Общие правила оформление документов

9) Если заголовок к тексту превышает 150 знаков (5 строк), его допускается продлевать до границы правого поля. Точку в конце заголовка не ставят.

10) В соответствии с зарубежным опытом адрес, номера телефонов, факсов, банковские реквизиты можно расположить на нижнем поле бланка.

11) Если бланк предприятия составлен на нескольких языках, то надписи на русском языке должны быть первыми.

12) В случае использования бланка свыше 200 раз в год лучше изготовлять его типографским способом.

13) Для документов постоянного применения (договоров, актов) могут быть изготовлены бланки с трафаретным текстом, содержащие постоянную информацию и пропуски для внесения переменной информации.

Порядок использования в организации гербовых бланков

  1) Гербовые бланки - бланки с воспроизведением государственного герба РФ и гербов субъектов РФ,  в соответствии с ГОСТ Р 6.30-2003 изготавливаются только полиграфическими специальными штемпельно-граверными предприятиями, имеющими лицензию и технологические возможности.

2) Допускается тиражирование средствами  оперативной полиграфии документов  на гербовом бланке, предназначенных  для рассылки, при условии заверения  каждой копии документа печатью организации.

3) Изготовление гербовых бланков осуществляется по заказам органов государственной власти, иных государственных органов и учреждений, определенных Положением о Государственном гербе РФ, соответствующими правовыми актами субъектов РФ.

4) Гербовые бланки в организациях подлежат учету. На гербовых бланках типографическим способом или нумератором проставляются порядковые номера и серии.

5) Учет гербовых бланков ведется раздельно по видам бланков в регистрационно-учетной форме (карточке, журнале) по следующим реквизитам.

При поступлении бланков: наименование вида гербового бланка, дата поступления, номер сопроводительного документа, наименование организации-поставщика гербовых бланков, количество экземпляров, серия и номера гербовых бланков.

При выдаче бланков: наименование вида гербового бланка, количество экземпляров, серия и номера гербовых бланков, наименование структурного подразделения организации, фамилия и инициалы должностного лица–получателя гербовых бланков, расписка в получении, примечание (отметка об уничтожении).

6) Гербовые бланки надежно хранят под ответственность отдельного лица. Раз в год проводится проверка специальной комиссией сохранности гербовых бланков.

7) Уничтожение испорченных или устаревших гербовых бланков оформляется актом с отметкой в регистрационной форме.

 

Термины и понятия

Адресат, анкета, бланк, виза, герб, заголовочная часть документа, индекс, интервал, ИНН/КПП, код, код организации, код формы документа, ОГРН, отметка, оформляющая часть документа, подпись, поле, постоянные и переменные реквизиты, приложение, регистрационный номер документа, резолюция, реквизит, содержательная часть документа, согласование, таблица, текст документа, трафаретный документ, утверждение документа, формуляр, формуляр-образец, эмблема.

Адресант, адресат, виза согласования, гриф ознакомления, дата документа, заголовок к тексту, идентификатор электронной копии документа, интервал, подпись, поле документа, регистрационный номер документа, резолюция, реквизит, стандартный лист бумаги, ссылка на регистрационный номер и дату документа, удостоверение документа, формуляр.

 

Контрольные вопросы

1. Каков состав реквизитов организационно-распорядительных документов?

2. Что представляют собой заголовочная, содержательная и оформляющая части документов?

3. Какие реквизиты и почему являются обязательными и не обязательными для всех ОРД, постоянными и переменными?

4. Как изображаются гербы и эмблемы на документах организации?

5. Как проставляются коды (организации и формы документа), ОГРН, ИНН/КПП и банковские реквизиты?

6. Как проставляются наименование организации и справочные данные об организации на разных документах?

7. Как проставляются дата документа, его регистрационный номер, ссылка на регистрационный номер и дату документа, место составления документа?

8. Как и на какие документы проставляется адресат?

9. Как оформляются  гриф согласования документа,  визы согласования и ознакомления?

10. Какие существуют  реквизиты, удостоверяющие документ  и как они оформляются?

11. Что такое «отметка»,  какие отметки ставятся на  документы и как они оформляются?

Практические  задания

1. Приведите пример  короткого текста документа с  заголовком к нему и резолюцией  руководителя. Объясните особенности  этих реквизитов.

2. Составьте или подберите  документы со связным текстом  и трафаретной формы, анкету  и таблицу. Объясните их особенности.

3. Составьте или найдите 8 разновидностей бланков организаций.

Тесты

(в тестах  может быть любое количество  неправильных ответов)

           1. В правом верхнем углу документов  располагаются следующие реквизиты: а) гриф согласования документа;  б) отметка о контроле;  в) гриф утверждения документа;  г) адресат.

           2. В левом верхнем углу документов располагаются следующие реквизиты: а) резолюция;  б) отметка о наличии приложения;  в) отметка об исполнителе;  г) код организации.

3. В левом нижнем  углу располагаются реквизиты:  а) код причины постановки на учет; б) оттиск печати; в) визы; г) отметка об исполнителе.

           4. К взаимоисключающим реквизитам относятся:  а)  эмблема организации и герб субъекта РФ; б) код организации и код формы документа; в) регистрационный номер документа и ссылка на регистрационный номер и дату документа;  г) подпись и печать.

           5. В реквизите «наименование организации» могут указываться: а) вышестоящая организация и сама организация; б) организация и ее филиал; в) не более трех ступеней подведомственности;  г) полное и сокращенное (в скобках) наименование организации.

          6.  Датой документа может быть дата: а) его составления; б) его подписания; в) его утверждения; г) проведения заседания, на котором принято решение.

           7. Даты в документах могут быть оформлены:   а)  22. 08. 2010;   б)  22 августа 1999  года; в) 2009. 02. 22;   г) 22. 08. 2010  13 ч. 45 мин.

           8. Какие реквизиты документов пишутся как правило от руки: а) виза; б) резолюция;   в) подпись;  г) адресат.

9. К каким реквизитам относятся следующие слова:

а) М. Попову подготовить доклад к 22.03.2010 _____________________________

б) о приеме на работу                                 _____________________________

в) Замечания  прилагаются                             _____________________________

г) Петров М.К. 924-76-40                             _____________________________

10. Форма представления грамматически связного текста, содержащего постоянную информацию и пробелы, предназначенные для заполнения их переменной информацией – это: а) трафарет; б) таблица; в) анкета; г) бланк.

11. Форма представления текста, содержащая характеристику одного объекта по определенному набору признаков - это: а) трафарет; б) таблица; в) анкета; г) бланк.

12. К заголовочной части документа относится:  а) юридический адрес; б) виза; в) резолюция; г) эмблема фирмы.

13. Какие документы имеют гриф утверждения: а) устав; б) штатное расписание; в) приказ;  г)  программа.

14. Какие документы визируются: а) должностная инструкция;   б) штатное расписание;  в) справка;  г) проект приказа.

15. Реквизит «подпись» на разных документах может включать: а)  личную роспись составителя документа; б) личную роспись руководителя и ее расшифровку; в) указание должности,  личную роспись руководителя и ее расшифровку; г) указание должности, наименование организации, личную роспись руководителя, ее расшифровку.

16. Стандартный лист бумаги с воспроизведенными на нем постоянными реквизитами, идентифицирующими автора официального письменного документа, и местом, отведенным для переменной информации – это: а) анкета; б) трафарет, в) бланк; г) опись.

17. В правом нижнем углу располагаются реквизиты: а) основной государственный регистрационный номер (ОГРН) юридического лица; б) код формы документа; в) идентификационный номер налогоплательщика (ИНН); г) гриф ограничения доступа к документу.

 

 

 

Кроссворд

1												15			16
									13					2				17			18
				11				3
		10												4
5									6
				7		12					14
															8
								9

 

По  горизонтали:  1) реквизит, фиксирующий указание руководителя по  поводу исполнения документа; 2) стандартный лист бумаги, на котором отображена  постоянная информация и отведено место для переменной; 3) реквизит документа, содержащийся в классификаторах; 4) стандартный лист бумаги с воспроизведенными на нем постоянными реквизитами, идентифицирующими автора официального письменного документа, и местом, отведенным для переменной информации; 5) расстояние между строками документа; 6) расстояние от границ документа до краев бумаги; 7) предварительное рассмотрение вопроса, содержащегося в проекте документа; 8) цифровое и/или буквенно-цифровое обозначение документов при их регистрации; 9) реквизит, проставляемый на наиболее важных документах, подтверждающий подлинность подписей на нем.

По  вертикали:  1) обязательный информационный элемент оформления служебного документа, выполняющий определенную функцию и расположенный в определенном месте документа; 10) реквизит, не влияющий на юридическую силу документа, но выполняющий важную функцию информационного характера; 11) организация или лицо, которому направляется документ; 12) реквизит, характеризующий отличительный знак государства, территории, населенного пункта; 13) обязательный реквизит, представляющий собой один из способов удостоверения документов; 14) реквизит, означающий внутреннее согласование документа; 15) символическое графическое изображение фирмы; 16) реквизит, дополняющий, разъясняющий и детализирующий отдельные вопросы, затронутые в тексте документа; 17)  форма документа, представляющая собой трафаретный текст, содержащий вопросы по определенной теме и место для ответов на них; 18) форма документа, содержащая текстовые или цифровые сведения о ряде объектов, размещенных по графам.