Основні види управлінської документації та особливості її оформлення

 

 

МІНІСТЕРСТВО ОСВІТИ І НАУКИ, МОЛОДІ ТА СПОРТУ УКРАЇНИ

НАЦІОНАЛЬНИЙ АЕРОКОСМІЧНИЙ УНІВЕРСИТЕТ

ІМ. М.Є. ЖУКОВСЬКОГО «ХАРКІВСЬКИХ АВІАЦІЙНИЙ ІНСТИТУТ»

 

Кафедра 703

 

 

ДОКУМЕНТУВАННЯ УПРАВЛІНСЬКОЇ ДІЯЛЬНОСТІ

 

 

Курсова робота

з діловодства

студентки гуманітарного

факультету гр. 716

Коваленко Яни Андріївни

 

 

Науковий керівник –

кандид. філол. наук,

доцент Гавриш І. П.

 

 

 

 

 

ЗМІСТ

Стор.

ВСТУП……………………………………………………………………………..3

РОЗДІЛ 1. Документ як засіб реалізації функцій управлінської діяльності………………………………….………………………………....6

1.1 Роль та місце документа в апараті управління………………………...6

1.2 Нормативне забезпечення документування управлінської діяльності…………………………………………………………………...10

1.3 Особливості функціонування управлінських документів…………...13

РОЗДІЛ 2. Основні види управлінської документації та особливості її оформлення…………………………………………………………………15

2.1 Система управлінської документації………………………………….15

2.2 Основні вимоги до складання та оформлення управлінських     документів…………………………………………………………………..20

ВИСНОВКИ……………………………………………………………………...25

СПИСОК ВИКОРИСТАНОЇ ЛІТЕРАТУРИ…………………………………...28

ДОДАТКИ….…………………………………………………………………….30

 

ВСТУП

На сьогодні управління є досить складним соціально-економічним процесом, що відбувається в політичній, економічній, соціальній, виробничій та інших сферах сучасного суспільного життя. Важливими чинниками для забезпечення якісного функціонування систем управління та результативності діяльності органів державної влади та місцевого самоврядування є документування управлінських процесів та організація роботи з документами. Не менш важливим чинником, що обумовлює потребу пошуку шляхів удосконалення документування управлінської інформації та організації роботи з документами в управлінській діяльності є зростання темпів інформатизації України, що зумовлює актуальність обраної теми.

Суспільне значення документаційного забезпечення управління викликає постійний науковий інтерес до проблем цієї сфери, проте комплексних наукових розробок у даному напрямі ще мало. Документаційне забезпечення слугує однією з важливих опорних точок зміцнення апарату управління й істотним елементом його стабільності, важливим інструментом у взаємовідносинах державних та недержавних органів. Воно потребує вдосконалення, підвищення рівня підготовки кваліфікаційних працівників, внаслідок того, що з документами в органах державного управління пов’язана діяльність усіх працівників апарату управління.

На нашу думку, надзвичайно важливим надбанням у дослідженні проблем документування управлінської діяльності та організації роботи з документами є наукові праці сучасних українських вчених, зокрема А. Н. Діденка [2], який докладно описав основні види службових документів, а також правила складання та оформлення управлінської документації. О. Загорецька [3] сформулювала загальні вимоги до створення службових документів та проаналізувала нормативне забезпечення документування управлінської діяльності.

М. В. Комова [5] регламентувала основні напрямки діловодства з питань документування управлінської діяльності. Вагомий внесок у дослідження феномена поняття «управлінський документ» належить Н. М. Кушнаренко [6]. Питанням документознавства, як наукової дисципліни, присвячено дослідження українських учених Ю. І. Палехи і Н. О. Леміша. [9]. Дослідження ролі та значення документаційного забезпечення державного управління та місцевого самоврядування належить Л. П. Піддубній [11], яка, у свою чергу, розглянула питання нормативно-методичної бази діловодства, стандартизації, уніфікації та трафаретизації управлінських документів.

У результаті аналізу наукових праць, нормативної бази, сукупності національних стандартів у галузі діловодства ми з’ясували, що на сучасному етапі розвитку державного управління наукова розробка проблеми документування  управлінської діяльності у процесі реалізації функцій управління, нормативно-правового регулювання цієї сфери, а також інших напрямків такого виду діяльності є недостатньо вичерпною й потребує подальших наукових досліджень.

Мета дослідження полягає у вивченні управлінської документації, правил її оформлення та використання в процесі документаційного забезпечення управління.

Для досягнення поставленої мети необхідно розв’язати ряд завдань:

• дослідити роль та місце документа як основної складової для забезпечення ефективної діяльності управління;
• розглянути особливості нормативного забезпечення управлінських документів;
• проаналізувати систему управлінської документації та особливості її оформлення.

Об’єктом дослідження є система документації установи.

Предметом дослідження є управлінські документи, зокрема, організаційно-розпорядчі, довідково-інформаційні, кадрові та інші.

Для досягнення поставленої мети й розв'язання завдань у роботі використовуються загальнонаукові та спеціальні теоретичні та емпіричні методи:

• метод аналізу;
• метод синтезу;
• метод дедукції;
• метод узагальнення.

Теоретичне і практичне значення роботи. У даній роботі охарактеризовано систему управлінської документації, а також описано специфіку її складання та оформлення. Результати проведеного дослідження можуть бути корисні при оформленні управлінської документації на заняттях із документознавства та діловодства, а також у подальшій діяльності за обраним фахом для успішного виконання службових обов'язків.

Структура роботи зумовлена метою й завданнями дослідження і складається зі вступу, двох розділів, висновків, списку використаних джерел і додатків. Загальний обсяг роботи – 32 сторінки; основний текст –  
27 сторінок; список використаних джерел – 16 найменувань.

У вступі розглядається актуальність обраної теми, мета та завдання роботи, її структура.

У першому розділі досліджується роль та місце документа в апараті управління, особливості функціонування та нормативне забезпечення управлінських документів.

У другому розділі розглядається система управлінської документації як складова документаційного забезпечення управління та основні вимоги до складання та оформлення управлінських документів.

 У висновках викладено систематизовані та узагальнені відомості, результати проведеного дослідження щодо управлінської документації.

 

РОЗДІЛ 1

ДОКУМЕНТ ЯК ЗАСІБ РЕАЛІЗАЦІЇ ФУНКЦІЙ УПРАВЛІНСЬКОЇ ДІЯЛЬНОСТІ

1.1 Роль та місце  документа в апараті управління.

Інформація, що використовується в системі управління, переважно оформлена документально. Документування та діловодство, як складові процесу управління, є важливими чинниками забезпечення діяльності органів державної влади та місцевого самоврядування.

Діловодство, як діяльність, охоплює питання документування й організації роботи з документами в процесі здійснення управлінських дій. Загальні правила діловодства зумовлюють документування управлінської діяльності, яка здійснюється шляхом видання розпорядчих документів відповідно до актів законодавства, забезпечення роботи з готовими документами, які створені та отримані ззовні установою.

Крім того, документування є основною частиною діловодства, оскільки пов’язане з процесами створення документів. Дотримання основних правил із діловодства та документування сприяє встановленню чіткого організаційно-технічного порядку. Між іншим, за правилами та принципами документування, система проходження документів повинна ґрунтуватись на принципі однократної реєстрації ділових паперів, а також централізації відповідальності в процесі виконання управлінських функцій.

Головним, центральним, базовим поняттям документаційного забезпечення управління є поняття «документ». Традиційно, документ визначають, як «матеріальний об'єкт, що містить інформацію в зафіксованому вигляді, оформлений у заведеному порядку й має юридичну силу згідно з чинним законодавством» [10, с. 47]. Таким чином, він є носієм інформації і виступає необхідним елементом внутрішньої організації будь-якої установи, фірми та забезпечує взаємодію їх підрозділів. Наприклад, на міжнародному рівні найбільш загально визнано визначення даного поняття, як «запис інформації, яка може бути використана як одиниця в документаційному процесі» [7, с. 17]. У відповідності зі стандартами ІСО, інформація може бути записаною у будь-який спосіб фіксування відомостей, тобто за допомогою не тільки знакового письма, але й зображення, звуку тощо.

У дослідженнях історії виникнення та еволюції тлумачення терміна «документ» значний внесок зробили М. В. Комова [5], Н. М. Кушнаренко [6], Ю. І. Палеха [9], та інші. Згідно з версією походження поняття в основі слова «документ» лежить латинське слово «doceо», що означає «пояснювати, викладати справу». Латинське ж слово «documentum» перекладається як «зразок», навчальний приклад, «взірець». Також документом називають «будь-яке офіційне свідчення, доказ достовірності дії, предмета, поняття тощо» [10, с. 47]. У галузі управління документ визначають як засіб фіксації управлінських дій.

Документи, що містять управлінську інформацію й оформлені відповідно до певних правил, називають управлінськими, а їх сукупність – управлінською документацією, тобто управлінська документація є системою документів, які забезпечують управлінські процеси в суспільстві. Окреслена система є однією з найчисленніших, оскільки містить групи адміністративних та загальних документів. Зокрема, до складу управлінської документації входять документація адміністративного та загального діловодства, яка об’єднується в організаційно-розпорядчу документацію. У свою чергу, до її складу включають: організаційну (інструкція, положення, статут тощо), розпорядчу (наказ, постанова, розпорядження тощо), довідково-інформаційну (довідка, зведення, огляд, інформація, лист, повідомлення, тощо), кадрову (автобіографія, резюме, характеристика тощо) документації. З огляду на те, що сучасний діловий документ використовується в усіх сферах управлінської й ділової діяльності, переважну більшість дій службовці виконують в процесі управління шляхом створення й використання службових документів. Управлінський документ містить дані, які виникли й використовуються у сфері управління. Він є не лише зафіксованим письмовим способом (рукописним, машинописним, друкарським) носієм інформації, а й водночас своєрідним об’єктом для опрацювання в процесі використання документа в управлінській діяльності.

Зокрема, управлінський документ має низку ознак: наявність інформації, яка має управлінський зміст, стабільна матеріальна форма, яка забезпечує довготривале зберігання, використання й призначення документа для передачі управлінської інформації у часі та просторі.

Слід зазначити, що на сьогодні наукові дослідження часто спрямовані на інформаційну суть документа, при чому кожний документ  чи вид документа розглядається не ізольовано, а у комплексі. Він займає певне місце, відіграє певну роль, призначений для певних цілей і відображає у своєму змісті зовнішні та внутрішні зв’язки. Як і будь-яка система, управлінський документ створюється лише тому, що він виконує певні необхідні суспільству функції. «Незалежно від напрямів діяльності установи управлінська документація виступає як інфраструктурна система документів та стосується роботи всіх підрозділів організації» [7, с.23]. За результатами аналізу документаційне забезпечення управління є однією з галузей управлінської праці, що вибудовується на наукових засадах.

Крім того, залежно від управлінських ситуацій, на підприємстві створюються десятки різних номіналів документів. З метою підготовки документа, який відповідав би всім вимогам та для зручності роботи з ними, документи прийнято поділяти на групи та види за різними ознаками класифікації. Зокрема, класифікація документів – це поділ їх на класи за найбільш подібними ознаками. Л. П. Піддубна зазначає, що «метою класифікації документів є підвищення оперативності роботи апарату управління і відповідальності виконавців шляхом розмежування функцій структурних підрозділів і обов'язків виконавців, чіткого розподілу інформації» [11, с. 37]. У свою чергу це зумовлює економію праці за рахунок використання інформаційно-довідкового апарату (предметно-тематичного каталогу). Для класифікації документів у межах однієї організації спеціалісти в галузі управління складають класифікаційні схеми та класифікатори, вони бувають структурні та виробничо-галузеві. Структурні класифікатори поділяють документацію у відповідності до структурних підрозділів. За виробничо-галузевою класифікацією документи поділяють на групи за різними кваліфікаційними ознаками.

Насамперед, виділяють велику кількість систем документації, передусім найчисленнішою є система управлінських (адміністративних та загальних) документів. Всі документи, що створюються в управлінській діяльності, класифікують за змістом інформації. Вони бувають типовими, що створені та призначені для всіх установ, та індивідуальними – для конкретного підприємства. «За складністю документи поділяються на прості, зміст яких стосується одного питання та складні, в яких розглядається два та більше питань» [8, с.51]. За походженням розрізняють службові, які створило чи отримало підприємство у процесі своєї діяльності, та особові, що посвідчують особи власників, їх права, обов’язки, а також біографічні дані та інші відомості про осіб. Розрізняють також документи за місцем створення внутрішні, що створюються та функціонують в межах лише одного підприємства де їх складено, і зовнішні, які надходять на підприємство від інших організацій. За напрямком документопотоку бувають вхідними та вихідними. За назвами: заява, лист, телеграма, інструкція, протокол, наказ, акт, довідка тощо. За формо поділяють на стандартні (типові) та нестандартні (індивідуальні). Стандартні документи мають однакову форму, їх складають в певній послідовності та за певними правилами (типові інструкції, типові листи, типові положення). Індивідуальні документи створюють на основі типових, їх складають у кожному конкретному випадку, для окремих ситуацій (заяви, протоколи, накази). За структурою класифікують на «прості та складні документи. Прості відображають одне питання (наказ, акт, договір), а складні – декілька (протокол)» [3, с. 23]. За терміном виконання розрізняють звичайні (безстрокові), термінові та дуже термінові документи. Безстрокові виконуються за загальною чергою. Для термінових встановлено термін виконання, а також ті, які є терміновими за способом відправлення (телеграма). До дуже термінових належать документи, які мають позначку «дуже терміново».