Автор работы: Пользователь скрыл имя, 03 Декабря 2013 в 22:33, лекция
1. Общий вид и состав реквизитов
2. Требования к оформлению реквизитов документа
3. Технические требования к изготовлению, учету и использованию гербовых бланков и документов
Директор ООО «Агат» Потапов М.А. Потапов
Генеральный директор Воронов В.Л. Воронов
На бланке должностного лица (министра, мэра, префекта) проставляются только собственноручная роспись и расшифровка подписи.
В вузах, научных учреждениях и учреждениях культуры в должностях указываются ученая степень, звание, в военных учреждениях – воинское звание.
Зав. кафедрой менеджмента
профессор, д. э. н. Кудряев В.А. Кудряев
Начальник Академии
генерал-майор
Несколько подписей располагаются одна под другой в последовательности, которая соответствует занимаемым должностям.
Директор предприятия Аверин
М.Е. Аверин
Главный бухгалтер
Если совместный документ подписывают несколько равных должностных лиц, то первый лист документа оформляют не на бланке и подписи располагают на одном уровне. Например:
Генеральный директор
ОАО «Лана»
Аверин М.Е. Аверин
Документы коллегиальных органов подписывают председатель и секретарь. Документ, созданный комиссией, подписывают председатель и члены комиссии.
Председатель комиссии: Корнеев И. К. Корнеев
Члены комиссии:
В случае отсутствия должностного лица документ может быть подписан его заместителем или исполняющим обязанности должностного лица. При этом обязательно указывается его фактическая должность («зам. директора» или «и.о. директора») и расшифровка его подписи. Это исправление можно внести от руки. Не допускается ставить предлог «за» или косую черту перед наименованием должности. Реквизит «подпись» ставится после текста документа или отметки о наличии приложения. Во избежание подделок в документе допускается подписание документа постранично. Действующими нормативными актами не предусмотрена факсимильная подпись руководителя (вырезанная на штампе).
Гриф согласования документа (23)
Согласование документа (внешнее и внутреннее) – это предварительное обсуждение, оценка проекта документа должностными лицами, организациями. В ходе согласования проекта документа его текст изменяется на основе замечаний и дополнений, вносимых специалистами в первоначальный вариант документа.
Внешнее согласование оформляется грифом согласования, выражающим согласие учреждения или его органа, не являющегося автором документа, с его содержанием. Согласование может быть с коллегиальным органом, с должностным лицом и посредством издания другого документа.
Варианты оформления грифа согласования
СОГЛАСОВАНО
Протокол заседания
профкома
от 14.05.2010 № 4
СОГЛАСОВАНО
Гриф согласования располагается ниже реквизита «Подпись» или на отдельном листе согласования, если грифов несколько. При этом на документе делается отметка: «Лист согласования прилагается».
Визы согласования документа (24)
- реквизит документа,
Главный бухгалтер
Луконина И. Д. Луконина
12.07.2010
В случае наличия возражений виза дополняется словами: «Не согласен», «Возражаю», «С п.7 не согласен», «Замечания прилагаются». Замечания и дополнения могут оформляться на отдельном листе. Если эти замечания важные, то проводится повторное визирование проекта документа после его исправления.
Если подлинник документа остается в организации, визы проставляются в нижней части оборотной стороны последнего листа подлинника. Если подлинник документа отправляется из организации, визы проставляются в нижней части лицевой стороны копии отправляемого документа. Возможно оформление виз на отдельном листе согласования с указанием, к какому документу этот лист относится. Допускается полистное визирование документа и его приложения. Визирование начинают с составителя документа, руководителя структурного подразделения, где составлен документ; затем следуют должностные лица других структурных подразделений, заместитель руководителя организации.
Реквизит «виза» используется и для письменного подтверждения факта доведения документа до сведения работника. Визы ознакомления располагаются на лицевой стороне документа ниже реквизитов «подпись», «визы согласования», «гриф согласования» или на оборотной стороне документа.
С протоколом ознакомлена:
С приказом ознакомлены:
Экономист
инженер
С актом ознакомлен, экземпляр акта получил:
менеджер по продажам Галкин 11.09.2010 М.Н.Галкин
Оттиск печати (25)
ставят на наиболее важные документы для подтверждения их подлинности: акты, архивные копии, архивные справки, доверенности, договоры, задания, заключения и отзывы, заявления (на аккредитив), исполнительные листы, командировочные удостоверения, нормы расходов, представления и ходатайства, гарантийные письма, поручения, положения об организациях, реестры, сметы расходов, соглашения, справки, титульные списки, спецификации, удостоверения, уставы организаций, штатные расписания. Печать должна быть хорошо читаема и захватывать часть наименования должности или ставиться на место, обозначенное «М.П.» и «Место печати». Различаются гербовые и простые печати. Право на использование гербовой печати установлено Федеральным конституционным законом «О государственном гербе Российской Федерации». Использование гербов субъектов РФ, города, района регламентируется соответствующими нормативными правовыми актами.
Директор Потапов М.А. Потапов
Отметка о заверении копии (26)
проставляется от руки ниже реквизита «подпись» для придания второму и последующим экземплярам документов юридической силы.
Верно
Секретарь
На копиях исходящих документов, остающихся в деле, допускается не указывать дату заверения и должность лица, заверившего копию. В случае пересылки копии документа в другую организацию или выдачи ее на руки заверенную копию удостоверяют печатью.
Отметка об исполнителе (27)
необходима для оперативной связи с тем, кто составил документ. Отметку об исполнителе располагают на лицевой или оборотной стороне последнего листа документа в левом нижнем углу.
М.К. Петров
924 45 67 или 924 45 б7
Отметка об исполнении документа и направлении его в дело (28)
проставляется в левом нижнем углу лицевой стороны последнего листа исполненного документа, подлежащего списанию в дело для хранения и использования в справочных целях.
Вопрос решен по телефону
с гл. бухгалтером ОАО «Маяк»
В дело 12-25
Агапова 24.05.2010
Отметка об исполнении документа и направлении его в дело должна быть подписана и датирована исполнителем документа или руководителем структурного подразделения, в котором исполнен документ.
Отметка о поступлении документа в организацию (29)
проставляется на входящих документах от руки или с помощью штампа в правом нижнем углу лицевой стороны первого листа документа.
Идентификатор электронной копии документа (30)
проставляется в левом нижнем углу каждой страницы документа и содержит наименование файла на машинном носителе, дату и другие поисковые данные, устанавливаемые в организации. На внутренних и исходящих документах – в момент подготовки документа на компьютере, на входящих документах – при внесении сведений о документе в компьютер.
Бланк документа - набор реквизитов, идентифицирующих автора официального письменного документа. Представляет собой стандартный лист бумаги с воспроизведенной на нем постоянной информацией документа и местом, отведенным для переменной. Постоянные реквизиты заранее наносятся на стандартный лист бумаги (А-4) типографским способом, с помощью компьютера или специального штампа (для писем). Виды бланков документов: общий бланк, бланк письма, бланк конкретного вида документа (приказа, акта).
Общий бланк используется при изготовлении любых документов, кроме писем.
Черточками и уголками отмечают места для адресата, заголовка к тексту и др.
Пример бланка письма с продольным расположением реквизитов.
Пример бланка письма структурного подразделения организации
Организация может иметь бланки писем структурных подразделений и отдельных должностных лиц, имеющих право подписи документов.
Пример бланка письма должностного лица.
Пример бланка конкретного вида документа.
Двуязычные бланки разрабатываются в организациях субъектов РФ, использующих русский и национальный язык, а также в организациях, ведущих переписку с зарубежными партнерами на русском и иностранном языках.
Пример бланка письма на двух языках.
Технические требования к изготовлению документов
2) Поля не менее: левое, верхнее и нижнее – 20 мм, правое – 10 мм.
3) Шрифт Times New Roman Cyr размером 12 (для оформления табличных материалов), 13, 14, 15; Times DL размером 12, 13, 14.
4) Межстрочные интервалы в тексте 1 (А5) - 1,5 (А4); между реквизитами – 2-4 интервала. Если один реквизит растягивается на несколько строк, то его текст печатается через 1 интервал. Составные части реквизитов «Адресат», «Гриф утверждения документа», «Отметка о наличии приложения», «Гриф согласования документа» отделяют друг от друга 1,5-2 межстрочными интервалами.
5) Первая строка каждого абзаца печатается с отступом в 5 знаков от границы левого поля.
6) Максимальная длина
строки многострочных
7) Расположение реквизитов на документе: продольное – равное удаление начала и конца каждой строки реквизита от границ зоны его расположения, угловое – каждая строка реквизита равно удалена от левой границы зоны (более удобное).
8) Если документ имеет более одной страницы, то, начиная со второй, страницы нумеруются арабскими цифрами без точек и тире. Рекомендуется проставлять номер страницы в центре верхнего поля страницы на расстоянии не менее 10 мм от верхнего края листа.