Обеспечение сохранности документов в архивохранилище

 

Министерство  образования Омской области

Бюджетное образовательное  учреждение Омской области

среднего профессионального  образования

«Омский государственный  колледж

управления  и профессиональных технологий»

 

Отделение управления и экономики

 

 

Специальность 032002 Документационное обеспечение управления и архивоведение

 

 

Дисциплина: Документационное обеспечение управления

 

 

Группа ДО-34

 

 

Вяткина Анастасия Вячеславовна

 

ОБЕСПЕЧЕНИЕ СОХРАННОСТИ ДОКУМЕНТОВ В АРХИВОХРАНИЛИЩЕ

Курсовая работа

 

Руководитель 

Шабалина Ю.М.

 

 

Омск, 2012

СОДЕРЖАНИЕ

 

Введение………………………………………………………………………...........3

Раздел  1 Основы обеспечения сохранности документов архива…………………5

1. Размещение документов в хранилище…………………………………………6

1.2.Топографирование  и учет движения документов……………………………..9

1.3 Хранение документов в электронной  форме ………………………………...12

Раздел 2 Режимы хранения документов ………………………………………….17

2.1  Световой режим………………………………………………………………..17

2.2 Температурно - влажностный режим…………………………………………18

2.3 Санитарно – гигиенический режим  …………………………………………..21

2.4 Охранный режим ………………………………………………………………23

Заключение  …………………………………………………………………………26

Список  используемой литературы………………………………………………...29

 

 

 

 

 

 

 

 

ВВЕДЕНИЕ

 

Документы являются информационной основой деятельности организации, поскольку именно в них сосредоточено  более 80% ее информационных ресурсов. При  архивном хранении документов они в  той или иной мере подвергаются воздействию  различных факторов, которые вызывают необратимое изменение свойств  материалов – старение. Массовым разрушением  документов, находящихся на длительном хранении обусловлена актуальность проблемы обеспечения сохранности  и консервации фондов.

Библиотечные, музейные и  архивные фонды содержат издания  и рукописи, выполненные, в основном, на бумаге, неуклонно разрушающейся  в процессе хранения и использования. Цель хранения – снизить воздействие  неблагоприятных факторов и увеличить  долговечность документов. В различных  странах мира ведется интенсивный  поиск современных технологий обеспечивающих сохранность памятников культуры на бумажных носителях.

В настоящее время в  архивах хранится огромное количество документов, свидетельствующих о многогранной деятельности народа. Обеспечение их длительной сохранности является первоочередной задачей работников архивов. О важности этой проблемы говорят и соответствующие постановления нашего правительства.¹

Архивы недостаточно собрать  – не менее важно обеспечить сохранность  документов. К сожалению, вся история  развития архивной сферы в нашей  стране насыщена безвозвратной гибелью  документов. Причиной этого явились  не только стихийные бедствия, но и  очень часто безответственное, бездумное  отношение к документам, в том  числе и со стороны государства. И только тогда, когда человек  лично сталкивается с необходимостью получить какую-либо справку из архива, от которой зависит его социальное, материальное и прочее благополучие, он начинает понимать всю важность архивов. Но ведь архивы это еще и уникальные хранилища сведений о прошлом нашей страны и наших предков. Как часто всего один сохранившийся документ может поменять наше представление и знание о чем-либо или о ком-либо. Необходимость сохранения архивных документов и ответственность за их гибель закреплена в законе.²

Цель работы: выявить особенности сохранения документов

Цель работы определяет следующие  задачи:

1.Проанализировать теоретический  аспект обеспечения сохранности документов в архивохранилищах

2. Изучить режимы сохранности документов в архивохранилищах

Объект -  архивные документы, и особенности их сохранности 

Предмет – режимы сохранности  документов в  архивохранилищах

Практическая значимость: Документы являются информационной основой деятельности организации, поскольку именно в них сосредоточено  более 80% ее информационных ресурсов. Поэтому  так важно обеспечить сохранность  документов.

 

 

 

 

 

 

 

Раздел 1 Основы обеспечения сохранности документов архива

 

Документы хранятся в архиве для того, чтобы ими пользоваться в течение тех сроков, пока они  представляют ценность: 3, 5, 10, 25, 40, 75 лет, века. Весь период хранения документы  должны быть ограждены от неблагоприятных  условий, порчи их физической основы и нанесенного на них текста, а  так же от хищений и потерь по небрежности. Для  создания оптимальных  условий хранения документов является наличие здания, отвечающего по всем параметрам обеспечению их сохранности.

Все здания архивов эксплуатируются с соблюдением требований пожарной безопасности, предусмотренных ГОСТ 12.1.004-91³, правилами и инструкциями по пожарной безопасности.

Требования, предъявляемые  к помещениям архива, зафиксированы  в современных нормативных и  методических документах, прежде всего  в основных правилах работы архивов  организации, а также ряде ГОСТов и методических разработок. Условия  хранения документов дифференцируются в зависимости от состава документов (кино, фото, видео, фоно) архива и носителей  информации (бумажные, пленочные и  др.). Есть общие требования к помещению  архивохранилища. Прежде всего, недопустимо для архивных помещений:

1  помещение не должно быть ветхим, деревянным, подвальным, чердачным, не отапливаемым, лишенным естественной вентиляции;

2  поблизости от архивного помещения не должно быть пожароопасных объектов и организаций, применяющих пожароопасную технологию;

3  поблизости от архивных помещений не должно быть промышленных объектов, загрязняющих воздух агрессивными газами и пылью;

4 архив нельзя размещать  поблизости от помещения, занятого  службами общественного питания,  пищевыми складами. Их обитатели  – как микроорганизмы, так и грызуны могут употребить в пищу архивные документы.

Обеспечение сохранности  документов в архивах предполагает систему мероприятий, включающую рациональное размещение документов, контроль за их движением, физико-химическим состоянием, восстановление первоначальных  свойств и внешних признаков документов, подвергшихся повреждению или разрушению, создание условий, исключающих их утрату.

 

1.1  Размещение документов в хранилище

 

 Основные площади здания  отводятся под хранилища; они  изолируются от читального зала  и административных помещений.  Кроме них обязательны: комната  для приема и разбора поступающих дел; комната для документов; рабочие комнаты для сотрудников; читальный зал с отдельной комнатой для временного хранения документов; помещение для обезвреживания документов с автономной вытяжной вентиляцией; комнаты для реставрации и переплета документов и другое.

Хранилище организуется в  изолированном помещении. К хранилищу  предъявляются наиболее строгие  требования:

1  совмещение хранилищ и рабочих помещений любого назначения не допускается;

2  не допускается размещение хранилищ в не отапливаемых, сырых, неприспособленных помещениях, а также в помещениях с печным отоплением;

3  помещение хранилищ должны иметь удобные для эвакуации выходы к лифтам и лестничным клеткам, запасной выход;

4  внутренняя отделка помещений хранилищ должна проводиться с использованием материалов, не собирающих пыль и не являющихся источником пыли или агрессивных химических веществ. Аналогичные требования должны предъявляться ко всем материалам, применяемым при изготовлении оборудования хранилищ и средств  хранения документов;

5  в помещениях хранилищ не допускается прокладка труб водоснабжения и канализации, а также технологические или бытовые вводы воды;

6  помещение должно быть как пожаробезопасным, так и гарантированным от затопления;

7.  электропроводка в помещениях хранилищ должна быть скрытой. Хранилища оборудуются общими или поэтажными электрическими рубильниками;

8.  хранилища отделяются от соседних помещений архива несгораемыми стенами и перекрытиями с пределом огнестойкости не менее 2 часов;

9.  вывода пожарного водопровода должны находиться на лестничных клетках;

10.  размещение хранилищ в помещении без окон допускается только при наличии вентиляции обеспечивающей 2-3-кратный воздухообмен в час;

11.  лабораторные и производственные помещения должны быть максимально удалены от помещений хранилищ и не иметь общих с ним вентиляционных каналов.

Размещение документов в  хранилище связано не только с  обеспечением их сохранности, но и возможного быстрого поиска в целях использования. Хранить документы на полу, подоконнике  и в не разобранных кипах не допускается. В хранилищах устанавливаются  стационарные металлические стеллажи (возможны деревянные, обработанные огнеупорным  составом), для хранения особо ценных дел и учетных документов –  сейфы и металлические шкафы. Порядок установки стеллажей  следующий: ширина главных проходов (между рядами стеллажей) – 120 см; проходы  между стеллажами – 75-80; расстояние между стеной и параллельным ей стеллажом  – 75; расстояние между стеной и торцом стеллажей – 45; расстояние от пола до нижней полки – 20; а в цокольных  этажах – 30 см. Стеллажи устанавливаются перпендикулярно к стенам с оконными проемами и отопительной системой. Такой порядок установки стеллажей обеспечивает щадящий температурный и световой режимы хранения дел.

Размеры стеллажа: высота – 220-240 см, ширина одностороннего стеллажа при горизонтальном хранении коробок  и связок – 35-40, расстояние между  полками по высоте – 40 см; при вертикальном хранении ширина одностороннего стеллажа – 25-30 см; расстояние между полками  – 35 см.

Если помещение архива имеет высоту более 4 м, то для рационального  использования площади целесообразно  устанавливать двухъярусные стеллажи с межъярусными перекрытиями и удобными лестницами с перилами, обеспечивающими  безопасность работ. Для хранения документов большого формата (калек, карт, планов) изготавливают специальные стеллажи.

Эффективная эксплуатация  зависит от правильного определения  назначения служебных помещений, помогающего  в работе с документами, и от рационального  размещения документов в хранилищах. Для удобства и быстроты работы в  хранилище применяются откидные и легкие передвижные столики, устойчивые и легкие стремянки.

Электропроводка в хранилище  допускается только скрытая или  в газовых трубах, осветительная  арматура – полугерметическая; распределительные  щиты и отключающие рубильники устанавливаются  вне хранилища.

Эффективная эксплуатация помещений  зависит от правильного определения  назначения служебных помещений, помогающего  в работе с документами, и от рационального  размещения документов в хранилищах.

 Хранилище предназначено  непосредственно для сохранения  документов,  в архиве существует  специально отведенное  помещение  для их использования. Они обеспечивают  нормальную работу читателей  и исследователей. В помещениях  расположены читальный зал для  работы с документами различных  размеров и видов, а так же  следующие основные участки: выдачи  документов исследователям; информационно-поисковых  систем; временного хранения документов  в период их использования.

В архиве существует специально  разработанный   план эвакуации  документов при чрезвычайных условиях (пожар, затопление и др.). В плане  должна  предусмотрена первоочередная эвакуация особо ценных документов и дел постоянного хранения.

Не только само здание (помещение), но и средства внутри его имеет  значение для обеспечения сохранности  документов. Оптимальные условия хранения документов обеспечиваются: строительством, реконструкцией и ремонтом помещений архива; оборудованием хранилищ средствами пожаротушения, охранной и противопожарной сигнализации; применением технических средств, для создания оптимального температурно-влажностного режима хранения, проведения санитарно-гигиенических мероприятий в помещениях хранилищ; применением специальных средств хранения документов (стеллажи, шкафы, сейфы, коробки, папки и тому подобное).

 

1.2.Топографирование и  учет движения документов

 

Важную роль при организации  хранения играет топографирование, то есть обозначение мест хранения конкретных описей и дел. Без топографирования поиск документов в лучшем случае исполняется слишком долго, а  в худшем – в хранилище можно  заблудиться. Все помещения архива, а так же стеллажи, полки нумеруются сверху вниз, слева направо. В целях  закрепления места хранения документов в хранилищах создаются специальные  справочники – топографические  указатели. Как правило, указатель  составляется в карточной форме. Наиболее распространенный вид указателя  – постеллажный, то есть карточка составляется на каждый стеллаж. Карточки систематизируются по номерам стеллажей в пределах одного помещения хранилища. На карточке указывается название организации, № стеллажа и хранилища, № шкафа (секции стеллажа), № полки, № фонда, описи, и номера дел, хранящиеся на данной полке. При большом объеме фондов составляются пофондовые топографические указатели, где карточки систематизируются по номерам фондов.