Особенности систематизации и хранения внутренней переписки

Приказы издаются также в случаях, когда необходимо довести до сведения подчиненных лиц и подведомственных организаций требования директивных документов, поступивших из вышестоящих органов, и наметить конкретные мероприятия по их выполнению, определить ответственных лиц, сроки выполнения этих мероприятий. Приказы по основной деятельности оформляются на общем бланке формата А4 или на специальном бланке для приказов. Кроме  
реквизитов бланка при составлении и оформлении приказа используются следующие реквизиты:

• - заголовок к тексту;
• - текст;
• - визы;
• - подпись;
• - дата;
• - регистрационный индекс.

Текст приказа, как правило, состоит  из двух частей: констатирующей  
и распорядительной.

В констатирующей части излагаются цели, задачи и причины издания  приказа. Как правило, констатирующая часть приказа начинается с абзаца словами «в связи», «в целях», «в соответствии» и т.п. Цели и задачи предписываемых действий и причины издания приказа излагаются в форме предложений  
с отглагольными существительными, которые согласуются с управляющим словом («в связи», «в целях») в роде, числе и падеже. Обычно используются существительные в творительном или родительном падеже.

Распорядительная часть приказа  по основной деятельности начинается словом «ПРИКАЗЫВАЮ», которое печатается прописными буквами от 0-го положения  табулятора (от границы левого поля), без кавычек и без разрядки. Перед распорядительным словом (в  конце констатирующей части) знаки  препинания ставятся в зависимости от синтаксической связи.

Текст предписываемых в распорядительной части приказа действий  
начинается с новой строки и печатается с абзаца. Если исполнение приказа предполагает выполнение различных по характеру действий, то намеченные мероприятия излагаются по пунктам.

Срок хранения приказов варьируются, они имеют временный, долговременный и постоянный сроки хранения.

Распоряжение – правовой акт, издаваемый единолично руководителем, главным образом, коллегиального органа государственного управления в целях разрешения оперативных вопросов. Как правило, имеет ограниченный срок действия и касается узкого круга организаций должностных лиц и граждан.

Порядок составления и оформления распоряжений в целом аналогичен порядку оформления приказов по основой деятельности организации. Различия заключаются в следующем: распорядительная часть отделяется от констатирующей словом "ПРЕДЛАГАЮ" или "ОБЯЗЫВАЮ", которое так же, как  
в приказах печатается отдельной строкой от поля прописными буквами, или без какого-либо слова, т.е. непосредственно следует за констатирующей частью  
после двоеточия.

Распоряжения оформляются  на бланке распоряжения (бланк конкретного вида документа).

Обязательными реквизитами распоряжения являются:

• наименование организации,
• название вида документа (РАСПОРЯЖЕНИЕ);
• дата;
• регистрационный номер документа;
• место составления или издания;
• заголовок к тексту;
• подпись;
• визы согласования документа.

Распоряжения имеют постоянный срок хранения.

Протокол – документ, фиксирующий ход заседания и порядок принятия решений коллегиальным органом.

Протокол отражает деятельность по совместному принятию решений коллегиальным  органом или группой работников. Они оформляются на основании черновых записей, ведущихся во время заседания, стенограммы заседания или звукозаписи, а также материалов, подготовленных к заседанию.

Ответственность за подготовку протокола  лежит на секретаре (ответственном секретаре) коллегиального органа или секретаре руководителя. Секретарь несёт ответственность за правильность записей в протоколе.

Существует два вида протоколов: полные и краткие. Полный протокол содержит запись всех выступлений на заседании, краткий – только фамилии выступивших  и краткую запись о теме выступления. Решение о том, какую форму  протокола вести на заседании, принимает  руководитель коллегиального органа или  руководитель организации.

Протокол оформляется на общем  бланке организации с указанием  наименования вида документа – «ПРОТОКОЛ» или на специальном бланке протокола.

Обязательными реквизитами  протокола являются:

• наименование организации;
• название вида документа;
• дата и номер протокола;
• заголовок к тексту ;
• подписи.

В заголовке к протоколу указывается  название коллегиального органа или  заседания. Заголовок грамматически  согласуется с названием вида документа.

Текст протокола состоит из двух частей: вводной и основной. Вводная  часть оформляется идентично  в полной и в краткой формах протокола. В ней указываются: фамилии  председателя и секретаря, фамилии  или общее количество участников заседания и приглашённых лиц, повестка дня.

Фамилии присутствующих записываются в протокол в алфавитном  
порядке с указанием места работы и должности. В протоколах постоянно действующих совещаний и комиссий должности присутствующих не указываются.

Протоколы имеют сроки хранения от временного до постоянного.

1.3. движение документов внутри организации

Внутренний документопоток составляют документы, создаваемые  и исполь–зуемые в самом аппарате управления, не выходящие за его пределы. Происхождение этих документов совпадает со сферой их применения. Внутренний  
поток обеспечивает целенаправленное решение управленческих задач в пределах одного учреждения, организации.

К внутренним относятся организационные  документы, определяющие  
задачи, функции организации в целом, а также её структурных подразделений, компетенцию, права и обязанности должностных лиц, правила выполнения  
отдельных видов деятельности – положения, уставы, учредительные договоры, должностные инструкции, регламенты, правила, штатные расписания и др. Функцию оперативного регулирования деятельности учреждений выполняют распорядительные документы, издаваемые руководством, – приказы, указания, распоряжения, решения. Самостоятельные группы внутреннего документопотока составляют протоколы и акты, плановые и отчётные документы, документы по учёту материальных и денежных средств, оборудования, личного состава  
и т.д. В аппарате управления не рекомендуется вести внутреннюю переписку между должностными лицами и структурными подразделениями, вместо неё должны использоваться бездокументные способы обмена информацией (телефон, переговоры). Однако на практике внутренняя переписка широко распространена. Она оформляется докладными (служебными) и объяснительными  
записками, рапортами.

Каждый документопоток имеет достаточно стабильный маршрут движения, который зависит от состава и содержания документов, степени регламентации функций руководителей и структурных подразделений, распределения обязанностей между руководителями и от принятой в организации технологии работы с документами.

Наиболее нерегламентированными  являются маршруты движения внутренних документов. Причем в этом потоке движение распорядительных документов, как правило, упорядочено, а подготовка всех остальных документов  
не имеет регламентированных маршрутов и влечёт наиболее ощутимые потери времени на прохождение документов.

Передача документов в организации  между структурными подразделениями производится через инспекторов (секретарей) структурных подразделений или лиц, ответственных за документационное обеспечение. Документы  
передаются с соответствующей отметкой в регистрационной форме.

Обращение отдельных видов внутренних документов имеет особенности: проекты распорядительных документов после подготовки и согласования их  
с соответствующими подразделениями передаются в юридическую службу для проверки правильности оформления и соответствия подготовительных документов действующему законодательству.

При подготовке и оформлении протоколов, фиксирующих ход собраний, совещаний, отпадает этап составления проекта и его согласования.

Складывание документов (фальцевание) и вложение в конверты.

Протоколы, содержащие поручения отдельным  должностным лицам или подразделениям учреждения, передаются адресатам в виде выписок из протокола.

Докладные записки на имя руководителя учреждения или структурного подразделения, справки и другие внутренние документы  оперативного характера рассматриваются должностным лицом, которому они направлены, после чего в общем порядке передаются для исполнения (использования) в соответствующие структурные подразделения или помещают в дело.

1.4. система регистрации документов 
внутренней переписки

Система регистрации в  компании необходима для:

• учета наличия документов и отслеживания их движения;
• придания юридической силы документам компании;
• оптимальной организации внутреннего документооборота на предприятии;
• защиты интересов работодателя в случае судебного конфликта. В данном случае журнальная система регистрации подтвердит факт создания документа в определенную дату.

Внутренние документы регистрируются на РКК¹ или в журналах регистрации внутренних документов после их подписания (утверждения). При незначительном объёме документооборота внутренние документы допускается регистрировать в журнале регистрации исходящих документов.

Регистрация распорядительных документов и протоколов осуществляется по видам  отдельно от других внутренних документов. Распорядительные документы по основной деятельности, по личному составу, по административно-хозяйственным вопросам регистрируются отдельно. Распорядительные документы по личному составу, для которых актами законодательства Республики Беларусь установлены разные сроки хранения, регистрируются отдельно. Регистрационным индексом распорядительного документа, протокола является  
порядковый регистрационный номер, присваиваемый ему в пределах делопроизводственного года. Регистрационным индексом распорядительного документы (приказа, распоряжения) по личному составу является порядковый регистрационный номер, присваиваемый ему в пределах делопроизводственного года,  
дополненный литерой «к» (для документов 75-летнего срока хранения) или «л» (для документов 3-летнего срока хранения).

Совместные распорядительные документы, протоколы совместных заседаний имеют составные индексы, включающие порядковые регистрационные номера, присваиваемые их в организациях, их подготовивших.

Регистрационными индексами докладных  записок, справок и других  
информационно-справочных документов являются их порядковые регистрационные номера, присваиваемые в пределах делопроизводственного года, которые могут дополняться индексами дел по номенклатуре дел.

Документы, требующие контроля исполнения, передаются в контрольную службу для заполнения РКК. Из РКК на внутренние документы формируются контрольные  и справочные картотеки.

Количество  журналов (книг учета), которые необходимо вести, напрямую зависит от особенностей деятельности организации. Необходимо соблюдать следующие правила оформления журналов.

Журналы должны:

• иметь твердую обложку (для соблюдения сроков хранения);
• иметь клеевой переплет (для доказательства невозможности или  
  затруднительности удаления листа или добавления листа в существующий журнал);
• иметь пронумерованные страницы от начала до конца:
• быть прошиты;
• содержать заверительную запись. Она состоит из указания названия журнала, количества прошитых, пронумерованных страниц (цифрами и прописью), должности, подписи и расшифровки подписи руководителя организации и даты оформления журнала. Заверительная подпись проставляется на задней обложке журнала извне или снаружи нее;
• быть удостоверены печатью юридического лица и подписью руководителя организации.

Внутренний  вид журналов, в которых можно  вести регистрацию документов внутренней переписки, разрабатывается самими организациями, так как унифицированных форм журналов нет.

1.5. систематизация документов. 
Номенклатуры дел

Систематизировать – значит распределять элементы объекта (документной информации) по признакам родства, т.е. классифицировать и типизировать их. На практике простейшей классификацией документов является группировка их в определённые предметные комплексы, так называемые «дела».

В специальной  литературе в качестве терминологических  приняты следующие признаки группировок документной информации: номинальный, предметно-вопросный, авторский, корреспондентский, географический, хронологический и экспертный.