Отчет по практике в архивном фонде

Документи, які створюються і формуються на кафедрах і підлягають включенню у номенклатури справ:

• Накази ректора (проректора), вказівки декана факультету з питань діяльності кафедри. Копії.
• Витяги з рішень Вченої Ради університету. Ради факультету з питань діяльності кафедри.
• Річний план і звіт про роботу кафедри.
• План і звіт з бюджетних госпдоговорних НДР.
• План роботи науково – методичних семінарів.
• План підвищення кваліфікації професорсько – викладацького складу.
• Індивідуальні плани роботи викладачів.
• План видання навчальної і навчально – методичної літератури і підсумки його виконання.
• План роботи і звіт про роботу наукових студентських семінарів кафедри.
• План і звіт з виховної роботи.
• Звіти студентів про навчальну і виробничу практику. Звіти керівників практики.
• Типовий навчальний план з спеціальності.
• Робочий навчальний план (бакалавра, спеціаліста, магістра) з спеціальності.
• Концепція підготовки фахівців за кваліфікаційним рівням (бакалавра, спеціаліста, магістра).
• Освітньо – професійна програма підготовки фахівців за кваліфікаційним рівнем (бакалавра, спеціаліста, магістра).
• Освітньо – кваліфікаційна характеристика фахівця.
• Комплексні контрольні роботи.
• Комплексні кваліфікаційні завдання.
• Типові програми дисциплін.
• Навчальні програми дисциплін за індивідуальним вибором студента.
• Робочі програми дисциплін.
• Наскрізні і робочі програми навчальної, виробничої і педагогічної практики.
• Протоколи засідань кафедри.
• Протоколи засідань науково – методичних комісій.
• Інструктивно – методичні матеріали до семінарних, практичних, лабораторних занять.
• Методичні вказівки для студентів з питань самостійної роботи із спеціальною літературою, написання курсових. Контрольних і дипломних робіт.
• Розрахунок навчального навантаження кафедри на рік.
• Розклад навчальних занять.
• Графіки консультацій.
• Документи про роботу філії кафедри (плани, договори, звіти, зведена інформація тощо).
• Щоденники виробничої (педагогічної) практики студентів.
• Тематика курсових і дипломних робіт.
• Екзаменаційні білети.
• Контрольні і лабораторні роботи.
• Курсові роботи.
• Дипломні роботи.
• Аналіз поточного контролю знань студентів.
• Журнал взаємного відвідування занять викладачами кафедри.
• Журнали обліку роботи викладачів кафедри.
• Документи (акти, довідки, листування тощо) з питань впровадження НДР кафедри.
• Документи про створення програмно – цільових структур сумісно з кафедрою – навчальних, навчально – наукових, навчально – виробничих (договори про співробітництво, положення, плани робіт, програми, звіти, довідки тощо).
• Листування з установами, підприємствами, організаціями тощо з визначення кола питань, з яких вона ведеться.
• Рецензії, відгуку, висновки на видані кафедрою навчальну літератури і наукові статті.
• Протоколи науково – методичних конференцій, семінарів, які проводить кафедра.
• Обліково – контрольні картки викладачів про  виконання педагогічного навантаження.
• Картки забезпечення навчального процесу підручниками, навчальними посібниками, технічними засобами.[9]

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

2. ПІДГОТОВКА СПРАВ ДО ЗБЕРІГАННЯ У АРХІВНОМУ ФОНДІ ДОННУ
1. Оперативне зберігання

Документи з часу надходження (створення) і до передачі їх в архів університету зберігаються за місцем їх формування у справах.

З метою підвищення оперативності  розшуку документів справи розміщуються відповідно до номенклатури справ. На корінцях обкладинок справ зазначаються індекси за номенклатурою.

У разі зберігання справ у структурних  підрозділах схоронність документів і справ забезпечуються керівниками  структурних підрозділів і посадовими особами, відповідними за діловодство.

З метою забезпечення схоронності  документів справи повинні зберігатися у робочих кімнатах або спеціально відведених для цієї мети приміщеннях, у шафах і столах, що зачиняються.

Документи, створені за допомогою  ПК, зберігаються на загальних підставах.

Видача справ у тимчасове  користування стороннім установам здійснюється з дозволу керівництва університету. На видану справу заводиться картка – замінник, у якій зазначається структурний підрозділ, номер справи, дата її видачі, кому справа видана, дата її повернення.

Вилучення документа із справи постійного строку зберігання забороняється. У виняткових випадках вилучення документа допускається з дозволу керівництва університету з обов’язковим залишенням у справі завіреної копії документа.

 

 

 

 

 

2. Архівізація справ

Закінчені діловодством справи постійного і тривалого (понад 10 років) строків зберігання повинні здаватися до архіву університету для наступного зберігання та використання. Справи тимчасового зберігання (до 10 років включно) підлягають збереженню у структурному підрозділу, де вони сформовані.

Підготовка документів до передачі в архів університету включає:

• експертизу цінності документів;
• оформлення справ;
• складання описів справ;
• передача справ до архівного підрозділу університету і забезпечення схоронності документів.

Експертиза цінності документів полягає у визначенні їх цінності з метою встановлення строків зберігання документів і відбору їх на державне зберігання.

Для організації та проведення експертизи цінності документів в університеті та структурних підрозділах створюється  постійно діюча експертна комісія (ЕК).

Наказом ректора від 18.11.97 р. №51/05 затверджено  склад ЕК і Положення про порядок  проведення експертизи цінності документально  – фактографічної інформаційної  бази університету.

Експертиза цінності документів проводиться на підставі номенклатури справ і переліків (типових, відомчих) документів із зазначенням строків зберігання. За результатами експертизи цінності документів складаються описи документів постійного і тривалого термінів зберігання та акт про виділення для знищення документів, що не підлягають подальшому збереженню.

Виділення документів для знищення і складання про це акта проводиться  після підготовки описів справ постійного і тривалого строків зберігання за цейс же період; акти про виділення документів для знищення, що не підлягають зберіганню, розглядаються на засіданнях ЕК одночасно з описами справ. При передачі документів на державне  зберігання, акти затверджуються керівництвом університету після затвердження описів справ постійного зберігання Експертно – перевірочною комісією (ЕПК) відповідного державного архіву.

Після затвердження акта про виділення  документів для знищення зазначені  документи здаються працівниками структурних  підрозділів університету господарській  службі для подальшої передачі підприємству заготівлі вторинної сировини.

Документи університету групуються у справи після закінчення діловодного року. Справи постійного і тривалого строків зберігання підлягають такому оформленню: підшивання в обкладинку з твердого картону, нумерація аркушів у справі; складення підсумкового напису; складання (у разі потребі) внутрішнього опису документів; оформлення обкладинки справи.

Документи тимчасового строку зберігання, сформовані у справи, не підшиваються, аркуші не нумеруються, уточнення елементів оформлення обкладинки не провадиться.

Окремі групи справ постійного строку зберігання, найменування яких не повністю розкриває зміст (справи з постановами, розпорядженнями, наказами, рішеннями, особові справи тощо), повинні мати внутрішній опис документів справи. Опис розміщується на початку справи і мистить зазначення індексів документів у справі, їх короткий зміст, дату і номер аркушів у справі.

Обкладинка справ постійного і  тривалого строків зберігання оформляється за встановленою формою.

Після закінчення діловодного року до написів на обкладинках справ постійного і тривалого строків зберігання вносяться необхідні уточнення, перевіряється відповідність заголовків справ на обкладинці змісту підшитих документів, у разі потреби до заголовка справи вносяться додаткові відомості (проставляються номери наказів, протоколів, види і форми звітності тощо).

Дата на обкладинці справи повинна  вілповідати року початку і закінчення справи; у справі, що має документи  за більш ранні роки, ніж рік  утворення справи, під датою робиться напис: «є документи за …..роки».

На обкладинках справ, що складаються  з кількох томів (частин), проставляються дати першого і останнього документів кожного тому (частини). У разі зазначення точної календарної дати вказується число, місяць і рік. Число і рік  позначаються арабськими цифрами, назва місяця пишеться словом.

На обкладинці справи проставляється номер справи за описом і, за погодженням  з архівним підрозділом університету, номер опису і фонду.

У разі зміни назви структурного підрозділу протягом періоду, який охоплюють  документи справи, або під час передачі, справи до іншого структурного підрозділу, на обкладинці зазначається нова назва структурного підрозділу.

Написи на обкладинках справ  постійного і тривалого строків  зберігання робляться чітко, чорним світлостійким чорнилом або тушшю.

За результатами експертизи цінності документів складаються описи справ  постійного, тривалого строків зберігання і з особового складу.

Описи справ складаються за встановленою формою. Описи справ структурних  підрозділів складаються посадовою  особою, відповідною за стан діловодства у структурному підрозділі, при методичній допомозі архівного підрозділу університету.

Опис справ структурного підрозділу складаються з дотриманням таких  правил:

номер опису структурного підрозділу повинен складатися з цифрового позначення структурного підрозділу за номенклатурою справ з доданням початкової літери найменування категорії документів, що входять до опису та останніх двох цифр року, в якому заведені включені до опису справи.

Наприклад, описи справ постійного, тривалого строків зберігання із особового складу структурного підрозділу №5, що значиться за номенклатурою справ і заведені у 1997 році, будуть мати номери: 5 П-97; 5 Т-97; 5 О/с – 97;

графи опису заповнюються відповідно до відомостей внесених на обкладинку справи. Опис на справи тривалого строку зберігання повинен мати додаткову графу «Строк зберігання, стаття за переліком»;

графи опису «Примітка» використовується для позначок про особливості фізичного стану справ, про передачу справ іншим структурним підрозділам університету, про наявність копії тощо;

систематизація справ структурного підрозділу, що включається до опису, повинна відповідати систематизації за номенклатурою справ як структурного підрозділу, так і університету в  цілому;

кожна справа вноситься до опису під самостійним під порядковим номером. Якщо справа складається з кількох томів (частин), то кожний том (частина) вноситься до опису під окремим номером;

у разі внесення до опису підряд кількох  справ з однаковим заголовком, зазначається повністю лише заголовок першої справи, а інші відомості про справи вносяться до опису повністю (на кожному новому аркуші опису заголовок відтворюється повністю);

справи з особового складу вносяться  до опису за алфавітом, тематикою, хронологією.

Описи справ ведуться протягом кількох років з єдиною суспільною нумерацією справ. Справи кожного року становлять річний розділ опису.

У кінці опису робиться запис  із зазначенням (цифрами і літерами) кількості справ, що значаться за описом, перший і останній номер  справ за описом, а також обумовлюється особливості нумерації справ в описі (літерні та пропущенні номери справ).

У річний розділ опису вноситься  також справи, на завершенні діловодством року. В таких випадках у кінці  річних розділів опису кожного наступного року, протягом якого справи продовжувалися діловодством, зазначається: «Документи з цього питання див. Також у розділі за ____рік. №______».

Опис справ структурного підрозділу підписується укладачем із зазначенням  його посади, погоджується з завідуючим архівом і затверджується керівником університету. За наявністю в структурному підрозділі ЕК опис до його затвердження розглядається та ухвалюється ЕК.

Опис справ структурного підрозділу складається у двох примірника, один з яких передається разом із справами в архівний підрозділ університету, а другий залишається як контрольний примірник у структурному підрозділі.

За наявності у структурному підрозділі ЕК опис складається у  трьох примірниках, оскільки один примірник  опису додається як підстава до протоколу  ЕК.

Опис справ структурного підрозділу є підставою для складання річного розділу зведеного опису справ університету, за  яким справи передаються на зберігання до Державного архіву.

Зведений опис справ постійного строку зберігання університету складається  у чотирьох примірниках і підлягає обов’язковому затвердженню ЕПК відповідного державного архіву через два роки після завершення справ у діловодстві для затвердження до Державного архіву надсилаються всі чотири примірники описів, один з яких після затвердження залишається у Державному архіву, а решта повертається до університету. Відповідно до затверджених осіб університет зобов’язаний передавати справи до Держаного архіву в установлені строки.

Зведені описи справ тривалого  строку зберігання складаються у  двох примірниках і оформлюються так як і описи на справи постійного зберігання.

Описи справ тривалого строку зберігання Державним архівом не затверджується.

Закінчені діловодством справи постійного і тривалого строків зберігання разом з реєстраційними журналами, контрольно – обліковими картками на документи передаються в архівний підрозділ університету через два роки після завершення їх у діловодстві. Справи тимчасового строку зберігання передаються в архівний підрозділ на розсуд керівництва університету.