Основные направления совершенствования организации работы с документами в России с учетом зарубежного опыта

                                                              СОДЕРЖАНИЕ

1.Особенности управления документацией за рубежом

    1.1  Правовое регулирование управления документацией

    1.2 Нормативное регулирование электронного документооборота и управления документацией

1.2.1   Понятие документооборота, организации работы с документами. Особенности электронного документооборота

1.2.2   Особенности нормативного регулирования электронного документооборота в странах Европейского союза

1.2.3   Особенности управления документами и нормативное регулирование электронного документооборота в США

1.2.4 Особенности нормативного регулирования организации работы с документами в Италии

1.2.5 Особенности нормативного регулирования электронного документооборота во Франции

1.2.6 Особенности нормативного регулирования электронного документооборота в Германии

1.2.7 Особенности нормативного регулирования электронного документооборота в Великобритании

1.2.8 Проблемы международного электронного документооборота 

2 Основные направления совершенствования организации работы с документами в России с учетом зарубежного опыта.

     2.1 Сравнительная характеристика российского и зарубежного направлений развития систем документооборота

     2.2 Проблемы совершенствования документационного обеспечения управления в России и пути их решения

ЗАКЛЮЧЕНИЕ

БИБЛИОГРАФИЧЕСКИЙ СПИСОК 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 

                                             ВВЕДЕНИЕ 

          Переход к экономике рыночного типа ставит вопрос о создании соответствующих современным условиям единых норм и требований к системе документационного обеспечения управленческой деятельности.

           Повышение значения экономического фактора и юридической силы документов в управлении делает актуальными исследования ученых и эксперименты практиков в области управления документацией, направленные на переход от традиционного делопроизводства, от классического деления документации «по системам» к созданию высокоэффективных, использующих современные технико-технологические достижения систем управления всем комплексом информационно-документационных ресурсов при достижении стратегических и оперативных целей управления в любых организациях, особенно в государственном аппарате управления.

      Одним из важных компонентов этой работы является исследование относительно нового понятия в российском документоведении – управления документацией и введение его не только в научный оборот, но и в практику.

Термин  «управление документацией» широко распространен в мире. Например, в США организация, ведающая вопросами  документации, носит название «Национальный  архив и управление документацией». Буквальный перевод немецкого термина  означает «управление письменными  документами». Английский термин также  переводится как управление документами.

      Особенностью современного общества является непрерывный обмен информацией. Актуальная, полная, достоверная, своевременная информация является необходимым условием успешного функционирования любой организации.

      Управленческая деятельность связана с информационным обменом между субъектами и объектами управления. При отсутствии необходимой информации невозможно принятие своевременных решений, определение стратегии развития организации.

       Одним из основных факторов влияния научно-технического прогресса на все сферы деятельности человека является широкое использование информационных технологий. На современном уровне их развития работа с информацией (сбор, анализ, хранение, распространение и т.д.) осуществляется быстрее, эффективнее. Под влиянием новых информационных технологий происходят коренные изменения в системе управления (автоматизируются процессы обоснования и принятия решений, организация их выполнения), повышается профессионализм специалистов, занятых в управленческой деятельности.

    Мы под управлением документацией будем понимать одно из ключевых направлений деятельности, осуществляемой в рамках документационного менеджмента организации, и включает текущее функционирование и оптимизацию подсистемы документационного менеджмента.

В процессе управления документацией организации  решаются следующие основные задачи:

- организация рационального документооборота;

- контроль исполнения документов;

- оперативное хранение документов, включая их надлежащую подготовку к передаче на архивное хранение в государственный или ведомственный (по принадлежности организации) архив;

- последующее хранение документов в архиве;

     Конечной целью управления документацией является создание условий, обеспечивающих эффективную обработку документированной информации в обусловленные содержанием деятельности организации сроки и с наименьшими материальными затратами.

      Анализ научных статей, учебных пособий, исследований позволяет утверждать, что интерес к зарубежному опыту работы с документами растет.

 
 
 
 

  
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 

1. ОСОБЕННОСТИ УПРАВЛЕНИЯ ДОКУМЕНТАЦИЕЙ ЗА РУБЕЖОМ

 

1.1  Правовое регулирование управления документацией

     Глобализация международных отношений на современном этапе привела к возрастанию значения международно-правового регулирования документооборота.

    Создание специальных актов на внутригосударственном уровне не способствует развитию международных отношений, т.к. законодательство разных стран по-разному подходят к определению основных правовых институтов и принципов правового регулирования.

В последние  годы в европейских странах особое внимание общественности уделяется  не только вопросам работы с архивными  документами длительного срока  хранения, но и управлению документами  как важнейшему элементу оперативной  управленческой деятельности. Активному  внедрению программ управления документами  и разработке корпоративных стратегий  в области информации и документации как в государственных организациях, так и в коммерческих способствует несколько факторов.

Прежде  всего к таким факторам относится  принятие и действие законодательства об архивном деле, о защите данных, о  свободе информации, о правах человека. В законодательных и иных нормативных  актах европейских стран содержатся требования к типам документов, которые должны быть созданы, и к срокам хранения документов.

    Открытость документов, представляющих общественный интерес или необходимых для реализации прав, свобод и обязанностей граждан, требует защиты информации о частной жизни, обеспечения конфиденциальности персональных данных, а упрощенность поиска, обращения с электронными документами требует, в свою очередь, защиты персональных данных, содержащихся в автоматизированных информационных системах.

    В ряде развитых стран действует Конвенция о защите физических лиц при автоматизированной обработке персональных данных от 28 января 1981 года, которая гарантирует каждому частному лицу соблюдение его права на личную жизнь. Законы о защите данных, отражающие положения Конвенции Совета Европы о защите данных (1981 год) и Директивы Евросоюза о защите данных (1995 год), сегодня приняты во всех странах-членах ЕС.

    Правильное управление документами приобретает особое значение в связи с принятием Европейской комиссией и национальными правительствами законодательства в области электронной коммерции и электронной подписи. Отдельные директивы Евросоюза признают правомочными электронный обмен данными, электронную форму сделки и цифровую подпись. Все это лежит в основе развития практики управления электронными документами.

1.2  Нормативное регулирование электронного документооборота и управления документацией 

   Функциональные требования к системам электронного документооборота (СЭД), при правильном их использовании, являются мощным рычагом государственного управления в области информационно-коммуникационных технологий. В России документа, регламентирующего СЭД, пока нет. Но, опираясь, на зарубежный опыт, можно предположить, на что будут ориентироваться отечественные стандарты.

    В России пока не существует документа, регламентирующего требования к СЭД, хотя планы его разработки существуют уже давно и работа ведется сразу несколькими организациями. Учитывая, как в последнее время обострились проблемы взаимодействия между уже существующими системами, ждать появления государственных требований к СЭД нам осталось недолго.

     В каком-то смысле России проще, поскольку можно опереться на опыт существующих зарубежных разработок. Может быть, стоит начать с принятия всего лишь одного, но строго обязательного требования о том, чтобы все новые СЭД, закупаемые государственными организациями, были способны экспортировать документы и их метаданные в установленном стандартном формате, – это позволило бы решить главную проблему передачи документов из одной системы в другую. О том, что может быть прописано в будущих требованиях, можно судить по уже принятым стандартам в США и Европе. 

1.2.1    Понятие документооборота, организации работы с документами. Особенности электронного документооборота

Вследствие  того, что документооборот отражает систему управления, позволяя ее наглядно увидеть, анализ документооборота крайне важен для совершенствования работы управленческого аппарата.

           Документооборот – это движение документов в организации с момента их создания или получения до завершения исполнения или отправления.

           Следует отметить, что в этом определении упор делается на словах движение документов, то есть их пути из одного подразделения или от одного сотрудника к другому. При этом порядок движения документа предопределен принятым управленческим процессом в данной организации. Например, если руководитель организации требует, чтобы все полученные документы сначала докладывались ему и только он будет назначать исполнителя, путь движения документа будет многоступенчатым сверху вниз. Если же в организации четко проведено разделение функций между структурными подразделениями и сотрудниками, большая часть документов пойдет сразу же в отдел к исполнителям, то есть путь будет другой, значительно короче. Точно также от принятого в учреждении порядка распределения обязанностей и делегирования полномочий сотрудникам зависит движение документа при согласовании и подписании. Таким образом, документооборот зависит от системы управления, он вторичен по отношению к ней, но в то же время именно документооборот, отражая систему управления, позволяет ее наглядно увидеть.

Говоря  о порядке движения документов, можно  выделить несколько этапов документооборота:

- прием и первичная (экспедиционная) обработка поступающих в организацию документов;

-  предварительное рассмотрение документов службой ДОУ;

- регистрация документов;

-  организация движения документов внутри организации (информационно-справочная работа, доведение документов до исполнителей, контроль за их исполнением, а также прохождение согласования и подписания проектов документов);

-  обработка (экспедиционная) исполненных и отправляемых документов.

    Документооборот представляет собой главное организационное направление деятельности службы делопроизводства и технологии документационных процессов, поэтому занимает место узлового звена любой системы делопроизводства.

    Эффективность управленческой деятельности зависит от того, как организована работа с документами: насколько быстро и качественно обрабатываются и передаются документы, как контролируется их исполнение, как обеспечивают сохранность необходимых для последующей деятельности предприятия документов и уничтожают документы, выполнившие свои функции.