Обеспечение сохранности документов в архивохранилище

Должны соблюдаются следующие режимы хранения: световой; температурно-влажностный; противопожарный; охранный. Постоянное хранение осуществляется в темноте. Для защиты документов от света применяют хранение в переплетах, папках, коробках, шкафах. Температура и влажность - основные факторы, обеспечивающие сохранность архивных фондов. В помещениях хранилищ поддерживается оптимальный температурно-влажностный режим. Благоприятный микроклимат документов создается при положительной температуре и относительной влажности воздуха 30-60%. Четко отслеживается состояние температуры и влажности в помещениях, так как это может стать причиной  разрушения носителя информации. Климатический контроль осуществляется по трем климатическим параметрам: температуре, относительной влажности и абсолютной влажности воздуха. Для измерений используются специальные контрольно-измерительные приборы.

Санитарно-гигиенический  режим подразумевает под собой  комплекс требований направленных на поддержание чистоты. Пыль может  быть причиной физического и химического  разрушения документов, а так же содержать споры грибов и яйца насекомых. Особое внимание уделяется покрытию пола в хранилищах, он является основным источником пыли.

Охранный режим распространяется на всё помещение архива. В архиве строго соблюдаются меры противопожарной безопасности. К техническим охранным мерам относятся: средства наружного наблюдения, средства внутреннего наблюдения используемые в нерабочее время, средства внутреннего наблюдения в рабочее время.

Важную роль при организации  хранения играет топографирование, то есть обозначение мест хранения конкретных описей и дел. В целях закрепления  места хранения документов в хранилище создаются специальные справочники - топографические указатели. Указатель составлен в карточной форме. Очень большое значение в обеспечении сохранности архивных материалов имеет их учет. Учет архивных материалов включает в себя установление и регистрацию в специальных документах об их количестве и составе. Для предотвращения хищений разработана детальная система контроля за движением документов. Выдача документов из хранилищ может быть осуществлена только для ограниченных целей и на строго определенный срок. При этом выдача документов из хранилищ обязательно фиксируется в специальных учетных документах.

Обязательным видом работы по обеспечению сохранности документов является проверка их наличия и состояния. Это установление соответствия реального  количества единиц хранения записям  в учетных документах архива. Проверка наличия и состояния документов проводится не реже 1 раза в 5 лет.

При архивном хранении документов они в той или иной мере подвергаются воздействию различных факторов, которые вызывают необратимое изменение  свойств материалов - старение. Цель хранения - снизить воздействие неблагоприятных  факторов и увеличить долговечность  документов. Для этого все необходимые  требования, предъявляемые к помещению, жестко контролируются и выполняются согласно условиям хранения.

 

 

СПИСОК ЛИТЕРАТУРЫ

1. Федеральный закон "Об архивном деле в Российской Федерации" от 22 октября 2004 года № 125 ФЗ (с изменениями, внесенными Федеральным законом от 4 декабря 2006 года № 202-ФЗ).

2. Государственный стандарт РФ ГОСТ Р 51141-98 "Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения". - М.: Издательство стандартов, 2003.

3. Приказ Министерства культуры и массовых коммуникаций РФ 
от 18 января 2007 г. № 19 «Об утверждении Правил организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда РФ и других архивных документов в государственных и муниципальных архивах, музеях и библиотеках, организациях Российской академии наук».

4. Решение коллегии Министерства культуры и массовых коммуникаций РФ от 28.03.2005 № 5 «Об обеспечении сохранности и упорядочении архивных документов федеральных органов исполнительной власти, упраздненных Указом Президента РФ от 09.03.2004 г. № 314 «О системе и структуре федеральных органов исполнительной власти».

5. Алексеева Е.В. Архивоведческие аспекты в делопроизводстве: обеспечение сохранности документов архива и организация их хранения. Секретарское дело. – 2003 - №5.

6. Архивное хранение электронных документов: проблемы и решения. http://www.mainjob.ru/publications/?print=6462

7. Банасюкевич В.Д. Актуальные научные проблемы обеспечения сохранности архивных документов (Отечественные архивы. -2001).

8. Основные правила работы архивов организаций. Одобрены решением Коллегии Росархива от 06.02.2002 г. - М.: ВНИИДАД, 2002.

9. Попова Е.Н. Обеспечение сохранности документов Архивного фонда РФ в современном законодательстве Российской Федерации. (Вестник архивиста. - 2000).

10. Алексеева Е.В., Афанасьева Л.П., Бурова Е.М.- Архивоведение,2002г.

11. Иванова А.Л. - Законодательство и нормативы по обеспечению сохранности документов , 2003г.

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

¹ Федеральный закон "Об архивном деле в Российской Федерации" от 22 октября 2004 года № 125 ФЗ (с изменениями, внесенными Федеральным законом от 4 декабря 2006 года № 202-ФЗ).

² Решение коллегии Министерства культуры и массовых коммуникаций РФ от 28.03.2005 № 5 «Об обеспечении сохранности и упорядочении архивных документов федеральных органов исполнительной власти, упраздненных Указом Президента РФ от 09.03.2004 г. № 314 «О системе и структуре федеральных органов исполнительной власти»».

 

³ ГОСТ 12.1.004-91- Система  стандартов безопасности труда. Пожарная безопасность