Обеспечение сохранности документов в архивохранилище

Исходя из этого можно сделать  следующие выводы:

-постоянное  хранение документов должно осуществляться  в темноте;

-освещение  хранилищ может быть естественным  или искусственным светом, при этом свет должен быть рассеянным;

-при  естественном освещении на окнах  должны быть светорассеиватели, при искусственном освещении в хранилищах применяют лампы накаливания в закрытых плафонах с гладкой наружной поверхностью или люминисцентные лампы с урезанным ультрафиолетовым участком спектра;

-уровень освещенности  не должен превышать на вертикальной  поверхности стеллажа на высоте  метра от пола 20—50 лк, на рабочем  столе — 100 лк.

 

 

 

2.2 Температурно-влажностный режим

 

Температура и влажность  – основные факторы, обеспечивающие сохранность архивных фондов. В помещении хранилища поддерживается оптимальный для документов температурно-влажностный режим, учитывающий их специфику. Температурно-влажностный режим определяет микроклимат данного помещения.

Для микроклимата помещений  типичны погодно-климатические изменения  и инерционность их проявления. Микроклимат  документов – условный термин, характеризующий  температурно-влажностное состояние  документов в условиях их хранения, использования, транспортировки.

Благоприятный микроклимат  документов создается при положительной  температуре и относительной  влажности воздуха 30-60%. В этих условиях:

1.  появляются оптимальные физико-механические свойства бумаги, как носителя информации (максимальная прочность, хорошая гибкость, стабильность размеров, наименьшая деформация);

2.  наблюдается стабильность бумаги как гигроскопичного материала (слабая ответная реакция на резкие изменения комнатного климата);

3.  исключается возможность поражения бумаги плесневыми грибами;

4.  обеспечивается оптимальная скорость химического старения бумаги и текста;

5.  резко снижается скорость механодиструкции бумаги при резких изменениях комнатных условий. Область изменений относительной влажности воздуха 30-60-30% называется нормальной стабильной климатической зоной и считается наиболее безопасной для длительного хранения бумажных документов.

Оптимальный температурно-влажностный  режим зависит, прежде всего, от типа носителей информации преобладающих  в архиве. Например:

1.  бумажные документы: температура – 17-19С, относительная влажность воздуха – 50-55%;

2.  документы на пленочных носителях (фото-, кино-, фоно-, видеодокументы): температура – 15С, относительная влажность воздуха – 40-55%;

3.  документы на магнитных носителях (пленки, диски): температура – 15-20С, относительная влажность воздуха – 50-65%.

Область изменения относительной  влажности воздуха 0-30-0% соответствует  условиям так называемой сухой нестабильной климатической зоны. При низкой влажности  бумага становится излишне жесткой, сильно реагирует на изменение климата, разрушение от физико-механического  старения и износа увеличивается. Возможна необратимая частичная утрата при  длительном высушивании бумаги.

Область изменений относительной  влажности воздуха 60-100-60% называют влажной  нестабильной климатической зоной. С повышением влажности растет гибкость, но одновременно падает прочность бумаги на разрыв. Увеличивается активная ответная реакция бумаги на любые  изменения климата. Значительно  возрастает скорость химического старения бумаги и текста, наблюдается расплывание  водорастворимых текстов и ослабление их контраста. При влажности больше 65% создаются благоприятные условия  для плесневения документов: вероятность  плесневения по мере повышения влажности  от 65 к 100% быстро нарастает. При постоянном хранении документы максимум времени пребывают в условиях нормальной климатической зоны и минимум – в сухой или влажной зоне. Архивные документы, поступившие после длительной транспортировки, не сразу размещают в хранилище, а оставляют на некоторое время в специальном помещении для акклиматизации.

Для того чтобы определить соответствует ли температура и  влажность в выбранном помещении  требованиям оптимального температурно-влажностного режима в архивах проводится контрольно-климатическая  работа. Ее основная цель – получение  постоянной информации о климатических  условиях хранения.

Климатический контроль осуществляется по трем климатическим параметрам: температуре, относительной влажности  и абсолютной влажности воздуха. Для измерений используются специальные  контрольно-измерительные приборы.

В кондиционируемых помещениях измерения проводятся и фиксируются  в специальном журнале раз  в неделю, в помещениях с нерегулируемым климатом – два раза в неделю, при нарушениях режима хранения –  эвакуация, затопление и др. – ежедневно.

Самый верный способ установления в хранилище фиксированного оптимального температурно-влажностного режима –  оборудование хранилища системами  кондиционирования воздуха, то есть использование кондиционеров. В  помещениях с нерегулируемым климатом должны осуществляться мероприятия  по оптимизации температурно-влажностного режима хранения документов с применением  технических средств увлажнения или осушения воздуха, рационального  проветривания и отопления хранилищ.

 

2.3 Санитарно-гигиенический  режим.

 

Санитарно-гигиенический  режим подразумевает под собой  комплекс требований направленных на поддержание чистоты, исключающей  появление плесени, грибка, пыли и  особенно насекомых и грызунов. Для  этого в хранилище следует  неукоснительно соблюдаются следующие требования:

1.  Постоянная циркуляция воздуха, исключение непроветриваемых зон.

2.  Защита окон и вентиляционных отверстий сетками с диаметром ячеек не более 0,5 мм.

3.  В хранилище нельзя находиться в верхней одежде, мокрой и грязной обуви.

4.  Недопустимо хранение и использование продуктов питания.

5.  Систематически проводится влажная уборка – при этом вода не попадает на документы. Однако влажная уборка в хранилищах с небольшой кубатурой может существенно влиять на влажность воздуха. Поэтому, приступая к такой уборке, сначала узнается влажность воздуха в хранилище. При влажности ниже нормы влажную уборку можно производить ежедневно. При высокой влажности уборка пола насухо отжатой тряпкой допускается не чаще одного раза в неделю. Не реже одного раза в год проводится обеспылевание стеллажей, шкафов, средств хранения.

6.  Не реже одного раза в год обрабатываются растворами антисептиков полы, подоконники, плинтусы, цокольные части стеллажей.

7.  Два раза в год документы выборочно подвергаются обследованию для обнаружения насекомых и плесневых грибков.

Пыль может быть причиной физического и химического разрушения документов, а так же содержать  споры грибов и яйца насекомых. Можно  выделить две основные причины образования  пыли в хранилище: внутреннюю (естественная эрозия стен, пола, бетонных перекрытий, упаковочных материалов) и внешнюю (проникновение пыли из вне). Соответственно этому для предотвращения ее появления применяются различные средства защиты.

Для устранения внутренней причины образования пыли стены, потолок, перегородки и стеллажи покрывают особо прочным, огнеустойчивым, не распыляющимся с течением времени материалом.

Особое внимание уделяется покрытию пола в хранилищах. Он является основным источником пыли, возникающей при трении о его поверхность различных средств транспортировки документов и других предметов. В хранилище ровные гладкие полы, так как гранулированные (дробленые, зернистые) покрытия способствуют большому истиранию при трении о них различных предметов и быстро покрываются пылью.

Для общей уборки помещений  хранилищ и регулярного удаления пыли с документов на стеллажах применяют обычные электропылесосы.

Неплохо предохраняют документы  от пыли папки, картонные коробки, ящики.

Кроме применения средств обеспылевания, регулярно осуществляется контроль запыленности воздуха и самих документов. Запыленность воздуха в архивохранилищах документов на бумажной основе должна составлять не более 4-6 мг/м³, при этом пыль не должна содержать более 10% SiO₂²⁰.

Санитарно-гигиенический  режим:

- архивохранилища должны содержаться в чистоте и образцовом порядке, исключающем появление насекомых, грызунов, плесени, пыли;

- обязательно проведение влажных уборок, обеспыливания, обработки водными растворами антисептиков;

- в архивохранилищах запрещается пребывание в верхней одежде, мокрой и грязной обуви;

- в архивохранилищах должна быть обеспечена свободная циркуляция воздуха, исключающая появление непроветриваемых зон;

- запрещается расположение документов на полу, подоконниках;

- окна в теплое время года и вентиляционные отверстия следует защищать специальными сетками;

 

2.4 Охранный режим.

 

Охранный режим предполагает:

1.  Организацию системы охраны, пропускного режима, охранной сигнализации всех помещений архива.

2.  Закрытие хранилища в рабочее время на ключ, а в нерабочее – опечатывание и опломбирование.

3.  Разрешение доступа в хранилище только сотрудникам архива или, в экстренных случаях, другим сотрудникам организации в их сопровождении.

4.  Наличие на наружных дверях архива металлической облицовки, а на окнах запираемых металлических решеток, запашных наружу.

5.  Вынос документов из архива только по специальным пропускам.

Технические меры защиты документов от хищений логически увязываются  с архитектурно-планировочными и  административными решениями в  единую систему безопасности. К техническим  мерам относятся:

1.  Средства наружного наблюдения: электронные детекторы повреждения стеклянных поверхностей (разбивания окон), фиксирующие сейсмическую волну разрушения и включающие сигнал тревоги; детекторы вибрации, сигнализирующие о попытках разрушения (взлома) перекрытий (полов, потолков); магнитные детекторы, реагирующие на увеличение зазора между дверью и рамой двери при ее открывании; следящая система инфракрасного луча, реагирующая на пересечение луча какими-либо предметами и осуществляющая контроль по периметру здания, в коридорах, залах и т.п.

2.  Средства внутреннего наблюдения, используемые в нерабочее время для обнаружения лиц, незаконно присутствующих в помещении здания микроволновые приборы ультразвукового пеленгования, совмещенных с детекторами сверхвысокой частоты для уменьшения вероятности ложных сигналов тревоги из-за турбулентности воздуха; пассивные датчики-контроллеры инфракрасного излучения, реагирующие на повышенную температуру в месте нахождения злоумышленника (в том числе спрятавшегося до закрытия здания).

3.  Средства внутреннего наблюдения в рабочее время, к которым относятся системы телевизионного контроля и системы автоматической видеозаписи в читальных залах, а так же системы дифференцированного допуска в помещения разного назначения по личным магнитным карточкам; средства защиты документов в выставочных залах, ориентирование на охрану витрин и сигнализирующие о попытках их вскрытия.

Охранный режим распространяется не только на хранилище, но и на всё  помещение архива. Так же в архиве строго соблюдаются меры противопожарной безопасности. Во всех помещениях категорически запрещается курение. Пожарная безопасность в зданиях обеспечивается системой предотвращения пожара и системой пожарной защиты. Помещения д оборудованы автоматической пожарной сигнализацией и автоматическими средствами пожаротушения. В хранилищах бумажных и пленочных документов  установлены газовые и дымовые датчики, особенно ионизационного типа; в читальных залах, реставрационных лабораториях, помещениях электронно-вычислительной техники – дымовые; в помещениях обеспыливания документов – тепловые. 

Запрещается применение огня, электронагревательных приборов, в  системах пожаротушения применяются  относительно безопасные для документов вещества (фреон, углекислота и др.)

Таким образом, охранный режим:

-обеспечивается  посредством технической укрепленности и оборудования архива, организацией системы охраны, сигнализации, соблюдением пропускного режима, порядка доступа в архивохранилища, опечатывания или опломбирования помещений;

-вынос документов  из архива осуществляется только  по пропускам в установленном порядке.

При архивном хранении документов они в той или иной мере подвергаются воздействию различных факторов, которые вызывают необратимое изменение  свойств материалов – старение. Цель хранения – снизить воздействие  неблагоприятных факторов и увеличить  долговечность документов. Для этого  необходимо выполнять все необходимые  требования, предъявляемые к помещению, условиям хранения, движению документов.

 

 

 

 

 

 

 

ЗАКЛЮЧЕНИЕ

 

Для  обеспечения сохранности  документов в архивохранилищах должны соблюдаться все  необходимые для этого основы: обеспечение физико-химической сохранности документов; создание материально-технической базы хранения документов; учет движения документов; копирование документов с целью создания страхового фонда и фонда пользования; консервация документов.

Здание архива должно отвечать по всем параметрам для оптимального обеспечения сохранности  документов. Требования, предъявляемые к помещениям архива, зафиксированы в современных нормативных и методических документах, прежде всего в Основных правилах работы архивов организации, а также ряде ГОСТов и методических разработок. Основные площади здания отводятся под хранилища; они изолируются от читального зала и административных помещений. В хранилищах устанавливаются стационарные металлические стеллажи. Не только само здание, но и средства внутри его обеспечивает сохранность документов. Параметры этой среды определяются соблюдением режимов хранения.