Особенности систематизации и хранения внутренней переписки

ВВЕДЕНИЕ

В настоящее время внутренняя переписка  играет значительную роль  
в деятельности любой организации.

В организациях в рамках производственного процесса сотрудники ведут между собой  внутреннюю переписку. Они пишут  заявления, информируют друг друга  с помощью уведомлений о ходе проделанной работы или о том, как нужно ее выполнять. Нередко  такие документы обладают высокой  важностью  
и поэтому должны иметь юридическую силу.

Как правило, внутренняя переписка, т.е. переписка  между структурными подразделениями  организации и должностными лицами осуществляется  
с помощью служебных, докладных, аналитических записок, поэтому по инструкции по делопроизводству должно быть установлено, какие документы  
используются для внутреннего информационного обмена.

Внутренний документ – официальный  документ, не выходящий за пределы подготовившей его организации. Данные документы используются для организации работы учреждения (организации), так как они обеспечивают целенаправленное решение управленческих задач в пределах одной организации.  
К внутренним документам относятся организационно-правовые, организационно-распорядительные документы. Самостоятельные группы внутреннего документооборота составляют протоколы и акты, плановые и отчетные документы,  
документы по учету материальных и денежных средств оборудования, внутренняя служебная переписка, личного состава и т.д.

Внутренние  документы, как правило, издаются или  составляются в одном экземпляре, который после издания или  окончания работы с документом помещается на хранение в дело.

Цель  моей работы – разобраться в оформлении, составлении, применении документов, а также их подготовке и формированию в дела, предназначенных для переписки внутри организации. В классификации по видам документов эта группа (информационно-справочные) довольно значительная, важная, без неё организация не может существовать как совокупность регулирования внутренних процессов и отношений между сотрудниками.

Работа с внутренними документами  строится по той же схеме, что и  работа с исходящими документами: подготовка проекта, согласование, доработка,  
визирование, подписание (утверждение) руководителем. Только в завершении документ не отправляется из фирмы, а передается на исполнение ответственным сотрудникам.

Документы, затрагивающие права и интересы сотрудников, а также распорядительные документы рекомендуется визировать у юриста, а все финансовые документы – у главного бухгалтера. Виза руководителя отдела кадров нужна на приказах личного состава.

Я считаю свою тему особенно актуальной, т.к. ни одна организация  
не может обойтись без внутренней переписки, но мало кто знает, как действительно правильно писать и составлять такого рода документы, как правильно обратиться официально к начальству или другому лицу в организации, какой  
документ будет соответствовать той или иной ситуации.

Структура работы:

1. Введение.

2. Оглавление.

3. Теоретическая часть.

4. Практическая часть.

5. Закючение.

6. Список использованной литературы.

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

1.ТЕОРЕТИЧЕСКАЯ   ЧАСТЬ

1.1 Придание юридической силы документам 
внутренней переписки. Какие задачи она решает

В различных организациях, при разработке какого либо проекта или во время производственного процесса сотрудники проводят между собой переписку. Очень часто, производственная переписка содержит довольно важную информацию, так как сотрудники в ней описывают количество и качество выполненной работы или пишут, как её следует выполнять. Поэтому такие переписки должны иметь юридическую силу.

Чтобы придать  документу юридическую силу, необходимо соблюдать следующие правила:

• работодатель, создавая документ внутренней переписки, должен придерживаться действующих законодательных норм;
• работник может издавать документ только в пределах своей компетенции;
• работодатель обязан соблюдать правила составления и оформления документов, а также ознакомления с ним работников (при необходимости).

Придание  юридической силы 
документам внутренней переписки

Внутренняя переписка в организации  решает следующие задачи:

1. Письменно выражает и документирует мнение, просьбу, предложение одной из сторон, работодателя или работника, или носит характер информирования другой стороны.
2. Является неотъемлемым звеном в процедуре расторжения трудового договора, перевода работников, оформления отпуска и других кадровых процедур.
3. Служит необходимым документальным доказательством при рассмотрении трудового спора.
4. Для того чтобы внутренняя переписка выполняла все вышеперечисленные задачи, необходимо соблюсти следующие условия:
5. Документ должен быть правильно оформлен, с наличием всех необходимых для него реквизитов.
6. Документ должен иметь регистрационный номер по журналу учета входящей и исходящей документации.
7. На данный документ должен быть дан официальный ответ стороны-покупателя. Например, в виде резолюции.
8. Документ должен храниться с учетом установленных архивных требований.

Наиболее  часто работник ведет внутреннюю переписку с помощью заявлений, служебных и докладных записок. Документы внутренней переписки оформляются не только если нужно обмениваться официальными сообщениями между работниками, но и также между начальниками подразделений и работниками, начальниками одних подразделений и других и т.д.

В настоящее  время большая часть этой переписки  осуществляется  
в электронном виде, путем обмена сообщениями по электронной почте.  
С такими сообщениями крайне сложно доказать то, что этот электронный  
документ был создан именно данным работником (даже при установке паролей придется доказывать, что никто, кроме этого конкретного работника, не знал пароль доступа к конкретной электронной почте). Поэтому в случае конфликта или возможного конфликта рекомендуется оформлять документы в бумажном варианте, заверяя своей подписью, и регистрировать через официальное должностное лицо в компании, отвечающее за регистрацию документа.

Можно придать  такой переписке юридическую  силу, если работник распечатает электронные сообщения, а должностное лицо их зарегистрирует. Кроме этого внутренними документами компании (внутренними локальными нормативными актами) необходимо закрепить в качестве рабочего механизма  
общения именно такой способ обмена информацией, а также периодичность проверки сообщений.

1.2. особенности оформления  и составления

Справка - это документ, содержащий описание и (или) подтверждение тех или иных фактов, событий служебного или биографического характера. Справка является документом информационного характера, она содержит констатацию каких-либо фактов, событий без мнения автора о существе излагаемых вопросов. Внутренние справки не выходят за пределы организации и классифицируются как внутренние документы. Они оформляются на чистых листах бумаги формата А4 или А5.

Состав  реквизитов, используемых при составлении  внутренней справки:

• адресат;
• заголовок к тексту;
• текст;
• отметка о наличии приложения (если оно имеется);
• отметка об исполнителе (при необходимости);
• визы;
• подпись;
• дата;
• регистрационный индекс.

Автор - составитель внутренней справки (структурное подразделение  
организации) указывается в заголовочной части документа в левом верхнем  
углу. Наименование организации, как правило, включается в наименование должности руководителя организации, при оформлении реквизита «адресат».

Так как  внутренняя справка составляется не на бланке, наименование структурного подразделения - автора документа допускается указывать не в заголовочной части справки, а в реквизите «подпись».

Согласно  Типовому перечню справки имеют постоянный и временный сроки хранения.

Сводка – документ, содержащий обобщённые сведения по каком-либо вопросу (сводка предложений, сводка замечаний, требований).

Как правило, в сводке концентрируются данные из различных источников по определённым параметрам, связанным одной темой. Сводка может содержать данные только из одного источника в случае их систематизации, логической переработки, обобщения.

В сводке допускается приводить сведения об источниках информации, перечислять  и давать характеристику фактическому материалу по одному или нескольким показателям.

В целом  сводка оформляется по тем же правилам, что и справка.

Обязательными реквизитами сводки являются: наименование структурного подразделения, наименование вида документа (СВОДКА), дата документа, регистрационный номер. адресат, заголовок к тексту, текст, подпись.

Текст сводки, как правило, оформляется в виде таблицы.

Сводка  подписывается руководителем подразделения  или составителем.

Сводки  имеют временный, долговременный и  постоянный срок хранения (Типовой  перечень).

Докладная записка - это информационный документ, адресуемый вышестоящему руководителю в порядке прямого подчинения и содержащий обстоятельное изложение какого-либо вопроса с выводами и предложениями составителя. Докладные записки могут составляться по вопросам основной деятельности (о выполнении плановых заданий, об автоматизации производства и т.п.), по личному составу (о переводе работника на другую работу, наложении дисциплинарного взыскания и т.п.), по административно-хозяйственным вопросам (о проведении ремонта, об утрате пропусков и удостоверений, об организации складского хозяйства и т.п.).

В зависимости от содержания и целевого назначения докладные записки бывают инициативные (внесение предложений, изложение  просьбы, фактов, явлений) и отчетные (о ходе, состоянии, завершении каких-либо работ, поручений, планов, о результатах командировки, проверки и т.д.).

Внутренние докладные записки  оформляются на стандартных листах  
бумаги формата А4.

Формуляры внутренней докладной записки  имеют тот же состав реквизитов, схему их размещения и правила оформления, что и справки.

Текст докладной записки  состоит из двух частей. В первой (вводной) части излагается состояние вопроса, факты, послужившие причиной составления  
документа, проводится их анализ. Текст докладной записки не следует начинать словами: «Довожу до вашего сведения». Предпочтительными являются следующие устойчивые обороты: «По вашему поручению проведена…», «Во исполнение приказа…», «В соответствии с планом…» и т.п.

Во второй (основной) части докладной  записки излагаются выводы, предложения, просьбы. Не рекомендуется заканчивать  текст докладной записки словами: «Вносится на ваше рассмотрение», «Докладывается для принятия  
решения» и т.п. В конце текста докладной записки следует четко указать вносимое предложение (просьбу и т.д.) или сделать выводы. Заканчивать текст  
целесообразно словами: «Считаю (необходимым, целесообразным и т.д.)…», «Предлагаю…» , «Прошу…» и т.п.

Датой докладной записки является дата ее подписания.

Доверенность – это письменное уполномочие, выдаваемое одним лицом (доверителем) другому лицу (доверенному) для представительства интересов доверителя перед третьими лицами.

Основные реквизиты:

• фамилия, имя и отчество доверенного лица;
• наименование должности доверенного лица;
• вид действий, на совершение которых уполномочено доверенное лицо;
• образец подписи доверенного лица;
• срок действия доверенности;
• подпись руководителя и главного бухгалтера;
• печать.

При оформлении доверенности частного лица в документе в обязательном порядке указываются персональные сведения о доверителе (фамилия, имя, отчество, место жительства) и вид действий по доверенности. Имеет временный срок хранения.

Приказ - это правовой акт, который издается руководителем организации, действующим на основе единоначалия, для разрешения основных задач, стоящих перед данной организацией. Основные задачи организации определяются ее уставом (положением о ней).