Номенклатура справ

Номенклатура справ як один з основних інструментів організації діловодства повинна відповідати певним вимогам, найважливіші з яких:

охоплення всіх документів, одержуваних і створюваних в процесі діяльності організації;

роздільна угрупування в справи документів постійного і тимчасового строків зберігання;

конкретна і чітка формулювання заголовка справи, яка повністю відображає склад і зміст документів у ньому і виключає можливість включення в справу документів, що не відповідають його змісту і терміну зберігання;

систематизація справ всередині розділів номенклатури відповідно до ступеня важливості і терміном зберігання документації.

 

 

 

         1.2.Номенклатура справ: визначення та функціональне призначення

 

Організація ефективного діловодства підприємства неможлива  без попереднього створення для цього відповідних умов. Однією з таких умов і є, зокрема, розробка номенклатури справ. Документи, присвячені певному питання або ділянки діяльності організації, після виконання групуються в справу.

Номенклатура справ необхідна для швидкого пошуку документів за їх видами та змістом. Від її якості залежить оперативність роботи з документами. Номенклатура справ необхідна для розподілу і групування виконаних документів у справи, для закріплення індексації справ, для встановлення строків зберігання, для створення довідкової картотеки виконаних документів і служить обліковим документом в архіві організації для справ тимчасового зберігання до 10 років включно.

Номенклатуру справ готує структурний підрозділ. При цьому відповідальність за розробку номенклатури справ покладається на канцелярію або на секретаріат (секретаря).

При побудові номенклатури необхідно керуватися наступним:

- Дотримуватися єдність  в підході до організації обліку, систематизації, опису, зберігання  і пошуку документів;

- Застосовувати індексацію  документів, що забезпечує внесення  у відповідні розділи номенклатури  змін, доповнень та виправлень;

- Стежити за стабільністю  індексів.

Номенклатура справ може бути індивідуальною, приблизною і типовий.

Індивідуальна номенклатура справ відображає документи конкретної організації.

З метою уніфікації групування документів певної категорії організацій з однотипним характером діяльності і складом документів розробляється приблизна або типова номенклатура справ.

Примірна номенклатура справ має рекомендаційний характер, типова - обов'язковий. Типовий номенклатурою, як правило, встановлюється єдина індексація справ для організацій всій сістеми.1

Приблизна або типова номенклатура справ розробляється вищими органами і є базою для складання індивідуальних номенклатур у підвідомчих організаціях, тому її обов'язково погоджують з архівними установами.

При розробці індивідуальної номенклатури на базі типової або зразкової обов'язково враховують специфіку конкретної організації.

Номенклатура справ структурного підрозділу розробляється із залученням провідних фахівців і узгоджується з канцелярією та архівом організації.

Кожна організація зобов'язана мати свою номенклатуру справ незалежно від того, чи існує приблизна або типова номенклатура справ. Рекомендується зведена форма номенклатури справ, яка складається з номенклатур всіх підрозділів. Зведена номенклатура справ готується канцелярією на основі номенклатур підрозділів і узгоджується з відповідною архівною установою.

Після затвердження зведеної номенклатури справ керівником організації структурні підрозділи одержують виписки відповідних її розділів для використання в роботі.

Затверджені номенклатури справ діють на протязі багатьох років. В кінці кожного року вносяться зміни, якщо вони були, і номенклатура справ знову вводиться в дію з 1 січня наступного року.

Щорічний примірник номенклатури справ - це документ постійного зберігання, який включається в розділ номенклатури канцелярії (або секретаріату). Номенклатура справ підлягає пересоставления і перезатвердженню лише в разі докорінної зміни функцій і структури організації.

Перш ніж скласти номенклатуру справ, необхідно ретельно вивчити склад, зміст і кількість документів, що циркулюють в організації. При цьому використовуються положення (статути) про організацію, штатні розклади, діючі переліки документів, класифікатори, торішні номенклатури справ, список кореспондентів, описи справ постійного і тимчасового зберігання (понад 10 років), довідкові картотеки.

Вибір класифікаційної схеми номенклатури справ залежить як від організаційної структури побудови апарату організації, так і від виконуваних нею функцій, тому класифікаційними діленнями номенклатури справ можуть бути як внутрішні структурні підрозділи, так і управлінські функції.

В номенклатуру повинні включатися всі справи і документи, які відображають діяльність організації. Справи громадських організацій включаються в номенклатуру справ організації, при якій вони створені. У номенклатуру включаються і незакінчені справи, які надійшли з іншої організації для їх вирішення, а також усі довідкові картотеки до документів.

У номенклатуру не включаються друковані видання (збірники постанов уряду, довідники, бюлетені, брошури, покажчики, реферативні журнали, експрес-інформація тощо), а також алфавіти та інші допоміжні матеріали, не відображають питання основної діяльності організації.

Кожна справа, включена до номенклатури, повинна мати ин деці. Протягом усього терміну дії номенклатури в ній своєчасно проставляються відмітки про заклад справ, здачі їх в архів, виділення справ до знищення, про осіб,відповідальних за формування справ, і про передачу справ в іншу організацію для продовження.

У номенклатурі вказується найменування розділів і підрозділів класифікаційної схеми та найменування (заголовки) справ.

Кожен документ характеризується рядом ознак.

Одні з них - істотні, постійні, інші - несуттєві, тимчасові. Зрозуміло, що для класифікації документів найбільший інтерес можуть представити лише істотні ознаки, вони отримали назву «ознак закладу справ».

Прийнято виділяти шість таких при знаків:

1. Номінальний. Підставою  для групування документів за  цією ознакою служить їх назву, тобто в справу об'єднуються  документи однієї назви, наприклад  протоколи.

2. Тематичний. У цьому  випадку об'єднуються документи  одного змісту, т. е. присвячені одній  темі.

3. Авторський. За цією  ознакою в одну справу об'єднуються  документи, складені або однією  особою, або однією установою.

4. Кореспондентський. На  кожного кореспондента заводиться  окрема папка, в якій групується  вся переписка з окремою особою  або підприємством.

5. Географічний. Це різновид  кореспондентського ознаки. У цьому  випадку в одну справу об'єднуються  документи різних кореспондентів, що знаходяться на певній території.

6. Хронологічний. За хронологічним  ознакою групуються документи  за якийсь певний період. За  цією ознакою групується бухгалтерська  звітність.

У деяких випадках документи групуються в справи за кількома ознаками одразу.

Якщо протягом року в організації виникають нові документовані ділянки роботи, вони додатково вносяться в номенклатуру. Для цього в кожному розділі номенклатури вставляються резервні номери. Після закінчення діловодного року в кінці номенклатури робиться підсумковий запис 'про кількість заведених справ (томів).

 

 

 

 

 

 

 

 

 

РОЗДІЛ 2

      Прикладні  аспекти номенклатури справ

 

      Впорядкування зберігання  документів починається з складання  номенклатури справ. Вона складається  для створення на підприємстві  єдиної системи формування справ, забезпечення їх обліку, швидкого  пошуку документа, відбору документів  на державне зберігання.

Відповідно до Закону [1, ст. 1] номенклатура справ - це обов'язковий для кожної юридичної особи систематизований перелік назв справ, які формуються в його діловодстві, з вказівкою термінів зберігання справ.

В номенклатуру справ включаються всі документи, що утворюються в діяльності підприємства, окрім технічної документації і друкарських видань (брошур, довідників, бюлетенів, реферативних журналів, експрес-інформацій і т.і.).

При складанні номенклатури справ необхідно враховувати вимоги, що містяться в [4, 9].

Розрізняють три види номенклатури справ: типову, зразкову і індивідуальну.

Типова номенклатура справ встановлює типовий склад справ для організацій, однорідних по характеру діяльності, з єдиною системою індексації і є нормативним актом.

Зразкова номенклатура справ встановлює зразковий склад справ для організацій, однорідних по характеру діяльності, але різних по структурі, і має рекомендаційний характер.

Типові і зразкові номенклатури справ розробляються органами вищого рівня для організацій, які належать до сфери їх управління, і використовуються як методичні вказівки під час складання індивідуальних номенклатури справ.

Незалежно від наявності типової або зразкової номенклатури справ кожна юридична особа повинна мати індивідуальну номенклатуру справ. Як правило, індивідуальна номенклатура справ підприємства складається з номенклатури справ окремих структурних підрозділів.

Порядок складання номенклатури справ структурного підрозділу наступний: вона розробляється посадовцем, відповідальним за діловодство в структурному підрозділі, із залученням відповідних фахівців, підписується керівником структурного підрозділу і обов'язково узгоджується з керівником архівного підрозділу підприємства.

В номенклатурі справ структурного підрозділу указуються найменування (заголовки) справ, в які групуються документи після виконання. В заголовках в стислій узагальненій формі висловлюють відомості про склад і зміст документів в справі. Розміщення заголовків в номенклатурі справ повинне відповідати ступеню важливості вирішуваних питання з урахуванням взаємозв'язку документів, включених в конкретні справи. Як правило, першою в номенклатурі розміщується група справ, яка включає документи органів вищого рівня, далі - група організаційно-розпорядливої документації самого підприємства (накази, розпорядження, рішення і т. п.), планово-звітна документація і листування. В групі листування першими розміщуються справи, що містять листування з органами вищого рівня.

Кожна справа, включена в номенклатуру справ, повинна мати умовне позначення - індекс. Індекс справи - це цифрове і (або) алфавітно-цифрове позначення справи в номенклатурі справ, яке фіксують на обкладинці справи. Індекс справи структурного підрозділу складається з індексу структурного підрозділу (по штатному розкладу або класифікатору структурних підрозділів) і порядкового номера справи в межах підрозділу. За наявності в справі декількох томів (частин) індекс проставляється на кожному томі з вказівкою: т. 1, т. 2 і т.д.

Після закінчення року номенклатура справ структурного підрозділу в обов'язковому порядку закривається підсумковим записом, в якому указуються кількість і категорії фактично заведених протягом року справ.          Підсумковий запис скріпляє своїм підписом особа, відповідальна за діловодство в структурному підрозділі.

Форма номенклатури справ структурного підрозділу приведена в [3, додатку 2].

Приклад заповнення номенклатури справ у відділі кадрів приведено у Додатку Б.

Номенклатура справ структурного підрозділу підприємства складається у трьох екземплярах:

перший екземпляр - недоторканний, зберігається в структурному підрозділі;

другий екземпляр - передається в службу діловодства підприємства;

третій екземпляр - використовується для формування справ і пошуку необхідних документів.

Номенклатура справ структурного підрозділу після її розгляду і аналізу включається в єдину (зведену) номенклатуру справ підприємства. При складанні зведеної номенклатури справ вивчається і аналізується не тільки номенклатури справ структурних підрозділів, але і діяльність підприємства в цілому. Для цього використовують статут підприємства, положення про структурні підрозділи; штатний розклад; типову і зразкову номенклатури; номенклатури і описи справ за попередні роки; класифікатори документів і кореспондентів, які ведуться на підприємстві; типові і відомчі переліки документів з вказівкою термінів зберігання документів, а також враховують плани підприємства наступного року.

В кінці зведеної номенклатури справ приводяться номенклатури справ первинних суспільних організацій, якщо вони створені на підприємстві (наприклад, первинної профспілкової організації).

Форма зведеної номенклатури справ визначена в додатку 3 до Правил

№ 16 [9].

Зведена номенклатура справ може будуватися за структурним або функціональним принципом.

Структурний принцип використовується, як правило, на крупних підприємствах з чітко встановленою структурою. Розділами в такій номенклатурі справ будуть назви структурних підрозділів, розташовані відповідно до затвердженої структури і штатного розкладу підприємства. При цьому першим розділом номенклатури указується служба діловодства.

Розділи можуть бути, наприклад, такими: канцелярія, плановий відділ, бухгалтерія, відділ маркетингу і збуту і т.д.

Функціональний принцип, тобто по напрямах діяльності, використовується у разі розподілу основних функцій (напрямів діяльності) між працівниками підприємства. Цей принцип побудови зведеної номенклатури справ використовується на підприємствах, що не мають структури. Розділи і підрозділи номенклатури справ підприємства, побудованої за таким принципом, відображають управлінські функції і галузі діяльності і розміщуються в ній по ступеню важливості, наприклад: організація роботи, планування, організація виробничої діяльності, облік і звітність, робота з кадрами і т.д.