1 ЗАГАЛЬНА ХАРАКТЕРИСТИКА АРХІВНОГО
ФОНДУ ДОННУ
- Основні положення про архівний фонд ДонНУ
Згідно з Законом України
«Про Національний архівний фонд та архівні
установи» (3814-12) Донецький національний
університет створює архівний підрозділ
для тимчасового зберігання
архівних документів, що нагромадилися
за час діяльності, використання відомостей,
що містяться в цих документах, для службових,
виробничих, наукових та інших цілей, а
також для захисту прав і законних інтересів
громадян.
Архівний підрозділ є самостійною
структурною частиною університету, яка
входить до складу канцелярії.
У своїй діяльності архівний підрозділ
керується Конституцією 254(к)96-вр і
законами України, актами Президента України,
Кабінету Міністрів України, іншими
нормативними актами та цим Положенням.
З питань організації та методики
ведення архівної справи архівний підрозділ
керуються наказами Державного комітету
архівів України та методичними
вказівками Держархіву Донецької області.
Архівний підрозділ працює відповідно
до річного плану, який затверджує
ректор університету, і звітує перед ним
про проведену роботу
Службові обов’язки працівників
архівного підрозділу визначається
посадовими інструкціями, які затверджує
ректор університету.
Основними завданнями архівного підрозділу
є:
- приймання від структурних підрозділів
університету та зберігання архівних
документів з різними видами носіїв інформації;
- контроль разом із службою діловодства стану зберігання та правильності оформлення документів у структурних підрозділах університету;
- участь у складанні та погодженні зведеної
номенклатури справ університету, перевіряння
відповідності формування документів
у справи затвердженій номенклатурі;
- подання на державну реєстрацію документів Національного архівного фонду, ведення їх держаного обліку та подання відомостей про їх кількість
за встановленою формою Державного архіву
Донецької області;
- проведення попередньої експертизи цінності документів, що знаходяться на зберігання, складання та подання на розгляд експертної комісії університету проектів описів справ Національного архівного
фонду, описів справ тривалого (понад 10
років) зберігання, описів справ з особового
складу працівників університету та актів
про вилучення для знищення документів,
що не внесені до Національного фонду;
- створення та вдосконалення довідкового апарату до архівних
документів;
- організація в установленому Держкомархівом порядку користування архівними документами, видання архівних довідок, копій, витягів з документів юридичним особам і громадянам;
- підготовка і передання документів Національного архівного фонду
до Держархіву Донецької області;
- участь у заходах з підвищення фахової кваліфікації працівників університету, які відповідають за роботу з документами.
Для виконання покладених на архівний
підрозділ завдань його надається
право:
- вимагати від структурних підрозділів університету передання на зберігання документів, оформлених згідно з чинним законодавством;
- повертати структурним підрозділам на доопрацювання документи, оформлені з порушенням встановлених вимог;
- давати структурним підрозділам університету рекомендації
з питань, що входять до компетенції архівного
підрозділу;
- запитувати від структурних підрозділів університету відомості, необхідні для роботи;
- інформувати керівництво університету про стан роботи з документами та вносити пропозиції щодо її поліпшення;
- брати участь у засіданнях дорадчих органів, нарадах, що проводяться університетом, в разі розгляду на них питань роботи з документами.
На посаді керівника архівного
підрозділу призначається особа
з вищою освітою і стажем
роботи за спеціальністю не менш як три
роки.
Завідуючий архівом призначається
на посаду і звільняється з посади
ректором університету.
Порядок взаємодії архівного підрозділу
з іншими структурними підрозділами
університету визначається ректором університету.
До складу документів архівного
підрозділу входять:
- закінченні у поточному діловодстві документи паперовою основою, віднесені до Національного архівного фонду, та тривалого (понад 10 років) зберігання, створені структурними підрозділами університету;
- науково – технічна, кіно– фото–
фоно- відео документація, електронні
документи, створенні в університеті або
одержані ним на законних підставах;
- особові архівні фонди працівників університету;
- документи з різними видами носіїв, підприємств і установ – попередників організації, що ліквідовані
в установленому порядку;
- друковані видання, що доповнюють архівні документи і необхідні для науково – методичної та інформаційно – довідкової роботи архівного підрозділу університету;
- довідковий та обліковий апарат до архівних документів.
Документи з кожним видом носіїв
інформації повинні зберігатися
в архівному підрозділі університету
окремо.
Документи з паперовими носіями
інформації передаються із структурних
підрозділів університету до архівного
підрозділу через два роки після
закінчення їх у діловодстві в упорядкованому
стані за описами зразка, затвердженого
Держкомархівом.
Науково технічна та електронна документація
передається до архівного підрозділу
університету, одразу після затвердження
порядку, встановленому державними
стандартами України.
Кіно-, фото-, фоно-, відео документація
передається до архівного підрозділу
університету одразу після завершення
її виробництва.
Установлюють граничні строки тимчасового
зберігання документів Національного
архівного фонду в архівному
підрозділі університету, 10 років.
Строки тимчасового зберігання
документів у архівному підрозділі
ДонНУ можуть бути змінені з дозволу
Держархіву Донецької області.[10]
Рисунок 1.1 «Організаційна структура
архівного фонду ДонНУ».
Основні обов’язки завідуючого
архівом:
- організація роботи архіву університету – планування роботи з архівізації документально – фактографічного фонду університету, планування режиму архіву, формування кошторисів витрат на експертизу цінності документів, формування канкуляції
платних послуг архіву;
- формування архівного фонду університету – оформлення архівних описів справ, інформаційно – пошукового апарату до архівного фонду;
- комплектування архівного фонду університету повноцінною документальною інформацією. Формування електронного
інформаційно – довідкового апарату документального
архівного фонду;
- організація експертизи цінності документів. Формування Постійного діючої експертної комісії, планування її роботи. Організація робіт з експертизи цінності документів структурних
підрозділів університету, здійснення
відбору документів на постійне і довгострокове
зберігання, контроль за знищенням документів
короткострокового терміну зберігання,
організація переплетення документів;
- організація належних умов зберігання документів архівного
фонду університету – виконання вимог
санітарно – технічних норм зберігання
документів, правил пожежної безпеки,
профілактичних робіт;
- організаційно – методична робота:
- розробка положень, інструкцій, методичних рекомендацій, вказівок з питань організації
архівної справи в університеті, організації
експертизи цінності документів, порядку
архівізації документів структурними
підрозділами;
- участь у внутрішніх практичних семінарах з питань організації діловодства в університеті;
- надання практичної допомоги працівникам
структурних підрозділів у формування
описів справ постійного строку зберігання,
номенклатури справ, документального
оформлення роботи експертних комісій
структурних підрозділів;
- комплектування нормативно – методичної бази з питань організації діловодства,
архівної справи, типових переліків документів,
зі строками їх зберігання.
- комплектування національного архівного фонду України – передача документів архівного фонду університету постійного строку зберігання до державної архівної установи. Складання
і погодження з обласним архівом зведених
описів справ;
- контроль за станом зберігання документів, що належать до національного архівного фонду України. В структурних підрозділах і навчально – наукових комплексах, які входять до складу університету;
- Організація належного і законного використання документів ті інформація, що міститься в справах архівного фонду університету:
- оформлення архівних довідок (Додаток А і Б), копій документів на запити
громадян;
- з дозволу керівництва університету надавати довідкову
інформацію на офіційні запити сторонніх
організацій і установ;
- надання довідкової інформації керівникам структурних підрозділів в межах їх повноважень, за дозволом керівництва університету видавати у тимчасове користування справи для оформлення ними довідок
на запити громадян;
- культурно – просвітницька робота, навчально – практична робота з архівним фондом;
- використання запитів соціально – правового характеру, надання документів для вивчення в читацьких залах бібліотеки;
- видача архівних справ у тимчасове користування
за офіційними запитами правоохоронних
та карних органів з дозволу керівництва.[8]
Основні обов’язки архіваріуса
і документознавця тісно пов’язані,
відрізняється лиш тим, що архіваріус
більше виконує пошукову роботу,
а документознавець виконує роботу на
комп’ютері.
- архіваріус виконує роботу з обробки документів архівного фонду університету;
- оформлює поштові відправлення;
- повинен знати, правила роботи відомчого архіву;
- вимогу до оформлення архівних довідок, копії документів, описів;
- вимогу до умов зберігання і належного використання документів архівного фонду;
- вимоги до реєстраційних форм архівного фонду;
- вимоги до інформаційно – пошукового апарату архівного фонду;
- діючи в університеті класифікатори структурних підрозділів, організаційно – розпорядчих
документів тощо;
- класифікаційну схему формування інформаційно – пошукового апарату архівного фонду університету;
- здійснює пошук документів у архівних сховищах на запити, розміщення їх на стелажах в сховищах архіву у відповідності до класифікації схеми;
Обов’язки документознавця, також
як у архіваріуса, за умови:
- виконує діловодні роботи з оформлення архівних довідок і копій з архівних документів, друкування описів документів постійного і довгострокового терміну зберігання;
- знати вимоги до оформлення документів
на ПК;
- під час відсутності зав.архівом виконує роботи, пов’язані з обробкою документів архівного фонду і готує відповіді на запити, які надійшли, за підписом ректора.
- видає за проханням керівництва, або громадян архівні довідки, інформацію, копії архівних
документів у відповідності до вимог Правил
роботи відомчих архівів.[7]
Згідно ст..28 Закону України «Про
Національний архівний фонд та архівні
установи» і відповідно до вимог пп.7.2.12.-7.2.13.
Правил роботи архівних підрозділів органів
державної влади, місцевого самоврядування,
підприємств, установ і організацій,
держархів області робить запит (Додаток
В) на надання паспорта архівного підрозділу
ДонНУ.
Архівний
фонд ДонНУ щорічно, станом на 1 грудня
поточного року, надавати держархіву
паспорт (Додаток Г).
- Формування документів у справи згідно номенклатури в ДонНУ
Керуючись ст.. 28 ч.І Закону України
«Про Національний архівний фонд та архівні
установи» та відповідно до річного
плану роботи держархіву Донецької
області, заступником начальника відділу
формування НАФ та діловодства Костенко
І.О. проведена тематична перевірка формування
документів у справи згідно з номенклатури
в Донецькому Національному університеті
(далі - університет).
Перевіркою було встановлено, що в
номенклатура справ університету впроваджена
у діловодство. Щорічна номенклатура переглядається,
до неї вносяться відповідні зміни та
доповнення, якщо вони мали місце у процесі
ведення діловодства, та затверджується
ректором університету. Номенклатура
справ погоджувалась з експертно – перевірочною
комісією (далі - ЕПК) держархіву в 2002 році,
і зафіксовано у відповідному протоколі
засідання ЕПК від 01.03.2002 №1.
До номенклатури справ внесені
документи всіх структурних підрозділів
університету. Серед документів постійного
терміну зберігання присутні організаційно
– розпорядчі документи (накази ректора,
протоколи засідань колегіальних органів,
звіти з основних питань діяльності університету
та ін..), документи з питань організації
навчального процесу (протоколи засідань
Рад факультетів, протоколи засідань кафедр,
навчальні програми та ін..).
Щорічно працівниками архівного підрозділу
університету проводяться перевірки
структурних підрозділів з питань
правильності складання номенклатури
справ та формування документів у справи
згідно затвердженій номенклатурі.
В ході перевірки відбувалося відвідування
кафедри міжнародних відносин історичного
факультету та кафедри філософії з метою
ознайомлення з порядком формування документів
у справи відповідно діючої номенклатури
справ. В діловодство вказаних кафедр
впроваджена номенклатура справ, документи
формуються у справи за учбовий рік відповідно
до номенклатури. У справи вмішується
тільки оригінали документів. Документи
постійного зберігання сформовано у справи
окремо від документів тимчасового зберігання.
Протоколи засідань колегіальних органів,
як одного з основних документів з
організації учбового процесу, групуються
в справи в хронологічному порядку
та за номерами. Документи до засідань
цих органів систематизуються за
датами та номерами протоколів, а середні
групи документів, що стосуються одного
протоколу, - за порядком денним засідання.
Документи тривалого терміну зберігання
передаються до архівного підрозділу
університету.
В 2005 році в архівному приміщенні
університету були проведені ремонтні
роботи. Зараз в розпорядженні архівного
підрозділу мається 8 архівних приміщень.
В 2007 році під архів додатково було виділено
два архівних приміщення, в яких зараз
проводяться ремонтні роботи.
В процесі перевірки було встановлено
деякі недоліки. А саме, не переносяться
на паперові носії відомості (особові
рахунки) з заробітної плати працівників
університету, що перешкоджає якісному
формуванню їх у справи згідно номенклатури.
Електронні копії цих документів не мають
юридичної сили з причини відсутності
в університеті цифрового електронного
підпису.