Основні види управлінської документації та особливості її оформлення

Під системою вищезазначеної документації розуміємо сукупність взаємопов'язаних офіційних документів, що застосовуються  в установі. Це перш за все організаційно-розпорядча документація, що включає документацію з організації систем та процесів управління, з оцінки трудової діяльності та управління кадрами. Вона призначена для оформлення процесів організації управління, правового закріплення розпорядчо-виконавчих дій державних та інших органів, а також підвідомчих їм організацій і підприємств на основі єдиноначальності чи колегіальності. До цього виду документації відносять організаційні, розпорядчі й довідково-інформаційні документи.

Одним із видів організаційно-розпорядчої документації є розпорядчі документи. Як правило, вони регламентують процеси діяльності, встановлюють, припиняють, змінюють різні правові відносини і створюються у випадках, передбачених нормативними актами. Жодний з них не може містити положень, що суперечать закону. Серед різних форм виконавчо-розпорядчої діяльності організацій провідне місце займає видання правових актів розпорядчого характеру, що підлягають обов’язковому виконанню.

На нашу думку, найпоширенішим видом розпорядчих документів, що застосовуються у практиці управління, є накази. Як зазначають Л. П. Піддубна та Т. В. Іванова, «наказом є основний розпорядчий документ, який видає керівник підприємства, організації, установи на правах єдиноначальності і в межах своєї компетенції» [11, с. 89]. Створюється наказ на основі й для виконання законів, постанов і розпоряджень уряду, наказів і директивних вказівок вищих органів, а також вирішення оперативних питань діяльності конкретного органу.

Також серед вищезазначеної документації виділяють організаційні документи, які «регламентують діяльність організації, її структурних підрозділів та посадових осіб, закріплюють за ними функції, обов’язки та права на тривалий час» [5, с. 51]. Зокрема виділяють положення, що встановлює основні правила організаційної діяльності державних органів, їх структурних підрозділів, а також підпорядкованих установ, організацій і підприємств (філій). «Положення можуть регламентувати діяльність посадових осіб. В окрему групу виділено положення, які регулюють сукупність організаційних, трудових та інших відносин з конкретного питання» [10, с. 77]. Також до організаційної документації слід віднести статути, юридичні акти, якими оформляється утворення установ, організацій чи товариств, визначаються їх структура, функції, взаємовідносини з іншими організаціями чи громадянами і правове становище у визначеній сфері державного управління або господарської діяльності. До зазначеної вище документації відносять правила, як службові документи організаційного характеру, в яких викладаються настанови або вимоги, що регламентують визначений порядок певних дій, поведінки юридичних чи фізичних осіб тощо. За формою і змістом вони схожі на інструкції, іноді є їх складовою частиною (наприклад, правила оформлення вихідних документів входять до інструкції з діловодства). Організаційні документи мають вищу юридичну силу, ніж розпорядчі.

Вважаємо, що важливе місце в управлінській діяльності належить довідково-інформаційній документації, яка використовується в управлінні та носить довідковий або інформаційний характер. В окресленій системі документації міститься інформація про стан справ в організації, описуються події, які мають відбутися у майбутньому, тощо. «Інформація, що міститься в них, може спонукати до дії або бути лише доведеною до відома. Одним з найпоширеніших інформаційно-довідкових документів є акт. Актом називають документ, що складений однією або кількома особами, яка підтверджує якісь установлені факти, події» [10, с. 97]. Також до окресленої групи документів відносять довідку – документ довідково-інформаційного характеру, який засвідчує біографічні та юридичні факти, описує і встановлює події. Розрізняють довідки особистого і службового характеру. До даної групи документів також належить доповідна записка як документ, адресований керівникові даної чи вищої установи з інформацією про ситуацію, що склалася, про наявні факти, явища, про виконану роботу з висновками та пропозиціями автора. Укладається як з ініціативи автора, так і на підставі вказівки керівника.

До системи управлінської документації відносять кадрову документацію, що відображає питання обліку та організування роботи з персоналом установи, включаючи питання прийняття на роботу, проведення атестації й установлення кваліфікації, присвоєння почесних звань, призначення пенсій тощо. Таким чином, здійснення управлінської діяльності неможливе без застосування кадрової документації. У зв’язку з тим, що її розробка спричинена створенням уніфікованих документаційних комплексів, придатних для використання в системах управлінської діяльності, зазначену підсистему документів регламентовано для використання на всіх рівнях управління. Т. В. Іванова зазначає, що «до складу підсистеми входять уніфіковані форми документів, які забезпечують реалізацію завдань, пов'язаних з прийняттям, переведенням, звільненням працівників, наданням відпустки (анкета, додаток до анкети, наказ, розпорядження, заява, подання, графік відпусток, пояснювальна записка, доповідна записка), а також інструкція щодо застосування уніфікованих форм документів» [11, с. 115]. До кадрової документації відносять трудовий договір – це договір працівника з організацією, підприємством, що містить взаємні зобов’язання сторін. Він є формою здійснення права на працю, забезпечує право громадянина на вільний вибір роботи з врахуванням його устремлінь та інтересів. Особова справа також належить до кадрової документації. Вона є сукупністю документів, що містять докладні відомості про працівника. Кожній особовій справі присвоюють номер, який відповідає номеру у штатно-посадовій книзі. В особову справу підшиваються всі документи, які стосуються працівника, відомості про винагороди, проходження курсів підвищення кваліфікації, результати атестацій, відомості про догани тощо.

Звісно, успішне функціонування установи неможливе без точного відображення її економічних показників, виваженої цінової політики, наявних взаємовигідних торгових угод з партнерами та інших фінансових показників, що знаходять своє відображення в економічній документації (фінансовій, бухгалтерсько-обліковій, плановій тощо). Зазначена документація є своєрідною базою для прийняття управлінських рішень і підготовки управлінських документів. До фінансової документації відносять фінансові плани (баланси прибутків та видатків), лімітні довідки, акти, ревізії, інвестиції, звіти про виконання валютних планів, проведення платежів, надходження валюти і т. п. У свою чергу, основою бухгалтерсько-облікової документації є головна книга, річні звіти, звіти про надходження коштів, звіти про фінансовий стан, бухгалтерський баланс, рахунки, касові книги, платіжні документи, відомості тощо. До основних видів планової документації відносять: програму діяльності, бізнес-план, річний план, графіки виконаних робіт, кошториси, тощо.

Отже, під системою управлінської документації розуміємо сукупність взаємопов'язаних офіційних документів, що застосовуються в установі та забезпечують організацію ефективної діяльності органів управління. Зміст окресленої документації істотно впливає на діяльність організації, забезпечуючи виконання документами у сфері управління основних функцій, а саме соціальної, інформаційної, комунікативної, правової, облікової.

2.2 Основні вимоги до складання та оформлення управлінських     документів.

Для забезпечення ефективної діяльності органів управління документ має відповідати певним вимогам: відповідність своєму призначенню, зручність в обробці, достовірність, юридична сила, чітка структура. Від якісного оформлення документа залежить його юридична сила, оскільки він є підтвердженням конкретних фактів, явищ, подій.

Насамперед, регламентують процес підготовки та оформлення документів затверджені й чинні в Україні стандарти: ДСТУ 3844-99 «Державна уніфікована система документації. Формуляр-зразок. Вимоги до побудови формуляру-зразка документа» [14], ДСТУ 4163-2003 «Уніфікована система організаційно-розпорядчої документації. Вимоги до оформлення документів» [15], ДСТУ 2732-2004 «Діловодство й архівна справа. Терміни та визначення» [13].

Згідно з вищезазначеними нормативними актами, службові документи як державних, так і приватних підприємств оформлюються на бланках. «Бланк – службового документа є уніфікована форма службового документа з надрукованою постійною інформацією реквізитів і наявним місцем для фіксування їх змінної інформації» [3, с. 27]. Документи, що створюються в управлінській діяльності повинні мати обов’язкові реквізити розташовані у певному порядку. ДСТУ 4163-2003 встановлено дві схеми розташування реквізитів і меж зон:

• на кутовому бланку формату А4 (ДОДАТОК А);
• на поздовжньому бланку формату А4 (ДОДАТОК Б).

У наведених схемах реквізити розташовані з урахуванням послідовності процесів з підготовки, оформлення, засвідчення й використання документів. Кожному реквізиту відведене певне місце з урахуванням максимального набору письмових знаків, з яких він може складатися. При цьому «дозволяється розмішувати реквізити в межах, встановлених пропонованими схемами, з допуском ± 2 мм» [3, с.24]. Поздовжнє розміщення реквізитів доцільне тоді, коли назва установи складається з великої кількості слів і не може знаходитись на місці, відведеному для кутового штампа. Бланк з кутовим штампом доцільніший, оскільки праворуч від штампа на вільному місці можна заповнити реквізити «адресат», «резолюція», «затвердження», «гриф обмеження доступу до документа». Крім того, Л. П. Піддубна зазначає, що «…і кутове, і повздовжнє розташування реквізитів може бути фланговим або центрованим» [11, c. 61]. Флангове розташування реквізитів передбачає, що кожен рядок реквізиту починається від лівої межі робочої площі. Центроване розташування реквізитів передбачає, що початок і кінець кожного рядка однаково відділений від меж відведеної робочої площі.

Реквізити бувають постійні ті змінні. Постійні реквізити оформлюють тоді, коли виготовляють уніфіковану форму чи бланк документа, а змінні — під час його складання. Обов’язковими реквізитами є назва організації (07); назва виду документа (10), дата (11), реєстраційний індекс (12), заголовок до тексту документа (19), текст документа (21), підпис (23). Під реквізитом службового документа слід розуміти «інформацію, яка зафіксована в документі для його ідентифікації, організації обігу і (або) надання йому юридичної сили» [5, с. 49]. Реквізити бувають постійні та змінні. У процесі підготовки й оформлення документів обов'язкові реквізити можуть бути доповнені іншими, якщо того вимагає призначення документа, його обробка тощо. При оформленні управлінських документів рекомендовано ДСТУ 4163-2003 «Уніфікована система організаційно-розпорядчої документації. Вимоги до оформлення документів» [15] використовувати крім постійних реквізитів, й інші, якщо цього вимагає призначення документа або його оброблення. До них відносять такі: «01 – зображення Державного герба України; 02 – емблема організації; 03 – зображення нагород; 04 – код підприємства, установи; 05 – код форми документа; 06 – найменування вищого органу влади; 08 – найменування структурного підрозділу; 09 – додаткові відомості про установу; 13 – посилання на дату та індекс документа, на який дають відповідь; 14 – місце складання або видання документа; 15 – гриф обмеження доступу до документів; 16 – адресат; 17 – гриф затвердження; 18 – резолюція; 22 – відмітка про наявність додатка; 24 – гриф погодження; 25 – візи; 26 – печатка; 27 – відмітка про засвідчення копії; 28 – прізвище виконавця і номер його телефону; 29 – відмітка про виконання документа і направлення його до справи; 30 – відмітка про перенесення даних на машинний носій; 31 – відмітка про надходження документа; 32 – запис про державну реєстрацію» [11, с. 63]. Слід зауважити, що в жодному документі не може бути зафіксовано відразу всі 32 реквізити.

Як на державних, так і на приватних підприємствах текст управлінського документа потрібно складати державною (українською) мовою. Лише в населених пунктах країни, де більшість населення становлять громадяни, які належать до національних меншин, документ у внутрішньому діловодстві підприємств дозволяється складати мовою відповідної національної меншини у порядку, встановленому законодавством. «Повідомлення, які надсилають зарубіжним адресатам, можна складати українською мовою, мовою країни адресата чи однією з мов міжнародного спілкування» [3, с. 28]. Документи, що їх направляють до органів державної влади України, слід складати виключно українською мовою.

Текст управлінського документа має містити певну аргументовану інформацію, викладену стисло, грамотно, зрозуміло та об'єктивно, без повторень та вживання слів і зворотів, які не несуть смислового навантаження. Він може бути викладений у вигляді суцільного складного тексту, анкети, таблиці або поєднання цих форм. Наприклад, cуцільний складний текст документа містить граматично та логічно узгоджену інформацію про управлінські дії. Таку форму викладу використовують при складанні розпорядчих документів і листів. Такий тип тексту, як правило, складається з двох частин. У першій зазначають підставу, обґрунтування або мету складання документа, у другій — висновки, розпорядження, рішення, пропозиції або прохання. Проте він може містити лише одну результативну частину.

Анкетою називають форму викладу тексту документа, в якому один об'єкт характеризується за певними ознаками. Анкетні тексти здебільшого використовують при складанні кадрових документів. «Постійною інформацією в анкеті є назви ознак, а змінною — їх характеристики. Назви ознак об'єкта, що характеризується, мають бути виражені іменником у називному відмінку (прізвище, ім'я, по батькові, освіта, стаж, сімейний стан тощо) або словосполученням з дієсловом другої особи множини теперішнього або минулого часу (маєте кваліфікацію, володієте мовами, були..., перебували... тощо)» [3, с. 29]. Характеристики об'єкта мають узгоджуватися з назвами ознак. Таблиця є форма представлення тексту, що містить інформацію, яка характеризує кілька об'єктів за рядом ознак. Її використовують при створенні таких організаційних документів, як штатний розпис, структура і штатна чисельність, а також планових, звітно-статистичних документів.

Для складання текстів документів, у яких обумовлено типові ситуації (накази з особового складу, договори, гарантійні листи тощо), рекомендовано використовувати уніфіковані трафаретні форми, що містять надруковану постійну інформацію і визначене місце для фіксування змінної.