Особенности систематизации и хранения внутренней переписки

Архивное  хранение документов в организации  может осуществляться  
в несколько этапов. Определённое время они хранятся в архиве структурного подразделения, а затем передаются в архив организации. После этого часть  
документов подлежит передаче на государственное хранение.

 

Бухгалтерия ДОКЛАДНАЯ ЗАПИСКА  №

Генеральному директору  ООО «Кондитер» М.Л. Соколову

О переводе на другую работу  
Маркиной А.В.

Маркина Анна Витальевна, 1969г. рождения, работает в ООО «Кондитер» с июля 2005г. на должности специалиста. Имеет  высшее профессиональное  
образование (закончила МЭСИ), ответственный работник, квалифицированный специалист. Инициативна и исполнительна. Должностные обязанности выполняет в полном объеме, замечаний и нарушений трудовой дисциплины не имеет.

По итогам аттестации 2011г. была рекомендована к повышению к должности. В связи с уходом на пенсию ведущего специалиста Трофимовой Н.И. предлагаю перевести Маркину А.В. на должность ведущего специалиста.  
Согласие Маркиной А.В. получено.

Главный бухгалтер  К.А. Русакова

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Управление сбыта  информационных систем СЛУЖЕБНАЯ ЗАПИСКА  №

Управление производства и  внедрения  информационных систем Главному специалисту И.О. Максимову

О записи 
тематического комплекта «ИССАО» 
и программного комплекта «Телеком»

В связи с продажей тематического  комплекта «Информационно-справочная система архивной отрасли» (ИССАО) Отделу по делам архивов  
администрации Корякского автономного округа, прошу записать дик с данным тематическим комплектом и программным продуктом «Телеком для Windows» (локальный вариант).

Специалист  П.А. Потапов

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Общество  с ограниченной ответственностью

«МАНЕВРОВЫЕ ТЕПЛОВОЗЫ»

(ООО  «Маневровые тепловозы»)

ДОВЕРЕННОСТЬ

Зеленоград, двадцать первое сентября две тысячи восьмого года

Общество с ограниченной ответственностью «Маневровые тепловозы» доверяет заместителю  директора Ключникову Александру Григорьевичу (паспорт: серия 15 00 № 243400, выдан 15 июня 2002 года ОВД Бежицкого района г.Брянск) право на проведение переговоров, заключение договоров и подпись всех соответствующих документов, в том числе и финансовых, от имени и по поручению ООО «Маневровые тепловозы».

Доверенность  действительна по 20 сентября 2011 года.

Директор  К.В. Федотов

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Общество  с ограниченной ответственностью

«ИНФОРМСИСТЕМЫ»

(ООО  «Информсистемы»)

ПРИКАЗ

№  

Москва

О назначении ответственного 
за ведение, хранение, учет  
и выдачу трудовых книжек

В соответствии с требованиями п.45 «Правила ведения и хранения трудовых книжек, изготовление бланков трудовых книжек и обеспечение ими работодателей», утв. постановлением Правительства РФ от 16.04.2003 № 225  
«О трудовых книжках», и принятой в организации системой распределения должностных обязанностей   приказываю:

1. Назначить ответственным за ведение, хранение, учет и выдачу трудовых книжек секретаря Максимову О.К.

2. При отсутствии Максимовой О.К. ответственный за ведение, хранение, учет и выдачу трудовых книжек назначается приказом директора.

3. Контроль за исполнением приказа возложить на офис-менеджера  
Воронову Г.А.

Директор  Д.М. Щукин

Офис-менеджер

 Г.А. Воронова

 

С приказом ознакомлена О.К. Максимова

 

Общество  с ограниченной ответственностью

«ИНФОРМСИСТЕМЫ»

(ООО  «Информсистемы»)

ВЫПИСКА ИЗ ПРИКАЗА

20 февраля 2013 г. № 23

Москва

О назначении ответственного 
за ведение, хранение, учет  
и выдачу трудовых книжек

В соответствии с требованиями п.45 «Правила ведения и хранения трудовых книжек, изготовление бланков трудовых книжек и обеспечение ими работодателей», утв. постановлением Правительства РФ от 16.04.2003 № 225  
«О трудовых книжках», и принятой в организации системой распределения должностных обязанностей   приказываю:

1. Назначить ответственным за ведение, хранение, учет и выдачу трудовых книжек секретаря Максимову О.К.

Директор  Д.М. Щукин

Верно

Секретарь  Н.В. Павлова

28.02.2013

 

общество с ограниченной ответственностью

«ОАЗИС»

(ООО «Оазис»)

ПРОТОКОЛ

07.02.2013 г. № 15

Москва

Общего собрания участников общества

Председатель  – В.Н. Петров

Секретарь –  В.И. Алексеева

Присутствовали: 42 человека (список прилагается)

Повестка  дня:

1. Об избрании генерального директора общества. Сообщение председателя правления общества Петрова В.Н.

1. СЛУШАЛИ:

Петров В.Н. – предлагаю рассмотреть для избрания на должность генерального директора общества кандидатуру Ершова Алексея Сергеевича, 1967 г.р. Ершов А.С. имеет два высших образования (менеджемент и юриспруденция), обладает большим опытом руководящей работы.

Ершовым А.С. представлены рекомендации, полученные на предыдущих местах работы (в ООО «Евросервис» и ООО «Интерьер»). В соответствии с Уставом ООО «ОАЗИС» предлагаю избрать Ершова А.С. генеральным директором общества сроком на два года с 10.02.2013.

ВЫСТУПИЛИ:

Корнеев В.Б., участник общества – поддержал кандидатуру Ершова А.С, охарактеризовал его как хорошего организатора, креативного руководителя.

Белякина Н.Д., участник общества – рассказала о деятельности Ершова А.С. в должности директора ООО «Интерьер» в период их совместной работы в этой организации с октября 2010г. по декабрь 2012 г., предложила избрать Ершова А.С. генеральным директором общества.

ПОСТАНОВИЛИ:

Избрать Ершова А.С. генеральным директором ООО «ОАЗИС» сроком на два года: с 10.02.2013 по 10.04.2015.

Председатель  В.Н. Петров

Секретарь  В.И. Алексеева

Канцелярия СВОДКА  №

Генеральному директору А.Ю. Петрову

О данных результатов исполнения 
документов в I квартале 2012 г. 
по подразделениям компании

Наименование  подразделения	Всего	Январь			Февраль			Март
		исполнено	просрочено	на исполнении	исполнено	просрочено	на исполнении	исполнено	просрочено	на исполнении
Управление делами	96	26	3	4	19	5	7	28	2	4
Финансовое управление	63	15	2	3	11	1	5	17	3	6
Управление торговых операций	63	13	2	4	17	1	5	16	2	3
Управление закупок	76	22	3	3	18	1	3	21	1	4
Информационно-аналитическое управление	56	11	3	2	13	1	4	15	4	3
Управление автоматизации	26	5	1	1	7	1	2	6	1	2
Бухгалтерия	64	14	1	2	17	1	4	19	1	5
Отдел персонала	26	5	–	2	4	–	1	10	2	2
Юридический отдел	24	6	–	2	5	–	2	8	–	1
Административно-хозяйственный отдел	49	10	2	2	12	–	4	13	2	4
ИТОГО:	543	127	17	25	123	11	39	153	18	34

Зав. канцелярией  А.Ю. Тимофеева

Отдел перевозок СПРАВКА  №

Генеральному директору  Туристической компании «Мир» М.М. Савельеву

Об организации  авиаперевозок 
туристов по состоянию на 01.07.2011

К началу туристического сезона нашей  компанией было зарезервировано 45 посадочных мест в самолетах авиакомпании «Россия», следующих чартерным рейсом в г.Рим (Италия).

К 01.06.2011 вопреки предварительному прогнозу, численность туристических групп, вылетающих в Италию, возросла до 80 человек, в результате чего из-за нехватки посадочных мест у нас возникли трудности с отправкой туристов. Самолеты авиакомпании «Россия» имеют 180 посадочных мест, но предоставлять большее число мест компания не может.

Для решения  вопроса с отправкой туристических  групп по предложению нашего отдела был заключен контракт с авиакомпанией  «Внуковские авиалинии», которая имеет возможность предоставлять нам до 100 посадочных мест на каждом рейсе в г.Рим.

Старший менеджер  О.Н. Соколикова

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

закрытое акционерное общество

«НОРДИНГ»

(ЗАО «Нординг»)

РАСПОРЯЖЕНИЕ

№  

Москва

О подготовке к семинару

«Актуальные вопросы 
управления архивным делом»

В связи с проведением 29 февраля 2013 г. семинара «Актуальные вопросы управления архивным делом»,   обязываю:

1. Ведущему специалисту Управления сбыта информационных систем Ивановой М.Ю. составить письмо-приглашение на семинар и организовать его рассылку архивным органам и учреждениям, а также пользователям и потенциальным пользователям тематического комплекта «Информационно-справочная система архивной отрасли» (ИССАО).

Срок  исполнения до 20.03.2013.

2. Ведущему специалисту Управления производства и внедрения информационных систем Петровой А.В. подготовить текст доклада «Информационно-справочная система архивной отрасли (ИССАО) – официальная система Росархива (новый этап развития)».

Срок  исполнения до 25.03.2013.

3. Контрль за исполнением распоряжения возложить на заместителя генерального директора Некрасова Т.П.

Генеральный директор  А.А. Максимов

Начальник Управления 
сбыта информационных систем

  Т.П. Некрасов

 

С распоряжением  ознакомлены:  М.Ю. Иванова

А.В. Петрова

закрытое акционерное общество «ПРОВАНС» (ЗАО «Прованс») АКТ 05 марта 2013г. № 29 Москва

УТВЕРЖДАЮ Генеральный директор  В.И. Петров

О проверке сохранности документов

Основание: приказ генерального директора  от 25 февраля 2013 г. № 36 « О проведении проверки сохранности документов»

Составлен комиссией:

Председатель  – заместитель генерального директора  Крылов А.И.

Члены комиссии:	1.	Заместитель главного бухгалтера Дроздов В.Ю.
	2.	Заместитель начальника Управления производства   и внедрения информационных систем Лобанов Д.В.
	2.	Заместитель начальника Управления сбыта информационных систем Горшакова С.И.

Комиссия 05 марта 2013 г. провела проверку организации и условия хранения документов в ЗАО «Прованс».

Документы хранятся в структурных подразделениях, сформированные  
в дела в соответствии с номенклатурой.

Фактов  гибели, утраты, порчи или незаконного  уничтожения документов не установлено.

Комиссия  рекомендует предоставить специальное  помещение для архива, оборудовав его стеллажами.

Составлен в 3-х экземплярах:

1-й –  бухгалтерия,

2-й –  Управление производства и внедрения  информационных систем,

3-й –  Управление сбыта информационных  систем.

Председатель  комиссии  А.И. Крылов

Члены комиссии  В.Ю. Дроздов

Д.В. Лобанов

С.И. Горшакова

 

 

ЗАКЛЮЧЕНИЕ

Конечно, в каждой организации складываются какие-то свои традиции  
в оформлении документов, но при этом следует добиваться, чтобы при всех различиях документ был чётким, конкретным, доказательным, объективным, написанным с соблюдением правил стилистики и красиво оформленным, а его содержание отвечало требованиям деловой вежливости.

В своей  работе я старалась по максимуму  донести, что такое внутренняя переписка, как правильно оформлять соответствующие документы и как их правильно хранить. А завершающим этапом процесса делопроизводства является подготовка исполненных документов к архивному хранению. Документы организации, образовавшиеся в процессе делопроизводства, в дальнейшем либо остаются на длительное архивное хранение, либо хранятся краткие сроки, а затем выделяются к уничтожению.