Общие правила оформление документов

Регистрационный номер (индекс) документа (12)

– это условное обозначение (буквенное, цифровое или комбинированное), под которым документ вводится в информационно-поисковую систему организации,  применяется для регистрации и облегчения поиска нужного документа среди множества других. В каждой организации принята своя система индексации, основу которой составляет порядковый номер документа: № 1253/05-12. На документах, составленных рядом организаций, их регистрационные номера проставляют через косую черту в порядке указания авторов на документе: постановление № 78/51.

 

 

Ссылка на регистрационный номер и дату документа (13)

указывается на ответных исходящих письмах, включает регистрационный номер и дату документа, на который дается ответ. Это поможет организации, получившей данное письмо, найти копию своего инициативного документа.

 

 

Место составления  или издания документа (14)

указывают, если затруднено его определение по реквизитам «наименование организации» (ЗАО «Вологодский лен») и «справочные данные об организации» с учетом принятого административно-территориального деления: а) Москва; б) г. Коломна Московской области; в) с. Ивановка Мытищинского района Московской области.

Адресат (15)

Документы адресуют организациям, их структурным подразделениям, гражданам, должностным лицам. Адресат указывается в правом верхнем углу документа.

 

 

Варианты оформления реквизита  «адресат»

ЗАО «Контакт»

Главному бухгалтеру

Н.Д. Тихонову

 

Реквизит выравнивается слева или центрируется относительно самой длинной строки. Если документ отправляют в ряд однородных организаций, их указывают обобщенно: руководителям строительных организаций.

При обращении к должностному лицу может употребляться слово-обращение, ученое или воинское звание – господин, академик, профессор, полковник, генерал и другие, в том числе в общепринятой сокращенной форме.

 

 

Почтовый  адрес может включаться в «адресат» при направлении документа в другие организации, кроме правительственных учреждений; он обязателен на документах, направляемых частному лицу. Реквизит «адресат» может включать

                                                                                            

 

    

 

Документ может содержать не более четырех адресатов. В ином случае составляют список рассылки, а на каждом документе проставляют один адресат.

Гриф утверждения  документа (16)

проставляется в правом верхнем углу документов для дополнительного удостоверения их подлинности и достоверности. К ним относятся: акты, задания, инструкции, правила, нормативы, отчеты, перечни, планы, положения, программы, расценки, сметы, структура и штатная численность, тарифные ставки, формы унифицированных документов, штатные расписания. Документы могут утверждаться руководителем организации, его заместителями, главными специалистами и иными должностными лицами, имеющими эти полномочия.

 

 

 

При утверждении документа должностным  лицом гриф содержит слово УТВЕРЖДАЮ, наименование должностного лица, личную подпись, расшифровку подписи и  дату, которая пишется вместе с  подписью от руки. Месяц и год в дате могут быть проставлены заранее.

Варианты оформления реквизита  «гриф утверждения документа»

 

 

 

Если документ утверждается посредством другого документа (приказа, постановления, решения, протокола), то гриф содержит слово УТВЕРЖДЕНО (положение), УТВЕРЖДЕНЫ (правила), УТВЕРЖДЕН (устав), УТВЕРЖДЕНА (инструкция), наименование утверждающего документа в творительном падеже, его дату и номер. Допускается центрирование элементов грифа относительно самой длинной строки. При наличии на документе нескольких грифов утверждения они располагаются параллельно (слева и справа), на одном уровне.

Резолюция (17)

- надпись на документе, сделанная должностным лицом и содержащая принятое им решение. Проставляется от руки в правом верхнем углу между реквизитами «адресат» и «текст документа». Последующие резолюции проставляются на любом свободном месте лицевой стороны документа. Если нет свободного места, то резолюция может быть оформлена на отдельных листах бумаги с указанием регистрационного номера и даты документа, к которому она относится. Эти листы подшиваются в дело вместе с письмом (не прикрепляются клеем, скрепками или скобками к документу). Резолюция

 

 

Заголовок к  тексту (18)

кратко отражает содержание документа и обеспечивает его быстрое и точное восприятие. Заголовок не требуется указывать на кратких документах на бланках формата А5. Заголовок грамматически согласовывается с наименование вида документа, например: приказ о приеме на работу, протокол собрания акционеров, должностная инструкция секретаря. Заголовок располагается в левом верхнем поле документа ниже реквизитов бланка (при их угловом и продольном расположении). В Типовой инструкции по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти предусмотрено центрованное относительно текста расположение заголовка в распорядительных документах.

Отметка о контроле (19)

указывается на документах, исполнение которых взято на контроль;  включает букву «К» или слово «Контроль», проставленные цветным карандашом или специальным штампом на служебном поле документа в правом верхнем углу.

Текст документа (20)

- информация, зафиксированная любым типом письма или любой системой звукозаписи, заключающая в себе всю или основную часть речевой информации документа. Текст документа по структуре, формулировкам, конструкциям связан с видом (письмо, приказ) и разновидностью (приказ по основной деятельности или приказ по личному составу) документа. Текст документа составляется на государственном языке РФ или на государственных языках субъектов РФ в соответствии с законодательством. Тексты документов пишут только на русском языке при направлении их в федеральные органы государственной власти, органы государственной власти субъектов Российской Федерации; в организации, не находящиеся в ведении данного субъекта РФ или расположенные на территории других субъектов РФ. Текст документов оформляют в виде связного текста, анкеты, таблицы или их сочетания.

Связный текст, как правило, состоит из двух частей. В первой части указывают причину, основание, цели составления документа, во второй – решения, выводы, просьбы, предложения. Текст может содержать одну заключительную часть (приказы – распорядительную часть; письма, заявления – просьбу; докладные записки – выводы и предложения). Если текст содержит несколько решений, выводов и предложений, то его следует разбивать на разделы, подразделы, пункты, которые нумеруют арабскими цифрами.

В распорядительных документах (приказе, распоряжении), основанных на принципе единоначалия, а также в документах, адресованных руководству организации, текст излагается от первого лица единственного числа: приказываю, предлагаю, прошу. В распорядительных документах коллегиальных органов текст излагают от третьего лица единственного числа: постановляет, решил. В совместных распорядительных документах текст излагают от первого лица множественного числа: приказываем, решили. Текст протокола - от третьего лица множественного числа: слушали, выступили, постановили. В положениях, инструкциях, актах, справках используют следующие формы: отдел осуществляет функции, в состав объединения входят, комиссия установила. В письмах: а) от первого лица множественного числа: «Просим направить», «Направляем на рассмотрение»; б) от первого лица единственного числа: «Считаю необходимым», «Прошу выделить»; в) от третьего лица единственного числа: «Министерство не возражает», «Академия управления считает возможным».

Многие документы составляются в трафаретной форме. Трафаретный документ имеет заранее отпечатанный стандартный текст и свободные места для дополняющего его конкретного содержания.

Анкета - трафаретный документ, содержащий вопросы по определенной теме и место для ответов на них. Наименования признаков характеризуемого объекта даются в именительном падеже. 

 

 

 

 

Таблица - документ, содержащий текстовые или цифровые сведения о ряде объектов, размещенных по графам. Графы и строки таблицы должны иметь заголовки, выраженные именем существительным в именительном падеже. Подзаголовки и графы строк должны быть согласованы с заголовками. Если таблица печатается более чем на одной странице, графы таблицы должны быть пронумерованы и на следующих страницах печатаются только номера этих граф.

Таблица 3   Основные характеристики ОРД (заголовок таблицы)
Виды документов (заголовок  строк)	Характеристики документов (заголовок граф)
	цель создания (подзаголовок графы)	периодичность создания	код формы (подзаголовок графы)	срок хранения
1	2	3	4	5
Положения (подзаголовок строки)
Приказы (подзаголовок строки)
Протоколы ……………

 

Отметка о  наличии приложения (21)

Документы обычно пересылают из одной организации в другую с сопроводительным письмом, содержащим отметку о наличии приложения. Часть служебных документов имеет приложения, которые дополняют, разъясняют или детализируют отдельные вопросы, затронутые в тексте. В распорядительных документах сведения о наличии приложения указывают в тексте.

Отметка о наличии приложения оформляется под текстом документа от границы левого поля, без абзаца несколькими вариантами. Если в тексте документа есть полное наименование одного приложения, то отметка о наличии приложения оформляется сокращенно:   Приложение: на 2 л. в 3 экз.

Если текст содержит полное наименование нескольких прилагаемых документов, то указывается только вид каждого документа, количество листов и экземпляров.   

Приложение: 1. Инструкция на 10 л. в 3 экз.

          2. Отзыв на 4 л. в 2 экз.

Если документ имеет приложение, не указанное в тексте, то в отметке о наличии приложения необходимо указать полное наименование прилагаемых документов.

Приложение: 1. Инструкция по делопроизводству на 10 л. в 3 экз.

                      2. Отзыв на проект инструкции на 4 л. в 2 экз.

Если  прилагается документ, имеющий приложение, то указывается:

Приложение: Договор аренды от 03.04.2010 №7 и приложение к нему, всего на 7 л.

Если  прилагаемые документы сброшюрованы, то указывается:

Приложение: брошюра в 1 экз.

Приложение: Техническое задание  на разработку автоматизированной системы  управления в 1    экз.

Если документ отправляется в несколько адресов, а приложение не во все адреса, то в отметке о приложении указывается:

Приложение: на 4 л. в 1 экз. в первый адрес.

На прилагаемых документах для их связи с основным документом в правом верхнем углу проставляется отметка:                                                                                        

 

 

Допускается следующее оформление отметки о наличии приложения:

 

 

  

При большом количестве документов оформляется опись приложений на отдельном листе в произвольной форме. В сопроводительном письме делается отметка:      

Приложение: по описи.

ОПИСЬ      приложений к письму  от _____________  № __________
№ п/п	Наименование  документа	Количество  листов	Количество  экземпляров
1
2
Секретарь Дата		Личная подпись	Расшифровка подписи

 

Подпись (22)

- реквизит документа, придающий ему юридическую силу и включающий указание должности (с наименованием организации, если документ оформлен не на бланке), собственноручную роспись полномочного должностного лица и ее расшифровку. Подписывается, как правило, первый экземпляр документа.