01 |
Накази по особовому складу |
1 |
Постійно |
|
03-02 |
Типові форми П-2 |
1 |
Постійно |
|
03-03 |
Посадові інструкції |
1 |
3 роки після заміни
новими |
|
04 Бухгалтерія |
04-01 |
Річний баланс товариства |
1 |
10 років |
|
04-02 |
Акти фінансово-господарської
діяльності товариства |
2 |
5 років |
|
04-03 |
Трудові контракти (договори) |
2 |
Постійно |
|
04-04 |
Контракти (договори) з господарської
діяльності |
3 |
3 роки |
|
04-05 |
Контракти з іноземними партнерами |
1 |
3 роки |
|