Основні види управлінської документації та особливості її оформлення

Дослідження засвідчило, що важливе місце в діловодстві посідають правила оформлення документів, згідно з ними документ повинен надходити від установи чи юридичної особи, які мають на це право, бути юридично правильно оформленим, бути максимально стислим, але не за рахунок зменшення інформації, поданим грамотно і зрозумілим кожному, хто його читає. Управлінський документ повинен оформлятися за встановленою формою згідно з реквізитами, бути відредагованим та складатися на відповідних бланках або папері стандартного формату. Їх правильне оформлення є запорукою раціонального й ефективного використання документів, а отже – підвищення ефективності управлінської діяльності.

ВИСНОВКИ

Документ є невід’ємною складовою в організації роботи державного управління. Зокрема, на сьогодні особливо зростає роль управлінської документації в діяльності державних органів, оскільки вона виступає як необхідний елемент внутрішньої організації будь-якої установи, фірми та забезпечує взаємодію їх підрозділів.

Сучасний етап розвитку суспільства характеризується необхідністю посилення ролі державного управління, одним із важливих напрямів оптимізації якого є використання управлінської документації. Вирішення актуальних завдань сьогодення полягає в комплексному документаційному забезпеченні потреб державного управління.

Таким чином, управлінська документація є важливим інструментом впливу на процеси та результати управлінської діяльності, а також одним із визначальних чинників забезпечення функцій управління. Спеціальними функціями документа є правова, управлінська та історична. Сукупність документів, що становлять нормативно-правову базу управлінської документації є багатоаспектною. Нею регламентовано порядок роботи зі службовими документами, а також встановлено загальні правила документування управлінської діяльності. До таких документів слід віднести Примірну інструкцію з діловодства, закони України, низку державних та міжнародних стандартів, які визначають порядок організації загального діловодства. Головним призначенням окреслених нормативно-правових документів у сфері документаційного забезпечення управління є визначення правових механізмів реалізації державної політики у цій галузі, встановленої законодавством, унормування функціональної організаційної структури документозабезпечення.

Система управлінської документації складається із сукупності документів, які використовують в процесі документаційного забезпечення управління. Сукупність взаємопов'язаних офіційних документів, що застосовуються в установі, називають системою управлінської документації. ЇЇ поділяють на такі підсистеми як організаційна документація, що складається з взаємопов'язаних документів, які регламентують структуру, завдання й функції підприємства; розпорядча документація, що є комплексом взаємопов'язаних документів, які регулюють діяльність органу управління. Також до окресленої системи відносять економічну та планово-фінансову документацію, що відображає практичні питання організації торгівлі, ведення фінансової та цінової політики; документацію з управління кадрами та довідково-інформаційну документацію, що відображає питання обліку та організування роботи з персоналом установи та нормативно-правову документацію, що забезпечує якісне управління установою та дотримання чинних норм.

Для забезпечення ефективної роботи органів управління необхідно, щоб документи були оформлені за певними правилами та мали обов’язкові реквізити, розташовані у певному порядку, лише за такої умови вони будуть запорукою ефективної діяльності органів управління. Управлінська документація складається на стандартних бланках, оформлюється за встановленим зразком із урахуванням обов'язкових реквізитів (назва організації, назва виду документа, дата, індекс, заголовок до тексту документа, текст, підпис). Практичне значення управлінських документів є запорукою раціонального використання їх в установі, що підвищує ефективність управлінської діяльності.

Документування управлінської діяльності – узагальнене системне явище, вияв вищої потреби об’єкта управління та необхідний елемент управлінського процесу.

СПИСОК ЛІТЕРАТУРИ

1. Беспянська Г. Склад та види документів, що забезпечують документування управлінської інформації / Г. Безпянська // Довідник кадровика. – 2007. - № 8 (62). – с. 70 – 74.
2. Діденко А. Н. Сучасне діловодство : навч. пос. – 2-ге видання, перероб. і допов. / А. Н. Діденко. – К.: Либідь, 2000. – 284 с.
3. Загорецька О. Документування управлінської інформації. Загальні вимоги до створення службових документів / О. Загорецька  // Сектетарь-референт. – 2010. – № 02 – с. 20 – 32.
4. Конституція України / Товариство з обмеженою відповідальністю. – Х.: Одісей, 2006. – 48 с.
5. Комова М. В. Діловодство. 3-тє видання / М. В. Комова; Національний університет «Львівська політехніка», Інститут гуманітарних і соціальних наук – Львів-Київ : «Тріада плюс», «Алерта», 2009. – 220 с.
6. Кушнаренко Н. Н. Документоведение: Учебник. – 2-е изд., перераб. и доп. / Н. Н. Кушнаренко. – К.: Знання, 2000. – 460 с.
7. Савицький В. Т. Документаційне забезпечення діяльності органів державної влади та місцевого самоврядування України: Монографія / В. Т. Савицький. – К.: КНТ, 2008. – 324 с.
8. Скібіцька Л. І. Діловодство. Навч. посібник / Л. І. Скібіцька. – К.: Центр учбової літератури, 2006. – 224 с.
9. Палеха Ю. І. Загальне документознавство / Ю. І. Палеха, Н. О. Леміш. – К.: Ліра, 2008. – 395 с.
10. Палеха Ю. І. Управлінське документування. Навч. посібник: у 2 ч. Ч.1 3-тє вид., доп / Ю. І. Палеха. – К.: Європ. Університет, 2003. – 230 с.
11. Піддубна Л. П. Діловодство в органах державного управління та місцевого самоврядування / Л. П. Піддубна, Т. В. Іванова. – К.: Академія муніципального управління, 2007. – 350 с.
12. Державний класифікатор управлінської документації : ДК 010-98. – [Чинний від 1999 – 06 – 01 ]. – К.: Держстандарт України 1999, 188 с.
13. ДСТУ 2732-2004. Діловодство й архівна справа. Терміни та визначення.  – К.: Держспоживстандарт України, 2004. – 36 с.
14. ДСТУ 3844-99. Державна уніфікована система документації. Формуляр-зразок. Вимоги до побудови формуляру-зразка документа. – К.: Держспоживстандарт України, 1999. – 29 с.
15. ДСТУ 4163-2003. Державна уніфікована система документації. Уніфікована система організаційно-розпорядчої документації. Вимоги до оформлення документів. – К.: Держспоживстандарт України, 2003. –22 с.
16. Примірна інструкція з діловодства у міністерствах, інших центральних органах виконавчої влади, Раді міністрів Автономної Республіки Крим, місцевих органах виконавчої влади, затверджена постановою Кабінету Міністрів України від 17 жовтня 1997 року № 1153. / Діловодство. Інструкції. Типові положення: Збірник нормативних документів ( із змінами і доповненнями за станом на 1 вересня 2003 року). – Х., 2003. – с. 4 – 51.

ДОДАТКИ

Харків – 2011