Отчет по практике в архивном фонде

У зв’язку з цим в процесі  проведення науково – технічної  обробки документів постійного зберігання та з особового складу за 1988 – 2000 роки вказані документи не можуть бути включені до опису справ з особового складу, в порядку, визначеному п.6.4. Правил роботи архівних підрозділів органів державної влади, місцевого самоврядування, підприємств, установ і організацій (наказ Державного комітету архівів  України від 16.03.2001 № 16). Крім того, гарантована збереженість документів з заробітної плати працівників університету не може бути забезпечена, поки вони розташовані тільки на електронних носіях.

Для удосконалення роботи з формуванням  документів у справи згідно з номенклатури, було вирішено питання перенесення відомостей (особових рахунків) з заробітної плати працівників університету на паперові носії з метою включення цих документів до відповідного опису справ та забезпечення їх збереженості.[5]

Формування справ має назву  групування виконавчих документів у справи відповідно з номенклатурою справ.

У справу підшивають документи, які  по своєму змісту відповідають заголовку  справи, при цьому забороняється  групувати у справи чорнові та дуплетні екземпляри  документів, а  також документи, які належать поверненню.[2, 34-35]

У справу можуть включатись чорнові  та дуплетні екземпляри особо цінних документів.

Справи формуються у структурних  підрозділах відповідальним за діловодство  або особою яка веде свою дільницю роботи і формування відповідних  справ.

Формування справ відбувається під методичним керівництвом завідуючого  канцелярії і завідуючого архівом  університету.

При формуванні справ необхідно  виконувати наступні вимоги:

• документи постійного та тимчасового зберігання необхідно групувати в окремі справи;
• долучати до справи по одному екземпляру кожного документа;
• кожен документ, доданий у справу, повинен бути оформлений з відповідними вимогами ДСТУ 6.38-90;
• групувати у справу документи одного календарного року; виключенням вважається: перехідні справи; особові справи які формуються на протягу одного періоду роботи даної особи у організації; документи виборних органів і їх постійних комісій; документи пов’язані з учбовим процесом, які формуються за навчальний рік;
• справа повинна містити не більш 250 листів, при товщині не більш 4 см.

У серединні справи документи повинні  бути розташовані так, щоб вони по своєму змісту послідовно висвітлювали відповідні питання. При цьому розташовані  у хронологічному порядку/ вхідні –  по датам надходження, вихідні –  по датам відправлення/ або по алфавітам авторів аба кореспондентів.

Примітка к документам, незалежно  від дати їх затвердження або погодження, приєднуються к документам, к яким вони відносяться. Додаток об’ємом 250 аркушів формуються в окремий том, у документі робиться помітка.

Розпорядчі документи групуються у справи по видам і хронології з належним к ним додаткам.

Статути, положення, інструкції, затверджені  розпорядчими документами є додатком к ним і групуються разом з  вказаними документами. Якщо вони затверджені у якості самостійного документа то їх групують у самостійні справи.

Накази групуються по візам у  відповідній прийнятою в університеті схемою їх класифікації, окремо:

• по основній діяльності;
• по особовому складу;
• по загальним питанням;по адміністративно – господарській діяльності;
• по особовому складу студентів д/н;
• по особовому складу студентів в/н і з/н;
• по складу іноземних студентів;
• по складу аспірантів, слухачем ФПК, підготовчих курсів.

У серединні справи накази розташовуються у хронологічному порядку.

Переписку з вищестоящою організацією можна підшивати у справу по принципу «запит - відповідь» у хронологічному порядку або окремо по кореспондентам у хронологічному порядку, а також  по предметно – питальній ознаці.

Затверджені справи, звіти, смети,  ліміти, титульні списки і ін.. документи групуються окремо від їх проектів.

Документи в особових справах розташовуються у хронологічному порядку по мірі їх надходження.

Особові рахунки робочих і службовців по заробітній платі групуються у  самостійні справи і розташовуються у порядку алфавіту по прізвищам.

Пропозиції, заяви і позови громадян по питанням роботи організації і  всі документи по їх розгляду і  виконанню групуються окремо от заяв по особовим питанням у канцелярії університету.

Переписка групується, як правило, за період календарного року і систематизується у хронологічній послідовності, запит – відповідь.

При відновленні переписки по відповідному питанню, яка почалась у минулому році, документи включаються у  справу поточного року з вказаним індексом справи минулого року.

Переписка також може групуватися  у   межах учбового року.

Заголовки справ повинні чітко  і узагальненій формі відображати  основне змісту і склад документа  справи.

Не допускається вживати у заголовках справи некоректні формулювання, а  також вступні слова і складні синтаксичні звороти.

Заголовки справ можуть уточнюватись у процесі формування і оформлення справ.

 

 

3. Формування заголовків справ у архівному фонді ДонНУ

Заголовки справ складаються з  елементів, і розташовуються у наступній  послідовності:

• назва виду справи, або різновиду документу;
• назва організації або структурного підрозділу;
• назва організації, якій будуть адресовані або від якої будуть отримані документи;
• короткий зміст документів справи;
• назва території, з якою зв’язаний зміст документів справи;
• дати, до яких відносяться документи справи;
• вказати на копію документів справи;

Склад елементів заголовків справи визначаються характером документів справи.

У заголовках особових, арбітражних  справ, які містять документи, зв’язані послідовністю діловодства по одному конкретному питанню, у якості виду справи вживається термін «справа». [5, 64-69]

У заголовках справ, які містять  документи по одному питанню, але  не зв’язані послідовністю діловодства, в якості виду справи вживається термін «документи», а у кінці заголовку у дужках вказують основні  різновиди документів, які повинні бути згруповані у справи.

Термін «документи» використовуються також у заголовках справ, які  містять документи – додатки  до якогось документу.

У заголовках справ, які призначені для групування  документів однієї різновидності, вказується ця різновидність документів у множині.

Назва організації у якості автора документів вказуються коротко або приводиться його загальну видову назву.

В заголовках справ, які містять  переписку, вказуються з ким і по яким питанням вона ведеться.

У заголовках справ, які містять  переписку, вказується з ким і  по яким питанням вона ведеться.

У заголовках справ, які містять  переписку з однорідними кореспондентами, останні не перераховуються, а вказується їх загальне видова назва.

У заголовках «справа» вказується конкретний кореспондент, якщо переписка ведеться тільки з ним одним.

 При визначені заголовків  справ адміністративно – територіальних  одиниць враховується наступне:

• якщо зміст справи торкається однієї адміністративно – територіальної однини ці, її назва вказується у заголовках справи.

Назва населених пунктів приводиться  у наступній послідовності: місто, район, область, край, республіка.

У заголовках справ, які містять  планову або звітну документацію, вказується період, на/за який складений звіт/план.

Якщо справа буде складатися із деяких томів або частин, то складається  загальний заголовок справи, а  потім при необхідності складають  заголовки кожного тому/частини/, уточнюючи зміст заголовка справи.

 

 

4. Систематизація заголовків справ у архівному фонді ДонНУ

У графу 2 номенклатури справ включаються  заголовки справ.

Порядок розташування заголовків справ  у середині розділів і підрозділів  номенклатури визначається ступню важливості документів, які складаються у справи, і їх взаємозв’язку.

На початку  розташовуються заголовки  справ, які містять організаційно  – розпорядчу документацію. При цьому заголовки справ, які містять постанови і накази вищестоящих організацій, знаходяться перед заголовком справ з наказами керівника організації. Далі розташовуються заголовки справ, які містять планові і звітні документи.

Заголовки справ, заведені по географічному і по кореспондентському ознакам, вносяться у номенклатуру справ по алфавіту кореспондентів або географічним назвам.

Заголовки справ у номенклатурі справ структурних підрозділів  систематизуються у наступній послідовності:

• Директивні документи вищестоящої організації;
• Директивні документи міських органів влади;
• Організаційно – розпорядчі документи по університету;
• Положення, посадові інструкції;
• Накази;
• Вказівки;
• Кадрові документи/штатний розклад, списочний склад, особові справи, звітні картки і. т. д.;
• Документи по плануванню діяльності/ річна, квартальна, місячна;
• Протоколи/ Вченої Ради університету, факультету, кафедри , засідань комісій;
• Доповіді;
• Доповідні, службові записки, довідки аналітичного характеру;
• Справи які містять у назвах заголовків – інформації, відомості;
• Пропозиції, заяви, позови громадян;
• Справи, які містять у назвах заголовки – документи, висновок, описи;
• Акти/ по ступені важливості;
• Договори / по ступені важливості;
• Заявки;
• Переписка / по ступені важливості;
• Звітні картки;
• Журнали реєстрація, книги звіту;
• Описи справ, переданих у архів, акти на знищення справ і документів; номенклатури справ структурних підрозділів.

При складанні номенклатури справ  необхідно строго дотримуватися  систематизації справ.

Номенклатура складається по встановленому зразку у вигляді таблиці (Таблиця 1.2)

Індекс справи	Заголовок справи	Кількість справ	Термін зберігання	Додаток
1	2	3	4	5

 

Таблиця 1.2 «Зразок номенклатури справ»

Графа 3номенклатури справ заповнюється по закінченню календарного року.

У графі 4 вказується термін зберігання справи, номер статей із посиланням на перелік /типовий або відомчих/, а при його відсутності на типову або примірну номенклатури справ  або іншу основу справ зберігання справи.

При включені у номенклатуру заголовків, які містять документи, термін зберігання яких не визначений типовим або відомчим переліком документів, строк їх зберігання встановлюється ЕПК відповідного архівного закладу по наданню відомчого архіву і ЦЕК /ЕК/ організації.

У графі 5 «Додаток» на протязі всього терміну дії номенклатури вказуються назви переліку документів з вказівкою терміну їх зберігання, використаних при визначені термінів зберігання справ при складані номенклатури справ, поставляються відмітки про складання справ, про переходячи справи, про виділення справ до знищення, про особи, відповідальних за формування справ, про передачу справ у іншу організацію для продовження і ін..

У цій графі при переносі інформації з традиційного носія на машинописний робиться помітка з позначенням індексу машинописного документа.

У кінці календарного року у канцелярії університету, на основі номенклатури справ структурних підрозділів складається зведена номенклатура справ.[2]

 

 

5. Перелік документів і справ, які створюються і формуються у архівному фонді ДонНУ і підлягають включенню до номенклатури справ.

Документи, які створюються і  формуються в деканатах факультетів (центрів) і підлягають включенню  у номенклатури справ:

• Накази, листи, рішення колегій Міносвіти України з питань навчально – методичної роботи. Копії.
• Накази, вказівки ректора (проректора) з питань основної діяльності, по особовому складу, по складу студентів, з організації навчального процесу. Копії.
• Вказівки декана факультету з загальних питань
• Рішення вченої ради університету. Копії.
• Протоколи засідань Ради факультету.
• Положення про факультет і посадові інструкції працівників.
• Особові справи студентів денного відділення, заочного і прискореного відділення.
• Списки особового складу студентів по групах, студентів, які навчаються по договорам, стипендіатів різних фондів, дітей – сиріт тощо.
• Плани роботи і звіти факультету з навчально – методичної і виховної роботи, науково – дослідній і видавницької діяльності.
• Річний статистичний звіт про рух контингенту студентів на початок і кінець навчального року ф.ЗНК, УНК. Копії.
• Річний план і звіт про роботу Ради факультету.
• Протоколи засідань методичних комісій.
• Протоколи засідань ДЕК, звіти голов ДЕК про випуск спеціалістів.
• Протоколи засідань комісій з призначення стипендій.
• Аналіз результатів «нульового», «вхідного контролю і контрольних замірів знань студентів».
• Типові навчальні плани за спеціальностями факультету.
• Робочі навчальні плани (бакалаврів, спеціалістів, магістрів) за спеціальностями факультету.
• Розклад навчальних занять, заліків, іспитів і консультацій.
• Звіти про підсумки екзаменаційної сесії.
• Екзаменаційні і залікові відомості.
• Договори на підготовку спеціалістів.
• Зведені відомості обліку успішності студентів.
• Листування з вузами, організаціями, підприємствами, установами з визначення кола питань, з яких вона ведеться.
• Листування із студентами з визначенням кола питань, з яких вона ведеться.
• Журнали видачі студентських квитків і залікових книжок.
• Журнал обліку відвідування занять студентами.
• Книги обліку руху контингентів студентів.
• Журнали обліку контрольних, курсових і дипломних робіт.
• Журнали обліку використання гербових бланків університету і «фірмених» бланків факультету.
• Заяви на отримання бланків листів і звіти про їх використання.
• Журнал обліку прийому студентів і співробітників з особових питань.
• Журнал обліку студентів, які навчаються по договорам і надходження коштів за навчання.
• Журнали реєстрації вхідної і вихідної кореспонденції, реєстрації довідок, які представляються на замовлення студентів.
• Журнали реєстрації телефонограм.
• Документи з питань організації телефонограм.
• Документи з питань організації діловодства (методичні вказівки і рекомендації, інструкції, накази тощо).
• Затверджена номенклатура справ, акти про знищення документів і справ, які передані в архів.