Общие правила оформление документов

ТЕМА 4. ОБЩИЕ ПРАВИЛА ОФОРМЛЕНИЯ ДОКУМЕНТОВ

1. Общий вид и состав  реквизитов

2. Требования к оформлению реквизитов документа

3. Технические  требования к изготовлению, учету  и использованию гербовых бланков  и документов

 

1. Общий вид  и состав реквизитов

Реквизит документа - обязательный информационный элемент оформления служебного документа, выполняющий определенную функцию и расположенный в определенном месте документа.

Формуляр документа - набор реквизитов официального письменного документа, расположенных определенным образом.

Формуляр-образец  документа: модель построения документа, устанавливающая область применения, форматы, размеры полей, требования к построению конструкционной сетки и основные реквизиты

Состав реквизитов ОРД, требования к их оформлению и порядок расположения реквизитов на стандартном листе бумаге установлены ГОСТ Р 6.30-2003 «Унифицированные системы документации. Система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов» (постановление Госстандарта России от 03 марта 2003 г. № 65-ст.). Требования стандарта являются рекомендуемыми, однако их следует придерживаться в целях повышения эффективности работы организации.

01 – Государственный  герб Российской Федерации;

02 – герб субъекта  Российской Федерации;

03 – эмблема организации или товарный знак (знак обслуживания);

04 - код организации;

05 – основной государственный регистрационный номер (ОГРН) юридического лица;

06 – идентификационный  номер налогоплательщика/код причины  постановки на учет (ИНН/КПП);

07 – код формы документа;

08 – наименование организации;

09 – справочные данные об организации;

10 – наименование вида документа;

11 – дата документа;

12 – регистрационный номер документа; 

13 – ссылка на регистрационный номер и дату документа;

14 – место составления или издания документа;

15 – адресат;

16 – гриф утверждения документа;

17 – резолюция;

18 – заголовок к тексту;

19 – отметка о контроле;

20 – текст документа;

21 – отметка о наличии приложения;

22 – подпись;

23 – гриф согласования документа;

24 – визы согласования документа;

25 – оттиск печати;

26 – отметка о заверении копии;

27 – отметка об исполнителе;

28 – отметка об исполнении документа и направлении его в дело;

29 – отметка о поступлении документа в организацию;

30 – идентификатор электронной копии документа.

Подготовка документа включает: 1) составление текста; 2) оформление документа. Реквизиты, как правило, пишутся на лицевой стороне бумаги, особенно для документов длительного  срока хранения. Допускается использование  оборотной стороны листа, как для текста документа, так и для отдельных реквизитов: визы согласования, отметки об исполнителе. Правильное оформление реквизитов связано с приданием документам юридической силы.

Реквизиты документов располагаются  на стандартных листах бумаги формата  А4 двумя способами: угловым и продольным.

Расположение  реквизитов на формате А4 углового бланка

	20 мм         01   02   03	19
Не менее  20     мм	08 09 10 04 05 06 07  11  12 13 14     18	16                                               15                                                                                                                           17	10 мм
	20
	21 22 25 23 24 26 27 28 30	29
	20 мм

 

При оформлении документов реквизиты  группируются в пределах трех основных частей документа: заголовочной, содержательной и оформляющей.

Заголовочная  часть – это начало документа, где содержатся сведения об организации (авторе документа) и первичные данные о самом документе (реквизиты с 01 по 17 и 19).

Содержательная  часть – главная часть документа, раскрывающая его смысл и значение (реквизиты 18, 20 и 21).

Оформляющая часть – набор реквизитов, подтверждающих подлинность документа и достоверность содержащихся в нем сведений (с 22 по 30), а также делопроизводственные отметки, облегчающие работу.

Расположение  реквизитов на формате А4 продольного бланка

	20 мм                         01   02   03	19
Не менее  20 мм	08 09 10 04 05 06 07  11                                   13                                          14                                                     18	16                                                                          12 15                                                                                                                                         17	10 мм
	20
	21 22 25 23 24 26 27 28 30	29
	20 мм

 

Некоторые реквизиты  являются обязательными для каждого документа независимо от его вида и разновидности. Их отсутствие лишает документ юридической силы. К обязательным для всех организационно-распорядительных документов (ОРД) реквизитам относятся: наименование организации, дата документа, регистрационный номер, текс, подпись. Другие реквизиты обязательны для отдельных видов документов. Например, для писем необходимы справочные данные об организации, адресат, отметка об исполнителе, а для приказов – наименование вида документа и место его издания.

Среди обязательных реквизитов есть постоянные, которые не меняются вообще (наименование вида документа) или длительное время (наименование организации, справочные данные об организации). Но многие реквизиты являются переменными и меняются полностью или частично (дата документа, заголовок к тексту, текст, отметка об исполнителе). Отметки - реквизиты, не влияющие на юридическую силу документа, но выполняющие важную функцию информационного характера (отметка о контроле, отметка об исполнителе, отметка о наличии приложения).

 

2. Требования к оформлению реквизитов документа

Государственный герб Российской Федерации (01),

герб субъекта Российской Федерации (02)

изображаются на бланках  документов в соответствии с Федеральным конституционным законом от 25.12.2000 № 2-ФКЗ «О государственном гербе Российской Федерации», который устанавливает три варианта изображения Государственного герба на бланках документов: многоцветный вариант, одноцветный на геральдическом щите и одноцветный без геральдического щита. Закон определяет органы власти и управления, которым разрешено изображать тот или иной вариант герба на бланках. Например, государственный герб РФ в многоцветном варианте изображается на бланках указов и распоряжений Президента РФ, постановлений и распоряжений Правительства РФ, решений Верховного суда РФ и др.; в одноцветном варианте – на бланках федеральных органов исполнительной власти, Генеральной прокуратуры РФ, Счетной палаты РФ, Центрального банка РФ и др.; в одноцветном варианте без геральдического щита – на бланках органов, организаций и учреждений при Президенте РФ, федеральных судов, органов прокуратуры РФ и других организаций.

Изображение герба располагается на верхнем поле документа центрованно относительно наименования организации. В документах негосударственных организаций герб не изображается.

 

 

 

 

 

Эмблема организации или товарный знак (знак обслуживания) (03)

- зарегистрированный  в установленном порядке в государственном патентном ведомстве оригинальный знак, способный отличать однотипные товары и услуги одних юридических или физических лиц от других. Право на товарный знак охраняется Законом РФ от 23.09.1992 № 3520-1 «О товарных знаках, знаках обслуживания и наименования мест происхождения товаров».

Эмблема располагается на верхнем поле документа центрованно относительно наименования организации, как гербы. Допускается размещать эмблему на левом поле документа на уровне реквизита «Наименование организации». Эмблема не изображается  на бланке организации вместе с гербом.

 

Код организации (04)

проставляется по Общероссийскому классификатору предприятий и организаций (ОКПО) в верхней части документа. Его имеют все зарегистрированные предприятия и организации. Код включает восемь знаков (ОКПО 32466305).

Основной государственный регистрационный номер (ОГРН)

юридического  лица (05)

проставляется в соответствии с документами, выдаваемыми налоговыми органами, в верхней части документа, содержит 13 знаков (ОГРН 1037700250684).

Идентификационный номер налогоплательщика/код причины

постановки  на учет (ИНН/КПП) (06)

проставляются в соответствии с документами, выдаваемыми налоговыми органами, в верхней части документа, имеют соответственно 10 и 9 знаков (ИНН/КПП 7709047250/771001001).

Код формы документа (07)

проставляется в верхней части документа по Общероссийскому классификатору управленческой документации (ОКУД) только на унифицированных документах.

 

 

Наименование  организации (08)

- автора документа, указывается в полном соответствии с наименованием, закрепленным в учредительных документах, включая сокращенное наименование и наименование на иностранном языке. Сокращенное наименование указывается в скобках только после полного наименования организации.

 

Наименование организации на иностранном  языке оформляется двумя способами.

 

 

 

 

Двуязычные бланки, на русском и  национальном языках, приняты для  организаций – субъектов Российской Федерации.

Наименование вышестоящей организации, полное или сокращенное, указывают выше наименования организации-автора документа. Всего - не более трех уровней организаций.

 

 

 

Справочные  данные об организации (09)

Этот реквизит указывается только в служебных письмах и не проставляется на внутренних документах. Он необходим для установления связи с организацией в разных формах, а также для выполнения расчетно-денежных операций в банке. Реквизит включает: почтовый адрес, номера телефона, телефакса, телетайпа, телекса, электронной почты. Почтовый и телеграфный адреса оформляются  согласно Правил оказания услуг почтовой связи, утвержденных постановлением Правительства РФ от 26.09.2000 № 725. На письмах по вопросам расчетно-денежных операций необходимы банковские реквизиты (гарантийные письма).

 

 

Наименование  вида документа (10)

проставляется на всех документах, кроме писем, после наименования организации прописными буквами в соответствии с ОКУД. Например: ПРИКАЗ, АКТ.

Дата документа (11)

показывает время его подписания, утверждения, для протокола – проведения заседания и принятия решения. Дата оформляется несколькими способами:

а) 08.05.2010, б) 2010.05.08 (международный стандарт), в) 08 мая 2010 г., 08 мая 2010 года. В факсах, телеграммах и телефонограммах указываются также часы и минуты. Дату проставляет должностное лицо при подписании им документа. Месяц и год могут быть напечатаны заранее. Дата печатается при оформлении документов, фиксирующих работу коллегиальных органов (в протоколах, актах).