Обеспечение сохранности документов в архивохранилище

Основными объектами учета  являются фонды и единицы хранения. Все изменения в составе документальных материалов немедленно фиксируются  в учетной документации. Работа по учету ведется в строгом соответствии с правилами и инструкциями.

Учет движения документов предполагает защиту их от хищения. Среди  причин хищения документов называют доступность архивов как центров  информации любому лицу, работающему  по найму или в качестве исследователя; возможность осуществления хищений, как посторонними лицами, так и  персоналом архива; огромные массивы  хранящихся фондов, периодически и  по неполному перечню проверяемых  на наличие; ослабленный контроль, нарушения  охранных процедур; отсутствие надежных средств безопасности документов, в  частности средств контроля, фиксирующих  перемещение конкретного документа  в пределах здания, негативное отношение  архивов к ужесточению мер  безопасности, сокрытие фактов хищений, отсутствие согласованных мер защиты документов.

Для предотвращения хищений  разработана детальная система контроля над движением документов. Выдача документов из хранилища может быть осуществлена только для ограниченных целей и на строго определенный срок. При этом выдача документов из хранилища обязательно фиксируется в специальных учетных документах.

При выдаче дел из хранилища  на место выданного дела кладется карта-заместитель. На ней указывается  архивный шифр дела (№ фонда, описи, дела), кому оно выдано, дата возврата и подпись сотрудника, выдавшего  дело. Возвращенные дела проверяются  в присутствии пользователя. На все  повреждения составляются акты, которые  могут послужить основанием для  привлечения к дисциплинарной, административной и уголовной ответственности.

Обязательным видом работы по обеспечению сохранности документов является проверка их наличия и состояния. Это установление соответствия реального  количества единиц хранения записям  в учетных документах архива, а  так же выявление дел и документов, требующих улучшения физического  состояния дел достигаются две  цели:

1.  учет количества документов, выявление и устранение недостатков в учете документов;

2.  выявление документов с угасающим текстом, механическими и биоповреждениями, требующие реставрации, консервации, профилактической и технической обработки.

Проверка наличия и  состояния документов должна проводиться  не реже 1 раза в 5 лет. Кроме того, в архиве проводятся единовременные проверки, если производились перемещения дел в другое помещение; после чрезвычайных происшествий; при смене заведующего архивом или лица, ответственного за архив; при ликвидации или реорганизации архива. На дела, пути розыска которых исчерпаны, а так же на неисправно поврежденные составляются соответствующие акты, к которым прилагаются справки о проведении розыска.

Проверка наличия и  состояния документов считается  завершенной после внесения изменений  в учетные документы проверяемого фонда. Кроме того, осуществляется полисный просмотр каждого дела, в ходе которого выявляется повреждения документов.

Использование компьютерных технологий и различных модификаций  принтеров также создает большие  проблемы с сохранностью текста документов постоянного и долговременного  хранения. Тексты, полученные с помощью  цветных и монохромных струйных принтеров, зачастую страдают недостаточной  светостойкостью, способны частично или  полностью выцветать на свету. Выцветающие  струйные черные тексты оказываются  обычно и водорастворимыми. Матричные  черные тексты все без исключения водостойки, но с разной светостойкостью. Лазерные черные принтерные тексты отличаются водостойкостью и светостойкостью. Исследователи пришли к выводу, что распространение струйных принтеров вызовет поступление в архивы печатных чернильных цветных и черных принтерных копий с водорастворимым и выцветшим текстом.

Очень большое значение в  обеспечении сохранности архивных материалов имеет их учет. Учет архивных материалов включает в себя установление и регистрацию в специальных  документах об их количестве и составе.

 

2. Хранение документов в электронной форме

 

Особенность электронного хранения состоит в  направлении документов в электронный  архив сразу по завершению работы с ними в делопроизводстве. Это  позволяет обеспечить сохранность  документов, их централизованное хранение, быстрый поиск и распределенный доступ к документам, как с помощью  локальной сети, так и с использование

Основными архивными технологиями хранения электронных документов являются:

- системное ведение архива, включая сохранение всех версий документов после каждого их изменения (при этом версии не уничтожаются, а только исключаются из доступа);

-  ведение подробного протокола доступа к документам;

- хранение документов в виде их электронных образцов со всеми атрибутами (подписи, печати, пометки, и др.);

- сохранение форматов вывода (печати) всех созданных документов;

- обязательное описание документа в архивной базе данных;

- полная поисковая и атрибутивная информация (карточка документа, контекст, индекс, строка);

- связанные мультимедийные данные (графика, видео, звук);

- универсальный формат представления электронных документов.

Процедуры по обеспечению  сохранности электронных документов условно можно разделить на три  вида:

-  обеспечение физической сохранности файлов с электронными документами;

- обеспечение условий  для считывания информации в  долговременной перспективе;

- обеспечение условий  для воспроизведения электронных  документов.

Обеспечение физической сохранности  файлов — проблема практически решенная, причем для всех видов хранения. Это решение связано не столько  с созданием оптимальных условий  хранения носителей с электронной  информацией, сколько с физическим размещением электронных документов. Для того чтобы компьютерные файлы  не были утрачены, необходимо их хранить  в двух или более экземплярах, размещенных на отдельных электронных  носителях (рабочем и резервном  носителях). Тогда при утрате одного из носителей можно быстро сделать  дубликат файлов с оставшегося.

Рабочие экземпляры, как правило, размещаются на винчестере или сервере организации, а резервные копии (экземпляры) могут создаваться на резервном сервере или RAID-массиве, стримерных (магнитных) лентах, магнитооптических и оптических дисках (CD-RW, DVD-RW). Очень немногие владельцы электронных информационных ресурсов выделяют из них архивную часть и хранят ее исключительно на внешних носителях. Это естественно: темпы роста объемов хранимых ресурсов отстают от темпов снижения цен на жесткие диски, что позволяет организациям с большим запасом наращивать свой серверный потенциал.

Важен также выбор типа носителя, его долговечность. Этот выбор  зависит от:

- вида хранимых электронных  документов и их совокупного  объема,

- предполагаемого срока  хранения документов и обеспечения  к ним доступа,

- характера производства  самих носителей и предполагаемых  режимов их хранения,

- требований по обеспечению  аутентичности документов.

Особое внимание к выбору типа носителя следует уделять в  случае возможного использования электронных  документов в качестве письменных свидетельств или судебных доказательств. Если нереально  придание документам юридической силы с помощью электронной цифровой подписи (ЭЦП), то следует их своевременно скопировать на CD-R — оптические диски с однократной записью  информации.

Создание нескольких экземпляров  файлов не исчерпывает комплекс работ  по обеспечению их сохранности. Чтобы  минимизировать затраты на поддержание  этих экземпляров, необходимо создать  оптимальные условия для хранения носителей информации.

Специфика условий и режима хранения во многом определяется типом  электронных носителей. Например, для  долговременного хранения магнитных  носителей необходимо специальное  оборудование, которое бы защищало их от магнитных и электромагнитных воздействий окружающей среды, или  же размещать их подальше от мощных источников электромагнитных полей  — электродвигателей, обогревателей, лифтового оборудования и т.п. Кассеты (катушки) с магнитными лентами необходимо прокручивать каждые 1,5 года для снятия статического напряжения и предотвращения, так называемого копирэффекта. Общими моментами при хранении любых электронных носителей являются размещение их в вертикальном положении, защита от механических повреждений и деформаций, загрязнения и запыления, воздействия экстремальных температур и прямых солнечных лучей.

Очень важно соблюдение температурно-влажностного режима хранения электронных носителей. Общие рекомендации таковы: срок сохранения носителем своих качеств тем  больше, чем ниже температура и  относительная влажность, при которой  он постоянно хранится. Например, хранение полиэфирных магнитных лент при  относительной влажности 50% и температуре +11C обеспечивает сохранность их свойств  в течение 50 лет. По грубым оценкам, тот же срок для оптических дисков CD-R обеспечивается хранением при относительной влажности 50% и температуре +10C; для дисков WORM — при относительной влажности 50% и температуре +3C.

Низкие температуры способствуют сохранению электронной информации, однако, они совершенно некомфортны  для длительной работы человека. При  этом также следует учитывать, что  если требуется извлечение носителей  из хранилища для их использования  в нормальных офисных условиях, то они должны будут пройти акклиматизацию. Иначе весьма вероятны ошибки при  считывании информации и нарушение  структуры (порча) самих носителей. Но для того, чтобы акклиматизировать  оптический диск с указанной выше температуры до +23 — 25C, потребуется  не менее 3 ч. (лучше сутки). Продолжительность  акклиматизации магнитной ленты  зависит от ее ширины: чем шире лента, тем дольше следует ее акклиматизировать. Следует также иметь в виду, что ленты быстрее достигают  температурного равновесия, нежели влажностного баланса. Например, для полудюймовых лент изменение температуры на 5С  должно проводиться не менее 0,5 часа, а изменение относительной влажности  на 10% — не менее 4 суток²⁵.

Поэтому при выборе режимов  хранения электронных носителей  следует учитывать множество  факторов и соотносить интенсивность  использования носителей, затраты  на поддержание режимов хранения (которые могут оказаться весьма существенными) с затратами на регулярное копирование документов на «свежие» носители. Как отмечалось выше, при  организации долговременного хранения электронных документов вполне допустим срок в 10 лет для хранения носителей, на которые они записаны. При этом допустимы «офисные» режимы хранения: для магнитных лент — температура +23C, для оптических дисков +25C, при  относительной влажности 50%. «Основные  правила работы государственных  архивов» устанавливают следующий  температурно-влажностный режим  в архивохранилищах: температура +17-19C, относительная влажность 50-55%. При таких условиях можно рассчитывать на срок хранения дисков CD-R до 20 лет.

Здание архива представляет собой комплекс основных и вспомогательных  помещений, предназначенных для  выполнения задач архива по хранению, обработке, использованию архивных документов и задач административно-хозяйственного, технического, бытового характера, отвечать требованиям рациональной планировки помещений. 
Состав, расположение, оборудование помещений основного назначения обеспечивают сохранность архивных документов на всех участках работы с ними, соблюдение требований технологии работ, охраны труда, техники безопасности и производственной санитарии, а также рациональное взаимодействие подразделений архива.  
Архив обеспечивается архивохранилищами, рабочими комнатами, помещениями для автоматизированной библиотеки съемных электронных носителей, серверного и коммуникационного оборудования.

Задачей электронных  архивов является обеспечение надежного  централизованного хранения электронных документов в соответствии с архивными требованиями к их защите и сохранности в сочетании с максимально удобным и простым доступом, как с локальных, так и с удаленных компьютеров любой конфигурации.

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Раздел 2  Режимы хранения документов

 

Технология  хранения документов это комплекс мероприятий, направленных на обеспечение сохранности документов в процессе хранения. К числу этих мероприятий относят физико-химическую обработку документов, создание оптимального режима их хранения, реставрацию документов, изготовление гарантийных копий.

Существуют следующие  режимы хранения:

1.  световой;

2.  температурно-влажностный;

3.  противопожарный;

4.  охранный.

Оптимальные условия хранения документов обеспечиваются:

- строительством, реконструкцией, ремонтом помещений  архива;

оборудованием архивохранилищ средствами пожаротушения, охраны, сигнализации;

- применением  технических средств для создания нормативных условий температурно-влажностного, светового, санитарно-гигиенического, охранного режимов;

- применением специальных средств хранения и перемещения документов.

 

2.1 Световой режим

 

Свет несет с собой  энергию, под влиянием которой в  освещаемых материалах протекают фотохимические реакции, вызывающие изменение их первоначальных свойств. Бумага под действием света  буреет и теряет механическую прочность, так как в ней протекают значительные изменения. Выцветают от света и многие тексты. Для материалов опасен, как естественный, так и искусственный свет. Постоянное хранение должно осуществляться в темноте. Освещение хранилищ и документов солнечным светом не допускается. Естественное освещение в хранилище допускается только при наличии светорассеивателей, автоматических регуляторов светового потока, защитных фильтров, жалюзи. Для защиты документов от света применяют хранение в переплетах, папках, коробках, шкафах. Для искусственного освещения в хранилище применяют лампы накаливания в закрытых плафонах с гладкой наружной поверхностью.

Уровень освещенности в диапазоне видимого спектра не превышает: на вертикальной поверхности стеллажа на высоте 1 м от пола – 20-50 люкс (лк), на рабочих столах – 100 люкс. Освещенность измеряется специальным прибором – люксметром типа Ю-16.

Самое светлое место архива это  читальный зал. Наименьшая освещенность помещений от общего освещения составляет 300 люкс на расстоянии 0,8 м от пола в горизонтальной плоскости. Кроме того, на столах читателей установлены настольные лампы. Однако в помещениях для временного хранения  соблюдается световой режим, как в хранилищах.