Основні види управлінської документації та особливості її оформлення

Однак, найважливішою класифікаційною ознакою документа є його зміст, зокрема відношення зафіксованої інформації до предмета чи напряму діяльності. За висловом Г. Безпянької «функціональне призначення документа має практичне спрямування і може бути покладене в основу складання номенклатури справ організації, переліку документів із зазначенням термінів зберігання» [1, с. 71]. Саме цим зумовлена потреба навчитися визначати належність того чи іншого документа до певної документаційної системи, аналізувати його за змістом та властивостями.

Таким чином, документ є носієм інформації, виступає як необхідний елемент внутрішньої організації будь-якої установи. Він використовується в процесі взаємодії об’єктів і суб’єктів управління як один із засобів закріплення й реалізації їх функцій та завдань. Варто також зазначити, що документ у сфері управління є складною інформаційною сукупністю, яка відзначається великою кількістю параметрів і показників, що обумовлює важливу роль уніфікації як одного з продуктивних напрямів подальшого удосконалення документаційного забезпечення управління.

1.2 Нормативне забезпечення документування управлінської діяльності.

Нормативною базою управлінської документації є низка документів, що визначають загальні правила документування управлінської інформації й регламентують порядок роботи зі службовими документами з моменту їх створення або надходження до відправлення або передання в архівний фонд.

На сьогодні універсальним нормативно-правовим документом є Примірна інструкція з діловодства у міністерствах, інших центральних органах виконавчої влади, Раді міністрів Автономної Республіки Крим, місцевих органах виконавчої влади, затверджена постановою Кабінету Міністрів України від 17 жовтня 1997 року № 1153 [16]. Вона визначає порядок організації загального діловодства, її положення поширюються на всю службову документацію, у тому числі на ту, що створюється за допомогою комп'ютерної техніки, і не має таємного характеру. Фундаментальним документом, який визначає систему документації як сукупності взаємопов’язаних документів, що застосовуються в певній сфері діяльності, та офіційно закріплює групування документів за певними ознаками для уніфікації, є Державний класифікатор управлінської документації ДК 010-98 (ДКУД), затверджений наказом державного комітету України по стандартизації, метрології та сертифікації від 31 грудня 1998 року № 1024 [12]. «ДКУД є складовою частиною державної системи класифікації й кодування техніко-економічної та соціальної інформації. Його розробка зумовлена змінами в складі та змісті управлінської документації (організаційно-розпорядчої, первинно-облікової, банківської та звітно-статистичної документації) внаслідок реорганізації системи державного управління в Україні» [1, с. 72]. Іншими словами, ДКУД є нормативним переліком назв уніфікованих форм документів. Усі органи державного й господарського управління використовують ДКУД під час здійснення управлінських функцій згідно з чинним законодавством.

Важливим нормативним документом для сфери документаційного забезпечення управління є державний стандарт ДСТУ 4163-2003 «Державна уніфікована система документації. Уніфікована система організаційно-розпорядчої документації. Вимоги до створення документів» [15]. Стандартом встановлено правила та вимоги до організаційно-розпорядчих документів: постанови, розпорядження, положення, рішення, протоколу, акта, листа тощо, які створюються в результаті діяльності органів державної влади України, органів місцевого самоврядування, установ, організацій та їх об’єднань усіх форм власності. Також стандартом встановлено 32 реквізити та вимоги до їх розташування, вимоги до бланків та оформлення документів та інше. На думку О. Загорецької «найближчим часом має набути чинності Типова інструкції з діловодства у центральних органах виконавчої влади, Раді міністрів Автономної Республіки Крим, місцевих органах виконавчої влади, з уведенням в дію якої Примірна інструкція 1997-го року видання втратить чинність» [3, с.20]. Це дозволить встановити новий порядок роботи зі службовими документами з моменту їх створення до передання в архівний підрозділ.

За результатами аналізу зазначених вище нормативних документів на підприємстві повинна бути розроблена індивідуальна інструкція з діловодства. Саме ця інструкція є основним нормативно-методичним документом, який встановлює єдиний порядок створення документів і роботи з ними в конкретній установі чи організації. У цьому документі документ повинні бути відображені особливості організації діловодства в конкретній установі. Насамперед, структура служби діловодства та склад працівників, що здійснюють забезпечення діяльності апарату управління, склад та перелік документів, які створюють та засвідчуються в організації тощо. Індивідуальну інструкцію з діловодства затверджує керівник підприємства шляхом видання спеціального наказу, де мають бути вказані терміни введення в дію цієї інструкції, також зазначаються заходи, які мають бути здійснені службою діловодства. Зразок індивідуальної інструкції з діловодства повинен бути в кожному структурному підрозділі установи. Також особливе значення у документаційному забезпеченні управління має стаття 10 Конституції України [4, c. 5], нею засвідчено, що державною мовою в Україні є українська мова, а також закладено конституційно визначену мовну основу здійснення документування у державі та державному управлінні.

Узагальнюючи, слід зазначити, що нормативною базою регулювання документаційного забезпечення управління є низка документів, що встановлюють загальні правила документування управлінської інформації й регламентують порядок роботи зі службовими документами з моменту їх створення або надходження до відправлення або передання до архівного фонду.

1.3 Особливості  функціонування управлінських документів.

Документ, як і будь-яка інша система, створюється суспільством з метою реалізації його функції. У сучасному суспільстві документи зазвичай виконують такі основні функції як управлінська, комунікативна, соціальна, інформаційна та інші. За допомогою них забезпечується функціонування й вдосконалення державної системи управління та задовольняються потреби суспільства в інформації.

З’ясування функціонального аспекту документознавства на сьогодні є об’єктом зацікавлення ряду вчених. Зокрема, М. Кушнаренко. На її думку, «під функцією документа слід розуміти його призначення, мету, суспільну роль, завдання. Автор визнає його поліфункціональним об’єктом, який виконує низку взаємопов’язаних функцій Також вона вважає всі функції документа соціальними і умовно поділяє їх на три групи: 1) головну функцію, 2) загальні функції, 3)спеціальні функції» [6, с. 38]. Головна функція полягає у здатності документа зберігати й передавати інформацію у часі й просторі. Загальні функції характерні для всіх документів, до них відносять: інформаційну (полягає у здатності документа задовольняти потреби суспільства в інформації), комунікативну (полягає у здатності документа бути засобом передачі, обміну, комунікації, спілкування, наступництва), кумулятивна (полягає у здатності документа збирати й упорядковувати інформацію з метою її збереження). Спеціальні функції властиві не всім, а певним видам документів у залежності від соціальних потреб споживачів. До спеціальних функцій управлінської документації перш за все варто віднести функцію, яка властива документам, що спеціально створені в процесі управління, зокрема, статути, накази, рішення, та ін. Важливу роль відіграють окреслені документи і в інформаційному забезпеченні управління, відображаючи різні питання й реалізації рішень керівництва. Спеціальними функціями є пізнавальна (полягає у здатності документа бути засобом отримання та передавання знань із метою вивчення процесів і явищ суспільства), правова (полягає у здатності документа бути засобом підтвердження якихось фактів), облікова (документ відображає не якісну, а кількісну характеристику інформації, пов’язану з господарськими, демографічними та соціальними процесами з метою їх аналізу та контролю) та інші. Вивчення функцій документа має суттєве значення для з’ясування істинної мети створення документа й наявної в ньому інформації, дозволяє здійснити більш чітку класифікацію, виробити певні вимоги до їх змісту й форми, технології обробки та організації документів, дає можливість підвести теоретичну основу під удосконалення документообігу і управління в цілому.

Відносячи управлінську документацію до особливої категорії документів, що служать засобом здійснення процесів управління, виділяють дві особливі властиві лише управлінським документам функції. Перша з них –  функція матеріалізації управлінської дії, що є основним критерієм доцільності виникнення документа і багато в чому передбачає його цінність як історичного джерела. Друга функція – функція організації інформації. Вона полягає в тому, що лише за допомогою документа інформація зберігається й передається в суворо визначеній формі. Функції документа зумовлюють склад його реквізитів, структуру тексту та його лексичні особливості. Таким чином, функціональне призначення документа для передачі управлінської інформації у часі та просторі для використання його у соціальних комунікаційних каналах є основною ознакою управлінського документа.

Зважаючи на вищезгадані функції, управлінська документація призначена для організації процесів управління, а також правового закріплення розпорядчих дій як в організаціях так і у структурних підрозділах на основі єдиноначальності. Вона відноситься до взаємин організації як з вищими за рівнем органами управління, так підпорядкованими їй підприємствами. Управлінські документи створюються з метою забезпечення необхідних суспільству функцій.

Отже, документ відіграє важливу роль в управлінській діяльності, оскільки є невід'ємною складовою в організації роботи апарату управління. Регламентують порядок роботи зі службовими документами та встановлюють загальні правила документування управлінської діяльності велика кількість нормативних документів. Під функцією управлінського документа розуміємо його цільове призначення, що полягає в широкому використанні даного виду документів у повсякденній діяльності та поліпшенні внутрішньої організації установи. Він є основним елементом для прийняття управлінських рішень та довідкової роботи установи.

РОЗДІЛ 2

ОСНОВНІ ВИДИ УПРАВЛІНСЬКОЇ ДОКУМЕНТАЦІЇ ТА ОСОБЛИВОСТІ ЇЇ ОФОРМЛЕННЯ

2.1 Система управлінської  документації.

Документ, незалежно від характеру вміщеної в ньому інформації, завжди виступає елементом певної системи документації. Вся сукупність систем документації, що функціонують в оперативній чи ретроспективній сферах, становить досить складну багаторівневу систему. Ця система складається з цілого ряду підсистем, які, у свою чергу, виступають самостійними системами по відношенню до своїх структурних складових.

Кожна з підсистем містить певну кількість документів, які відіграють відповідну роль у сферах функціонування чи розвитку суспільства, його структурах та соціальних інститутах. При формуванні систем документації використовується системний підхід, який безпосередньо пов’язаний з класифікацією документів. Серед усіх систем документації, що функціонують в кожній сфері соціальної діяльності особливу роль відіграє саме управлінська документація.

Систему документації створюють у процесі виконання функцій управління. Зокрема, загальними функціями управління є планування, організація, координація, контроль тощо, які властиві всім органам управління. До спеціальних функції відносять: постачання, облік, фінансування тощо, які можуть бути реалізовані в органі управління повністю або частково.

Внаслідок здійснення загальних і спеціальних функцій управління документи поділяють на дві групи. До першої належать документи, які створюють у процесі організаційно-розпорядчої та виконавчої діяльності закладів, організацій, підприємств, зокрема в органах державного управління, суду, прокуратури, у громадських організаціях, в адміністрації підприємств та закладів. Другу групу утворюють документи, специфічні для кожної зі спеціальних функцій управління, а також для таких галузей діяльності, як транспорт, зв'язок, статистика, юриспруденція, військова справа.

На нашу думку, документацією установи є сукупність всіх службових документів, що забезпечують внутрішньої організацію будь-якого підприємства, фірми та забезпечує взаємодію їх підрозділів. Більшу частину або навіть увесь документаційний фонд установи становить управлінська документація, тобто система документації, що забезпечує виконання функцій управління. На думку Ю. І. Палехи «незалежно від напрямків діяльності установи управлінська документація виступає, як інфраструктурна й об'єднуюча, тобто є в кожній установі та стосується роботи всіх підрозділів» [9, с. 231]. Зокрема, зафіксована в системі управлінської документації інформація має свідчити про ефективність діяльності установи, бути основою для її оцінювання й відображати наскільки дієвим є управління з боку вищих ланок, якого воно потребує коригування чи вдосконалення.

Крім того, особливість управлінської документації полягає в тому, що дані документи створюються й використовуються органами управління (суб'єктами та об'єктами) у відповідності до встановленої компетенції й поставлених завдань, а також, служать засобом закріплення функцій органів управління. Вони містять інформацію правового та довідкового характеру, що відображає сутність виконавчої й розпорядчої діяльності певного органу управління. Зокрема, процес створення документів, їх форма, зміст, параметри, надають їм загальної значущості та обов'язковості виконання.

Система управлінської документації з точки зору якісного забезпечення управління вдосконалює організацію руху документів в конкретній установі. А зміст окресленої документації істотно впливає на діяльність організації, забезпечуючи виконання документами певних соціальних функцій.