Основные направления совершенствования организации работы с документами в России с учетом зарубежного опыта

     Организация работы с документами – организация документооборота, хранения и использования документов в текущей деятельности предприятия.

        На формирование технологий работы с документами в конкретных организациях влияет множество факторов, таких, как направление деятельности, организационная структура, территориальное размещение, объем документооборота и т.д.

      Использование компьютерных технологий в офисной деятельности привело к тому, что практически всегда документы создаются вначале в электронном виде.

      Электронный документ – документ, в котором информация представлена в электронно-цифровой форме.

    Электронный документооборот – движение документов в организации с момента их создания или получения до завершения исполнения или отправления в электронно-цифровой форме. При этом работа с документами возможна в двух вариантах. При первом варианте проект документа создают в электронном виде, затем его распечатывают на принтере, и дальнейший его жизненный цикл проходит в бумажном виде. Второй вариант – прохождение всего жизненного цикла исключительно в электронном виде.

Достижения  последних лет в вычислительной технике, обширный рынок сравнительно недорогих компьютеров и принтеров  позволили успешно использовать персональный компьютер в делопроизводстве. Сегодня развитие малого и среднего бизнеса не обходится без компьютера в офисе организации.

      Раньше работа с документами требовала времени и больших трудозатрат в связи с необходимостью перепечатывать вручную весь документ даже при внесении самых незначительных изменений. Компьютером вызваны фундаментальные перемены в делопроизводстве. Компьютерные программы помогают работать с текстом, таблицами, графиками, рисунками, позволяют создавать электронные архивы документов, обеспечивают движение документов внутри и вне организации, их регистрацию и контроль.

1.2.2    Особенности нормативного регулирования электронного документооборота в странах Европейского союза

     Проблемы правового регулирования электронного документооборота как внутри суверенных государств, так и на международной арене приобретают в настоящее время все большую актуальность в связи с внедрением эффективных информационно-компьютерных технологий практически во все сферы общественно-производственной деятельности (от взаимодействия населения с органами государственной власти, поддержки финансовых и товарных рынков до сферы услуг, розничной торговли, образования и досуга). Например, широкое распространение получают автоматизированные информационные системы (АИС) электронных межбанковских и коммунальных платежей, заказов и покупки товаров, обмена электронными документами (договорами, финансовыми отчетами, налоговыми декларациями и др.)

    На сегодня в мировой практике исторически сложились три основные модели правового регулирования в сфере электронного документооборота и электронных подписей.

    Первая модель принята в США. Правительство США предоставляет право гражданам и юридическим лицам самостоятельно регулировать внутренние процессы в сфере электронной коммерции. Данная модель основана на принципах «бизнес-выбора», концепции свободы заключения контракта и использования при этом любой конкретной информационно-компьютерной технологии. Выбор любой технологии подписи электронных документов сторон, участвующих в сделке, признается законным. Стороны сами могут решить – использовать или не использовать электронные подписи, причем они не обязаны обращаться к третьей, независимой стороне, удостоверяющей соответствующие сертификаты ключей подписей.

     Вторая модель принята в Европейском Союзе. Базовый принцип соответствующей Директивы об электронной подписи – система лицензирования не должна быть обязательной. Каждая страна-член Евросоюза может создавать структуры, регулирующие процесс добровольного лицензирования, для того, чтобы сформировать у клиентов или потенциальных деловых партнеров авторитет и доверие к организации, предоставляющей услуги в сфере применения электронных подписей. Правительства должны обеспечить функционирование соответствующей системы надзора за деятельностью поставщиков услуг по сертификации, которые созданы на территории этой страны и осуществляют выдачу квалификационных сертификатов населению.

   Третья модель принята в России и в Индии, где законы об электронной подписи жестко регулируют рынок услуг в данной сфере путем лицензирования деятельности по предоставлению таких услуг. Базовый принцип модели – признание электронной подписи действенной и необходимой везде, в том числе и на международном уровне. Данный подход лишен достаточной гибкости и практически не способен своевременно реагировать на меняющиеся условия и механизмы развития информационной сферы общественно-производственной деятельности. В частности, в Индии первая лицензия на деятельность по предоставлению услуг в области электронной подписи была выдана через три года после принятия соответствующего закона. В итоге электронная торговля была «заморожена», а в гражданских судах Индии скопилось около 40 млн. дел по поводу споров по контрактам.

Кроме того, по степени детализации требований к самой электронной подписи  также можно выделить три различных подхода.

      Первый подход (самый общий) основан на признании в отношении электронной подписи тех же требований, что и в отношении собственноручной, включая уникальность, возможность верификации подписи и «подконтрольность» использующему ее лицу.

     Второй подход дополнительно предполагает, что электронная подпись должна быть связана с передаваемыми данными так, что если они изменяются, то электронная подпись становится недействительной.

    Третий подход выдвигает наиболее детализированные требования к электронной подписи, в частности предусматривает использование специальной технологии асимметричных информационно-криптографических преобразований электронных документов. Такой тип электронной подписи называется «электронной цифровой подписью» или «электронно-цифровой подписью» (ЭЦП).  

1.2.3    Особенности управления документами и нормативного регулирования электронного документооборота в США

         Система управления документацией в современных США – это результат длительного исторического развития, на ход которого оказывали влияние различные факторы.

    Первым из таких факторов являлось влияние многих культур.

    Вторым фактором являлся постоянный рост количества документов и затрат, связанных с их обработкой.

   Третьим фактором, определяющим развитие системы документации, является высокий уровень автоматизации информационных процессов. Определенное влияние на развитие процессов работы с документами оказал и тот факт, что в США позднее, чем в других странах, была создана архивная служба. Только лишь в 1934 году, когда Национальный архив США стал специальным учреждением, ответственным за сбор и хранение документов правительственных органов, стал решаться вопрос об уничтожении документов.

Немаловажным  фактором было также внимание, уделявшееся управлению документацией со стороны правительства и общественности. Практическим воплощением этого внимания являлась разработка и совершенствование специального законодательства, регламентирующего работу с документами. По мере того, как формировалось общественное мнение о роли документов в управлении, предпринимались попытки организационно оформить и юридически закрепить как особую функцию государства и его органов деятельность, связанную с созданием, использованием и хранением документов. Такая деятельность получила название управление документацией.

    Под документами в США понимаются записи на любых носителях независимо от физической формы и содержания, созданные или полученные любым ведомством США в порядке исполнения федерального закона или в связи с совершенствованием деловых операций и передаваемые на хранение ведомством или его юридическим законным приемником в качестве свидетельства организационной структуры, функций, политики, процессов работы или в силу информационной ценности, заключающейся в них.

     Сегодня США – одна из стран, наиболее активно трансформирующая свою систему для управления информационным обществом и экономикой.

    Интересен переход США на электронный документооборот. Согласно Закону «О ликвидации бумажного документооборота в государственных органах» 1998 года федеральные органы должны перейти на электронный документооборот и обеспечить доступ граждан к электронным документам.

     На основе Закона были разработаны правила, которые помогают государственным органам перестроить работу.  

1.2.4    Особенности нормативного регулирования организации работы с документами в Италии

Италия  – древняя страна с богатой  историей делопроизводства, насчитывающей  в буквальном смысле несколько тысячелетий.

    Делопроизводство в современной Италии существует с начала XIX века – с тех времен, когда Итальянские государства находились во власти Наполеоновской Франции. Французское правительство привило Италии классификацию документов и систему регистрации, основные черты которой сохраняются и сегодня. Через четырнадцать лет после образования Итальянской Республики, которое произошло в 1861 году, правительство открыло в Риме – Центральный Государственный Архив. Расположенный в Риме, Архив хранит документы, изданные центральными административными органами национального правительства Италии. Кроме того, Архив управляет иерархией государственных архивных организаций на всей территории Италии и формирует структуру общегосударственного делопроизводства.

Можно сказать, что современное делопроизводство в Италии началось с издания Королевского указа 1900 года, где были изложены основополагающие принципы работы канцелярий и архивных учреждений государственного правительства.

Однако  лишь в 1963 году сформировалось структура  делопроизводства в том виде, в  котором она официально существует и сейчас. В 1963 году принят Президентский указ, определивший основные требования к архивному хранению и делопроизводству, которые, с незначительными изменениями, применяется и по сей день. 

1.2.5    Особенности нормативного регулирования электронного документооборота во Франции

    13 марта 2000 года французское правительство приняло Закон, вносящий изменения в главу VI Гражданского кодекса, которая главным образом касалась формы и доказательственной силы договоров. Основной упор сделанных изменений направлен на создание общих правил, позволяющих уравнять юридическую силу электронных документов и подписей с собственноручной формой во всех сферах правоотношений.

     Статья 1316 Гражданского кодекса теперь признает в качестве доказательств буквы и цифры или любой другой знак или символ, значение которого может быть легко уяснено, вне зависимости от способа создания и передачи.

   Для большей определенности статья 1316-1 определяет условия допустимости доказательств в электронной форме: можно с достаточной долей уверенности определить лицо, от которого исходят данные, и способ их создания гарантирует целостность.

   Статья 1316-2 указывает, что в случае возникновения расхождений между электронной и бумажной копией, суд определяет, какая из них имеет большую доказательственную силу, основываясь на тщательном изучении всех обстоятельств и на непредвзятом отношении к используемому носителю.

   Данная глава ГК гарантирует, что электронные документы имеют юридическую силу и возможна оценка их надежности судом без обращения к технологической природе самого документа и связанной с ним электронной подписи.

      Требования к подписи закреплены в статье 1316-4. В ней предусмотрено, что электронная подпись может удовлетворять требованиям, предъявляемым к имеющим юридическую силу документам, в случае, если она указывает на лицо, создавшее подпись, и подтверждает согласие стороны совершить какие-либо действия по обязательству. В статье под электронной подписью понимается использование надежного средства идентификации, гарантирующего собственную связь с породившим действием.

Таким образом, степень безопасности и  надежности поднята до уровня, который  соответствует технологии цифровой подписи.  

1.2.6  Особенности нормативного регулирования электронного документооборота в Германии

     В Германии правовой режим электронных документов, подписанных электронными подписями, установлен Законом «О подписях» 2001 года и некоторыми другими нормативными актами.