Особенности систематизации и хранения внутренней переписки

Номинальный признак – это группировка  в одно дело документов одного вида. Примером такого рода может служить  организационно-распорядительная документация (приказы, протоколы, акты).

Предметно-вопросный признак – это совокупность документной информации, её объединение по типизированному виду.

Авторский признак является приоритетным при  подборе документов  
одного автора, единого творческого коллектива (статьи, диссертации, тезисы докладов и сообщений).

Корреспондентский признак превалирует при формировании переписки  
с конкретным юридическим или физическим лицом.

Географический  признак целесообразен при группировке  документов  
нескольких корреспондентов на территории данного региона.

Хронологический признак уместен при формировании документов по конкретным временным  параметрам (балансовые отчёты предприятия  за 2000–2005 годы).

Экспертный  признак учитывает сроки хранения документов (постоянного хранения –  свыше 10 лет и временного хранения – до 10 лет.

Для обеспечения  правильной систематизации документов в организации должна составляться номенклатура дел. Номенклатура дел  – систематизированный перечень наименований дел, заводимых в организации, с указанием сроков их хранения, оформленный в установленном порядке.

В номенклатуру дел включаются все документы, образующиеся в деятельности предприятия, кроме технической документации и печатных изданий. Номенклатура дел составляется в последнем квартале текущего года на следующий. Номенклатуру дел составляет работник службы ДОУ с привлечением специалистов структурных подразделений.

Текст номенклатуры дел представляет собой таблицу из пяти граф.  
Содержательная часть текста номенклатуры дел группируется по разделам.

Названиями  разделов являются наименования структурных  подразделений или направлений деятельности фирмы. Названия разделов нумеруются  
парами арабских цифр и указываются в графе 2.

В графе 1 номенклатуры дел указывается делопроизводственный индекс дела, который должен включать порядковый номер раздела и порядковый  
номер заголовка дела в пределах этого раздела. Например, 01-05.

В графе 2 указывают заголовки дел. Порядок расположения заголовков внутри раздела определяется важностью документов, входящих в дело. В начале располагаются заголовки организационных документов, далее – распорядительных и справочно-информационных (планы, отчеты, акты, справки и т.д.)  
в порядке убывания сроков хранения. При составлении заголовков необходимо учитывать следующее:

• заголовок должен быть кратким, четко сформулированным;
• заголовок должен полностью соответствовать смысловому содержанию документов, формируемых в данном деле;
• заголовки типа «Общая переписка», «Материалы разные» и т.п. не допускаются.

Заголовок дела должен состоять из следующих  элементов:

• наименование вида или разновидности документов;
• наименование предприятия или структурного подразделения;
• корреспондент;
• краткое содержание документов дела;
• название региона, с которым связано содержание документов дела;
• даты (период), к которым относятся документы дела;
• указание на копийность документа.

В номенклатуру дел включаются справочные картотеки и журналы регистрации. Графа 3 заполняется по окончании года, на который составлена  
номенклатура дел. В графе 4 указывается срок хранения дела и ссылка на статью перечня, которой руководствовался составитель номенклатуры дел.

В графе 5, если необходимо, проставляются отметки о переходящих  
делах, об уничтожении дел, о месте хранения подлинника, «Дело не заведено» и т.д.

При оформлении номенклатуры дел в каждом разделе  оставляют резервные номера (свободное место) для того, чтобы была возможность внести в номенклатуру заголовки дел, сформированных в течение года.

Номенклатуру  дел подписывает составитель. При  необходимости оформляют гриф согласования с экспертной комиссией (ЭК)

Номенклатуру дел утверждает руководитель организации. В течение  
календарного года необходимо формировать дела строго в соответствии с номен–клатурой дел.

После того, как год истек, в начале следующего календарного года на  
основании данных граф 3, 5 составляется итоговая запись о количестве заведенных дел.

1.6. формирование дел

Исполненных документов в учреждении, фирме накапливается много. Чтобы  в них легко можно было разобраться  и быстро найти нужную информацию, документы после их исполнения группируют в дела, т.е. раскладывают  
в отдельные папки.

Формирование  дела определяется как «Группировка исполненных документов в дело в соответствии с номенклатурой дел и систематизация документов внутри дела». Распределение документов в дела проводится в соответствии  
с номенклатурой дел. Правильное и своевременное распределение и подшивка документов в дела обеспечивает не только возможность быстрого поиска документа, но и его сохранность, исключают его потерю. Поэтому этой стадии  
работы с документами всегда придавалось большое значение и были выработаны единые требования к формированию и оформлению дел.

Основными нормативными документами, которыми необходимо пользоваться сегодня при организации работы по формированию, оформлению и хранению дел являются «Основные правила работы ведомственных архивов»  
и «Государственная система документационного обеспечения управления».

Порядок формирования, хранения и оформления дел должен быть на  
основании указанных нормативных актов изложен в инструкции по делопроизводству конкретного учреждения, фирмы с указанием специфики формирования отдельных категорий дел. Этой инструкцией должны руководствоваться работники учреждения, ответственные за формирование и хранении дел.

Формируют и хранят дела в структурных подразделениях по месту образования документов

Распорядительные  документы, переписку руководства и важнейшие внутренние документы формируют и хранят в канцелярии или секретариате  
руководства.

В небольших  учреждениях, фирмах дела централизованно  формирует  
и хранит секретарь.

В структурных  подразделениях выделяются лица, ответственные  за  
сохранность документов и формирование их в дела. Контроль за правильным формированием дел и методическое руководство этой работой осуществляет ведомственный архив и соответствующий государственный архив.

Формирование  дела начинается сразу с начала года. Поэтому на каждое названное в  номенклатуре дело к началу года должна быть заведена папка. Это может быть папка-скоросшиватель или папка-регистратор.

На обложке  каждого заводимого дела указывается  название учреждения, фирмы. Если учреждение имеет официально признанное сокращённое  наименование, то лучше употребить его. Затем с новой строки пишется название структурного подразделения.

Под названием  структурного подразделения в середине обложки указывается индекс дела по номенклатуре. Например, Дело № 02-24, где 02 значит  
индекс структурного подразделения, а 24 – порядковый номер дела по номенклатуре.

Заголовок на обложку дела обычно переносится  полностью из номенклатуры. Внизу обложки дела указывается срок хранения (если дело имеет постоянный срок хранения, пишется «хранить постоянно»).

Раскладка документов в дела производится секретарём или лицами, ответственными за эту работу в структурных подразделениях систематически, ежедневно в течение всего года.

Исполненные документы должны иметь отметку  об исполнении и помещаются в дела в тот же день к концу рабочего дня. Строгое выполнение этого несложного правила исключит потерю документов и обеспечит их сохранность.

В дело могут  быть подшиты только те документы, которые  предусмотрены в нём номенклатурой. В случае появления документов, не предусмотренных номенклатурой, заводится самостоятельное дело, а его название дописывается  
в номенклатуру дел под резервным номером.

Прежде  чем подшить документ в дело, следует  проверить, исполнен ли он (должна быть пометка). Неисполненные, а также  подлежащие возврату документы подшивать в дело запрещается. Далее проверяется правильность оформления документа. В «Основных правилах работы ведомственных архивов» указывается, что: «Каждый документ, помещённый в дело, должен быть оформлен в соответствии с требованиями государственных, республиканских, отраслевых стандартов и других нормативных актов», т.е. перед подшивкой ещё раз проверяется наличие подписей, заверительной надписи, отметок, дат, индексов.

Документы включаются в дело только в одном  экземпляре. Черновики, размноженные копии  в дело не подшиваются. Исключение могут  составлять черновики и дублетные  материалы особо ценных документов, а также копии, на которых есть какие-либо резолюции, пометки, визы, дополняющие  содержание первых экземпляров.

Толщина каждого дела не должна превышать 30-40 см. около 250 листов, если документ больше, дело разделяется на два или боле тома.

При формировании дел следует соблюдать ряд  требований. Важнейшим из них является группировка в отдельные дела документов постоянного и временного хранения. Лишь в исключительных случаях документы разных сроков хранения, но связанные с рассмотрением одного вопроса, помещают в одну папку, но после принятия решения и окончания дела документы переформируются.

Документы формируются в дело только за один календарный год.  
Исключение из этого правила составляют переходящие дела; судебные дела; личные дала, которые формируются в течение всего периода работы лица в учреждении, а также выборных органов и их постоянных комиссий, формируемые в дела за период их созыва.

Документы помещаются в дело со всеми относящимися к ним приложениями и дополнительными материалами, возникшими в ходе решения вопроса. Однако в тех случаях, когда приложения имеют большой объём, их целесообразно формировать в самостоятельные тома.

Например, к приказам часто подбирают различные  заявления, справки, акты, записки, послужившие  основанием для их издания. Их можно  группировать отдельно. Также часто формируют протоколы и документы к ним. Плановая и отчётная документация (планы, заявки, сметы, отчёты и расчёты к ним) помещается в дело того года, к которому она относится по своему содержанию, независимо от времени её составления или даты поступления.

Внутри  дела документы систематизируются  в вопросно-логическом, хронологическом, алфавитном и нумерационном порядке, но возможны сочетания и комбинации. Как правило, документы в деле группируются по вопросно-логическому принципу, предусматривающему размещение документов в после–довательности решения вопроса. Эта группировка совпадает с хронологическим принципом группировки.

При алфавитной систематизации документов используют фамилии их  
авторов, названия учреждений. В нумерационном порядке группируются однородные документы, имеющие порядковую нумерацию (квитанции, накладные).

1.7. архивное хранение документов

Достаточно большой пласт централизованного  документооборота составляют так называемые внутренние документы. В их число входят ОРД, предназначенные для использования только внутри организации. Это могут быть приказы руководства касательно внутренней деятельности организации, протоколы совещаний, различные нормативные документы (должностные инструкции,  
положения о структурных подразделениях).

На этом этапе в функции канцелярии входит выполнение таких операций, как:

• подготовка проекта внутреннего документа;
• обеспечение согласования документа;
• утверждение;
• регистрация;
• рассылка по подразделениям;
• контроль исполнения документа;
• подшивка копии в дело.

Проекты внутренних документов могут подготавливаться структурными подразделениями организации  или секретарями руководства. Технология их дальнейшей обработки совершенно аналогична технологии обработки входящих документов.

Организация архивного хранения документов и  их эффективного использования – одна из основных задач службы документационного обеспечения. Структура архива организации формируется согласно номенклатуре дел. Это самостоятельный документ, составление которого является сложной и многоступенчатой работой.

Номенклатура  дел пересматривается ежегодно до наступления делопроизводственного года. При её составлении учитываются структура предшествующей номенклатуры и планы функционирования организации в следующем  
году. Каждое структурное подразделение готовит свою часть, а затем отдельные куски централизованно сводятся в общую номенклатуру. Проект номенклатуры подлежит утверждению руководителем организации.

В течение делопроизводственного года документы, оперативная работа  
с которыми закончена, подшиваются в дела согласно действующей номенклатуре. При этом возможно появление документов, которые не были предусмотрены при её составлении. Если это происходит, заводится дело с новым заголовком, о чём делается пометка в номенклатуре. Также вполне вероятно, что за весь год не появится ни одного документа для заведения дела с предусмотренными заголовками. О каждом заведённом деле в номенклатуре делается соответствующая пометка.