Отчет по учебной практике в ГОУ «Государственный архив Воронежской области»

 Для идентификации  документов используются реквизиты. Реквизит документа – обязательный элемент оформления официального документа. Состав реквизитов, которые используются при подготовке и оформлении организационно-распорядительных документов, определяется ГОСТом Р 6.30-2003 "Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов". Кроме этого данный ГОСТ устанавливает требования к оформлению реквизитов, закрепляет схемы их расположения и выделяет реквизиты, которые должны использоваться при изготовлении бланков документов.

ГОСТ Р 6.30-2003 устанавливает  следующие реквизиты, которые используются при подготовке и оформлении организационно-распорядительных документов:

01 - Государственный герб Российской Федерации;

02 - герб субъекта Российской  Федерации;

03 - эмблема организации  или товарный знак (знак обслуживания);

04 - код организации;

05 - основной государственный  регистрационный номер (ОГРН) юридического  лица;

06 - идентификационный номер налогоплательщика/код причины постановки на учет (ИНН/КПП);

07 - код формы документа;

08 - наименование организации;

09 - справочные данные  об организации;

10 - наименование вида  документа;

11 - дата документа;

12 - регистрационный номер документа;

13 - ссылка на регистрационный  номер и дату документа;

14 - место составления  или издания документа;

15 - адресат;

16 - гриф утверждения  документа;

17 - резолюция;

18 - заголовок к тексту;

19 - отметка о контроле;

20 - текст документа;

21 - отметка о наличии приложения;

22 - подпись;

23 - гриф согласования  документа;

24 - визы согласования  документа;

25 - оттиск печати;

26 - отметка о заверении  копии;

27 - отметка об исполнителе;

28 - отметка об исполнении  документа и направлении его  в дело;

29 - отметка о поступлении  документа в организацию;

30 - идентификатор электронной  копии документа.

Во всех рассмотренных  и изученных на практике документах расположение и оформление реквизитов соответствовало стандарту.

Унификация – это  приведение элементов заданного мотива к единообразию по установленным признакам или сокращение числа элементов заданного множества. 

Унификация текста документов позволяет:

• Упорядочить состав документов, функционирующих выполнение однотипных функций.
• Уменьшить затраты на создание документов.
• Экономить время и усилие при чтении документов, поскольку создатель унификации документа сразу выделил ключевую информацию.
• Унифицированные шаблоны можно использовать в компьютерной системе делопроизводства. 

Основным методом унификации текстов служебных документов является выделение постоянной и переменной информации.

В настоящее время  распространены следующие типы унифицированных  текстов:

1. Трафарет - это форма представления унифицированного текста, содержащего постоянную информацию в виде связного текста и пробелы д<span c